Seit fast 160 Jahren steht YWCA Greater Pittsburgh seiner Community in den entscheidenden Momenten zur Seite. Mit einem Team von rund 50 Mitarbeitern bietet die Organisation direkte Dienstleistungen, Interessenvertretung, Frühförderprogramme, Kinderbetreuung und vieles mehr – alles geleitet von der Vision einer Zukunft, in der Menschen aller Hintergründe erfolgreich sein können.
Doch die Community auf so vielfältige Weise zu unterstützen, kann operative Herausforderungen mit sich bringen. Laut Sharice Smalls, Managerin für Programmevaluierung bei YWCA Greater Pittsburgh, musste die Organisation sensible Informationen sammeln, Bewerbungen prüfen, Genehmigungsverfahren durchführen, Unterschriften einholen, mit Partnern koordinieren und Daten über mehrere Programme hinweg verfolgen.
Als die Verlängerung ihrer bestehenden Software anstand, wussten die Mitarbeiter, dass sie eine Technologie benötigten, die all diese Aufgaben einfacher zu verwalten macht und dem Team mehr Zeit und Energie gibt, sich auf seine Mission zu konzentrieren.
[Jotform Enterprise] hat uns stärker mit unserer Community verbunden.
Sharice Smalls, Managerin für Programmevaluierung, YWCA Greater Pittsburgh
Der Bedarf an einem umfassenderen System
Bevor die Organisation Jotform Enterprise einführte, verließ sie sich auf Bonterras Apricot-Fallverwaltungssoftware, Papierformulare, Tabellen, E-Mail und manuelle Nachverfolgung. Diese Lösung funktionierte gut für die direkte Fallverwaltung.
Doch als sich die Arbeit der Organisation auf Interessenvertretung, Community Impact und breitere Datenerfassung ausweitete, suchten die Mitarbeiter nach Möglichkeiten, um das System herum zu arbeiten, anstatt damit – sie nutzten Tabellen, E-Mail-Korrespondenz und manuelle Datenübertragungen, um die Lücken zu füllen.
Als der Vertrag mit Apricot zur Verlängerung anstand, erwog YWCA Greater Pittsburgh mehrere Optionen. Schließlich wurde die Liste auf Apricot, Typeform, FormAssembly und Jotform eingegrenzt. Jede Plattform hatte ihre Stärken, aber letztendlich benötigte die Organisation eine Lösung, die mehrere Abteilungen unterstützen konnte, benutzerfreundlich für die Mitarbeiter war und sowohl für öffentliche Formulare als auch für interne Genehmigungsworkflows funktionierte.
Darüber hinaus machten die COVID-19-Pandemie und der allgemeine Wandel hin zu digitalen Dienstleistungen deutlich, dass die Organisation Papierbewerbungen und andere manuelle Prozesse ersetzen musste, um besser mit der Zeit zu gehen.
Technologie, die zum Budget einer gemeinnützigen Organisation passt
Wie bei vielen gemeinnützigen Organisationen waren auch die Kosten ein wichtiger Faktor. YWCA Greater Pittsburgh stand vor einer erheblichen Preiserhöhung für die Verlängerung von Apricot, obwohl das System weniger genutzt wurde, während der Rabatt von Jotform für gemeinnützige Organisationen eine vielseitige Plattform zu einem erschwinglichen Preis bot.
„Im Vergleich zu unserer nächsten Wahl bedeutete [Jotform Enterprise] eine Kostenersparnis von 25 Prozent”, sagt Smalls.
Diese Einsparungen ermöglichen es ihnen, mehr Ressourcen für Personal, direkte Unterstützung, Programme und Öffentlichkeitsarbeit bereitzustellen – ohne dabei die Anpassungsfähigkeit aufzugeben, um im Budget zu bleiben.
Flexibilität für die gesamte Organisation
Letztendlich entschied sich das Team für Jotform Enterprise. Es ersetzte Apricot sowie viele papierbasierte und E-Mail-lastige Prozesse, einschließlich Formularen, die gedruckt, manuell weitergeleitet, über Tabellen verfolgt oder per E-Mail nachverfolgt werden mussten. Mit Jotform Enterprise verlagerten die Mitarbeiter diese Prozesse auf eine einzige, flexiblere Plattform.
Smalls erklärt, wie Jotform Enterprise mehrere Abteilungen, öffentliche Formulare und automatisierte interne Genehmigungsprozesse unterstützt, ohne fortgeschrittene technische oder Programmierkenntnisse zu erfordern. Mitarbeiter können Formulare, Workflows, Genehmigungen, Tabellen, Berichte, E-Signaturen, Integrationen und Benutzerkonten problemlos an einem Ort verwalten.
