Como o IBEW Local 26 acelera em 92% as inscrições de membros com o Jotform Enterprise

IBEW Local 26 + Jotform Enterprise: resultados em resumo

Redução do tempo de preenchimento de inscrições em

92%

Nº de inscrições processadas em 2025

3.000+

Aumento no nº de inscrições processadas anualmente desde 2018

77%

Se você lidera um sindicato ou outra organização sem fins lucrativos, provavelmente está equilibrando recrutamento, integração, conformidade, relatórios e uma infinidade de outras tarefas. Você se importa profundamente com a sua missão, mas, com frequência, a papelada e os processos manuais consomem o tempo e a energia que poderiam ser dedicados ao impacto que você quer gerar.

Foi exatamente nessa situação que o IBEW Local 26 se encontrou há apenas alguns anos.

Fundado em 1892, o IBEW Local 26 é uma seção do sindicato International Brotherhood of Electrical Workers, que representa eletricistas em Washington, DC, Maryland e Virgínia. A organização defende salários justos, benefícios sólidos e condições de trabalho seguras, além de formar a próxima geração de eletricistas qualificados. Sua missão é clara: capacitar os membros com treinamento de alto nível, proteger seus direitos e entregar excelência em cada canteiro de obras.

Mas até organizações movidas por uma missão e com mais de um século de história podem acabar dependendo de processos ultrapassados.

Transformando pilhas de papel em eficiência digital

Antes de adotar o Jotform, o recrutamento e a integração de membros no IBEW Local 26 eram feitos em papel. Os candidatos participavam de sessões presenciais e passavam quase uma hora preenchendo seis ou sete páginas de documentos, muitas vezes repetindo as mesmas informações em vários formulários.

Como explica o organizador Mark Pontello, o processo consumia muito tempo e era ineficiente. Os organizadores lidavam com uma “mistura confusa de modelos do Dropbox e do Outlook” para manter tudo andando. Acompanhar o que já havia sido enviado, e o que ainda estava faltando, exigia acompanhamento manual.

Pontello descobriu o Jotform por meio de um formulário on-line que sua esposa estava preenchendo. Ele conta que percebeu imediatamente: aquela era a solução de que a organização precisava para digitalizar seus fluxos de trabalho e continuar atendendo os membros sem interrupções.

“Quando eu o encontrei e descobri como usá-lo nas nossas inscrições, simplesmente decolamos”, diz Pontello.

O sindicato passou diretamente dos formulários de associação em papel para inscrições totalmente digitais.

O impacto foi enorme. A papelada que antes levava uma hora para ser preenchida se transformou em um único formulário on-line, que pode ser concluído em cinco minutos, uma redução de 92% no tempo de inscrição.

Em 2018, o IBEW Local 26 processava cerca de 700 inscrições de associação por ano. Em 2025, esse número ultrapassou 3.000, um aumento de 77%.

Foi uma virada de jogo.

Mark Pontello, organizador, IBEW Local 26

Digitalizando não apenas formulários, mas fluxos de trabalho inteiros

Muitos líderes de organizações sem fins lucrativos temem que a transformação digital exija projetos complexos de TI ou consultores caros. A experiência de Pontello mostra o contrário.

Ele começou com um plano para um único usuário, para gerenciar as inscrições de associação. Ao perceber o valor que a plataforma oferece, a organização migrou para o Jotform Enterprise, a fim de ampliar o acesso a todos os departamentos.

Hoje, todo o processo de inscrição de membros, incluindo a coleta de documentos e as aprovações, é realizado pelo Jotform. “Ele nos ajuda a acompanhar o que já recebemos e o que ainda precisamos dos candidatos”, explica Pontello.

Como a experiência profissional na área, exigida para se tornar membro, precisa ser comprovada com documentação, o recurso de upload de arquivos do Jotform se tornou essencial. Em vez de correr atrás de anexos em longas conversas por e-mail, os candidatos podem enviar tudo com segurança, e a equipe do IBEW Local 26 acessa todos os documentos em um só lugar.

Pontello chegou a criar sozinho um sofisticado fluxo de aprovação em várias etapas. Ele ri ao contar que tudo surgiu por “tentativa e erro”, mas os resultados são poderosos. As inscrições avançam pelas aprovações sem uma troca interminável de e-mails, e as pessoas certas são notificadas automaticamente.

“Os envios automáticos de e-mail foram de grande ajuda para os membros da nossa equipe”, diz Pontello.

Agora, eles estão no que Pontello chama de versão 2.0 do processo de inscrição, em constante aprimoramento conforme novos recursos do Jotform são lançados.

Capacitando os membros da equipe

À medida que as organizações sem fins lucrativos crescem, a coordenação se torna mais difícil. Vários membros da equipe precisam ter acesso às mesmas informações, mas bloqueios de permissão e sistemas isolados podem gerar confusão.

Com o Jotform Enterprise, o IBEW Local 26 trabalha a partir de um banco de dados centralizado. Todos usam a mesma fonte de verdade.

“Isso torna muito, muito mais fácil e fluido todo mundo estar alinhado”, diz Pontello.

Para líderes de organizações sem fins lucrativos que gerenciam equipes, voluntários e administrações, esse nível de clareza pode ser transformador. Em vez de gastar reuniões conciliando planilhas, as equipes podem se concentrar na estratégia e na prestação de serviços.

Pontello acredita que os benefícios vão muito além dos sindicatos.

“Isso vai além das áreas técnicas: qualquer setor de recrutamento ou integração se beneficiaria”, diz Pontello.

Olhando para o futuro

À medida que o IBEW Local 26 amplia o uso do Jotform Enterprise para o que Pontello chama de “implantação completa do Enterprise”, a equipe trabalha para implementar a plataforma nos demais departamentos, oferecendo a cada colaborador suas próprias permissões e a capacidade de gerenciar seus próprios processos digitais.

“Acho que vamos realmente ampliar os nossos horizontes com a plataforma nos próximos meses”, diz Pontello.

O conselho dele para os colegas é direto: as organizações, especialmente as das áreas técnicas, precisam acompanhar o ritmo da tecnologia. A plataforma certa não substitui a sua missão. Ela a fortalece.

Ou, como disse Pontello: “Foi uma virada de jogo.”