Il College Football Playoff (CFP) è l’evento post-stagione che determina ogni anno il campione nazionale di football universitario sul campo. Oltre 30 milioni di persone si sono sintonizzate per guardare il CFP National Championship 2026 a gennaio — un’audience superiore a quella di Gara 7 delle World Series 2025 e delle NBA Finals 2026.
La pressione del CFP National Championship non è avvertita solo dalle squadre che hanno lavorato tutta la stagione per arrivare su quel campo consacrato. È avvertita anche dall’organizzazione CFP, incluso il team Events & Hospitality, la cui responsabilità annuale è offrire un’esperienza di eccellenza senza pari alla lista di ospiti VIP del CFP.
Dopotutto, quando i tuoi ospiti registrati includono centinaia di VIP — commissari di conference, presidenti universitari e direttori atletici, dirigenti televisivi, stakeholder chiave e membri del comitato di selezione (Mark Dantonio, Gus Malzahn e il membro della Hall of Fame del football professionistico Randall McDaniel, solo per citarne alcuni) — devi dare il meglio di te.
Inizialmente, il team Events & Hospitality gestiva molteplici tipi di RSVP, esigenze di registrazione e processi di pagamento. Il mix di strumenti che utilizzavano per gestire il tutto era costoso, non era progettato per gestire transazioni sicure e mancava dell’esperienza utente finale degna di un’organizzazione di alto profilo.
Quindi, quando uno dei fornitori del CFP ha evidenziato la facilità d’uso di Jotform, il team Events & Hospitality ha rapidamente scoperto quanto potesse essere flessibile per il suo processo di registrazione VIP. Contemporaneamente, hanno abbinato un’integrazione Square al loro modulo di registrazione, creando un flusso di lavoro unificato.
In breve tempo, le registrazioni per il CFP National Championship, le notifiche automatiche agli ospiti, i pagamenti sicuri e la riconciliazione finanziaria pre e post-evento sono diventati un’esperienza brandizzata degna del CFP.
Risultati del caso di studio College Football Playoff in sintesi
Oltre il 50%
Il set di strumenti Jotform & Square ha generato oltre il 50% di risparmio per il team Events & Hospitality del CFP (rispetto alla precedente soluzione di registrazione).
30+
Il team Events & Hospitality gestisce più di 30 eventi annuali, dalle riunioni Bowl alle votazioni per il Volontario dell’Anno.
Non sono necessari sviluppatori per facilitare le registrazioni agli eventi e i depositi. Jotform & Square consentono al team di lavorare in modo più efficiente così da poter utilizzare il tempo extra per ciò che sanno fare meglio.
Sistemi multipli contribuiscono a un’esperienza cliente inferiore
Registrare ospiti importanti, gestire inviti, occuparsi della logistica e programmare attività sono punti critici piuttosto comuni per ogni team eventi.
Tuttavia, Allison Doughty (direttore senior di Events & Hospitality) e Sam Berman (coordinatore Events & Hospitality) del CFP non sono un team eventi qualunque.
È loro responsabilità coordinare la logistica degli alloggi e delle riunioni dei playoff e facilitare le esperienze degli ospiti VIP per la partita del campionato nazionale (oltre agli eventi chiave durante l’anno). Ma gli strumenti che utilizzavano per gestire le registrazioni alle partite, la raccolta di pagamenti certificati PCI e l’accreditamento appropriato erano costosi, isolati e insufficienti.
L’approccio frammentato significava che gli ospiti dovevano navigare su più piattaforme durante la registrazione; di conseguenza, le informazioni sugli ospiti erano distribuite su più sistemi. I pagamenti aggiungevano un altro livello di complessità. Venivano raccolti separatamente dalle registrazioni (il monitoraggio dei pagamenti si basava su fogli di calcolo ed email), costringendo il team a dedicare tempo alla fatturazione manuale di alcuni partecipanti dopo la registrazione.
Man mano che l’organizzazione e le aspettative crescevano, bilanciare l’efficienza operativa e un’esperienza ospite premium diventava sempre più difficile. Doughty e Berman si ritrovavano a dedicare tempo prezioso alla riconciliazione delle informazioni invece di preparare le loro operazioni per il weekend del CFP National Championship.
