Checklist para a gestão de instalações

Um gerente de instalações desempenha muitos papéis e gerencia inúmeras variáveis diferentes. Manter uma propriedade em boas condições envolve mais do que apenas lidar com os inquilinos. Esse processo também envolve a gestão de equipamentos, imóveis e orçamentos.

A gestão de instalações requer um gerente que pode ser ambos proativo e reativo. E como todas essas obrigações, por fim, recaem sobre os ombros de uma só pessoa, é necessário escolher e usar as ferramentas certas para o trabalho.

Vamos conferir a seguinte checklist para a gestão de instalações para obter uma melhor noção acerca das atribuições envolvidas, bem como algumas ferramentas que podem ajudar a facilitar a vida de um gerente de instalações.

Encontre e retenha seus inquilinos

Independentemente de você estar gerenciando um imóvel comercial ou residencial, você não quer que sobrem vagas. Unidades vagas não geram nenhuma renda, mas ainda assim incorrem em custos de preservação e manutenção, portanto, sua ocupação deve ser uma prioridade. Felizmente, você pode tomar inúmeras medidas para atrair novos locatários, bem como reter seus melhores inquilinos.

Agilize o processo de locação

Torne o mais fácil possível para possíveis inquilinos se candidatarem e obterem um arrendamento. Simplificar e agilizar seu processo de locação evitará que um bom potencial locatário busque outras propriedades que podem ter um processo de aprovação mais longo. Usar um formulário web personalizável e automatizado é uma ótima maneira de coletar informações de potenciais inquilinos rapidamente.

Triagem de inquilinos

Embora você queira tornar seu processo de locação o mais eficiente possível, é importante não apressar a triagem de locatários. Com um formulário para verificação de referência de inquilinos do Jotform, você pode coletar informações das referências de um inquilino de forma eficiente. Isso o ajudará a tomar uma decisão informada quando selecionando candidatos ao seu arrendamento.

Ofereça comodidades

Inquilinos adoram comodidades. Qualquer coisa que possa melhorar sua experiência fora da unidade alugada é certamente uma vantagem.

Algumas comodidades são comuns para todos – piscinas, academias, instalações desportivas, etc. Mas mesmo o acesso a uma construção extra com algum espaço reservável para os inquilinos pode representar uma vantagem valiosa.

Crie um sistema para que seus inquilinos possam solicitar e reservar esse espaço para ocasiões como casamentos e festas. Crie também um documento contendo informações pertinentes para aqueles reservando o espaço, incluindo informações para contato de fornecedores e DJs.

Obtenha o feedback de seus inquilinos

Não deixe que o único feedback recebido de seus inquilinos seja aquele coletado quando algo quebra. Envie periodicamente aos seus inquilinos uma pesquisa para que estes possam fornecer informações sobre seu grau de satisfação com suas instalações, como avaliam a capacidade de resposta da sua equipe de manutenção e o quão úteis consideram as comodidades oferecidas.

Jotform oferece dezenas de modelos personalizáveis para pesquisas que podem ajudá-lo a coletar e organizar tais informações.

Manutenção do edifício

Você precisa cuidar de mais do que apenas seus inquilinos. As instalações podem ser tão temperamentais quanto os seres humanos, se não mais. Os inquilinos muitas vezes ficam impacientes quando algo não está funcionando corretamente na propriedade – um aquecedor de água, unidade de climatização ou qualquer outra parte móvel que os mesmos geralmente consideram garantida em um apartamento ou espaço de escritório.

Use um software para gestão de instalações

Um bom pacote de software para a gestão de instalações pode parecer uma grande despesa, mas este também pode poupar incontáveis dores de cabeça e milhares de dólares a longo prazo. Um software para gestão de instalações reduz o tempo de inatividade e aumenta a vida útil de um equipamento.

Automatize o planejamento de manutenções preventivas em sistemas elétricos, hidráulicos, de climatização e irrigação, bem como alarmes e extintores de incêndio, entre outros equipamentos, para mantê-los sempre em bom funcionamento. Esta automação também pode ajudá-lo mantendo uma checklist de manutenção atualizada e enviando notificações em tempo real para alertar as equipes de manutenção e fornecedores acerca de tarefas como limpeza, paisagismo e serviços de zeladoria.

Facilite pedidos de manutenção ad hoc

Mesmo com a melhor das manutenções preventivas, as coisas podem, às vezes, dar errado. Um software para gestão de instalações pode ajudá-lo a manter-se preparado. Sempre que algo imprevisto acontecer, forneça aos seus inquilinos uma maneira fácil de informá-lo sobre o problema que você ou os membros da sua equipe precisam resolver.

Um formulário da web automatizado, como o modelo para solicitação de manutenção do Jotform, fornece as informações corretas aos técnicos competentes, capacitando-os a tomar ações corretivas. Os inquilinos podem até mesmo incluir fotos juntamente às suas solicitações, permitindo-o resolver o problema da forma mais eficiente possível.

Quando um inquilino deixa a propriedade

Ninguém gosta de ver um bom inquilino partir, mas isso acontece por diversos motivos. Uma realocação no emprego ou uma tragédia familiar pode exigir que o inquilino se mude ao final do contrato ou até mesmo rescinda-o antecipadamente.

Pode parecer contraintuitivo, mas facilitar o envio de informações sobre a rescisão do aluguel por parte do inquilino pode ser algo vantajoso para o proprietário. Quanto mais cedo você descobrir os planos de um inquilino de deixar a propriedade, mais cedo poderá começar a procurar um novo inquilino para ocupar a unidade. Usar um formulário da web para ajudar seu inquilino a criar uma carta de rescisão do contrato de aluguel é uma maneira eficaz de documentar formalmente o processo de desocupação da propriedade, o que, por sua vez, ajuda o gerente a começar a busca por um novo ocupante.

AUTOR
A journalist and digital consultant, John Boitnott has worked for TV, newspapers, radio, and Internet companies for 25 years. He’s written for Inc.com, Fast Company, NBC, Entrepreneur, USA Today, and Business Insider, among others.

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