Case study results at a glance
aantal formulieren
170+
# of submissions
2,700+
# of integrations
4+
Aligner Dental Academy heeft een eenvoudige missie: tandartsen opleiden tot Invisalign-aanbieders. Die missie uitvoeren is een ander verhaal.
De Academy is de exclusieve opleidingspartner voor Align Technology, de maker van Invisalign, in het Verenigd Koninkrijk, Ierland en de EMEA-regio. Ze biedt programma’s aan die variëren van basistraining tot volledige diploma’s, allemaal gericht op doorzichtige tandbeugels, voor aanbieders in meerdere landen en talen.
“Het klinkt vrij eenvoudig,” zegt Sam Hickson, chief technology officer bij Aligner Dental Academy, “maar het is een zeer complexe business — alle variabelen, alle artsen, alle verschillende talen, alle verschillende programma’s die ze volgen.”
Tegen de grenzen aanlopen met eerdere tools
Toen Hickson zijn huidige functie aantrad, gebruikte de Academy Typeform om gegevens te verzamelen, waarbij de reacties werden beheerd in externe spreadsheets. De software werkte op het eerste gezicht goed genoeg, maar de beperkingen werden al snel duidelijk.
De spreadsheettools die ze gebruikten hadden geen toegangscontroles, waardoor onbedoelde wijzigingen ongemerkt binnenslopen. Gegevensinvoer was een constante bron van frustratie. En de integratie van Typeform met monday.com, het projectmanagementplatform van het team, miste een deel van de functionaliteit die het team nodig had, waardoor ze voor sommige taken moesten vertrouwen op handmatige stappen of externe connectoren.
“Typeform ziet er meteen geweldig uit, maar het is erg beperkt,” zegt Hickson. “We liepen tegen zoveel muren aan.”
Kiezen voor een platform dat gebouwd is voor de lange termijn
Hickson benadert elke nieuwe tool met één vraag: hoe toekomstbestendig is het? Na onderzoek van de opties viel Jotform Enterprise op om drie redenen. De enterprise-aanpak van gegevensbeheer was iets wat het bedrijf voorheen niet had overwogen. Het ondersteunde een aangepast domein, waardoor de URL’s van formulieren konden aansluiten op het merk van de Academy, een mogelijkheid die het team met zijn vorige opzet niet had gehad. En de flexibiliteit, met name de voorwaardelijke logica in formulieren, ging veel verder dan wat hij elders had gezien.
“Elke uitdaging die we met Typeform hadden, wist ik dat Jotform kon wegnemen,” zegt hij.
Het was gewoon een logische keuze. Ik zie een lange toekomst met Jotform.
Sam Hickson, Chief Technology Officer, Aligner Dental Academy
Overstappen naar Jotform Enterprise was eenvoudiger dan verwacht. Met meer dan 100 formulieren te verplaatsen gebruikte het team AI om het grootste deel van de migratie af te handelen in plaats van elk formulier handmatig opnieuw op te bouwen. Als technisch zelfverzekerde groep konden ze aan de slag zonder praktische hulp nodig te hebben. “De hele onboarding verliep echt soepel,” zegt Hickson.
Formulieren als kern van de community van de Academy
Vandaag de dag ondersteunt Jotform Enterprise verschillende van de meest zichtbare programma’s van de Academy. Een voorbeeld is de functie Case of the Month. Tandartsen dienen via Jotform Invisalign-cases in waar ze trots op zijn, compleet met foto’s. Het klinische team van de Academy beoordeelt de inzendingen en selecteert er vier. Vervolgens stemt de bredere community, die verbonden is via het peer-to-peer-mentoring- en resourcesplatform van de Academy, met een tweede formulier op de winnaar.
De Academy gebruikt Jotform ook voor marketingformulieren en interne goedkeuringsworkflows. Inzendingen stromen rechtstreeks door naar monday.com, en Hickson noemt de integratie “echt eenvoudig.” In de zeldzame gevallen dat het team extra functionaliteit nodig heeft, gebruiken ze het automatiseringsplatform n8n, al zegt Hickson dat weinig van hun behoeften verder gaan dan wat Jotform zelf aankan.
Tijdwinst en ruimte om te verkennen
Het meest directe voordeel van het gebruik van Jotform Enterprise is tijdwinst geweest. Handmatige gegevensverwerking en externe omwegen zijn verdwenen, en de spreadsheetrisico’s die het team ooit zorgen baarden, zijn vervangen door door beheerders gecontroleerde toegangsrechten.
Ook de ondersteuning is een pluspunt geweest. Hickson heeft er maar een paar keer gebruik van gemaakt, maar hij zegt dat de antwoorden snel en grondig waren. “Ze zijn behoorlijk diepgaand en bevatten een kort videootje en een schermafbeelding,” zegt hij. “Het is altijd nuttig geweest.”
Toch kan hij geen tekortkoming in het aanbod van het platform aanwijzen. “Jotform doet al te veel,” zegt hij lachend. “Ik denk niet dat we ooit uitdagingen zijn tegengekomen die Jotform niet voor ons oplost.”
Een verlenging zonder enige discussie
Toen het tijd was om het Jotform Enterprise-abonnement van de Academy te verlengen, was de beslissing in een oogwenk genomen. “Het was gewoon een logische keuze,” zegt Hickson. “Ik zie een lange toekomst met Jotform.”
Probeer Jotform vandaag nog gratis.
Verstuur Opmerking: