Case study results at a glance
Numero di team Jotform Enterprise
14
Programmi software sostituiti con Jotform Enterprise
6
Jotform Apps create
29
Shannon White dice spesso che il suo superpotere sul lavoro è “farsi piacere le cose”. Quando un prodotto le piace, trova il modo di usarlo ovunque. E a quanto pare, tra le cose che le piacciono c’è anche Jotform.
White è responsabile web e contenuti del National Theatre of Scotland, la principale organizzazione scozzese di arti performative. Ogni anno mette in scena oltre 200 eventi e produzioni, a cui si aggiungono progetti di coinvolgimento della comunità, l’affitto di spazi per gli spettacoli e molto altro. Solo nella stagione 2025-2026 l’organizzazione ha raggiunto più di 228.000 persone.
White ha conosciuto Jotform mentre cercava un modo per automatizzare gli inviti alle riunioni Zoom di un gruppo di lavoro interno al teatro. Appena ha iniziato a usare la piattaforma, racconta, “da lì è stato un effetto valanga, e piuttosto rapido. Mi chiedevo: cos’altro può fare questo strumento? Secondo me può fare molto di più”.
In poco tempo, dice, è diventata una vera e propria sostenitrice di Jotform. Insieme a Chris Lang, responsabile delle operazioni, ha iniziato a studiare come integrare Jotform in tutta l’organizzazione, a supporto delle risorse umane, della finanza, dello sviluppo artistico, del coinvolgimento della comunità e di altri reparti.
“Mi è apparso subito chiaro quanto valore potesse aggiungere nelle diverse aree dell’organizzazione”, racconta Lang. Dopo un paio di mesi con il piano in abbonamento Gold di Jotform, dice, è diventato evidente il bisogno di passare a un piano Enterprise. Così lui e White hanno cominciato ad avere “delle conversazioni su quali altri pacchetti software potevamo abbandonare”.
La sfida: un cast di migliaia (di freelance)
Una delle maggiori sfide amministrative per il National Theatre of Scotland è gestire le centinaia di collaboratori temporanei che assume ogni anno. L’organizzazione ha sì un team stabile, ma gli artisti, i membri della troupe, i tecnici e tutte le altre figure legate alle produzioni sono freelance.
Questo significa che il teatro deve occuparsi di risorse umane, buste paga, logistica, comunicazione e molto altro per quasi 400 freelance all’anno, spesso mentre le compagnie sono in tournée, in visita nelle scuole o impegnate in eventi con la comunità.
Prima di adottare Jotform, lo staff del teatro raccoglieva le informazioni tramite documenti Microsoft Word. Inviavano i documenti via email ai freelance, che li compilavano con i propri dati e li rispedivano indietro.
Un processo lentissimo e soggetto a errori, oltretutto senza una sicurezza adeguata. Era difficile convincere le persone a compilare e restituire tutte le informazioni richieste, e non c’era modo di vedere tutti i dati in un unico posto. Anche i permessi di Microsoft rendevano complicato condividere le informazioni con chi non faceva parte dello staff principale. Come dice Lang, “Microsoft non si presta molto bene a far entrare e uscire persone dalla tua organizzazione”.
Con Jotform hanno potuto trasformare facilmente i documenti Word in moduli online sicuri, condivisibili con chiunque. Ma non si sono fermati qui.
“È stato allora che abbiamo scoperto le app”, racconta White.
La soluzione: app mobile personalizzate per produzioni e reparti
Jotform Apps si è rivelato esattamente ciò di cui avevano bisogno. Con questo costruttore di app mobile senza codice e semplice da usare, White e Lang hanno potuto creare degli hub di risorse tutto-in-uno per staff e freelance, raccogliendo in un unico punto moduli, link e altri materiali importanti. E grazie all’account Jotform Enterprise, hanno potuto impostare i permessi di accesso a moduli e dati, così da renderli disponibili solo agli utenti autorizzati.
App per l’onboarding e le risorse umane
Per semplificare l’onboarding dei freelance, White e Lang hanno riunito in un’unica app tutti i moduli che i collaboratori devono compilare.
“Dobbiamo raccogliere così tanti dati, in così tanti modi diversi e per così tante persone”, dice White. “Ci serve una dichiarazione sullo stato di salute. Ci servono i dati del personale. Ci servono le coordinate bancarie”. Con tutti i moduli di onboarding riuniti in un’unica app Jotform, i membri del cast e della troupe trovano in un solo posto tutti i moduli necessari, e così è più probabile che inviino le informazioni richieste. Possono anche aggiungere l’app alla schermata principale del telefono o del computer per accedervi al volo.
