Die meisten Zahnarztpraxen haben kein Problem mit dem Forderungseinzug. Sie haben ein Problem mit dem bürokratischen Aufwand, das wie ein Problem mit dem Forderungseinzug aussieht.
Ein Großteil der Praxen überprüft den Versicherungsstatus nach wie vor telefonisch – was häufig bedeutet, dass ein Mitarbeiter am Emphang in der Warteschleife hängt, die Versicherungsdaten eines Patienten vorliest und darauf hofft, dass die Angaben im System des Versicherers mit den eigenen Unterlagen übereinstimmen. Rechnet man dies auf jeden neuen Patienten sowie auf die jährliche Erneuerung der Versicherungsleistungen hoch, so verschlingt allein dieser Verifizierungsprozess Stunden, die besser in wertvollere Aufgaben investiert werden könnten.
Das Gespräch über den Behandlungsplan ist ein weiterer Punkt, an dem viele Praxen Zeit verlieren. Ein Patient erhält einen Kostenvoranschlag und geht erst einmal wieder – mit der Begründung, er wolle „darüber nachdenken“. Das liegt nicht etwa daran, dass er die Behandlung nicht durchführen lassen möchte, sondern vielmehrn daran, dass in diesem Moment niemand mit ihm über Finanzierungsmöglichkeiten gesprochen hat.
Praxen, die bereits zum Zeitpunkt der Diagnose klar und schriftlich über Zahlungspläne informieren, bewegen Patienten eher dazu, eine Behandlung zu beginnen, als Praxen, die dies erst in einem drei Tage später erfolgenden Nachgespräch thematisieren.
Dann gibt es noch die Ansprüche.
Abrechnungsanträge werden in der Regel nicht deshalb abgelehnt, weil die erbrachte Leistung nicht abgedeckt ist. Die Ablehnung erfolgt vielmehr, weil ein Feld nicht ausgefüllt wurde, ein Code nicht mit der Dokumentation übereinstimmt oder eine erforderliche Unterschrift fehlt. Jede Ablehnung zieht einen Mehraufwand nach sich: Jemand muss den Vorgang ausfindig machen, ihn korrigieren, erneut einreichen und wieder auf die Genehmigung warten.
Die Beseitigung dieser Engpässe erfordert keinen großen Aufwand. Es sind lediglich Formulare erforderlich, die Bestandteil automatisierter Arbeitsabläufe sind.
Ein Verifizierungsanforderungsformular kann beispielsweise die Versicherungsdaten eines Patienten von der Aufnahme direkt an denjenigen weiterleiten, der die Anspruchsprüfung durchführt, wobei die von den Kostenträgern tatsächlich benötigten Felder bereits integriert sind – eine Transkription oder telefonische Rückfrage ist nicht erforderlich.
Beim Bezahlvorgang lässt sich ein Behandlungsplan samt Finanzierungsformular erstellen, das verschiedene Zahlungsoptionen enthält; der Patient kann die gewünschte Option auswählen und direkt digital unterschreiben – noch bevor er die Praxis verlässt.
Wenn genehmegungen und Verfahrensdokumentationen in denselben Arbeitsablauf integriert werden, sind die für einen Antrag erforderlichen Information bereits beigefügt, sobald dieser eingereicht werden muss – anstatt sie erst nachträglich zusammenstellen zu müssen, etwa wenn es darum geht, eine Ablehnung anzufechten.
Jotform Enterprise deckt den gesamten Prozess ab: HIPAA-konforme Formulare für Versicherungsangelegenheiten und Einverständniserklärungen, elektronische Signaturen via Jotform Sign sowie Arbeitsabläufe, die Information automatisch an die jeweils zuständige Stelle weiterleiten.
Praxen, bei denen die Abrechnung reibungslos funktioniert, sind nicht unbedingt diejenigen mit größeren Verwaltungsteams.
Das sind diejenigen, deren Unterlagen von vornherein keinen zusätzlichen Aufwand verursachen.
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