Cara Live Fit Gym bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras, dengan Jotform

Live Fit Gym + Jotform: Hasil sekilas

Jumlah pengiriman formulir

41.921

Jumlah jam yang dihemat per minggu di 9 lokasi

10-20

Jumlah formulir

60

Lokasi utama Live Fit Gym di kawasan Mission District, San Francisco, awalnya sama sekali bukan sebuah gym. Tempat ini dimulai sebagai praktik kiropraktik, dan perkembangannya menjadi pusat kebugaran layanan lengkap menggambarkan dengan jelas cara bisnis ini beroperasi saat ini: bisnis ini menyesuaikan diri dengan kebutuhan nyata para anggotanya dan terus mencari cara untuk melayani mereka dengan lebih efisien. Kemampuan beradaptasi yang sama telah membawa perusahaan ini jauh melampaui lokasi pertamanya. Kini Live Fit Gym mengoperasikan 9 lokasi di seluruh San Francisco, dan menjaga agar tim penjualan, pelatihan pribadi, manajemen, dan HR tetap selaras di semua lokasi tersebut membutuhkan lebih dari sekadar niat baik. Dibutuhkan sebuah sistem.

Bisnis kebugaran bergantung pada dokumen administrasi yang jarang dipikirkan sebagian besar anggota, termasuk surat pernyataan pembebasan tanggung jawab, pengungkapan kondisi medis, perjanjian pelatihan, laporan insiden, dan paket orientasi karyawan. Jika ditangani secara manual, urusan administrasi ini mengalihkan perhatian staf dari para anggota dan dapat menimbulkan celah yang sulit diatasi di kemudian hari, entah itu tanda tangan yang terlewat atau formulir yang tidak pernah masuk ke berkas yang tepat. Bagi gym yang terus berkembang dan memiliki banyak departemen seperti Live Fit Gym, hambatan semacam itu bisa dengan cepat menumpuk.

Di sinilah Jotform berperan. Dan McGeehan, direktur penjualan gym tersebut, mengatakan bahwa platform ini membantu tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk urusan administrasi dan lebih banyak waktu bersama para anggota. Saat ini, Live Fit Gym menggunakan 60 formulir dan 14 tabel di Jotform, yang telah menangani hampir 42.000 pengiriman formulir.

“Jotform memungkinkan tim garda depan saya, tim yang langsung terjun ke lapangan, untuk fokus pada orang-orangnya,” kata McGeehan. “Dengan begitu, percakapan dan hubungan satu lawan satu bisa benar-benar berkembang sejak detik pertama mereka melangkah masuk ke gym kami.”

Cara Live Fit Gym menggunakan Jotform

Dari praktik kiropraktik menjadi gym komunitas

Lokasi pertama Live Fit, yang hingga kini masih beroperasi di kawasan Mission, menceritakan bagaimana bisnis ini berawal. “Dulunya ini adalah praktik kiropraktik,” jelas McGeehan. “Mereka mulai membicarakan seperti apa jadinya jika menghadirkan fasilitas kebugaran, dan orang-orang mulai lebih ingin datang untuk menggunakan peralatannya dibandingkan untuk kiropraktik.”

Pergeseran permintaan itulah yang menjadikan Live Fit Gym bisnis seperti sekarang ini. Seiring perkembangan perusahaan, jumlah tim yang mengandalkan Jotform agar operasional tetap berjalan lancar juga bertambah.

“Kami menggunakannya dengan berbagai cara,” kata McGeehan. “Kami menggunakan Jotform untuk tim penjualan, tim pelatihan pribadi, dan bagian manajemen kami.”

Melihat betapa sederhananya [Jotform], saya rasa hal itu memunculkan antusiasme untuk menerapkannya di berbagai departemen kami yang lain.

Dan McGeehan, Direktur Penjualan, Live Fit Gym

Tim penjualan menggunakan Jotform untuk mencatat informasi anggota baru dan detail pendaftaran. Pelatih pribadi mengandalkannya untuk formulir orientasi dan penerimaan yang disesuaikan dengan tujuan serta riwayat kesehatan setiap klien. Tim manajemen menggunakannya untuk menjaga konsistensi proses administratif di semua departemen. Apa yang awalnya hanya alat untuk satu bagian bisnis kini menjadi tulang punggung operasional yang menghubungkan semuanya.

