Il College Football Playoff (CFP) è l’evento post-stagione che determina ogni anno il campione nazionale di football universitario sul campo. Oltre 30 milioni di persone si sono sintonizzate per guardare il CFP National Championship 2026 a gennaio — un’audience superiore a quella di Gara 7 delle World Series 2025 e delle NBA Finals 2026.
La pressione del CFP National Championship non è avvertita solo dalle squadre che hanno lavorato tutta la stagione per arrivare su quel campo. È avvertita anche dall’organizzazione del CFP, incluso il team Events & Hospitality, la cui responsabilità annuale è offrire un’esperienza di eccellenza senza pari alla lista di ospiti VIP del CFP.
Dopotutto, quando i tuoi ospiti registrati includono centinaia di VIP — commissari di lega, presidenti universitari e direttori sportivi, dirigenti televisivi, stakeholder e membri del comitato di selezione (Mark Dantonio, Gus Malzahn e il membro della Hall of Fame del football professionistico Randall McDaniel, solo per citarne alcuni) — devi dare il meglio di te.
Inizialmente, il team Events & Hospitality gestiva molteplici tipi di RSVP, esigenze di registrazione e processi di pagamento. Il mix di strumenti che utilizzavano per gestire tutto era costoso, non era progettato per gestire transazioni in modo sicuro e non offriva un’esperienza utente professionale.
Quindi, quando uno degli organizzatori del CFP ha scoperto la facilità d’uso di Jotform, il team Events & Hospitality ha rivoluzionato il suo processo di registrazione VIP. Contemporaneamente, hanno abbinato un’integrazione Square al loro modulo di registrazione, creando un flusso di lavoro unificato.
In breve tempo, le iscrizioni al CFP National Championship, le notifiche automatiche agli ospiti, i pagamenti sicuri e la gestione e il controllo dei pagamenti pre e post-evento sono diventati parte di un’esperienza personalizzata in linea con il prestigio del CFP.
Risultati del caso di studio di College Football Playoff in sintesi
Oltre il 50%
Il set di strumenti Jotform & Square ha generato oltre il 50% di risparmio per il team Events & Hospitality del CFP (rispetto alla precedente soluzione di registrazione).
30+
Il team Events & Hospitality gestisce più di 30 eventi annuali, dalle riunioni Bowl alle votazioni per il Volontario dell’Anno.
Zero
Non sono necessari sviluppatori per facilitare le registrazioni agli eventi e i depositi. Jotform & Square consentono al team di lavorare in modo più efficiente così da poter utilizzare il tempo extra per altre priorità.
Più sistemi si utilizzano, peggiore sarà l’esperienza cliente
Registrare ospiti importanti, gestire inviti, occuparsi della logistica e programmare attività sono punti critici piuttosto comuni per ogni team che organizza eventi.
Tuttavia, Allison Doughty (direttore senior di Events & Hospitality) e Sam Berman (coordinatore Events & Hospitality) del CFP non sono un team qualunque.
Devono occuparsi della logistica degli alloggi e delle riunioni dei playoff e facilitare le esperienze degli ospiti VIP per la partita del campionato nazionale (oltre agli eventi chiave durante l’anno). Ma gli strumenti che utilizzavano per gestire le registrazioni alle partite, la raccolta di pagamenti certificati PCI e la corretta verifica delle credenziali erano costosi, frammentati e inadeguati.
L’approccio frammentato costringeva gli ospiti a utilizzare diverse piattaforme durante la registrazione; di conseguenza, le informazioni sugli ospiti risultavano distribuite su più sistemi. Anche la gestione dei pagamenti risultava complicata. Venivano raccolti separatamente dalle registrazioni (il monitoraggio dei pagamenti si basava su fogli di calcolo ed email), costringendo il team a dedicare tempo alla fatturazione manuale di alcuni partecipanti dopo la registrazione.
Man mano che l’organizzazione e le aspettative crescevano, bilanciare l’efficienza operativa e un’esperienza premium per gli ospiti diventava sempre più difficile. Doughty e Berman erano costrette a dedicare tempo prezioso alla gestione e al controllo delle informazioni invece di dedicarlo a tutti i preparativi per il weekend del CFP National Championship.
