Voor tandheelkundige fabrikanten zou het aansluiten van een nieuwe dealer of distributeur een groeikans moeten zijn. In de praktijk betekent het echter vaak het eindeloos heen en weer mailen van pdf’s — denk aan dealerovereenkomsten, belastingformulieren, kredietaanvragen, rayonindelingen en checklists voor producttrainingen — totdat niemand meer weet wat er ondertekend is en wat er nog openstaat.
Voor fabrikanten van tandheelkundige apparatuur en materialen komt die frictie op het slechtst denkbare moment: wanneer een nieuwe partner beoordeelt hoe prettig het is om met uw bedrijf samen te werken.
Waarom de onboarding van distributeurs vastloopt
Bij de onboarding van distributeurs zijn doorgaans meerdere teams betrokken, waaronder sales, juridische zaken, kredietbeoordeling en producttraining. Vaak behandelt elke afdeling zijn deel van het onboardingpapierwerk via e-mail.
Niets is met elkaar verbonden, wat tot verschillende problemen kan leiden:
- Geen van beide bedrijven heeft een helder overzicht van waar een nieuwe dealer zich in het onboardingproces bevindt.
- Ondertekende overeenkomsten en openstaand papierwerk liggen verspreid over verschillende inboxen.
- Rayonindelingen en kredietvoorwaarden worden mogelijk afgerond voordat de training is voltooid.
- De eerste ervaring van een nieuwe dealer met uw bedrijf is een speurtocht naar het volgende formulier.
Dit is geen mensenprobleem. Het is een procesprobleem, veroorzaakt door documenten die niet met elkaar verbonden zijn.
Hoe Jotform de onboarding omzet in één workflow
Met Jotform bouwt u het volledige onboardingproces op als een verbonden digitale workflow, in plaats van een map met statische bestanden. Zo kan dat proces eruitzien:
- Eén dealerapplicatieformulier verzamelt direct de bedrijfsgegevens, belastinginformatie en kredietreferenties van de dealer — zodat u weken later niet achter een belastingformulier aan hoeft te jagen in een aparte e-mail.
- Jotform Sign verwerkt de dealerovereenkomst, zodat e-handtekeningen worden verzameld en opgeslagen bij de rest van de aanvraag — in plaats van in een aparte e-mailthread met pdf-bijlagen.
- Voorwaardelijke logica stuurt de aanvraag door op basis van de omvang of regio van de dealer. Zo kan een grote regionale distributeur bijvoorbeeld een extra beoordelingsstap door het kredietteam nodig hebben die voor een kleine lokale dealer niet nodig is.
Insert video
- Jotform Workflows stuurt de aanvraag automatisch door van sales naar kredietbeoordeling naar juridische zaken, waarbij elk team een melding ontvangt wanneer het tijd is om te beoordelen. Zo blijven aanvragen niet in iemands inbox hangen.
- Een trainingsaftekeningsformulier bevestigt dat het salesteam van elke dealer de producttraining heeft afgerond voordat de rayontoegang wordt geactiveerd. Dit formulier kan een eenvoudige checklist zijn die is gekoppeld aan hetzelfde record als de overige onboardinginformatie.
- Jotform Tabellen biedt uw team één plek om de onboardingstatus van elke dealer te bekijken — zoals aanvraag ontvangen, krediet goedgekeurd, overeenkomst ondertekend en training voltooid — zodat iedereen in uw team de vraag kan beantwoorden: Hoe staat het met deze dealer?
Wat een digitale onboardingworkflow verandert voor uw team
Voor sales kan een geautomatiseerd onboardingproces een snellere route betekenen van het eerste gesprek naar een actieve dealerstatus, zonder te hoeven wachten tot andere afdelingen zijn bijgetrokken.
Voor kredietbeoordeling en juridische zaken betekent het dat er complete, georganiseerde aanvragen en overeenkomsten binnenkomen, in plaats van ze stuk voor stuk samen te moeten voegen uit losse e-mails van dealers.
Voor de dealer betekent het één helder proces volgen in plaats van te reageren op een reeks opvolgverzoeken. Die ervaring kan de toon zetten voor hoe het is om in de toekomst met uw bedrijf samen te werken.
Begin met uw volgende dealer
U hoeft niet uw volledige partnerprogramma om te bouwen om de voordelen te ervaren. Begin met het maken van één onboardingformulier voor uw volgende nieuwe dealer, koppel het aan Jotform Sign om de overeenkomst te laten ondertekenen en stel een goedkeuringsflow in voor interne beoordeling. Zo heeft u een herhaalbaar proces dat u bij elke volgende dealer kunt gebruiken.
Een soepelere onboardingervaring is niet alleen een interne efficiëntiewinst. Het kan ook het eerste echte signaal zijn voor een nieuwe distributeur van hoe het is om zaken met u te doen.
—
Probeer Jotform vandaag nog gratis!
Verstuur Opmerking: