Best practices quando si affronta un progetto di automazione
- Migliora il processo attuale prima di automatizzarlo
- Parti in piccolo per dimostrare il valore
- Definisci obiettivi chiari e misurabili (KPI)
- Coinvolgi gli utenti finali fin dall’inizio
- Standardizza la raccolta dei dati
L’automazione aziendale è ormai l’aspettativa di base, e per una buona ragione. Nel 2017, un’analisi di riferimento del McKinsey Global Institute ha rilevato che circa il 60 percento di tutte le professioni ha almeno il 30 percento di attività che potrebbero essere automatizzate, stimando che l’automazione potrebbe aumentare la crescita della produttività globale dallo 0,8 all’1,4 percento all’anno. Da allora, gli strumenti di automazione si sono evoluti raggiungendo capacità senza precedenti.
Oggi non si tratta di un ristretto gruppo di ruoli spinti verso l’efficienza. È uno standard ampio e trasversale a tutti i settori di automazione dei flussi di lavoro.
Ma c’è un inganno: gettare software su un flusso di lavoro disordinato raramente lo risolve. Automatizzare un processo difettoso di solito produce un processo difettoso più veloce. Quindi, quando un team decide finalmente di aggiornare i propri sistemi, la vera domanda non è quale strumento acquistare. È questa: qual è la best practice quando si affronta un progetto di automazione?
La risposta riguarda la tecnologia meno di quanto la maggior parte delle persone si aspetti. Un’automazione che scala è una mossa aziendale strategica, un approccio deliberato all’automazione dei processi aziendali piuttosto che un progetto IT da delegare e dimenticare. Dipende da quanto bene comprendi i tuoi stessi processi, da quanta attenzione poni nello scegliere da dove iniziare e da quanta onestà usi nel misurare se qualcosa di tutto ciò ha funzionato. Quello che segue è una tabella di marcia di cinque strategie di automazione dei processi che distinguono l’automazione che si moltiplica da quella che si blocca.
5 strategie di automazione dei processi fondamentali per la tua azienda
Considerale come le fasi strategiche di un’implementazione dell’automazione piuttosto che come una generica lista di controllo. Le regole fondamentali che distinguono un elevato ritorno sull’investimento da un progetto arenato. Prima di tutte, però, fai una cosa: mappa i tuoi flussi di lavoro.
Illustra come il lavoro si muove attraverso il tuo team, passo dopo passo, e vedrai quali processi sono abbastanza ripetibili da essere automatizzati e quali dipendono ancora dal giudizio umano. Questo tipo di gestione dei processi aziendali lucida trasforma l’automazione da un gioco di ipotesi in una serie di decisioni consapevoli.
1. Migliora il processo attuale prima di automatizzarlo
Prima di costruire qualsiasi cosa, osserva attentamente il processo stesso, perché l’automazione cristallizza qualsiasi cosa su cui viene costruita.
Esamina il processo un passaggio alla volta e poniti due domande per ciascun passaggio: deve esistere davvero, e serve un essere umano per eseguirlo? I passaggi che sopravvivono solo perché “abbiamo sempre fatto così” sono i primi da eliminare. Presta attenzione ai segnali rivelatori di un processo non pronto: personale che reinserisce gli stessi dati in più sistemi, informazioni che devono essere esportate e riformattate a mano, oppure strumenti legacy a cui nient’altro si collega in modo pulito.
Migliorare il processo di solito significa consolidare i passaggi duplicati, collegare gli strumenti ed eliminare le approvazioni che non servono più a nulla. È anche il momento di documentare come dovrebbe funzionare il processo, perché quella versione pulita e condivisa diventa la specifica su cui viene costruita la tua automazione.
Come si presenta nella pratica
Prendi una piccola clinica che sta per automatizzare il processo di accettazione dei pazienti, dove il personale inserisce gli stessi dettagli in tre sistemi separati. Una settimana spesa a ridurre i campi duplicati e a sostituire uno strumento legacy con una piattaforma che si integra perfettamente con il suo sistema di cartelle cliniche rende l’automazione finale più semplice da costruire, più economica da mantenere e molto meno soggetta a guasti, perché non è costruita su fondamenta difettose.
2. Parti in piccolo per dimostrare il valore
L’ampiezza è nemica della scalabilità. Quando cerchi di automatizzare tutto contemporaneamente, i bug sono più difficili da isolare, il valore è più difficile da misurare e l’intero sforzo rischia maggiormente di arenarsi. Automatizzare bene un solo processo è meglio che automatizzarne male cinque, poiché i vantaggi dell’automazione dei flussi di lavoro si moltiplicano: anche un singolo flusso di lavoro automatizzato libera chiunque vi lavori per attività a maggior valore.
