US Sailing + Jotform Enterprise: resultados em resumo
% de departamentos que usam Jotform
100
Nº de dados coletados por proprietário de barco
2.000+
Nº de integrações de plataforma utilizadas
4 (Google Agenda, Google Planilhas, Gmail, Dropbox)
Para muitas organizações sem fins lucrativos, eficiência não é só uma meta, é uma necessidade. Quando a missão depende de como você cuida de voluntários, doadores e orçamentos apertados, cada hora economizada vira mais tempo dedicado à comunidade. Foi exatamente isso que a equipe da US Sailing, entidade nacional que rege o esporte da vela nos Estados Unidos, descobriu depois de adotar o Jotform Enterprise.
Desde 1897, a US Sailing ajuda a ampliar a participação na vela por meio de educação, competições e do incentivo à igualdade de oportunidades na água. Do treinamento e da certificação de oficiais de regata ao apoio a atletas olímpicos, o trabalho da organização alcança vários cantos do mundo da vela. Mas, até poucos anos atrás, boa parte desse trabalho ficava travada em formulários de papel, e-mails espalhados e controles manuais.
De pilhas de papel a processos organizados
Antes da Jotform, as equipes da US Sailing lidavam com pedidos e coleta de dados do jeito tradicional: à mão, muitas vezes no papel. Peri Burns, diretora do departamento de educação da organização, lembra bem das dificuldades. Para reunir novos pedidos de cursos e avaliações das turmas, era preciso correr atrás de e-mails, vasculhar pilhas de formulários e torcer para que nada se perdesse pelo caminho.
Com a mudança para a Jotform, os processos ficaram bem mais eficientes. Burns a define como “uma mudança necessária”: ao digitalizar os formulários, os pedidos foram centralizados e o acompanhamento ficou mais simples, trazendo ordem ao que antes era caos. “Economiza tempo”, diz Burns.
[O Jotform Enterprise] nos permitiu obter dados melhores.
Sydney Hough, gerente de associados, US Sailing
Com uma única plataforma para coletar e gerenciar informações, as equipes da US Sailing passaram a trabalhar os dados com muito mais fluidez. “Ter um lugar centralizado para toda essa coleta de dados ajudou muito”, conta Burns.
Mantendo o ensino de vela no rumo certo
A educação é um dos maiores programas da US Sailing. Hoje, todo pedido para fazer um curso de vela começa com um formulário simples da Jotform, que dispara um fluxo de trabalho automático. O curso entra na fila da equipe e já é atribuído a um instrutor. Quando o curso termina, os participantes recebem pesquisas de acompanhamento sem que ninguém precise enviar nada.
O departamento de educação também usa os recursos de relatórios da Jotform para decidir com base em dados. “Nós criamos relatórios o tempo todo”, conta Burns. Com acesso imediato aos comentários e às métricas dos cursos, a equipe consegue aperfeiçoar os programas de formação e apoiar os instrutores em tempo real.
A facilidade de uso foi decisiva para a adoção em toda a organização. “É fácil de usar, tanto para criar formulários quanto para quem vai preencher”, acrescenta Burns. Hoje, o Jotform Enterprise faz parte da operação do dia a dia e ajuda a cumprir a missão de educar e inspirar a próxima geração de velejadores.
Na dianteira da regata, com dados que funcionam
Na administração de regatas, Judie McCann coordena os processos de inscrição e certificação de oficiais de regata em todo o país. Para ela, o Jotform Enterprise é bem mais que uma ferramenta de formulários: faz parte da rotina. “Eu uso isso o dia inteiro, todos os dias”, diz McCann.
A equipe dela usa a Jotform para gerenciar inscrições, verificações de antecedentes, recursos e recomendações. Na hora de contar os votos dos troféus ou revisar os envios, o Jotform Tables dá acesso imediato aos dados necessários. “Consigo gerar um relatório dos envios, e isso ajuda muito”, afirma McCann. “Não preciso montar o relatório. Já vem tudo pronto.”
