O Columbia County School District (CCSD), na Geórgia, nos Estados Unidos, tem 31 unidades, que vão do ensino fundamental ao ensino médio. A missão do distrito é envolver, enriquecer e inspirar seus quase 30 mil alunos. Para cumprir essa missão, a equipe do CCSD usa formulários de todo tipo. Até pouco tempo atrás, muitos deles ainda eram em papel.
Os fluxos de aprovação eram quase impossíveis de acompanhar e demoravam demais. Os educadores precisavam vasculhar a caixa de e-mail e abrir conversas enormes só para saber em que pé estavam as coisas.
“Formulário em papel sempre faz a gente perder tempo”, conta Joahn Sperry, analista de sistemas de negócios do CCSD. “Você envia pelo malote interno ou entrega em mãos. Hoje isso parece coisa de antigamente.”
Lidamos com softwares tão defasados que dão vontade de arrancar os cabelos”, diz ela. “A Jotform fez um bom trabalho em acompanhar os novos tempos.
Joahn Sperry, analista de sistemas de negócios, CCSD
Os administradores do CCSD procuraram uma solução melhor e encontraram o Jotform Enterprise. Hoje, os formulários online são fáceis de criar e de compartilhar, e também mais simples de preencher. Os dados dos envios ficam organizados e podem ser ordenados. Como os fluxos são automatizados, tudo se resolve mais rápido. As equipes administrativas veem com clareza o status de cada aprovação, e as longas cadeias de e-mail ficaram para trás.
“A vida ficou mais fácil com a Jotform? Ficou, com certeza”, diz Sperry.
Case study results at a glance
Colaboração em 31 unidades
3.600 funcionários, incluindo 1.800 professores, se beneficiam ao deixar os formulários em papel de lado.
45 mil envios e a conta continua
Com fluxos de trabalho mais ágeis, quase 30 mil alunos têm mais tempo de qualidade com os educadores.
De cadeias de 15 e-mails a uma fonte única de informação
A Jotform simplifica o acompanhamento dos dados e elimina e-mails desnecessários de cada fluxo.
O velho oeste
O distrito já tinha um sistema digital para RH, folha de pagamento e documentos de conformidade. Mas, como explica Sperry, uma rede de escolas depende de muito mais do que esses fluxos específicos.
“Existem milhares de formulários administrativos diferentes só para manter a operação funcionando”, conta ela, citando como exemplos os pedidos de autorização de estacionamento dos alunos do ensino médio e as autorizações para passeios escolares.
Com tantos formulários em circulação, acompanhar os envios era quase impossível. O problema era ainda maior nas aprovações de software. “Virou uma terra sem lei. As escolas pediam e até instalavam aplicativos sem passar por nenhuma análise formal”, diz Sperry.
Sperry e Karin Edwards, secretária executiva, contam que uma única solicitação de aprovação podia exigir 15 trocas de e-mail ou mais. “Tocávamos tudo por e-mail, mas não ficava registrado o caminho do processo”, explica Sperry. “Dá para guardar as mensagens, só que isso não ajuda de verdade a acompanhar [o processo].”
Sem um histórico de auditoria, ninguém conseguia saber se um pedido tinha sido aprovado ou negado. Num distrito com 3.600 funcionários, dos quais 1.800 são professores, esses fluxos pesados se acumulavam e deixavam os educadores com trabalho burocrático demais.
O distrito precisava retomar o controle e impedir o uso de software sem aprovação oficial. Sperry começou criando, no Jotform Enterprise, um fluxo de aprovação de software.
As integrações do Jotform com Google e Microsoft preparam os alunos para ambientes de trabalho variados depois da escola
Hoje temos muitas opções de tecnologia no dia a dia, e com as instituições de ensino não é diferente. Algumas trabalham com o Google, outras com a Microsoft.
As integrações do Jotform combinam com a estratégia do CCSD de preparar os alunos para usar os dois sistemas. Quando é preciso, os administradores enviam os dados dos formulários automaticamente para o Planilhas Google ou para o Microsoft Excel, usando as integrações do Jotform com o Google e com a Microsoft.
“Da educação infantil ao quinto ano, usamos o Google Classroom”, diz Sperry. “Do sexto ano em diante, vamos incluindo a Microsoft. Assim, quando saem da escola, os alunos têm uma formação mais completa.”
A Jotform tem centenas de integrações. E com os webhooks da Jotform, praticamente não há limite para os aplicativos externos que podem se conectar a ela.
Soluções digitais simples
Quando Sperry começou a criar os fluxos, o Workflow Builder da Jotform, que dispensa código, facilitou tudo. Ela mesma montava os fluxos, sem sobrecarregar a equipe de TI.
O fluxo de solicitação de software dela começa com um formulário que reúne as informações necessárias, como o departamento que está fazendo o pedido. A lógica condicional encaminha cada envio para os responsáveis e departamentos certos, e todo mundo fica por dentro.
“Agora os usuários são orientados a preencher informações específicas no formulário, e o pedido chega até mim para análise”, conta Sperry. “Eu entro em contato com a empresa do software, avalio a ferramenta e só então [o pedido] segue para os diferentes aprovadores.”
Edwards, que ajuda a gerenciar esse fluxo, gostou de poder enxergar o andamento das aprovações. “Antes, às vezes alguém deixava de responder ao e-mail mais recente”, explica. “Não dava para ver o processo inteiro num lugar só. Agora está tudo ali.”
Como o fluxo é fácil de acompanhar, Sperry consegue confirmar decisões do passado. “Isso provavelmente já me salvou uma ou duas vezes, quando pude dizer: ‘Não, isso foi feito sim, e aqui estão as provas'”, afirma.
A vida ficou mais fácil com a Jotform? Ficou, com certeza.
Joahn Sperry, analista de sistemas de negócios, CCSD
O distrito também melhorou, com a Jotform, o processo de pedidos de licença profissional, que antes era feito em papel. Segundo Sperry, passar os formulários de papel para fluxos online foi mais fácil na Jotform do que em outros softwares que o distrito usa.
“Lidamos com softwares tão defasados que dão vontade de arrancar os cabelos”, diz ela. “A Jotform fez um bom trabalho em acompanhar os novos tempos.”
O Jotform Enterprise ajuda Sperry e sua equipe a criar fluxos complexos que, surpreendentemente, são simples de gerenciar. “Se eu consigo entrar lá e, em poucas horas, montar algo e ainda consultar o histórico, isso já é enorme.”
Quer enviar os dados dos seus formulários para o Excel? Conheça a integração com o Excel.
Menos burocracia, mais trabalho que importa
Ao digitalizar o seu “velho oeste” de papéis e cadeias de e-mail, o Columbia County School District trocou processos fragmentados por fluxos ágeis e transparentes. O Jotform Enterprise deixou as longas conversas por e-mail no passado, e os históricos de auditoria centralizados garantem a prestação de contas nas 31 unidades.
Depois de mais de 45 mil envios, o distrito segue abandonando os formulários em papel e os acompanhamentos manuais, que davam trabalho à toa, e adotando soluções ágeis que dispensam código. E o resultado? Os educadores gastam menos tempo acompanhando aprovações e correndo atrás de papelada, e dedicam mais tempo a envolver, enriquecer e inspirar os 30 mil alunos.
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