Possiamo offrire un servizio a 360 gradi ai responsabili delle assunzioni, allo staff, a chiunque debba entrare o uscire dall’organizzazione.
Chris Lang, responsabile delle operazioni, National Theatre of Scotland
“In pratica puoi avere tutto su un’unica dashboard, e poi loro possono usarla sul telefono o sul portatile, e tu ricevi comunque tutti i dati allo stesso modo”, spiega White.
“Possiamo offrire un servizio a 360 gradi ai responsabili delle assunzioni, allo staff, a chiunque debba entrare o uscire dall’organizzazione”, aggiunge Lang.
App dedicate a ogni spettacolo
Il team ha bisogno anche di condividere informazioni fondamentali con artisti, membri della troupe e altre figure impegnate in produzioni specifiche. Per ogni produzione può creare un’app che dà al cast e alla troupe accesso a tutti i moduli da compilare per l’intera durata dello spettacolo, oltre a varie risorse di supporto. Oltre ai moduli di onboarding, le app delle produzioni includono
- i calendari delle prove e delle produzioni
- mappe e indicazioni per raggiungere gli spazi delle prove e degli spettacoli
- i contatti più importanti
“Hanno una panoramica del loro calendario proprio lì”, dice White. “Hanno i numeri di telefono del referente principale all’interno del team di produzione, del team NTS. Perfino cose banali come le password del Wi-Fi. Diventa una sorta di bibbia per le loro prove”.
App dashboard per i reparti
White e Lang si sono resi conto che potevano usare Jotform Apps anche per creare dashboard di dati per i diversi reparti. In Jotform, tutte le risposte ai moduli vengono salvate automaticamente nelle Tabelle Jotform, dove i team possono organizzare e consultare i dati degli invii. Con Jotform Enterprise, l’organizzazione può inoltre creare aree di lavoro con Jotform Teams per raggruppare moduli, tabelle e altri materiali per funzione o reparto. Al momento il teatro ha 14 aree di lavoro Teams, tra cui sviluppo artistico, gestione dell’edificio, coinvolgimento creativo, assunzioni e risorse umane, finanza, casting e responsabili di compagnia.
Le app sono geniali.
Shannon White, responsabile web e contenuti, National Theatre of Scotland
White e Lang hanno capito che potevano riunire più tabelle in un’unica app per avere una panoramica dei dati provenienti da moduli diversi, senza dover rispondere ogni volta alle domande dello staff sugli invii.
“Usiamo le app come dashboard”, dice White. “Se un reparto ha più moduli, gli costruiamo una dashboard con tutte le tabelle collegate lì dentro. Gli rende la vita più facile, e la rende più facile anche a me”.
Invece di andare a caccia di link o file persi nelle email, lo staff può tornare sulla dashboard della propria app e vedere in un unico posto le informazioni sempre aggiornate di tutti i moduli.
“Le app sono geniali”, dice White.
I risultati: tempo risparmiato, amministrazione più snella e spazio per crescere
Con Jotform Enterprise, White e Lang hanno trasformato una serie di processi manuali e scollegati in un modo più centralizzato di gestire le informazioni. I freelance trovano in un unico posto i moduli e le risorse che gli servono, ovunque si trovino. Lo staff può consultare i dati degli invii sempre aggiornati senza frugare tra email e fogli di calcolo. Il risultato è meno tempo speso a inseguire le informazioni e più tempo da dedicare alle produzioni e ai programmi dell’organizzazione.
È diventato chiarissimo che anche Jotform stava crescendo insieme a noi.
Shannon White, responsabile web e contenuti, National Theatre of Scotland
Quello che era nato come un modo per automatizzare gli inviti alle riunioni è diventato un sistema di 14 aree di lavoro Teams a supporto dei reparti di tutta l’organizzazione, con app per l’onboarding, per le singole produzioni e per le dashboard dei reparti. I controlli di accesso basati sui ruoli danno all’organizzazione un controllo molto più preciso su chi può vedere le informazioni sensibili.
Con Jotform Enterprise il team ha a disposizione una piattaforma flessibile su cui continuare a costruire. Più di una volta White si è ritrovata a desiderare una funzionalità specifica, salvo poi vederla rilasciata esattamente così poco tempo dopo.
“È diventato chiarissimo che anche Jotform stava crescendo insieme a noi”, dice. Invece di aggiungere un nuovo strumento a sé stante ogni volta che nasce un’esigenza, il team continua a trovare nuovi modi di usare Jotform, portando avanti l’approccio da cui è partito tutto: “Che altro riesce a fare?”
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