Lipscomb University di Tennessee dikenal sebagai kampus yang unggul. Pada tahun 2025, kampus ini masuk daftar America’s Top Colleges versi Forbes, dan masih banyak lagi penghargaan lainnya.
Tapi tidak lama berselang, banyak proses penting di sana masih bergantung pada formulir kertas, email yang bertumpuk, dan serah terima manual. Akibatnya, dokumen sering hilang, tugas sulit dipantau, pemindahan data manual rawan salah, dan semuanya jadi tidak efisien. Untuk kampus yang menawarkan lebih dari 200 program studi kepada hampir 5.000 mahasiswa, cara kerja seperti ini jelas tidak bisa dipertahankan.
Ketika Abby Bell bergabung dengan universitas ini pada tahun 2022 sebagai asisten eksekutif sekaligus direktur operasional akademik, ia mulai mencari cara untuk memodernisasi proses administrasi. Ia menemukan Jotform dan langsung bereksperimen dengan otomatisasi, dimulai dari proses alur kerja perekrutan dosen paruh waktu yang memakan banyak waktu.
Dengan fitur otomatisasi di program ini, Bell menyiapkan Alur Kerja Jotform untuk meneruskan formulir secara otomatis ke para dekan, ketua program, dan peninjau lainnya. Data tanggapan jadi mudah dilihat dan dianalisis, dan integrasi Jotform mengirim data secara otomatis ke penyedia cloud pihak ketiga. Ini menghilangkan entri data manual, meningkatkan akurasi data, dan memberi hampir 300 dosen tetap akses ke informasi penting.
Satu alur kerja saja sudah mengotomatiskan 80 persen tugas yang diperlukan. Kini Lipscomb punya lebih dari 100 alur kerja otomatis di seluruh kampus. Bell juga memanfaatkan Agen AI Jotform untuk membantu memfasilitasi pengecekan pemahaman bagi lebih dari 700 mahasiswa baru. Bahkan, menurut Bell, Presentation Agents berpotensi mengubah dunia pendidikan.
“Saya suka sekali dengan Jotform, dan kami benar-benar sudah menjadi kampus Jotform. Banyak proses dan alur kerja akademik kami — hampir semuanya — sudah beralih ke Jotform. Ini menjadi alat andalan kami di kantor provost dan di berbagai bidang lain di kampus, seperti acara, kehidupan asrama, dan kehidupan mahasiswa,” katanya.
Case study results at a glance
80% alur kerja perekrutan dosen paruh waktu kini otomatis
Dulu, alur kerja perekrutan dosen paruh waktu di Lipscomb terasa membebani. Dengan Alur Kerja Jotform, prosesnya kini hampir sepenuhnya otomatis.
117 alur kerja menghemat waktu
Alur kerja yang mengotomatiskan komunikasi, pemindahan data, notifikasi, dan lainnya menghemat waktu di berbagai departemen kampus.
752 mahasiswa baru belajar dari Presentation Agent AI Jotform
Sebuah Agen AI Jotform melakukan pengecekan pemahaman untuk mahasiswa baru, memberi gambaran tentang masa depan AI di dunia pendidikan.
“Ini menyita bertahun-tahun hidup saya”
Ketika Bell mulai mencari solusi digital untuk menggantikan proses kertas di kantor provost, kebutuhan yang paling mendesak baginya adalah membenahi alur kerja perekrutan dosen paruh waktu di Lipscomb.
“Saya butuh satu setengah sampai dua setengah jam hanya untuk menyelesaikan dokumen perekrutan satu dosen paruh waktu. Kami merekrut sekitar 300 dosen paruh waktu setiap tahun, jadi waktunya benar-benar terkuras.
“Dan itu baru satu orang; prosesnya juga melibatkan ketua program dan dekan yang perlu melakukan perekrutan, lalu kantor kami yang membuat kontrak untuk dosen paruh waktu maupun dosen tetap. Saat itu kami sedang kekurangan orang, jadi saya mengerjakan tugas saya sekaligus tugas orang lain. Saya sampai berpikir, ‘Saya tidak sanggup begini. Saya harus cari solusi. Ini menyita bertahun-tahun hidup saya.’ Saya bekerja dengan jam yang tidak masuk akal demi menyelesaikan semuanya.”
