Googleフォームで回答を編集する手順
- Googleフォームを開き、回答があるフォームをクリックします。
- 「回答」タブをクリックします。
- 「シートにリンク」をクリックして、フォームをGoogleスプレッドシートに接続します。
- 「新しいスプレッドシートを作成」オプションを選択します。
- スプレッドシートの名前を入力し、「作成」をクリックします。
- 回答を編集してください。
操作を見ながら学べるステップガイド
オンラインフォームに入力するとき、誰しも一度は間違えた経験があるのではないでしょうか。しかし、正確なデータを維持する立場からすると、フォームに誤った回答が入ると後々大きな手間になることがあります。そのため、Googleフォームのようなオンラインフォーム作成ツールでは、ユーザーが自分の回答を編集できる機能が用意されています。
回答者が間違えた場合や、情報を更新する必要がある場合に備えて、どのように回答を編集できるのかを知っておくことは重要です。結局のところ、データは正確であってこそ力を発揮します。この記事では、Googleフォームにおける回答編集の方法を分かりやすく解説するとともに、回答者がより簡単に回答を修正できるGoogleフォームの代替サービスもご紹介します。
Googleフォームとは？
Googleフォームは、Google Workspace（旧G Suite）の一部として提供されているオンラインフォーム作成ツールです。Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用でき、ゼロからフォームを作成したり、用意されたテンプレートを使って素早く作成したりすることができます。アンケート・クイズ・質問票など、用途に応じてさまざまなフォームを作成・編集・共有でき、ターゲットとなるユーザーから効率的に情報を収集することが可能です。
回答を編集する必要がある理由
フォームに入力する際、回答者がうっかりミスをしてしまうことは珍しくありません。たとえば、メールアドレスのスペルミスや古い情報の入力などです。こうした誤りがあると、フォームデータを確認・活用する際に支障が出ることがあります。
だからこそ、Googleフォームのようなオンラインフォーム作成ツールに「回答の編集」機能が備わっていることはとても重要です。ユーザーが回答を送信したあとでも、この機能があればデータを確認しながら、将来的にデータの偏りや業務上の支障につながる可能性のある誤りを防ぐことができます。
たとえば、ユーザーにメールアドレス・住所・電話番号などの入力を求める登録フォームを送信した場合、こうした情報に誤りがあると、後日回答者と円滑に連絡を取れなくなる可能性があります。また、イベントの参加申込や時間枠の予約フォームなどでは、回答者が予定を変更して回答内容を更新したいと連絡してくることもあります。その場合、スプレッドシート上で回答内容を修正する必要が生じます。
Googleフォームの回答を編集する方法
どのような種類のフォームを送信していても、不正確な回答が発生する可能性はあります。そのため、回答の編集方法を理解しておくことは、データを正確かつ最新の状態に保つうえで不可欠です。以下の手順に従ってGoogleフォームの回答を編集し、不確かな情報によるトラブルを防ぎましょう。
- Googleフォームを開き、更新したい回答があるフォームをクリックします。
- フォームが開いたら、フォームの上部にある回答タブをクリックします。
- 回答タブで、シートにリンクをクリックして、フォームをGoogleスプレッドシートに接続します。
- このフォーム用のスプレッドシートがまだ存在しない場合は、新しいスプレッドシートを作成オプションを選択し、スプレッドシートの名前を入力して作成をクリックします。スプレッドシートがすでに存在する場合は、既存のスプレッドシートを選択をクリックし、選択をクリックして開きたいスプレッドシートを選びます。
- リンクされたGoogleスプレッドシートで必要に応じて回答を編集します。Googleスプレッドシートは自動的に保存されるはずですが、スプレッドシートを閉じる前に情報が更新されていることを確認してください。
フォーム送信の変更は、Googleスプレッドシートにのみ更新されることに注意が必要です。これらの変更がGoogleフォームの回答タブに更新されることはありません。
Jotformなら回答編集がもっと簡単に
Googleフォームでは、Googleスプレッドシート上で回答を編集することはできますが、その機能は限定的です。自動化やワークフローの追加など、便利な機能を組み込むことはできません。
強力なGoogleフォームの代替ツールであるJotformを使えば、より柔軟に対応できます。Jotformなら回答の編集ができるだけでなく、次のような高度な機能も活用できます：
- Jotformテーブルを通じた自動データ同期と管理
- 回答内容の編集状況を回答者に知らせる通知メール
- 100以上の外部サービスとの連携によるデータ統合
- Jotformアプルーバルによる自動ワークフロー
- Jotformレポートビルダーを活用したデータ分析
- Jotformモバイルフォームよるオフラインでのフォーム・回答管理
フォームデータをしっかり管理したいと考えているなら、JotformはGoogleフォームよりも多くの機能と柔軟性を提供してくれます。
Jotformで回答を編集する方法
Jotformでの回答編集はとても簡単です。正確なデータ更新ができるだけでなく、ニーズに応じて2つの方法から選んで編集することができます。
以下のいずれかの方法を使って、Jotformのフォーム回答を編集してみましょう。
インライン編集
Jotformテーブルのスプレッドシート上で直接フォームの回答を編集する方法が、データを更新する最も簡単な方法です。以下の手順で始めてみましょう：
- Jotformテーブルを開き、フォームに関連付けられたテーブルを選択します。次にテーブルを表示をクリックして、テーブルを開きます。
- 編集したい回答欄をダブルクリックし、内容を更新します。変更内容は自動的に保存されますが、ページを閉じる前に必ず反映されているか確認しましょう。
エントリー編集
インライン編集とは異なり、エントリー編集では、回答者に新しいフォームを再送信してもらうことなく、不正確な送信内容を更新版に差し替えることができます。この方法は、回答内容が更新されたことを通知するメール送信など、フォーム送信に紐づくワークフローを起動する必要がある場合に便利です。
以下の手順でエントリー編集を始めましょう：
- Jotformテーブルを開き、フォームに関連付けられたテーブルを選択します。次にテーブルを表示をクリックして、テーブルを開きます。
- 編集したいエントリーの一番左の列にある、星のアイコンの隣にある三つの縦の点をクリックして、エントリーメニューを開きます。次に、エントリーの編集オプションをクリックして、そのフォームの回答者の回答を編集します。
- フォームの回答を更新し、下部の送信ボタンをクリックしてフォームを再送信します。再送信せずにフォームを終了したい場合は、右上隅の円形のXボタンをクリックして保存せずに終了します。
Jotformでは、管理者が自分で回答を更新する代わりに、回答者自身に回答内容を編集してもらうことも可能です。送信内容の更新をリクエストするだけで、回答者に編集用リンクを送り、自分の回答を修正してもらえます。また、フォーム送信後のサンクスページに編集用リンクを表示しておけば、ユーザーがそこから回答を編集することもできます。
Googleフォームでも回答の編集は可能ですが、Jotformのような代替フォームビルダーを使えば、その機能をさらに強化できます。こうしたオンラインフォーム作成ツールを活用して、回答編集の手間を減らし、強力な追加機能を活かしてみましょう。
写真提供：cottonbro studio
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