GenkiJACS offre un'esperienza studentesca personalizzata su larga scala con Jotform Impresa

Per la Genki Japanese and Culture School (GenkiJACS) con sede in Giappone, l’insegnamento della lingua è molto più che grammatica e vocabolario. 

Dal 2005, GenkiJACS ha aiutato più di 12.000 studenti da tutto il mondo a imparare il giapponese immergendosi nelle comunità e nella cultura locali giapponesi. Attraverso cinque campus in tutto il paese, la filosofia guida dell’organizzazione è semplice: Impara il Giappone. 

„Il nostro modo di pensare è che la lingua è cultura”, afferma Dmitry Ser, responsabile vendite e comunicazione di GenkiJACS. 

Molto prima che gli studenti arrivino in Giappone, iniziano il loro percorso. Nel corso di settimane o addirittura mesi, completano test di livello, inviano documenti, condividono registrazioni e lavorano a stretto contatto con il personale di GenkiJACS per prepararsi alla vita in un nuovo paese. 

Per Ser, mantenere una connessione personale durante tutto quel percorso è essenziale.

Jotform ci permette di moltiplicare quello che facciamo.

Dmitry Ser, Responsabile Vendite e Comunicazione, GenkiJACS

Dieci anni fa, era lui stesso uno studente di GenkiJACS. Oggi aiuta i potenziali studenti a navigare lo stesso processo che lo ha portato in Giappone. Ser capisce quanto possa essere importante una guida personale per gli studenti che si preparano a trasferirsi dall’altra parte del mondo. 

„Il nostro servizio clienti è tutto”, dice. Dal 2014, GenkiJACS utilizza Jotform per rendere la raccolta dei dati facile per tutti i soggetti coinvolti, dagli studenti al personale. 

Man mano che GenkiJACS espandeva le operazioni in tutto il Giappone, Ser ha affrontato una nuova sfida: come far crescere l’organizzazione senza perdere il tocco personale che definisce l’esperienza GenkiJACS.  

Per aiutare a preservare quell’esperienza, GenkiJACS è passato a Jotform Impresa.

Case study results at a glance

108.000 invii di moduli

Invii illimitati supportano un processo di onboarding di mesi che richiede dati di iscrizione, moduli specifici per programma e altro ancora.

Collaborazione tra 5 campus

Jotform Impresa ha supportato i team di marketing, supporto studenti e accademico di GenkiJACS mentre l’organizzazione cresceva da tre a cinque campus.

107 moduli online ottimizzati

Utilizzando Jotform Enterprise Analytics, il personale di GenkiJACS ottimizza i moduli per garantire tassi di invio elevati.

Scalare un’esperienza studentesca ad alto contatto

La crescita di GenkiJACS ha accelerato negli ultimi anni. La scuola si è espansa a Okinawa e Nagoya, oltre ai campus di Fukuoka, Tokyo e Kyoto. 

L’organizzazione raccoglie e gestisce una grande quantità di informazioni durante tutto il ciclo di vita dello studente, dalle richieste iniziali e dalla documentazione di iscrizione alle comunicazioni di onboarding e al supporto continuo.

„Siamo una scuola molto esigente”, afferma Ser. „Vogliamo che i nostri studenti abbiano la migliore esperienza possibile. Per questo, abbiamo test e requisiti in atto, il che rende il nostro processo di onboarding piuttosto complesso.” 

Il personale in precedenza trascorreva un tempo considerevole monitorando gli invii dei moduli online, seguendo le informazioni mancanti e facendo avanzare manualmente gli studenti attraverso il processo di onboarding.

„Quando abbiamo uno studente che deve inviare un sacco di moduli, prima gli inviavamo manualmente il modulo successivo”, dice Ser.

Allo stesso tempo, i team volevano una maggiore visibilità sul coinvolgimento degli studenti, una maggiore flessibilità per migliorare moduli e flussi di lavoro e una supervisione più forte delle informazioni sensibili che raccolgono. A livello amministrativo, anche la sicurezza dei dati era una preoccupazione. 

Ser aveva bisogno di una soluzione che potesse supportare la crescita preservando al contempo l’esperienza personalizzata che distingue GenkiJACS.

Maggiore visibilità, meno lavoro manuale 

Per supportare le sue operazioni in crescita, GenkiJACS è passato a Jotform Impresa. 

„Impresa è una bestia completamente diversa rispetto al nostro account Silver”, afferma Ser.

L’aggiornamento ha dato a Ser maggiore libertà di sperimentare, maggiore visibilità nel processo di onboarding e più tempo per concentrarsi sul supporto agli studenti. Jotform Impresa è ora utilizzato nei team di marketing, supporto studenti e accademici.

Poiché i team possono creare tutti i moduli che desiderano, possono duplicare i moduli e perfezionarli man mano che i processi evolvono.

Inoltre, la Admin Console di Jotform Impresa fornisce una maggiore visibilità sulle tendenze di invio, il coinvolgimento e le prestazioni dei moduli. Questo aiuta i team a identificare i punti di attrito e migliorare i tassi di completamento dei moduli.