Satu surat pernyataan, lalu diterapkan di seluruh perusahaan

Penggunaan Jotform di Live Fit Gym dimulai dari skala kecil, hanya dengan satu formulir.

“Penghubung HR kami, Darius, adalah orang yang mulai menerapkan semua layanan Jotform kami dan mulai membuat surat pernyataan pembebasan tanggung jawab,” kata McGeehan. “Melihat betapa sederhananya, saya rasa hal itu memunculkan antusiasme untuk menerapkannya di berbagai departemen kami yang lain.”

Surat pernyataan pertama itu menjadi titik awal perubahan yang jauh lebih luas. Begitu tim-tim lain melihat betapa mudahnya platform ini digunakan, tim penjualan, pelatihan pribadi, dan manajemen mulai membangun alur kerja mereka sendiri di Jotform tanpa perlu bantuan teknis dari pihak luar.

Seperti kata pepatah zaman sekarang, bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Saya rasa Jotform benar-benar membantu menerapkan prinsip itu dalam alur kerja kami di Live Fit Gym. Dan itu tak ternilai, bukan? Waktu adalah segalanya.

Dan McGeehan, Direktur Penjualan, Live Fit Gym

Mendokumentasikan hal yang paling penting

Gym membutuhkan catatan yang andal saat terjadi insiden. McGeehan menyebutkan contoh nyata: seorang anggota yang cedera di salah satu lokasi Live Fit Gym.

“Kami memang pernah mengalami kejadian di mana seseorang cedera di salah satu lokasi kami,” kenangnya. “Kami menjalankan semua langkah sesuai prosedur. Mereka menolak layanan ambulans, tetapi kami tetap mengisi formulir Jotform. Semuanya tercatat dengan sangat rapi, dan itu benar-benar membantu kami.”

Karena laporan insiden tersebut dicatat di Jotform, bukan disimpan dalam berkas kertas atau hanya mengandalkan ingatan seseorang, Live Fit Gym memiliki catatan yang lengkap dan tertata saat tim membutuhkannya. Gym dan bisnis kebugaran yang ingin menerapkan proses serupa dapat memulainya dengan template laporan insiden dari Jotform.

Lebih banyak waktu untuk membangun hubungan

Bagi McGeehan, nilai Jotform terletak pada apa yang kembali diperoleh tim: waktu. Waktu yang sebelumnya habis untuk mengurus dokumen administrasi di berbagai departemen kini bisa dialihkan untuk para anggota, pelatihan, dan menjalankan bisnis. Di 9 lokasi Live Fit Gym di San Francisco, hal ini setara dengan penghematan sekitar 10 hingga 20 jam per minggu, waktu yang langsung kembali dimanfaatkan untuk meningkatkan pengalaman anggota.

“Seperti kata pepatah zaman sekarang, bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Saya rasa Jotform benar-benar membantu menerapkan prinsip itu dalam alur kerja kami di Live Fit Gym,” katanya. “Dan itu tak ternilai, bukan? Waktu adalah segalanya.”

Saat ini, Live Fit Gym terus mengandalkan Jotform agar tim penjualan, pelatihan pribadi, manajemen, dan HR dapat bekerja dari satu sistem yang sederhana dan andal, sistem yang berawal dari satu surat pernyataan dan kini berkembang menjadi alat yang diandalkan seluruh gym.

Bagi McGeehan, itulah intinya. Semakin sedikit waktu yang dihabiskan untuk mengurus dokumen administrasi, semakin banyak waktu untuk hal yang membuat para anggota terus kembali: hubungan.

Jika gym Anda sedang mencari cara untuk mempercepat alur kerja, menghemat waktu, dan memperluas dampak, daftar akun Jotform gratis hari ini untuk melihat bagaimana platform ini dapat mendukung organisasi Anda.