L’IA inizia generalmente il tuo lavoro. Ora può aiutarti a completarlo.
Per molti di noi, strumenti come ChatGPT e Claude sono diventati una parte fondamentale del nostro stack tecnologico, spesso utilizzati per avviare attività o progetti. Sempre più spesso, l’IA ci aiuta con compiti come la redazione di accordi, contratti, documenti di consenso o materiali di onboarding.
Per le piccole e medie imprese e i team di vendita, finanza e risorse umane, tuttavia, creare un documento è solo l’inizio. Quando quel documento richiede firme elettroniche, i team devono spesso passare ad altri flussi di lavoro per preparare i campi, configurare i destinatari, inviare il documento e monitorarne l’avanzamento.
E questo è il problema di fondo: le conversazioni con l’IA possono produrre lavoro utile, ma il flusso di lavoro spesso si interrompe quando è necessario intraprendere azioni successive.
Stiamo risolvendo questo problema con l’introduzione di Jotform Sign per ChatGPT e Claude. Il plug-in o connettore collega la tua conversazione con l’IA a un processo di firma completato. Dedichi meno tempo alle attività amministrative e invece porti gli accordi dalla concezione alla firma con meno interruzioni.
Con Jotform Sign per ChatGPT e Claude, non stiamo solo portando l’IA ai documenti. Stiamo portando i flussi di lavoro dei documenti all’IA.
Dalla conversazione all’accordo firmato
Con questa funzionalità del prodotto, le tue conversazioni con Claude e ChatGPT possono fungere da gateway, dandoti accesso alle capacità di Jotform Sign dove stai già lavorando.
Inizia con un semplice prompt, come
- “Trasforma questo contratto di vendita in un documento per due firmatari.”
- “Prepara questo modulo di consenso e invialo al cliente.”
- “Crea un NDA per un nuovo collaboratore.”
Tutto ciò che devi fare è descrivere il documento con firma elettronica di cui hai bisogno in linguaggio semplice o caricare un documento esistente. Da lì, puoi usare ChatGPT o Claude per personalizzare, visualizzare in anteprima e inviare il tuo documento per la firma.
Come creare e preparare documenti attraverso la conversazione
Jotform Sign per ChatGPT e Claude può ridurre il numero di passaggi (e il tempo impiegato) tra il momento in cui decidi di aver bisogno di un accordo e il suo completamento. Vediamo quanto velocemente possiamo passare dall’identificazione di un’esigenza aziendale alla creazione di un documento operativo.
Connetti il plugin o connettore Jotform Sign
Vai alla sezione Plugin in ChatGPT o Personalizza > Connettore in Claude. Cerca Jotform Sign, quindi connetti Jotform al tuo account.
Inizia con un prompt
Innanzitutto, descrivi il documento di cui hai bisogno in linguaggio semplice. In questo esempio, ho generato una lettera di offerta HR per una piccola impresa. Ho iniziato la mia richiesta con “@jotform sign” per attivare la funzionalità di firma elettronica.
In circa 10–15 secondi, ho una versione funzionante di una lettera di offerta, completa di campo per la firma elettronica. Potrei aver bisogno di personalizzare il documento, ma ho ridotto il tempo normalmente necessario per avviare il flusso di lavoro.
Inizia con un PDF o un documento che hai già
Con Jotform Sign per ChatGPT e Claude, è altrettanto facile caricare un documento esistente e trasformarlo in un flusso di lavoro con firma elettronica.
Nell’esempio seguente, ho caricato un PDF e ho utilizzato questo prompt nell’interfaccia di Claude: “@jotform sign trasforma questo pdf in un modulo di liberatoria firmabile.”
Jotform Sign per ChatGPT e Claude supporta documenti PDF e DOCX, e i campi sono personalizzabili, rendendo i tuoi documenti aziendali esistenti un punto di partenza facile per i flussi di lavoro con firma elettronica.
Personalizza prima dell’invio
Tornando al mio esempio di ChatGPT, ci sono un paio di modifiche che vorrei apportare al mio documento prima di passare alla fase successiva. Posso effettuare queste modifiche in pochi secondi semplicemente descrivendo ciò che voglio aggiungere in un prompt aggiuntivo.
In questo modo, stai rendendo l’IA un assistente pratico che può accelerare la preparazione dei documenti mentre tu rivedi e modifichi i risultati.
Rimani in controllo durante tutto il processo. Cliccando sul pulsante Modifica all’interno del documento Sign puoi regolare manualmente i campi. Puoi anche aprire il documento in Jotform Sign o inviarlo per la firma dalla schermata Modifica.
Il pulsante Anteprima nel documento Sign ti consente di vedere come apparirà il documento firmato effettivo per ciascun ruolo di firma.
Da un semplice documento a un flusso di lavoro completo con firma elettronica
È una cosa produrre un documento assistito dall’IA. Ma Jotform Sign per ChatGPT e Claude estende questa capacità per creare un intero flusso di lavoro con firma elettronica assistito dall’IA, offrendoti un percorso più breve verso un accordo completato.