Un unico flusso di lavoro brandizzato basato su Jotform e Square
L’ideale, per un’organizzazione di primo livello, sarebbe per gli ospiti VIP del CFP National Championship, poter completare la registrazione e i pagamenti in un’unica esperienza fluida e brandizzata. Questo darebbe anche allo staff una migliore visibilità su ogni transazione.
“Stavamo usando un mix di piattaforme e flussi di lavoro,” ha spiegato Doughty, “tanti siti web diversi, e alcune cose le stavamo semplicemente gestendo internamente via email. Quindi eravamo alla ricerca di un unico sistema centralizzato.”
Provare Jotform ha fatto scoprire loro che potevano raccogliere in sicurezza informazioni sulle carte di credito attraverso l’integrazione Square. E quando hanno effettuato l’upgrade a Jotform Enterprise, hanno ottenuto accesso a moduli illimitati e la possibilità di personalizzare i loro moduli con white-label in un flusso di lavoro brandizzato CFP.
In breve tempo, Doughty e Berman hanno consolidato logistiche complesse come registrazione, hotel, trasporti e altro in un unico flusso di lavoro.
Invece di chiedere ai VIP di registrarsi su una piattaforma, effettuare il pagamento su un’altra, inviare e ricevere email di conferma, il CFP ora fornisce tutto in un’unica esperienza di registrazione brandizzata dove i partecipanti VIP possono:
- Confermare la propria presenza
- Selezionare opzioni per eventi e biglietti
- Ricevere conferme email automatiche e promemoria
- Completare i pagamenti in un unico posto
Doughty era entusiasta. “Jotform è stato rivoluzionario per noi perché ci ha permesso di sostituire piattaforme diverse con un’unica soluzione.”
Square semplifica la raccolta dei pagamenti
La vera svolta per il CFP è stata la capacità di integrare la riscossione sicura dei pagamenti direttamente nel flusso di registrazione agli eventi.
“Utilizziamo l’integrazione Square all’interno di Jotform per consentire ai nostri ospiti di acquistare i biglietti per le partite, ed è tutto molto fluido,” ha detto Berman. “Non c’è bisogno di dedicare tempo a controllare se un ospite ha acquistato i biglietti e/o quanti. So che sono già stati pagati.”
Utilizziamo l’integrazione Square all’interno di Jotform per consentire ai nostri ospiti di acquistare i biglietti per la partita del campionato nazionale, ed è tutto molto fluido.
Sam Berman, coordinatore Events & Hospitality, CFP
Per Berman e il team CFP, includere Square nel flusso di lavoro ha avuto tutta una serie di benefici: i pagamenti vengono raccolti all’istante (con notifiche inviate al CFP), le transazioni sono sicure e certificate PCI, il controllo è molto più semplice e, ancor più importante, l’esperienza dell’ospite è decisamente migliore. Gli ospiti ora hanno la certezza che tutto (incluso il recupero facile delle ricevute) sia stato gestito in un’unica sessione.
“Ciò che è davvero bello è la funzione di promemoria (in Square),” dice Berman. “La imposti semplicemente quando vuoi ricordare agli ospiti il pagamento, e continuerà a inviare le notifiche se non hanno ancora pagato, il che è davvero utile.
“Sul lato del controllo, l’interfaccia di Square è davvero facile da navigare. Posso digitare il nome di una persona e organizzare i pagamenti effettuati e quelli dovuti, per avere tutto sotto controllo. Il modulo VIP accetta l’invio illimitato di risposte. Quindi gli utenti entrano, scelgono quanti biglietti vogliono e le fasce di prezzo. I dati di pagamento sono processati direttamente da Square, integrato nei nostri moduli Jotform. Rende il nostro lavoro incredibilmente più facile.”
Un’esperienza VIP di primissimo piano
Jotform e Square aiutano il team Events & Hospitality a gestire oltre 250 registrazioni VIP per il weekend del CFP National Championship — e circa 500 esperienze ospiti VIP — ogni anno.
Gli ospiti completano la registrazione, l’acquisto dei biglietti e le conferme attraverso un unico flusso di lavoro semplificato. È un’esperienza raffinata che riflette il brand CFP dall’inizio alla fine.