Quindi, come scegli il primo? Valuta l’impatto rispetto allo sforzo. Il miglior candidato di partenza è di solito un processo che è sia facile da automatizzare sia abbastanza problematico da far sì che risolverlo porti un sollievo visibile. Fallo funzionare alla perfezione, misura il risultato e solo allora espandi. Un successo comprovato fa più che risparmiare tempo; costruisce la credibilità e il consenso che rendono l’automazione successiva più facile da proporre.
Come si presenta nella pratica
Immagina un team HR regionale che vuole automatizzare tutto, dall’onboarding alle buste paga, in un colpo solo. Invece, parte da un singolo flusso di lavoro ad alta frizione: le richieste di ferie. Sostituire i continui scambi di email con un semplice modulo di richiesta e l’instradamento automatizzato delle approvazioni riduce il tempo di approvazione da tre giorni a poche ore. Questo successo chiaro e misurabile è ciò che dà loro lo spazio per affrontare il processo successivo, e quello dopo ancora.
3. Definisci obiettivi chiari e misurabili (KPI)
Una volta che sai cosa stai automatizzando, decidi come saprai che funziona. È qui che gli sforzi di automazione diventano spesso vaghi, perché non tutti gli obiettivi si collegano in modo ordinato al fatturato. Automatizzare il modo in cui gli agenti di assistenza ricevono la cronologia completa di un ticket, ad esempio, non comparirà direttamente in un conto economico. Ma può ridurre i tempi delle chiamate e aumentare la soddisfazione dei clienti, il che alla fine si riflette sui conti.
Il trucco è scegliere una metrica che puoi monitorare con maggiore precisione e definirla prima di costruire, non dopo. Alcune metriche sono facili da misurare: tempo medio di risposta, tasso di errore e il numero di giorni in cui una richiesta rimane in coda. Altre sono più lente e sfumate: soddisfazione, fidelizzazione dei clienti e frustrazione dei dipendenti. Scegli almeno una metrica concreta a cui puoi associare un numero, acquisisci un valore di riferimento per essa mentre il processo è ancora manuale, e avrai una prova onesta del prima e del dopo invece di una vaga sensazione che le cose sembrino più veloci.
Acquisire quel valore di riferimento vale lo sforzo. Raccogli i timestamp, i log o i conteggi manuali che descrivono come il processo si comporta oggi, prima che l’automazione cambi qualsiasi cosa, in modo da avere qualcosa di concreto con cui fare un confronto. Poi stabilisci una cadenza per verificare gli stessi numeri dopo il lancio, che sia settimanale o mensile. Una metrica che guardi una volta e dimentichi non può dirti se espandere l’automazione, modificarla o annullarla.
Come si presenta nella pratica
Immagina un team di assistenza che definisce i propri obiettivi in anticipo: ridurre il tempo medio di risposta del 30 percento e aumentare la quota di ticket risolti alla prima risposta. Con quei numeri definiti, il team può progettare l’instradamento dei ticket rispetto a un reale valore di riferimento anziché a un’intuizione. Quando i tempi di risposta finiscono per dimezzarsi quasi, può dimostrare che l’automazione ha funzionato e mostrare esattamente dove, il che è una posizione molto più solida rispetto a riferire che la coda sembra semplicemente più corta di questi tempi.
4. Coinvolgi gli utenti finali fin dall’inizio
Nessun piano sopravvive al primo contatto con gli utenti reali. Per quanto elegante possa sembrare un flusso di lavoro nel costruttore, non è comprovato finché le persone che lo gestiranno ogni giorno non lo hanno messo alla prova. Sono loro a trovare il caso limite che non avevi considerato e il passaggio che ha senso su un diagramma ma non a una scrivania indaffarata.
Non ti serve un lancio completo per scoprirlo. Distribuisci l’automazione a un piccolo sottoinsieme di utenti, oppure esegui un pilota a tempo: tienila attiva per qualche giorno o settimana, poi torna indietro, studia cosa è successo, perfeziona e decidi se ampliarla. Altrettanto importante, coinvolgi alcuni di quegli utenti nella progettazione prima di costruire, perché uno strumento che le persone hanno contribuito a plasmare è uno strumento che sono molto più disposte ad adottare. L’automazione imposta dall’alto tende a essere silenziosamente aggirata.
Come si presenta nella pratica
Considera un team operativo che rilascia un flusso di lavoro di acquisto automatizzato senza consultare i dipendenti che inviano le richieste ogni settimana. L’adozione si blocca quasi immediatamente su passaggi che risultano rigidi e confusi. La volta successiva, il team coinvolge una manciata di richiedenti abituali nella fase di progettazione, raccoglie il loro feedback sul layout del modulo e sulle regole di notifica, e testa il flusso di lavoro prima di renderlo attivo. Il risultato è un processo che si adatta al modo in cui le persone lavorano davvero, e un’adozione che cresce fin dall’inizio invece di arenarsi.
5. Standardizza la raccolta dei dati
Infine, un passaggio facile da trascurare: come raccogli i dati in primo luogo. Se lo stesso campo arriva formattato in cinque modi diversi, la tua dashboard finisce per misurare rumore e l’automazione trasporta fedelmente il disordine a valle.
