Da quasi 160 anni, YWCA Greater Pittsburgh si fa presente per la propria comunità nei momenti che contano. Con un team di circa 50 membri del personale, l’organizzazione fornisce servizi diretti, advocacy, programmi di educazione precoce, assistenza all’infanzia e molto altro, il tutto guidato dalla sua visione di un futuro in cui persone di ogni provenienza possano prosperare.
Ma servire la comunità in così tanti modi può creare sfide operative. Secondo Sharice Smalls, responsabile della valutazione dei programmi presso YWCA Greater Pittsburgh, l’organizzazione aveva bisogno di raccogliere informazioni sensibili, esaminare candidature, condurre processi di approvazione, raccogliere firme, coordinarsi con i partner e tracciare dati attraverso più programmi.
Quando il loro software esistente era in scadenza per il rinnovo, il personale sapeva di aver bisogno di una tecnologia che avrebbe reso tutte queste responsabilità più facili da gestire, dando al team più tempo ed energia per concentrarsi sulla propria missione.
[Jotform Impresa] ci ha connesso di più con la nostra comunità.
Sharice Smalls, Responsabile della Valutazione dei Programmi, YWCA Greater Pittsburgh
La necessità di un sistema più completo
Prima di adottare Jotform Impresa, l’organizzazione si affidava al software di gestione dei casi Apricot di Bonterra, moduli cartacei, fogli di calcolo, email e follow-up manuali. Quella configurazione funzionava bene per la gestione diretta dei casi di servizio.
Ma man mano che il lavoro dell’organizzazione si espandeva nell’advocacy, nell’impatto comunitario e nella raccolta dati più ampia, il personale si trovava a cercare modi per lavorare aggirando il sistema, piuttosto che al suo interno, utilizzando fogli di calcolo, email avanti e indietro e trasferimenti manuali di dati per colmare le lacune.
Quindi, quando il contratto con Apricot è arrivato al rinnovo, YWCA Greater Pittsburgh ha valutato diverse opzioni. Alla fine ha ristretto l’elenco ad Apricot, Typeform, FormAssembly e Jotform. Ogni piattaforma aveva i suoi punti di forza, ma in definitiva l’organizzazione aveva bisogno di una soluzione che potesse supportare più dipartimenti, fosse user-friendly per il personale e funzionasse sia per i moduli rivolti alla comunità che per i flussi di lavoro di approvazione interna.
Inoltre, la pandemia di COVID-19 e il più ampio passaggio verso i servizi digitali hanno reso chiaro che l’organizzazione doveva sostituire le candidature cartacee e altri processi manuali per adattarsi meglio ai tempi.
Tecnologia adatta al budget di un’organizzazione no profit
Come per molte organizzazioni no profit, il costo era un’altra considerazione importante. YWCA Greater Pittsburgh ha dovuto affrontare un significativo aumento di prezzo per rinnovare Apricot, anche se utilizzava il sistema meno, mentre lo sconto per organizzazioni no profit di Jotform offriva una piattaforma versatile a un prezzo che l’organizzazione poteva permettersi.
“Rispetto alla nostra seconda scelta, [Jotform Impresa] rappresentava un risparmio sui costi del 25 percento”, afferma Smalls.
Questi risparmi consentono loro di destinare più risorse al personale, all’assistenza diretta, alla programmazione e alla sensibilizzazione, senza sacrificare l’adattabilità per rimanere entro il budget.
Flessibilità per l’intera organizzazione
Alla fine, il team ha scelto Jotform Impresa. Ha sostituito Apricot insieme a molti processi basati su carta e pesanti di email, inclusi moduli che dovevano essere stampati, instradati manualmente, tracciati attraverso fogli di calcolo o seguiti tramite email. Con Jotform Impresa, il personale ha spostato questi processi in un’unica piattaforma più flessibile.
Smalls parla di come Jotform Impresa supporti più dipartimenti, moduli rivolti alla comunità e processi di approvazione interna automatizzati senza richiedere competenze tecniche o di programmazione avanzate. Il personale può facilmente gestire moduli, flussi di lavoro, approvazioni, tabelle, reportistica, firme elettroniche, integrazioni e account utente in un unico posto.