Perekrutan dosen paruh waktu memang jadi perhatian pertama, tapi beragam alur kerja berbasis kertas di seluruh kampus juga menimbulkan masalah.
“Kertasnya benar-benar banyak, dan dokumen sering hilang. Ada yang bilang, ‘Saya sudah menyuruh asisten saya mengantar lima berkas yang perlu ditandatangani.’ Lalu saya jawab, ‘Sepertinya kami tidak pernah menerimanya. Anda yakin benar-benar sudah mengirimnya?’
“Jadi ada banyak hal yang terlewat begitu saja, karena kami tidak punya cara yang jelas untuk melacak apa yang sudah benar-benar dikerjakan.”
Salah satu hal yang paling saya sukai dari Jotform adalah alur kerja di balik layarnya. Hidup saya jadi 10.000 kali lebih mudah. Saya senang bisa melihat halaman tanggapan atau laporan dan tahu di mana posisi setiap hal. Saya bisa membuka kotak masuk dan melihat siapa saja yang belum menandatangani sebuah formulir. Itu sangat, sangat membantu.
Abby Bell, Asisten Eksekutif dan Direktur Operasional Akademik, Lipscomb University
Persetujuan acara juga butuh penanganan segera. Formulir acara diisi di atas kertas atau dikirim lewat email, dan tanggapannya sulit dilacak. “Banyak hal terlewat karena tidak terkumpul di satu tempat,” kata Bell.
“Saya ingin membenahi semuanya. Secara umum, saya butuh proses yang lebih rapi dan lebih efisien. Dan yang terpenting, saya butuh sesuatu yang bisa saya terapkan dengan cukup cepat.”
Menjadi kampus Jotform
Bell mendaftar akun Jotform gratis dan langsung mulai membuat formulir online. Kemudahan penggunaan Jotform — ditambah dukungan dari tim Jotform — membantunya mewujudkan persis seperti yang ada di benaknya.
“Jotform benar-benar mudah digunakan dan intuitif,” kata Bell. “Dan setiap kali saya butuh bantuan, tim dukungan Jotform sigap membantu saya mencari cara memperbaiki sesuatu atau membuatnya berjalan sesuai keinginan saya.”
Bell mendorong penggunaan akun Jotform yang bisa melayani seluruh pengajar di Lipscomb, dan universitas pun beralih ke Jotform Enterprise, yang menawarkan
- Pembuatan formulir dan aset tanpa batas
- Ruang kerja tim
- Akses berbasis peran
- Pusat residensi data lokal yang aman
- Admin Console yang memberikan gambaran menyeluruh tentang pengguna, formulir, dan lainnya
Dengan akun Jotform yang bisa dikembangkan sesuai kebutuhan, Bell mulai menghapus alur kerja berbasis kertas lainnya.
“Saya bertemu dengan tim acara dan bilang, ‘Saya butuh kalian memakai alat ini.’ Mereka dengan cepat membuat serangkaian formulir yang membantu orang menjalani alur kerjanya. Pertama, Anda perlu menentukan acara apa yang akan digelar, atau apakah ada pembicara.
“Lalu, apakah kita butuh persetujuan untuk mengadakan acara di universitas? Apakah kita butuh persetujuan karena akan ada sponsor? Siapa saja yang perlu dilibatkan dari sisi pemasaran atau hal lainnya? Begitu tim acara memakainya, semua orang di kampus ikut menggunakannya. Sekarang, Jotform menyentuh hampir semua hal.”
Tanggapan formulir diteruskan secara otomatis ke pemangku kepentingan terkait untuk disetujui, dan notifikasi email otomatis dikirim setiap kali satu langkah dalam alur kerja selesai. Datanya tersimpan dengan aman di akun Jotform Enterprise milik Lipscomb, serta mudah dilihat dan diurutkan dengan Jotform Table, Kotak Masuk, dan Pembuat Laporan.