Standardizzare la raccolta significa concordare sui dettagli che è facile lasciar andare alla deriva: nomi di campo condivisi, formati obbligatori per elementi come date e ID, validazioni che intercettano le voci errate al momento dell’invio e un’unica fonte di verità per i record su cui si basano più sistemi. È un lavoro preparatorio poco appariscente, ma è ciò che rende affidabile tutto ciò che viene misurato su di esso.
In pratica, significa privilegiare input strutturati rispetto al testo libero: menu a discesa, selettori di date e campi obbligatori che rifiutano le voci non valide prima che possano inquinare i dati. Anche il ritorno si moltiplica. Una volta che le informazioni arrivano pulite e coerenti, ogni automazione futura che costruisci su di esse eredita quell’affidabilità invece di dover compensare il disordine, ed è questo che permette a una manciata di piccole automazioni di sommarsi, alla fine, in un sistema di cui ti puoi fidare.
Come si presenta nella pratica
Supponiamo che un team di vendita distribuito lasci che ogni regione usi i propri nomi di campo e formati di data. Quando i numeri arrivano, è quasi impossibile aggregarli in un’unica vista, e la dirigenza passa ore ogni mese a riconciliare voci discordanti invece di fidarsi del report. Standardizzare prima quella raccolta, in modo che ogni invio arrivi pulito e coerente, trasforma la stessa automazione dei report da un’incombenza mensile di pulizia in una fonte di risposte su cui l’intero team può fare affidamento.
Come i team reali automatizzano i propri flussi di lavoro quotidiani con Jotform
Ogni strategia descritta sopra presuppone uno strumento in grado di portare avanti il flusso di lavoro una volta che lo hai progettato, ed è qui che l’automazione no-code smette di essere astratta. Con un costruttore drag-and-drop, lo stesso team che ha mappato il processo può costruire l’automazione stessa, senza bisogno di una coda di sviluppo. Per aiutarti a iniziare, abbiamo raccolto alcuni degli esempi più comuni di automazione aziendale.
Cicli di approvazione a più fasi. Invece di rincorrere le decisioni attraverso lunghe catene di email, i team le instradano tramite Jotform Workflows. Quando un dipendente invia una nota spese o una richiesta di ferie, questa va direttamente al suo diretto responsabile. Se la approva, passa all’ufficio HR o Finanza; se la rifiuta, il dipendente riceve subito una risposta. La richiesta non si perde mai in una casella di posta.
Inserimento dati a zero interventi. Copiare e incollare lead da un sistema all’altro è esattamente il tipo di passaggio manuale che l’automazione dovrebbe eliminare. Grazie alle integrazioni CRM native, un modulo di contatto compilato può creare un nuovo profilo in Salesforce, HubSpot o Airtable nel momento in cui viene inviato, senza che nessuno debba reinserire nulla. Lo stesso schema si estende ben oltre i CRM, poiché Jotform si connette alla maggior parte delle integrazioni del suo settore.
Comunicazioni dinamiche e condizionali. Con la logica condizionale, un singolo modulo può rispondere in modo diverso a ogni invio. Seleziona Problema di assistenza e un avviso ad alta priorità arriva nel Slack del team IT; seleziona “Richiesta di vendita” e viene inviato un risponditore automatico con allegato un PDF dei prezzi. Le persone giuste ricevono il messaggio giusto senza che nessuno debba smistare gli invii a mano.
Instradamento delle firme elettroniche end-to-end. Jotform Sign chiude il cerchio sui contratti. Una volta che un cliente firma un modulo di accettazione o un NDA, il documento si finalizza da solo, la traccia di audit si blocca e un PDF sicuro raggiunge tutte le parti nello stesso momento. Non c’è bisogno di stampare, scansionare o attendere una singola firma prima che le copie possano circolare.
Generazione di pagamenti e fatture. Collega un modulo a un gateway come Stripe o PayPal tramite le integrazioni di pagamento di Jotform, e l’intero checkout funziona da solo. Quando un cliente paga, la transazione viene elaborata, viene generata una fattura personalizzata e viene inviata una ricevuta, il tutto a partire dallo stesso invio.
Il filo conduttore che attraversa ciascuno di questi esempi è una strategia che vale la pena ripetere: parti in piccolo per dimostrarne il valore. Non devi automatizzare l’intera attività questa settimana. Scegli l’unica attività manuale e ripetitiva che in questo momento costa più tempo al tuo team, registrati per un account Jotform gratuito e costruiscila con il costruttore drag-and-drop prima della fine della giornata. Un’automazione funzionante è l’argomento più facile che potrai mai portare a favore della successiva.
Questo articolo è rivolto ai responsabili operativi, ai referenti IT, ai titolari di piccole imprese e ai professionisti RevOps che vogliono semplificare le attività manuali ma hanno bisogno di una roadmap strategica per evitare costosi errori di implementazione.
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