“Abbiamo reso il processo di registrazione e l’esperienza complessiva di alto livello e incredibilmente facile per i nostri ospiti,” ha spiegato Berman. “Jotform ci ha permesso di gestire tutto in un unico posto, per un’esperienza utente senza attriti.”
Risparmio di tempo e denaro con Jotform e Square
Il passaggio al set di strumenti Jotform e Square ha generato risparmi di oltre il 50 percento per il team Events & Hospitality del CFP rispetto alla precedente soluzione di registrazione VIP per le partite del campionato nazionale passate. Inoltre, automatizzando il pagamento all’interno del flusso di lavoro di registrazione, Doughty e Berman dedicano meno tempo all’invio di fatture e alle richieste di ricevute e più tempo a fornire un’esperienza eccezionale del CFP National Championship.
Doughty ha sottolineato la differenza: “Spesso, nello spazio degli inviti sportivi, le persone scelgono la soluzione davvero costosa perché pensano che sia ciò di cui hanno bisogno. In confronto, Jotform non è costoso. E prima dell’integrazione Square, probabilmente stavamo lasciando soldi sul tavolo perché la raccolta veniva effettuata tramite fogli di calcolo o note. L’integrazione all’interno del sito ha assicurato che stiamo raccogliendo tutti i pagamenti di cui abbiamo bisogno.”
Nello spazio degli inviti sportivi, le persone scelgono la soluzione costosa perché pensano che sia ciò di cui hanno bisogno. In confronto, Jotform non è costoso.
Allison Doughty, direttore senior di Events & Hospitality, CFP
Jotform Enterprise è l’arma vincente del team CFP
Oltre a consolidare i flussi di lavoro, Jotform Enterprise permette al team Events & Hospitality del CFP di rivoluzionare l’esperienza di registrazione VIP. Il team può creare e modificare i moduli in tutta autonomia, aggiornare le registrazioni in tempo reale e personalizzare i moduli in base a ogni città ospitante del CFP National Championship. Possono anche utilizzare Jotform in altri dipartimenti e per diversi tipi di eventi.
Ad esempio, la piattaforma è cresciuta oltre le registrazioni VIP del CFP National Championship, arrivando a gestire oltre 30 riunioni ed eventi all’anno. Ora viene utilizzata per tutto, dalle votazioni dei volontari alle richieste interne di inventario.
“Il modulo di inventario è un piccolo esempio,” ha detto Berman. “Ma ha semplificato un processo importante all’interno dell’organizzazione. Vogliamo che tutte le nostre riunioni ed eventi — sia interni che esterni — mostrino il nostro brand, e con Jotform abbiamo trovato tutta la flessibilità necessaria.”
Invece di affidarsi a un fornitore esterno per svolgere questo lavoro — o per ricevere assistenza nella definizione dei processi — il team ha piena autonomia nella gestione dei progetti e nella creazione e personalizzazione dei moduli, secondo le proprie esigenze e tempistiche. “Jotform ci fornisce tutti gli strumenti necessari e il pieno controllo del processo”, afferma Doughty.
Ciò che è iniziato come una soluzione per le registrazioni VIP del CFP National Championship si è evoluto in una piattaforma operativa molto più ampia che ottimizza le operazioni interne e la gestione degli eventi in tutta l’organizzazione.
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Utilizzando Jotform e Square, il team Events & Hospitality del CFP è stato in grado di consolidare operazioni frammentate in un unico flusso di lavoro brandizzato, dando al team il pieno controllo, facendo risparmiare tempo e denaro e favorendo un’esperienza premium per gli ospiti.
“Uno dei nostri capi saldi è l’eccellenza e lavoriamo ogni giorno per elevare costantemente i nostri standard. Da quando abbiamo iniziato ad usare Jotform nei nostri processi quotidiani, stiamo continuando ad alzare l’asticella all’interno del nostro team,” ha detto Doughty.
“Con la soluzione integrata di Jotform e Square, siamo incredibilmente più efficienti. Quando i VIP si registrano per la partita del campionato nazionale, offriamo loro un’esperienza di registrazione veloce e in un’unica piattaforma, che agevola enormemente il nostro lavoro di gestione, organizzazione e amministrativo.”
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