Mengubah dunia pendidikan dengan AI Jotform
Belum lama ini, Bell memakai Presentation Agent AI Jotform untuk melakukan pengecekan pemahaman terhadap 752 mahasiswa baru di Lipscomb. Ia terkesan dengan kemampuan Presentation Agent berinteraksi dengan mahasiswa dan menyesuaikan diri dengan tingkat pemahaman mereka.
“Hal paling keren dari Presentation Agent AI Jotform adalah kemampuannya menyesuaikan diri dengan pengguna. Saya bisa menyusun presentasinya, lalu menyisipkan pengecekan pemahaman di dalamnya untuk memastikan [mahasiswa] benar-benar mengerti materi yang diajarkan.
“Kalau ada yang terlalu mudah, presentation agent bisa menyusun pembelajarannya secara bertahap. Pelajar bisa bilang, ‘Saya sudah paham. Bisa lanjut ke bagian berikutnya?’ Atau, ‘Bisa beri saya informasi lebih banyak tentang X, Y, atau Z?’ Alat ini benar-benar bisa berperan sebagai tutor dan mengajar mahasiswa sesuai kebutuhan mereka.”
Lipscomb juga memakai beberapa Agen AI untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan, sehingga para pengajar bisa menghemat lebih banyak waktu lagi. Bell berada di garis depan lanskap AI yang terus berkembang di dunia pendidikan, dan ia antusias menyambut apa yang akan datang.
“Saya baru saja memberi presentasi di sebuah konferensi ‘mengajar dengan AI’, dan saya memperkenalkan Presentation Agent AI Jotform. Saya benar-benar yakin Presentation Agent ini istimewa; menurut saya ini akan mengubah dunia pendidikan, terutama pembelajaran asinkron.”
“Salah satu hal yang paling saya sukai dari Jotform adalah alur kerja di balik layarnya. Hidup saya jadi 10.000 kali lebih mudah. Saya senang bisa melihat halaman tanggapan atau laporan dan tahu di mana posisi setiap hal. Saya bisa membuka kotak masuk dan melihat siapa saja yang belum menandatangani sebuah formulir. Itu sangat, sangat membantu.”
Jotform benar-benar mudah digunakan dan intuitif. Dan setiap kali saya butuh bantuan, tim dukungan Jotform sigap membantu saya mencari cara memperbaiki sesuatu atau membuatnya berjalan sesuai keinginan saya.
Abby Bell, Asisten Eksekutif dan Direktur Operasional Akademik, Lipscomb University
Belum lama ini, Lipscomb meluncurkan alur kerja untuk merapikan proses pengajuan jenjang kepangkatan dan promosi. Pengajuan semacam ini bisa melelahkan, dan Bell menilai Jotform sangat membantu meringankannya.
“Dari sisi saya, ini sangat membantu karena saya bisa melihat pengajuan siapa saja yang sudah rampung. Kami terus mengembangkan berbagai alur kerja. Kami menemukan cara-cara baru yang menyenangkan untuk memanfaatkan Jotform.”
Lipscomb juga mengandalkan alat EdTech populer lainnya, termasuk Google Workspace. Dengan integrasi Google dari Jotform, Bell bisa langsung memindahkan data ke Google Drive milik Lipscomb. Integrasi ini menghilangkan entri data manual, menghemat waktu, dan meningkatkan akurasi data.
“Semuanya ada di sana. Saya tidak perlu memindah-mindahkan apa pun. Semua yang saya butuhkan terkumpul di satu tempat. Bisa memasukkan berkas langsung ke Google Drive benar-benar luar biasa.”
Hanya dalam beberapa tahun, Bell dan rekan-rekannya telah membangun lebih dari 100 alur kerja otomatis. Setiap alur kerja mengurangi beban administrasi mereka — termasuk alur kerja perekrutan dosen paruh waktu milik Bell, yang memangkas beban kerja proses itu sebesar 80 persen.