Un unico flusso di lavoro brandizzato alimentato da Jotform e Square
In un mondo perfetto, gli ospiti VIP del CFP National Championship completerebbero la loro registrazione e i pagamenti in un’unica esperienza fluida e brandizzata — riflettendo un’organizzazione di primo livello. Questo darebbe anche allo staff una migliore visibilità su ogni transazione.
“Stavamo usando un mix di piattaforme e flussi di lavoro,” ha spiegato Doughty, “siti web diversi, e alcune cose le stavamo semplicemente gestendo internamente via email. Quindi cercavamo davvero un unico sistema operativo.”
Una prova di Jotform ha portato alla scoperta che potevano raccogliere in sicurezza informazioni sulle carte di credito attraverso l’integrazione Square. E quando hanno effettuato l’upgrade a Jotform Impresa, hanno ottenuto accesso a moduli illimitati e la possibilità di personalizzare i loro moduli con white-label in un flusso di lavoro brandizzato CFP.
In breve tempo, Doughty e Berman hanno consolidato logistiche complesse come registrazione, hotel, trasporti e altro in un unico flusso di lavoro.
Invece di chiedere ai VIP impegnati di navigare su più sistemi, il CFP ora fornisce un’unica esperienza di registrazione brandizzata dove i partecipanti VIP possono
- Confermare la presenza
- Selezionare opzioni evento e biglietti
- Ricevere conferme email automatiche e promemoria
- Completare i pagamenti in un unico posto
Doughty era entusiasta. “Jotform è stato ottimo per noi perché ha realizzato tutto ciò che cercavamo di fare usando piattaforme diverse, tutto in un’unica soluzione.”
Square semplifica la raccolta dei pagamenti
“Quadrare il cerchio” per il CFP è stata la capacità di incorporare la raccolta sicura dei pagamenti direttamente nel flusso di lavoro di registrazione alla partita.
“Utilizziamo l’integrazione Square all’interno di Jotform per consentire ai nostri ospiti di acquistare i biglietti per la partita del campionato nazionale, ed è fluido,” ha detto Berman. “Non c’è bisogno di dedicare tempo a controllare se un ospite ha acquistato i biglietti e/o quanti. So che sono già stati pagati.”
Utilizziamo l’integrazione Square all’interno di Jotform per consentire ai nostri ospiti di acquistare i biglietti per la partita del campionato nazionale, ed è fluido.
Sam Berman, coordinatore Events & Hospitality, CFP
Per Berman e il team CFP, includere Square come parte della soluzione spunta diverse caselle importanti: i pagamenti vengono raccolti immediatamente (con notifiche inviate al CFP), le transazioni sono sicure e certificate PCI, la riconciliazione è molto più semplice e, forse più importante, l’esperienza dell’ospite è migliore. Gli ospiti ora hanno la certezza che tutto (incluso il recupero facile delle ricevute) sia stato gestito in un’unica sessione.
“Ciò che è davvero bello è la funzione di promemoria (in Square),” dice Berman. “La imposti semplicemente quando vuoi ricordare agli ospiti il pagamento, e continuerà a inviare quelle notifiche se non hanno ancora pagato, il che è super utile.
“Sul lato della riconciliazione, l’interfaccia di Square è davvero facile da navigare. Posso digitare il nome di qualcuno e ordinare ciò che è pagato e dovuto. Il modulo VIP copre un grande gruppo di persone. Quindi entrano, scelgono quanti biglietti vogliono e a quale prezzo. Questo va direttamente a Square. Jotform e Square vanno davvero di pari passo insieme. Rende semplicemente il mio lavoro più facile.”
Un’esperienza VIP degna di una lista A di ospiti
Jotform e Square ora aiutano il team Events & Hospitality a gestire oltre 250 registrazioni VIP per il weekend del CFP National Championship — e facilitano circa 500 esperienze ospiti VIP — ogni anno.
Gli ospiti completano la registrazione, l’acquisto dei biglietti e le conferme attraverso un unico flusso di lavoro semplificato. È un’esperienza raffinata che riflette il brand CFP dall’inizio alla fine.
