Come Live Fit Gym lavora in modo più intelligente, non più duro, con Jotform

Live Fit Gym + Jotform: risultati in sintesi

N. di invii dei moduli

41.921

N. di ore risparmiate ogni settimana in 9 sedi

10-20

N. di moduli

60

La sede principale di Live Fit Gym, nel quartiere Mission District di San Francisco, in origine non era affatto una palestra. Nacque come studio di chiropratica, e la sua evoluzione in un centro fitness a servizio completo dice molto su come funziona oggi l’azienda: si adatta alle reali esigenze delle persone e cerca modi per servirle in modo più efficiente. Questa stessa capacità di adattamento ha portato l’azienda ben oltre la sede originaria. Oggi Live Fit Gym gestisce 9 sedi a San Francisco, e mantenere allineati vendite, personal training, gestione e risorse umane in tutte queste sedi richiede più delle buone intenzioni. Serve un sistema.

Le attività di fitness si basano su una documentazione a cui la maggior parte dei membri non pensa mai: liberatorie di responsabilità, dichiarazioni mediche, contratti di allenamento, rapporti sugli incidenti e pacchetti di onboarding per il personale. Quando viene gestita manualmente, questa burocrazia distoglie l’attenzione dello staff dai membri e può creare lacune difficili da risolvere in seguito, come una firma mancante o un modulo che non è mai finito nel fascicolo giusto. Per una palestra in crescita e organizzata in più reparti come Live Fit Gym, questo tipo di attrito può accumularsi rapidamente.

È qui che entra in gioco Jotform. Dan McGeehan, direttore vendite della palestra, afferma che la piattaforma aiuta il team a dedicare meno tempo alle pratiche burocratiche e più tempo ai membri. Oggi Live Fit Gym utilizza 60 moduli e 14 tabelle in Jotform, che hanno gestito quasi 42.000 invii.

«Jotform permette al mio team in prima linea, quello che lavora sul campo, di concentrarsi sulle persone», afferma McGeehan. «Permette alla conversazione e al rapporto one-to-one di decollare davvero fin dal momento in cui varcano la nostra porta.»

Come Live Fit Gym utilizza Jotform

Da studio di chiropratica a palestra di comunità

La prima sede di Live Fit, ancora oggi attiva nel quartiere Mission, racconta come è nata l’azienda. «Era uno studio di chiropratica», spiega McGeehan. «Iniziarono a parlare di come sarebbe stato introdurre il fitness, e le persone cominciarono a voler venire per le attrezzature più che per la chiropratica.»

Questo cambiamento nella domanda ha trasformato Live Fit Gym nell’azienda che è oggi. Con la crescita dell’azienda, è aumentato anche il numero di team che si affidano a Jotform per far funzionare tutto al meglio.

«Lo usiamo in tanti modi diversi», afferma McGeehan. «Usiamo Jotform per il nostro team vendite, per il nostro team di personal training e per la parte di gestione.»

Vedere quanto fosse semplice [Jotform] ha suscitato, credo, l’entusiasmo di estenderlo a molti altri nostri reparti.

Dan McGeehan, direttore vendite, Live Fit Gym

Il team vendite utilizza Jotform per raccogliere le informazioni dei nuovi membri e i dettagli di iscrizione. I personal trainer ci si affidano per i moduli di onboarding e di raccolta dati, personalizzati in base agli obiettivi e alla storia clinica di ciascun cliente. La direzione lo usa per mantenere coerenti i processi amministrativi tra i vari reparti. Quello che è nato come strumento per una sola parte dell’azienda è oggi la struttura operativa portante che le collega tutte.

Prima una liberatoria, poi l’adozione in tutta l’azienda

L’utilizzo di Jotform da parte di Live Fit Gym è iniziato in piccolo, con un solo modulo.

«La nostra referente HR, Darius, è stata la prima a introdurre tutti i servizi di Jotform e a creare la nostra liberatoria di responsabilità», afferma McGeehan. «Vedere quanto fosse semplice ha suscitato, credo, l’entusiasmo di estenderlo a molti altri nostri reparti.»

Quella prima liberatoria è diventata il punto di partenza di un cambiamento molto più ampio. Quando gli altri team hanno visto quanto fosse facile usare la piattaforma, vendite, personal training e gestione hanno iniziato a creare i propri flussi di lavoro in Jotform senza dover ricorrere a un supporto tecnico esterno.

Come si dice oggi? Lavorare in modo più intelligente, non più duro. Credo che Jotform ci abbia aiutato moltissimo a integrare questo principio nel nostro modo di lavorare qui a Live Fit Gym. E non ha prezzo, no? Il tempo è tutto.

Dan McGeehan, direttore vendite, Live Fit Gym

Documentare ciò che conta di più

Quando si verifica un incidente, le palestre hanno bisogno di registri affidabili. McGeehan cita un esempio concreto: l’infortunio di un membro in una delle sedi di Live Fit Gym.

«Si è verificata una situazione in cui una persona si è infortunata in una delle nostre sedi», ricorda. «Abbiamo seguito tutti i passaggi con attenzione. La persona ha rifiutato il servizio di ambulanza, ma abbiamo compilato un modulo Jotform. Avevamo fatto tutto alla perfezione, e per noi è stato davvero utile.»

Poiché il rapporto sull’incidente è stato registrato in Jotform, anziché archiviato in un fascicolo cartaceo o affidato alla memoria di qualcuno, Live Fit Gym ha potuto disporre di una documentazione completa e organizzata nel momento in cui il team ne ha avuto bisogno. Le palestre e le attività di fitness che desiderano adottare un processo simile possono iniziare con il modello di rapporto sull’incidente di Jotform.

Più tempo per costruire relazioni

Per McGeehan, il valore di Jotform si riassume in ciò che restituisce al team: tempo. Il tempo che altrimenti verrebbe dedicato alla gestione delle pratiche burocratiche nei vari reparti può invece essere dedicato ai membri, agli allenamenti e alla conduzione dell’attività. Nelle 9 sedi di Live Fit Gym a San Francisco, questo si traduce in un risparmio stimato di 10-20 ore a settimana, tempo che torna direttamente a vantaggio dell’esperienza dei membri.

«Come si dice oggi? Lavorare in modo più intelligente, non più duro. Credo che Jotform ci abbia aiutato moltissimo a integrare questo principio nel nostro modo di lavorare qui a Live Fit Gym», afferma. «E non ha prezzo, no? Il tempo è tutto.»

Oggi Live Fit Gym continua ad affidarsi a Jotform per permettere ai team vendite, personal training, gestione e risorse umane di lavorare con lo stesso sistema semplice e affidabile, nato da una singola liberatoria e diventato uno strumento da cui dipende l’intera palestra.

Per McGeehan, è proprio questo il punto. Meno tempo dedicato alla burocrazia significa più tempo per ciò che spinge i membri a tornare: le relazioni.

Se la tua palestra cerca modi per velocizzare i flussi di lavoro, risparmiare tempo e ampliare il proprio impatto, registrati oggi stesso per un account Jotform gratuito e scopri come la piattaforma può supportare la tua organizzazione.