Memakai Jotform untuk segala hal
Dulu, proses perekrutan dosen paruh waktu yang ditangani Bell terasa seperti pekerjaan penuh waktu tersendiri. Kini, menyelesaikannya hanya butuh waktu sepersekian dari sebelumnya.
“Ini benar-benar membebaskan waktu orang yang menangani pekerjaan itu. Saya rasa sekarang hanya sekitar 15 sampai 20 persen pekerjaannya yang berkaitan dengan urusan dosen paruh waktu — dan 80 persennya tercurah untuk hal-hal lain yang benar-benar dibutuhkan universitas. Dia adalah analis kami, jadi dia menganalisis data beban kerja, anggaran, dan berbagai hal lainnya. Ini benar-benar mengubah segalanya.”
Kami benar-benar sudah menjadi kampus Jotform. Banyak proses dan alur kerja akademik kami — hampir semuanya — sudah pindah ke Jotform. Jotform jadi alat andalan di kantor provost dan di berbagai bidang lain di seluruh kampus, seperti acara, kehidupan asrama, dan kehidupan mahasiswa.
Abby Bell, Asisten Eksekutif dan Direktur Operasional Akademik, Lipscomb University
Dan itu baru satu alur kerja. Lalu berapa banyak alur kerja yang sudah berjalan di Lipscomb? Admin Console Jotform Enterprise punya jawabannya.
“Menurut datanya, yang bisa saya telusuri karena saya punya platform analitik admin — yang luar biasa itu — kami punya 117 alur kerja dan 249 formulir,” kata Bell. “Hampir semua formulir kami terhubung dengan sebuah alur kerja.”
Pekerjaan penting kini selesai lebih cepat, tapi hasilnya juga lebih baik. Tidak ada lagi dokumen yang hilang, dan persetujuan yang tidak jelas sudah jadi masa lalu. Para pengajar bisa memantau setiap langkah proses secara real-time. Data cukup dicatat sekali lalu disimpan terpusat, sehingga bisa dipakai ulang di seluruh kampus.
“Waktu yang kami hemat sangat besar. Kami juga mendapatkan data yang lebih baik, karena dulu kami harus mengumpulkan formulir-formulir ini lalu memasukkan informasinya secara manual ke spreadsheet dari selembar kertas. Pokoknya, kami memakainya untuk segala hal.”
Administrasi adalah tulang punggung setiap lembaga pendidikan. Hanya dalam waktu beberapa tahun, Lipscomb University telah meningkatkan prosesnya secara signifikan dengan Jotform Enterprise. Bell dan rekan-rekannya bisa membangun alur kerja ini tanpa bantuan tim teknis, sehingga solusi yang fleksibel bisa dihadirkan dengan cepat.
“Saya tahu betul betapa membantunya Jotform bagi kami,” kata Bell. “Begitu mudah digunakan. Saya tidak bisa cukup menekankan betapa hebatnya alat ini.”
Menyelesaikan lebih banyak hal dengan Jotform
Bell membuktikan bahwa perbaikan operasional yang besar dan berskala luas tetap mungkin dilakukan meski hanya dipimpin oleh satu pengajar. Meski begitu, ia tidak sendirian. Dukungan Jotform selalu siap setiap kali ia membutuhkan bantuan.
“Tim Anda luar biasa dalam membantu kami setiap kali ada masalah atau pertanyaan, dan itu benar-benar membantu merapikan segalanya.”
Masa-masa formulir kertas yang hilang dan alur kerja yang berantakan sudah lama berlalu di Lipscomb University, dan universitas ini baru saja memulai. Dengan Jotform Enterprise, tidak ada batas untuk seberapa banyak waktu yang bisa dihemat, seberapa banyak proses yang bisa diperbaiki, atau seberapa banyak mahasiswa yang bisa merasakan manfaatnya ketika para pengajar terbebas dari pekerjaan rutin yang membosankan dan bisa fokus pada hal yang benar-benar penting: mempersiapkan mahasiswa menuju masa depan yang cerah.
Bagikan kisah Anda
Ceritakan apa saja yang telah dicapai tim Anda dengan Jotform Enterprise. Ajukan studi kasus.
Kirim Komentar: