JT’s Landscape Maintenance è una piccola impresa familiare nel Michigan. Il personale ha solitamente più lavoro di quanto abbia tempo per svolgere. Quindi risparmiare tempo che può essere utilizzato per accettare nuovi lavori può fare davvero la differenza sui profitti.
In passato, l’azienda si affidava a un mix di carta e cartelle per tenere traccia del lavoro. Ma un giorno, durante una visita di lavoro, un potenziale cliente ha chiesto un preventivo, ma in quel momento il proprietario di JT’s non aveva con sé la copia cartacea del modulo di preventivo, compromettendo il possibile affare.
Alla ricerca di una soluzione, il personale di JT’s si è imbattuto in Jotform durante una ricerca su Google. Quando si sono resi conto di poter digitalizzare tutti i loro moduli cartacei utilizzando il PDF Editor di Jotform, hanno sostituito i loro vecchi processi manuali con una combinazione di moduli online, Jotform Apps, Assistenti IA, una funzione di calcolo e strumenti di collaborazione.
Da quando ha iniziato a utilizzare Jotform all’inizio di quest’anno, JT’s Landscape Maintenance ha ottenuto nuove opportunità di guadagno, risparmiato tempo e migliorato il coordinamento del team.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: Risultati in sintesi
120.000 $ all’anno di potenziali entrate
Il personale ha utilizzato il Generatore di App IA per creare un centro di collaborazione che permette al team di JT’s di accettare nuovi lavori stimati fino a 10.000 $ di entrate mensili.
Oltre 3.000 $ di risparmi all’anno
La digitalizzazione di preventivi e fatture ha ridotto i costi delle forniture per ufficio di circa 260 $ al mese, fondi che ora vengono utilizzati per i pranzi dei dipendenti.
Migliorato coordinamento del team
I flussi di lavoro mobile di JT’s hanno migliorato la visibilità, la comunicazione e l’efficienza tra i lavori.
Un’azienda in crescita appesantita da processi basati sulla carta
Per anni, JT’s Landscape Maintenance si è affidata a moduli cartacei, preventivi scritti a mano e coordinamento manuale per gestire le operazioni quotidiane. Ma man mano che l’azienda ha iniziato a crescere, il team ha trovato sempre più difficile
- Standardizzare i prezzi
- Produrre rapidamente preventivi in loco
- Mantenere organizzata la documentazione d’ufficio
- Coordinare i team sul campo tra più lavori
Jonathan Dickman, consulente operativo e tuttofare dell’azienda, sapeva che il team aveva bisogno di un sistema più scalabile.
“Gestivamo tutto su carta”, afferma Dickman. Era diventato tutto troppo disordinato e caotico da gestire.”
JT’s ha scoperto che la sua dipendenza dalla carta portava a prezzi e preventivi incoerenti, oltre a programmi clienti disorganizzati.
Sotto la superficie c’erano altri problemi correlati, nessun modo facile per formare il nuovo personale, condividere conoscenze istituzionali o garantire la sicurezza delle informazioni dei clienti.
Centralizzare le operazioni con il Generatore di App IA
Per provare a rimettere in ordine le cose, Dickman si è messo alla ricerca di PDF modificabili online. Questo lo ha portato a scoprire il PDF Editor di Jotform, che ha convinto Dickman a integrare efficacemente Jotform in altri processi dell’azienda.
Ha avuto un momento di illuminazione quando si è reso conto che creare un’app poteva risolvere due problemi contemporaneamente: come creare facilmente preventivi sul campo e come permettere a tutti i membri del team di restare aggiornati.
Dickman ha utilizzato Jotform Apps per creare app interne personalizzate a cui il team può accedere da qualsiasi luogo.
Tra le risorse per i dipendenti, le app includono:
- Calcolatori di materiali
- Guide per preventivi
- Fogli presenze dei dipendenti
- Archivi clienti consultabili
Utilizzare l’IA per semplificare i preventivi con le app
Dickman ha scoperto quanto fosse facile modificare l’app che aveva inizialmente creato (e i flussi di lavoro di cui lui e il personale avevano bisogno), senza alcuna conoscenza di programmazione.
Invece di fare le cose manualmente, come creare schede separate all’interno dell’app per layout diversi e una navigazione più semplice, ha semplicemente descritto le modifiche che voleva al Generatore IA di Jotform.
“È semplicemente perfetta”, si meraviglia Dickman. “Basta ascoltare i suggerimenti di Podo per perfezionare al meglio la tua app. È così che ho ottenuto un risultato eccezionale.”
Ha scoperto che la creazione guidata del generatore IA lo ha aiutato a creare app di livello avanzato, includendo funzionalità più sofisticate come il calcolatore di materiali.
Parte cruciale della creazione dei preventivi, il calcolatore di materiali aiuta il team sul campo di JT’s a calcolare automaticamente il costo personalizzato dei materiali in base al volume del terreno, ai requisiti di pacciamatura, alle stime del manto erboso e al tonnellaggio di roccia/granito.
Il personale può quindi portare queste informazioni al negozio di forniture per ottenere ciò di cui ha bisogno, risparmiando tempo e standardizzando contemporaneamente la creazione dei preventivi.
Ora, invece di affidarsi a una sola persona per preventivi, prezzi o coordinamento del progetto, Dickman sottolinea che “tutti hanno accesso alle stesse risorse in tempo reale.”
Creare nuove opportunità di business sostituendo la carta
Trasformando i processi cartacei in app IA ricche di funzionalità, JT’s Landscape Maintenance può cogliere nuove (e significative) opportunità di business, ridurre i costi amministrativi e fornire ai team sul campo le risorse di cui hanno bisogno per lavorare in modo indipendente.
JT’s ha cambiato il suo potenziale aziendale in due modi specifici con l’aiuto del Generatore di App IA di Jotform:
- Aumento del potenziale di guadagno: Recuperare circa cinque ore a settimana consente all’azienda di accettare nuovi lavori, equivalenti a circa 10.000 $ di entrate mensili aggiuntive. Inoltre, risparmiano oltre 3.000 $ digitalizzando documenti e flussi di lavoro.
- Migliore coordinamento del team: I flussi di lavoro condivisi dell’azienda hanno migliorato la visibilità, l’efficienza e la comunicazione, riducendo la confusione.
Questo ha consentito all’azienda di cogliere nuove opportunità di upsell in loco, rispondere a domande operative in tempo reale e guidare i dipendenti più nuovi che non hanno ancora familiarità con le tipiche conversazioni di vendita utilizzando suggerimenti da “Grizz”, il suo Assistente IA Jotform.
Il risultato dell’integrazione di un assistente nel flusso di lavoro quotidiano dell’azienda è un inserimento dei dipendenti più rapido e supporto dentro e fuori dal campo.
Una piccola impresa con flussi di lavoro di livello aziendale
JT’s Landscape Maintenance ha trasformato le sue operazioni un tempo basate su carta in un sistema digitale connesso alimentato dall’IA di Jotform. L’ecosistema digitale ora aiuta l’azienda a sfruttare nuove attività, semplificare i flussi di lavoro e aiutare i dipendenti.
Come dice Dickman, “È davvero fantastico.”
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