L’implementazione è stata semplice e il team di supporto Enterprise era prontamente disponibile per partecipare a chiamate Zoom e spiegare come configurare i processi.
“Il team di supporto di [Jotform Impresa] è stato molto reattivo”, afferma Smalls.
Di conseguenza, YWCA ha rapidamente sostituito i processi che comportavano stampa, instradamento manuale, inserimento duplicato di dati e attività ripetitive. Il personale può ora gestire i dati in modo più fluido e dedicare più tempo ai programmi e ai membri della comunità.
Ridurre le frodi e proteggere i dati
Uno dei flussi di lavoro più utilizzati dall’organizzazione è il suo processo interno di richiesta di assegni, che instrada le richieste di assegni cartacei e i pagamenti relativi alle sovvenzioni attraverso il dipartimento finanziario.
Quando gestivano queste richieste tramite email, il personale riceveva email truffa che sembravano provenire dal CEO. Spostare questo processo in Jotform Impresa ha reso le richieste più facili da verificare.
“[Jotform Impresa] ha ridotto le frodi all’interno della nostra organizzazione”, afferma Smalls.
Accelerare l’accesso all’assistenza di emergenza
Jotform Impresa aiuta anche YWCA Greater Pittsburgh a mettere in contatto i membri della comunità con i programmi di supporto giusti. Il popolare modulo di richiesta risorse dell’organizzazione raccoglie informazioni per determinare se un richiedente è idoneo per il suo programma Emergency Basic Needs, che ha registrato un aumento della domanda negli ultimi anni.
“[Jotform Impresa] ci ha connesso di più con la nostra comunità”, afferma Smalls.
Il flusso di lavoro determina automaticamente se un richiedente è idoneo per i servizi di supporto. Se ritenuto idoneo, le informazioni del richiedente vengono inviate automaticamente al membro pertinente del team YWCA, che può seguire con i passaggi successivi nel processo di candidatura.
Se qualcuno non è idoneo, un’email automatizzata spiega il motivo, suggerisce azioni che potrebbero aiutarlo a diventare idoneo e rimanda a una guida con altre potenziali risorse.
Un Assistente IA Jotform di nome Gabby aiuta anche i richiedenti a navigare il processo. Connesso ai moduli di richiesta risorse e di contatto, Gabby risponde alle domande comuni e indirizza i visitatori alle informazioni pertinenti nella guida delle risorse. Questo riduce il lavoro ripetitivo per il personale delle attività che richiedono tempo e aiuta i membri della comunità a trovare le informazioni che cercano più rapidamente.
Una piattaforma che cresce con la missione
I moduli e i flussi di lavoro alimentano più dei soli programmi di assistenza di emergenza. Il processo annuale di nomination per gli Equity Awards dell’organizzazione, che una volta era basato su carta, ora funziona digitalmente.
Il personale utilizza integrazioni con Excel e OneDrive per condividere informazioni specifiche con stakeholder esterni. Queste integrazioni consentono ai giudici esterni all’organizzazione, inclusi membri della comunità e politici locali, di accedere alle informazioni sulle nomination dei premi senza ottenere l’accesso all’intero sistema interno dell’organizzazione.
Jotform Sign fornisce un modo semplice per raccogliere firme per comunicati stampa, approvazioni di pagamento e accordi con i genitori per i programmi di apprendimento precoce. Tabelle Jotform offre al personale un luogo centralizzato per tracciare le richieste, monitorare l’avanzamento dei flussi di lavoro e archiviare i dati in modo sicuro. La Console di Amministrazione di Jotform Impresa consente loro di gestire gli utenti e aggiornare le impostazioni a livello di organizzazione.
“Se state cercando un software che potete personalizzare per tutte le varie cose che state facendo, [Jotform Impresa] è la scelta giusta”, afferma Smalls.
Costruire verso un futuro migliore
YWCA Greater Pittsburgh ha scelto Jotform non solo per affrontare le sue sfide attuali, ma anche per raggiungere i suoi obiettivi futuri. Per i leader delle organizzazioni no profit, questo potrebbe essere il vantaggio più prezioso di tutti: una piattaforma che può evolversi insieme ai programmi, alle partnership e alle esigenze della comunità di un’organizzazione.
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