Jotform Workflows ha fornito un altro importante vantaggio. Oggi, i flussi di lavoro automatizzati inviano promemoria sui moduli incompleti, raccolgono informazioni critiche di onboarding e fanno avanzare gli studenti attraverso i processi di iscrizione senza richiedere una supervisione manuale costante. 

Invece di passare il tempo a rintracciare informazioni mancanti, il personale può concentrarsi sul supporto diretto agli studenti.

„Mi dà tranquillità”, afferma Ser. 

Supportare gli studenti significa anche proteggere le loro informazioni. Man mano che GenkiJACS cresceva, la governance dei dati è diventata sempre più importante. 

„Il Giappone ha le sue leggi. Quindi dobbiamo assicurarci di rispettarle”, afferma Ser.

Jotform Impresa include centri di residenza dati locali per supportare gli sforzi di conformità dell’organizzazione.

La logica condizionale è diventata anche una parte importante delle operazioni quotidiane. I moduli instradano automaticamente i potenziali studenti al rappresentante appropriato in base alla posizione e ai requisiti del programma.

L’interfaccia visiva di Jotform ha reso l’adozione facile in tutti i dipartimenti. Anche strumenti avanzati come Jotform Workflows si sono rivelati accessibili grazie alle funzionalità drag-and-drop della piattaforma. 

„I Workflows sono semplicemente logica. È programmazione trascinando e rilasciando”, dice. „Penso che la semplicità d’uso sia fondamentale quando si sceglie uno strumento come Jotform.”

Ser ha riassunto la sua esperienza con Jotform Impresa in questo modo: „È la semplicità d’uso, i dati e il vostro servizio clienti. E quanto sono trasparenti le vostre persone, quanto è trasparente il servizio. Non ci sono costi extra o nascosti. La quantità di servizio clienti che riceviamo è ciò che speravamo.” 

Jotform: Un moltiplicatore di forza

Oggi, il personale di GenkiJACS trascorre meno tempo a gestire attività amministrative e più tempo a supportare gli studenti. I flussi di lavoro automatizzati garantiscono che le informazioni critiche vengano raccolte in modo coerente riducendo al contempo la necessità di follow-up manuali. 

„Ci vuole tempo per abituarsi perché fino ad ora era molto ‘OK, dobbiamo fare questo’, e ora possiamo togliere le mani dal volante e dire ‘Il sistema funziona’. Interveniamo solo se c’è un problema”, afferma Ser.

Utilizzando Admin Console Analytics e i dati di invio, i team possono identificare i punti di attrito, migliorare i tassi di completamento dei moduli e prendere decisioni informate sulle comunicazioni con gli studenti.

Impresa è come un parco giochi con un sacco di strumenti utili. E la cosa bella è che questo parco giochi ha un gruppo di adulti che possono aiutarti.

Dmitry Ser, Responsabile Vendite e Comunicazione, GenkiJACS

Queste informazioni consentono a GenkiJACS di perfezionare continuamente i suoi processi di iscrizione e onboarding. Invece di fare affidamento su ipotesi, i team possono vedere come gli studenti interagiscono con i moduli e apportare modifiche che migliorano l’esperienza complessiva.

Soprattutto, l’automazione ha aiutato GenkiJACS a scalare senza compromettere la sua filosofia incentrata sulle persone. 

Ser afferma che ridurre il lavoro amministrativo ripetitivo consente ai dipendenti di concentrarsi sul servizio clienti e sul processo di onboarding, dove l’interazione personale fa la differenza. 

Con processi più affidabili in esecuzione in background, il personale può trascorrere meno tempo a inseguire i dati e più tempo ad aiutare gli studenti a sentirsi preparati, supportati e connessi prima che arrivino in Giappone.

„Jotform ci permette di moltiplicare quello che facciamo”, afferma Ser. 

Crescere senza perdere il tocco personale

Per GenkiJACS, Jotform Impresa non riguarda la sostituzione delle persone. Riguarda l’aiutare le persone a fare il loro miglior lavoro.

GenkiJACS ha creato più tempo per le conversazioni, la guida e il supporto che gli studenti ricordano a lungo dopo aver lasciato l’aula. Questo consente all’organizzazione di rimanere concentrata sulla sua filosofia guida: aiutare gli studenti non solo a imparare il giapponese, ma a conoscere il Giappone.

Man mano che GenkiJACS continua a crescere, Ser vede opportunità per espandere ulteriormente il suo utilizzo di Jotform Impresa. 

Sa che il suo team non affronterà queste opportunità da solo. Durante la transizione dell’organizzazione a Impresa, i team di onboarding, customer success e tecnici di Jotform hanno aiutato GenkiJACS a implementare nuovi flussi di lavoro, risolvere problemi di integrazione e identificare modi per ottenere più valore dalla piattaforma.

„Impresa è come un parco giochi con un sacco di strumenti utili”, afferma Ser. „E la cosa bella è che questo parco giochi ha un gruppo di adulti che possono aiutarti.”

Ser è felice dell’aiuto. Perché per lui, la più grande opportunità non è una singola funzionalità. È la libertà di continuare a migliorare l’esperienza degli studenti mentre GenkiJACS cresce.