“Abbiamo reso il processo di registrazione e l’esperienza CFP complessiva per i nostri ospiti super di alto livello — ma anche semplicemente facile,” ha spiegato Berman. “Jotform ci ha davvero permesso di mettere tutto in un unico posto, quindi l’esperienza dell’ospite dall’inizio alla fine è connessa.”
Proteggere le entrate con Jotform e Square
Il passaggio al set di strumenti Jotform e Square ha generato risparmi di oltre il 50 percento per il team Events & Hospitality del CFP rispetto alla precedente soluzione di registrazione VIP per le partite del campionato nazionale passate. Inoltre, automatizzando il pagamento all’interno del flusso di lavoro di registrazione, Doughty e Berman dedicano meno tempo all’invio di fatture e alle richieste di ricevute e più tempo a fornire un’esperienza eccezionale del CFP National Championship.
Doughty ha sottolineato la differenza: “Spesso, nello spazio degli inviti sportivi, le persone scelgono la soluzione davvero costosa perché pensano che sia ciò di cui hanno bisogno. In confronto, Jotform non è costoso. E prima dell’integrazione Square, probabilmente stavamo lasciando soldi sul tavolo perché la raccolta veniva effettuata tramite fogli di calcolo o note. L’integrazione all’interno del sito ha assicurato che stiamo raccogliendo tutti i pagamenti di cui abbiamo bisogno.”
Nello spazio degli inviti sportivi, le persone scelgono la soluzione costosa perché pensano che sia ciò di cui hanno bisogno. In confronto, Jotform non è costoso.
Allison Doughty, direttore senior di Events & Hospitality, CFP
Jotform Impresa potenzia il team CFP
Oltre a consolidare i flussi di lavoro, Jotform Impresa dà al team Events & Hospitality del CFP la proprietà sulla sua esperienza di registrazione VIP. Il team può creare e modificare i moduli autonomamente, aggiornare le registrazioni in tempo reale e personalizzare i moduli per riflettere ogni città ospitante del CFP National Championship. Possono anche utilizzare Jotform in altri dipartimenti e per diversi tipi di eventi.
Ad esempio, la piattaforma si è espansa oltre le registrazioni VIP del CFP National Championship per supportare oltre 30 riunioni ed eventi all’anno. Ora viene utilizzata per tutto, dalle votazioni dei volontari alle richieste di inventario interno.
“Il modulo di inventario è un piccolo esempio,” ha detto Berman. “Ma ha creato un processo simbolico all’interno dell’ufficio. Vogliamo che tutte le nostre riunioni ed eventi — sia interni che esterni — mostrino il nostro brand, e Jotform ci ha permesso di farlo.”
Piuttosto che affidarsi a un fornitore terzo remoto per fare questo lavoro — o per aiutarli a mettere insieme i loro processi — il team è autorizzato a gestire progetti e creare o personalizzare moduli quando e come ne hanno bisogno. “Tutti gli strumenti ci vengono forniti tramite Jotform, e noi abbiamo il controllo di quel processo,” dice Doughty.
Ciò che è iniziato come una soluzione per le registrazioni VIP del CFP National Championship si è evoluto in una piattaforma operativa più ampia che supporta le operazioni interne e la gestione degli eventi in tutta l’organizzazione.
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Utilizzando Jotform e Square, il team Events & Hospitality del CFP è stato in grado di consolidare operazioni di eventi frammentate in un unico flusso di lavoro brandizzato, dando al team il controllo, proteggendo le entrate e supportando un’esperienza ospite premium.
“Uno dei nostri valori CFP è l’eccellenza ed elevare costantemente le prestazioni. Può sembrare sciocco parlare di un sito web in questo senso, ma è davvero ciò che Jotform ha fatto: ha elevato le prestazioni del nostro team,” ha detto Doughty.
“Siamo in grado di essere più efficienti perché abbiamo la soluzione tecnologica in Jotform e Square. Quando i VIP si registrano per la partita del campionato nazionale, c’è un’unica esperienza fluida per noi e un’esperienza di registrazione elevata per i nostri ospiti.”
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