JT’s Landscape Maintenance a Waterford Township, Michigan, è una piccola impresa familiare. Il personale ha solitamente più lavoro di quanto abbia tempo per svolgere. Quindi risparmiare tempo che può essere utilizzato per acquisire nuovi incarichi fa davvero la differenza sui profitti.
In passato, l’azienda si affidava a un mix di carta e cartelle per tenere traccia del lavoro. Ma durante una visita di lavoro un giorno, un potenziale cliente ha chiesto un preventivo. Si è scoperto che quel giorno il membro del team di JT’s non aveva con sé la copia cartacea del modulo di preventivo. È stato un momento che ha fatto riflettere.
Alla ricerca di una soluzione, il personale di JT’s ha scoperto Jotform tramite una ricerca su Google. Quando si sono resi conto di poter digitalizzare tutti i loro moduli cartacei utilizzando il PDF Editor di Jotform, hanno sostituito i loro processi manuali con una combinazione di moduli online, Jotform Apps, Assistenti IA, una funzione di calcolo e strumenti di collaborazione.
Da quando ha iniziato a utilizzare Jotform all’inizio di quest’anno, JT’s Landscape Maintenance ha sbloccato nuove opportunità di guadagno, risparmiato tempo e migliorato il coordinamento del team.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: Risultati in sintesi
120.000 $ all’anno di potenziali entrate
Il personale ha utilizzato il Generatore di App IA per creare un hub di collaborazione che libera il team di JT’s per accettare nuovi lavori. Stimano che il lavoro aggiuntivo genererà fino a 10.000 $ di entrate mensili.
Oltre 3.000 $ di risparmi all’anno
La digitalizzazione di preventivi e fatture ha ridotto i costi delle forniture per ufficio di circa 260 $ al mese — fondi che ora vengono utilizzati per i pranzi dei dipendenti.
Migliorato coordinamento del team
I flussi di lavoro mobile di JT’s hanno migliorato la visibilità, la comunicazione e l’efficienza tra i lavori.
Un’azienda in crescita appesantita da processi basati sulla carta
Per anni, JT’s Landscape Maintenance si è affidata a moduli cartacei, preventivi scritti a mano e coordinamento manuale per gestire le operazioni quotidiane. Ma man mano che l’azienda ha iniziato a crescere, il team affiatato ha trovato sempre più difficile
- Standardizzare i prezzi
- Produrre rapidamente preventivi in loco
- Mantenere organizzata la documentazione d’ufficio
- Coordinare i team sul campo tra più lavori
Jonathan Dickman, consulente operativo ibrido e “coltellino svizzero” dell’azienda, sapeva che il team aveva bisogno di un sistema più scalabile.
“Eravamo basati sulla carta”, afferma Dickman. “Tutto [era] in cartelle e buste manila…. È diventato semplicemente troppo disordinato per noi.”
JT’s ha scoperto che la sua dipendenza dalla carta portava a prezzi e preventivi incoerenti, oltre a programmi clienti disorganizzati.
Sotto la superficie c’erano altri problemi correlati, come nessun modo semplice per formare nuovo personale, condividere conoscenze istituzionali o garantire la sicurezza delle informazioni dei clienti.
Centralizzare le operazioni con il Generatore di App IA
Il processo di riordino è iniziato con Dickman che cercava online PDF modificabili. Questo lo ha portato al PDF Editor di Jotform, e da lì ha cercato modi per integrare efficacemente Jotform in altre parti dell’azienda.
Ha avuto un momento di illuminazione quando si è reso conto che creare un’app poteva risolvere due problemi contemporaneamente: come creare facilmente preventivi sul campo e come mettere tutti i membri del team sulla stessa pagina operativamente.
Dickman ha utilizzato Jotform Apps per creare app interne personalizzate a cui il team può accedere durante le operazioni mobile.
Tra le altre risorse per i dipendenti, le app includono
- Calcolatori di materiali
- Guide per preventivi
- Fogli presenze dei dipendenti
- Archivi clienti consultabili
Utilizzare l’IA per semplificare i preventivi basati su app
Dickman ha scoperto quanto fosse facile modificare l’app che aveva inizialmente creato (e i flussi di lavoro di cui lui e il personale avevano bisogno) — senza alcuna conoscenza di programmazione.
Invece di abbozzare le cose manualmente — come creare schede separate all’interno dell’app per layout diversi e una navigazione più semplice — ha semplicemente descritto le modifiche che voleva al costruttore IA di Jotform.
“È semplicemente fluido”, si meraviglia Dickman. “Mi limiterò ad ascoltare ciò che [Podo] sta dicendo e i suoi suggerimenti di perfezionamento. È così che ho ottenuto tutte le cose interessanti.”
Ha scoperto che la natura auto-guidata del costruttore IA lo ha aiutato a far crescere le sue app da basiche ad avanzate, includendo funzionalità più sofisticate come il calcolatore di materiali.
Una parte cruciale della creazione dei preventivi, il calcolatore di materiali aiuta il team sul campo di JT’s a calcolare automaticamente il costo personalizzato dei materiali per il paesaggio in base al volume del terreno, ai requisiti di pacciamatura, alle stime del manto erboso e al tonnellaggio di roccia/granito.
Il personale può quindi portare queste informazioni al negozio di forniture per ottenere ciò di cui ha bisogno, risparmiando tempo e standardizzando contemporaneamente la creazione dei preventivi.
Ora, invece di affidarsi a una sola persona per preventivi, instradamento, prezzi o coordinamento del progetto, Dickman sottolinea che “tutti hanno accesso alle stesse risorse in tempo reale…. Allinea tutti simultaneamente.”
Creare nuove opportunità di business sostituendo la carta
Trasformando i processi cartacei in app ricche di risorse alimentate dall’IA, JT’s Landscape Maintenance può sfruttare nuove (e significative) opportunità di business, ridurre i costi amministrativi e fornire ai team sul campo le risorse di cui hanno bisogno per lavorare in modo indipendente.
JT’s ha cambiato il suo potenziale aziendale in due modi specifici con l’aiuto del Generatore di App IA di Jotform:
- Aumento del potenziale di guadagno: Recuperare circa cinque ore a settimana consente all’azienda di accettare nuovi lavori, equivalenti a 10.000 $ di entrate mensili aggiuntive. Inoltre, risparmiano oltre 3.000 $ digitalizzando documenti e flussi di lavoro.
- Migliore coordinamento del team: I flussi di lavoro mobile condivisi dell’azienda hanno migliorato la visibilità, l’efficienza e la comunicazione tra i lavori, riducendo la confusione su tutta la linea.
L’azienda è stata anche autorizzata a suggerire opportunità di upsell in loco, rispondere a domande operative in tempo reale e guidare i dipendenti più nuovi — che non hanno familiarità con le tipiche conversazioni di vendita — utilizzando suggerimenti da “Grizz”, il suo Assistente IA Jotform.
Il risultato dell’integrazione di un assistente nel flusso di lavoro quotidiano dell’azienda è un onboarding dei dipendenti più rapido e supporto dentro e fuori dal campo.
Una piccola impresa con flussi di lavoro di livello aziendale
JT’s Landscape Maintenance ha trasformato le sue operazioni dal coordinamento basato sulla carta in un sistema digitale connesso alimentato dall’IA di Jotform. Il suo ecosistema digitale ora aiuta l’azienda a sfruttare nuove attività, semplificare i flussi di lavoro e dare potere ai dipendenti.
Come dice Dickman, “È davvero una cosa bellissima.”
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