Com formulários, dados e relatórios reunidos num só lugar, a equipe de administração de regatas da US Sailing pode se concentrar no que mais importa: garantir justiça, segurança e excelência no esporte. “Ter tudo num só lugar realmente facilita o nosso fluxo de trabalho”, diz McCann. Nas palavras de Sarah Hawkins, diretora de comunicação e marketing: “Nós amamos a Jotform. Contamos com ela no nosso fluxo de trabalho e no dia a dia.”
Nós amamos a Jotform. Contamos com ela no nosso fluxo de trabalho e no dia a dia.
Sarah Hawkins, diretora de comunicação e marketing, US Sailing
Navegando com tranquilidade, com soluções que crescem junto
O departamento offshore da US Sailing orienta e presta serviços aos proprietários de barcos de grande porte que participam das competições, para garantir regatas justas, seguras e equilibradas. Ele cuida dos dados de mais de 1.000 proprietários por ano, então a equipe precisava de um sistema que crescesse junto, capaz de lidar com fluxos complexos e grandes volumes de informação. “Coletamos muitos dados de cada barco, e fazemos isso com uma série de formulários da Jotform”, explica Sydney Hough, gerente de associados.
Com o Jotform Enterprise, a equipe dela montou um sistema de inscrição fluido, ligado aos bancos de dados internos. Ele reúne fluxos de trabalho automatizados, conexões via API e integrações com ferramentas como o Google Agenda e o Gmail. Como são milhares de dados coletados de cada proprietário, essas automações poupam um tempo precioso e garantem a precisão. Hough resume: “Essa conexão nos permitiu agilizar as coisas e trabalhar com mais eficiência.”
O Jotform Enterprise também permite à US Sailing adaptar a coleta de dados a um público bem variado, de velejadores experientes a quem participa pela primeira vez. Hough destaca como é fácil para pessoas de todas as idades, mesmo as menos familiarizadas com tecnologia, preencherem os formulários, e como as visualizações de dados são flexíveis para a equipe. Ela também elogia as opções de personalização, que permitem ajustar os formulários para fazer perguntas bem específicas. “Isso nos ajudou a ter mais clareza nos dados”, diz Hough. “Conseguimos dados melhores.”
E quando a equipe precisou de ajuda para configurar fluxos complexos? “[A equipe de suporte do Enterprise] foi incrível”, conta Hough. “O atendimento é de primeira.”
Eu recomendaria o Jotform Enterprise a qualquer pessoa.
Sydney Hough, gerente de associados, US Sailing
Ferramentas de colaboração que impulsionam toda a organização
Para a US Sailing, o Jotform Enterprise foi além de modernizar a coleta de dados: ele fortaleceu a colaboração, deixou as informações mais precisas e liberou a equipe para se dedicar ao que realmente gera impacto.
As organizações sem fins lucrativos também precisam de soluções que acompanhem a evolução da sua missão, e Hough diz que o amplo conjunto de recursos da Jotform ajuda a US Sailing a dar conta das necessidades que mudam. “Sempre que fui procurar [um recurso], vocês já tinham. É como se estivessem três passos à frente”, conta Hough.
“Eu recomendaria o Jotform Enterprise a qualquer pessoa”, acrescenta ela, e essa frase mostra bem o quanto a tecnologia certa pode transformar o trabalho de uma organização.
Dê mais alcance à missão da sua organização
Seja para tocar programas nacionais, como a US Sailing, ou iniciativas locais, o Jotform Enterprise ajuda as organizações sem fins lucrativos a simplificar a operação, reforçar a colaboração e ganhar mais visão dos resultados, sempre com tempo de sobra para o que mais importa. Veja como o Jotform Enterprise pode ajudar a sua organização a coletar dados melhores, coordenar o trabalho com mais facilidade e liberar a equipe para se dedicar mais à missão.
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