Die Implementierung verlief unkompliziert, und das Enterprise-Support-Team war jederzeit bereit, an Zoom-Anrufen teilzunehmen und die Einrichtung von Prozessen zu erklären.
„Das [Jotform Enterprise] Support-Team war sehr reaktionsschnell”, sagt Smalls.
Infolgedessen ersetzte YWCA schnell Prozesse, die Drucken, manuelle Weiterleitung, doppelte Dateneingabe und sich wiederholende Aufgaben beinhalteten. Die Mitarbeiter können Daten nun reibungsloser verwalten und mehr Zeit für Programme und Community-Mitglieder aufwenden.
Betrug reduzieren und Daten schützen
Einer der am häufigsten genutzten Workflows der Organisation ist ihr interner Scheckantragsprozess, der Papier-Scheckanträge und zuschussbezogene Zahlungen durch die Finanzabteilung leitet.
Bei der Verwaltung dieser Anträge per E-Mail erhielten die Mitarbeiter Betrugs-E-Mails, die scheinbar vom CEO stammten. Die Verlagerung dieses Prozesses in Jotform Enterprise machte Einreichungen leichter überprüfbar.
„[Jotform Enterprise] hat Betrug innerhalb unserer Organisation reduziert”, sagt Smalls.
Beschleunigter Zugang zu Nothilfe
Jotform Enterprise hilft YWCA Greater Pittsburgh auch dabei, Community-Mitglieder mit den richtigen Unterstützungsprogrammen zu verbinden. Das beliebte Ressourcenanfrage-Formular der Organisation sammelt Informationen, um festzustellen, ob ein Antragsteller für das Programm für grundlegende Notfallbedürfnisse qualifiziert ist, das in den letzten Jahren eine erhöhte Nachfrage verzeichnet hat.
„[Jotform Enterprise] hat uns stärker mit unserer Community verbunden”, sagt Smalls.
Der Workflow bestimmt automatisch, ob ein Antragsteller für Unterstützungsdienste berechtigt ist. Wenn er als berechtigt eingestuft wird, werden die Informationen des Antragstellers automatisch an das zuständige Mitglied des YWCA-Teams gesendet, das mit den nächsten Schritten im Bewerbungsprozess fortfahren kann.
Wenn jemand nicht berechtigt ist, erklärt eine automatisierte E-Mail warum, schlägt Maßnahmen vor, die helfen könnten, berechtigt zu werden, und verlinkt auf einen Leitfaden mit anderen potenziellen Ressourcen.
Ein KI-Assistent von Jotform namens Gabby hilft Antragstellern auch bei der Navigation durch den Prozess. Gabby ist mit den Ressourcenanfrage- und Kontaktformularen verbunden, beantwortet häufige Fragen und leitet Besucher zu relevanten Informationen im Ressourcenleitfaden. Dies reduziert sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben für die Mitarbeiter und hilft Community-Mitgliedern, die gesuchten Informationen schneller zu finden.
Eine Plattform, die mit der Mission skaliert
Formulare und Workflows unterstützen mehr als nur die Nothilfeprogramme. Der jährliche Nominierungsprozess für die Equity Awards der Organisation, der früher papierbasiert war, läuft jetzt digital ab.
Die Mitarbeiter nutzen Integrationen mit Excel und OneDrive, um spezifische Informationen mit externen Stakeholdern zu teilen. Diese Integrationen ermöglichen es Juroren außerhalb der Organisation, einschließlich Community-Mitgliedern und lokalen Politikern, auf die Nominierungsinformationen der Awards zuzugreifen, ohne Zugang zum gesamten internen System der Organisation zu erhalten.
Jotform Signatur bietet eine einfache Möglichkeit, Unterschriften für Medienfreigaben, Zahlungsgenehmigungen und Elternvereinbarungen für Frühförderprogramme zu sammeln. Jotform Tabellen bietet den Mitarbeitern einen zentralen Ort, um Einreichungen zu verfolgen, den Workflow-Fortschritt zu überwachen und Daten sicher zu speichern. Die Admin-Konsole von Jotform Enterprise ermöglicht es ihnen, Benutzer zu verwalten und Einstellungen organisationsweit zu aktualisieren.
„Wenn Sie nach einer Software suchen, die Sie an all die verschiedenen Dinge anpassen können, die Sie tun, ist [Jotform Enterprise] die richtige Wahl”, sagt Smalls.
Aufbau einer besseren Zukunft
YWCA Greater Pittsburgh wählte Jotform nicht nur, um aktuelle Herausforderungen zu bewältigen, sondern auch um zukünftige Ziele zu erreichen. Für Führungskräfte gemeinnütziger Organisationen ist dies möglicherweise der wertvollste Vorteil überhaupt: eine Plattform, die sich parallel zu den Programmen, Partnerschaften und Community-Bedürfnissen einer Organisation weiterentwickeln kann.
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