Edwin Ruiz ha scoperto la sua passione per gli scacchi grazie a un programma extrascolastico seguito in terza elementare. Anni dopo ci è tornato, questa volta con un obiettivo: accendere la stessa passione negli studenti, aiutandoli a sviluppare il pensiero critico e a costruire fiducia in sé stessi, davanti alla scacchiera e nella vita.
Fondato da Ruiz nel 2022, il Day & Knight Chess Club è un’organizzazione no-profit della California meridionale che offre programmi extrascolastici, corsi dell’accademia, mentorship e tornei per giocatori di scacchi di ogni livello. L’anno scorso l’organizzazione ha seguito oltre 3.000 studenti tra Corona, Glendora, Riverside e Pomona.
Con la crescita dei programmi, gestire iscrizioni e pagamenti richiedeva sempre più tempo. Jotform ha aiutato il club a mettere insieme tutti questi processi, lasciando al team più tempo da dedicare all’insegnamento.
Day & Knight Chess Club: i risultati in sintesi
Iscrizioni
Un’esperienza di iscrizione senza intoppi, con registrazioni, liberatorie e pagamenti tutti in un unico posto
Logistica dei tornei
Iscrizioni più rapide per i giocatori di ogni livello
Operazioni interne
Meno tempo speso a raccogliere informazioni da strumenti amministrativi scollegati tra loro
Un processo di iscrizione con troppe mosse
Prima di Jotform, iscriversi significava destreggiarsi tra diversi processi scollegati. I genitori inviavano i propri contatti, pagavano tramite Venmo o Zelle e poi firmavano le liberatorie di responsabilità con un PDF o uno strumento di firma elettronica. A quel punto il personale doveva mettere insieme a mano tutte le informazioni per aggiornare gli elenchi dei partecipanti.
Con la crescita del programma, tenere traccia di iscrizioni e pagamenti, abbinare i documenti e aggiornare gli elenchi è diventato sempre più difficile da gestire. Troppo spesso capitava di dimenticare qualche studente durante l’inserimento dei dati o di registrare le informazioni in modo errato.
Iscrizioni e operazioni finalmente sotto controllo
Jotform ha trasformato il processo di iscrizione del Day & Knight Chess Club, riunendo registrazione, liberatorie e pagamenti in un unico modulo lineare.
Con un solo invio, i genitori potevano completare l’iscrizione, effettuare il pagamento e firmare le liberatorie. Grazie alle automazioni, i dati degli studenti confluivano direttamente in Google Sheets, offrendo ad amministratori scolastici e allenatori elenchi sempre aggiornati e riducendo il lavoro manuale e gli errori di inserimento.
La stessa comodità si è estesa all’iscrizione ai tornei, dove il team ha sfruttato la logica condizionale per adattare le domande allo stato e al livello di esperienza di ogni concorrente. In questo modo è possibile accogliere giocatori con esperienze diverse senza chiedere a tutti di rispondere alle stesse domande.
Jotform ha semplificato anche l’iscrizione ai tornei del Day & Knight Chess Club: la logica condizionale adattava le domande in base allo stato e al livello di esperienza di ciascun giocatore. Ogni partecipante vedeva solo le domande che lo riguardavano, rendendo l’iscrizione più rapida e personalizzata.
Oltre alle iscrizioni, Jotform aiuta il club a gestire in un unico posto i documenti degli allenatori e la reportistica dei programmi. I moduli digitali tengono in ordine i dati e offrono al team un quadro più chiaro di come stanno andando le sue attività.
Collegando processi che un tempo richiedevano strumenti separati e verifiche manuali, i partecipanti hanno ottenuto un’esperienza di iscrizione più professionale, mentre il team ha dedicato meno tempo all’inserimento dei dati e alla gestione dei documenti.
Più tempo da dedicare agli studenti
Per il Day & Knight Chess Club, il vero traguardo è stato recuperare tempo da dedicare a ciò che conta davvero: gli studenti.
“Jotform ci ha fatto risparmiare moltissimo tempo prezioso e ha semplificato tutto il nostro processo”, racconta Ruiz, presidente e fondatore del Day & Knight Chess Club. “Ora possiamo concentrarci su ciò che conta di più, cioè avere il massimo impatto possibile sui nostri studenti e sulla nostra community.”
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