Ad esempio, posso definire i ruoli dei firmatari, stabilire un ordine di firma per un flusso di lavoro e aggiungere destinatari in CC prima di inviare il documento.
Invia per la firma elettronica
Ora siamo pronti a passare dalla preparazione del documento alla raccolta delle firme elettroniche. Il nostro documento diventa un flusso di lavoro operativo che funziona in tandem con Jotform Sign sul backend.
Ho definito e configurato i destinatari per il mio flusso di lavoro di firma nella chat.
Prima, il mio candidato riceve il documento via email. Una volta che firma, ricevo automaticamente il documento via email per completare il flusso di lavoro.
Mantieni il flusso di lavoro in movimento
Infine, posso mantenere il mio flusso di lavoro in movimento nell’interfaccia di ChatGPT o Claude controllando lo stato della firma e analizzando le risposte del modulo.
Posso anche visualizzare il documento e configurare email automatiche con cadenza settimanale (o altra pianificazione personalizzata) per ricevere aggiornamenti sullo stato di firma e completamento e identificare eventuali campi mancanti o incoerenti.
Tutte le parti firmatarie ricevono anche una copia del documento completato via email.
Il risultato è la creazione di documenti potenziata dall’IA con le capacità di Jotform Sign, riducendo la necessità di spostarsi tra strumenti e accorciando il percorso verso accordi completati.
Comodità dell’IA…con controllo in ogni passaggio importante
Ogni volta che invii un documento per la firma, significa che si sta raggiungendo un accordo ufficiale, il che richiede fiducia nel tuo flusso di lavoro con firma elettronica.
La parte migliore di questa nuova funzionalità è che l’IA rende il flusso di lavoro più facile da navigare. Jotform Sign alimenta il processo di firma elettronica — ma tu rimani in controllo.
Dall’autenticazione del tuo account Jotform al decidere quando un documento è pronto per l’invio, puoi usare l’IA per semplificare le attività amministrative nel tuo flusso di lavoro di firma mantenendo le decisioni aziendali importanti nelle tue mani.
E poiché questa integrazione include capacità chiave di Jotform Sign come la modifica dei documenti e la raccolta delle firme elettroniche direttamente in strumenti come ChatGPT e Claude, puoi trovare ciò di cui hai bisogno e mantenere il tuo flusso di lavoro in movimento senza cambiare piattaforma.
Un flusso di lavoro con firma elettronica, molti modi per metterlo in pratica
Diamo un’occhiata più da vicino a come diversi settori possono utilizzare Jotform Sign per ChatGPT e Claude per completare più facilmente i loro processi di firma elettronica.
| Industry use case | How Jotform Sign for ChatGPT and Claude can speed up workflows |
|---|---|
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Risorse umane |
Crea lettere di offerta o accordi di onboarding, configura i ruoli di firmatario del dipendente e delle risorse umane, inviali e monitora il completamento in modo che l’onboarding possa procedere |
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Vendite |
Prepara un accordo con il cliente o di servizio, rivedi i termini, assegna i campi di firma del cliente e dell’azienda e invialo senza interrompere il flusso di lavoro delle vendite |
|
Operazioni |
Crea accordi con i fornitori, liberatorie, approvazioni o altri documenti operativi e coordina le firme tra più stakeholder |
|
Legale |
Prepara o carica un NDA o un accordo, perfeziona il contenuto, configura i ruoli e l’ordine di firma, esaminalo e invialo quando è pronto |
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Approvvigionamento/finanza |
Prepara approvazioni finanziarie o documenti di autorizzazione, indirizzali ai firmatari appropriati e tieni traccia delle firme in sospeso |
I documenti possono differire ma l’obiettivo è lo stesso: meno lavoro amministrativo tra l’identificazione di ciò che deve accadere e la raccolta delle firme richieste.
Mantieni la conversazione in movimento
La raccolta delle firme elettroniche è una delle funzionalità più utilizzate di Jotform. Jotform Sign per ChatGPT e Claude aiuta a soddisfare questa domanda con il modo in cui molti di noi lavorano oggi: iniziando sempre più spesso le nostre attività nell’IA conversazionale. Le conversazioni con l’IA diventano più utili quando si trasformano naturalmente in flussi di lavoro operativi.
Jotform Sign per ChatGPT e Claude ti aiuta a passare dall’intenzione all’azione all’interno della stessa esperienza conversazionale. Passa da un prompt iniziale alla creazione del documento, modifica, invio per la firma e monitoraggio dei progressi nella stessa interfaccia.
Prova Jotform Sign per ChatGPT e Claude!
Trasforma un prompt o un PDF in un documento pronto per la firma, invialo alle parti interessate e monitora lo stato della firma in una sola conversazione. Jotform Sign per ChatGPT e Claude sposta gli accordi dal concetto alla firma con meno interruzioni al tuo flusso di lavoro.
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