Wie Sie Jotform Tabellen freigeben und zusammenarbeiten

Mit Jotform Tables können Sie Tabellen freigeben, damit Kollegen oder andere Mitarbeiter Ihres Unternehmens zusammenarbeiten und Ihre Formulardaten verwalten können. Tabellen können öffentlich, privat oder nur für Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich sein. Sie können Berechtigungen wie Nur lesen oder Mitarbeitende festlegen. Sie können Mitarbeitern auch erlauben, Beiträge auszudrucken oder herunterzuladen oder beides.

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How to Share a Jotform Table [Updated 2024]

Mitarbeiter teilen oder einladen

Durch Klicken Sie die Schaltfläche Teilen oben rechts in den Jotform Tabellen öffnet sich das Fenster Tabelle teilen. Sie finden zwei grundlegende Optionen: Einladungslink und Einladung per E-Mail.

Der Einladungslink ist relativ einfach. Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn über andere Kanäle. Standardmäßig sind die Datenschutzoptionen von Jotform Table jedoch auf Private Tabelle eingestellt. Das bedeutet, dass Ihre Mitwirkenden nur Ihre Formulardaten lesen können. Wenn Sie Ihren Mitwirkenden zusätzliche Berechtigungen erteilen möchten, können Sie dies im Freigabeeinstellungen-Bereich tun, der weiter unten detailliert beschrieben wird.

Fügen Sie im Abschnitt Per E-Mail einladen die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter hinzu, um sie direkt einzuladen. Sie können die Berechtigungen/Rollen vor dem versenden der Einladung ändern.

Wenn eine Einladung versendet wird, erhält der Empfänger die folgende E-Mail:

Zugriff auf die Freigabeeinstellungen

Durck klicken auf der Link Freigabeeinstellungen im Fenster Freigabetabelle wird das Einstellungsfeld geöffnet.

In diesem bereich können Sie Folgendes ändern:

• Datenschutzoptionen — Es gibt drei Auswahlmöglichkeiten: Private Tabelle, Öffentliche Tabelle und Unternehmenszugriff.
• Standardrolle für Einladungslink — Es gibt drei Auswahlmöglichkeiten: Nur Lesen, Kommentator und Mitarbeiter. 
• Einschränkungen anwenden — Sie können auswählen, ob die Druck– und Download-Buttons angezeigt werden sollen und ein Ablaufdatum festlegen.

Verschiedene Datenschutzoptionen verstehen

Unter Datenschutzoptionen können Sie festlegen, wer auf Ihre Jotform Tabellen zugreifen darf. Sie haben drei Optionen:

• Private Tabelle — Privat bedeutet, dass sie nur für eingeladene Personen verfügbar ist.
• Öffentliche Tabelle – Öffentlich bedeutet, dass jeder auf Ihre Formulareingaben zugreifen und diese lesen kann.
• Firmenzugriff – Firmenzugriff bedeutet, das Joform Tables für Personen verfügbar ist, die unter der Domain Ihrer Organisation registriert sind.

Private Tabelle

Standardmäßig ist die Tabelle privat. Wenn Sie diese Einstellung beibehalten, stehen Ihnen in den Einstellungen unter Standardrolle für Einladungslink die Rollen nur lesen, Kommentator und Mitarbeiter zur Verfügung. Sie können außerdem die Schaltflächen Drucken und Herunterladen aktivieren und unter Einschränkungen anwenden ein Ablaufdatum festlegen.

Der Einladungslink einer privaten Tabelle enthält einen eindeutigen Schlüssel in der URL. Kopieren Sie unbedingt die gesamte URL, wenn Sie die Tabelle freigeben. Sollte jemand versehentlich über den öffentlichen Link auf eine private Tabelle zugreifen, wird ihm die folgende Berechtigungsabfrage angezeigt.

Wenn jemand auf die Schaltfläche Zugriff anfordern klickt, erhalten Sie von Jotform eine E-Mail, dass jemand Zugriff auf die Tabelle angefordert hat. Der Zugriff auf die Tabelle ist erst möglich, wenn Sie ihm die Berechtigung erteilen.

Öffentliche Tabelle

Wenn Sie Öffentliche Tabelle auswählen, ist die einzige verfügbare Rolle Schreibgeschützt. Unter Einschränkungen anwenden können Sie nur die Schaltfläche Drucken aktivieren. Die Schaltfläche Herunterladen und ein Ablaufdatum können nicht aktiviert werden.

Unternehmenszugriff

Wenn Sie den Unternehmenszugriff auswählen, müssen Sie den Domainnamen Ihres Unternehemens im Feld Berechtigung für Unternehmenszugriff angeben. Wir emphelen, diese Option nicht für kostenlose E-Mail-Domains (Gmail, Yahoo usw.) zu verwenden.

Alle Rollen unter der Standardrolle für Einladungslinks sind für den Unternehmenszugriff verfügbar. Die Optionen zum Drucken, Herunterlauden und ablauf sind ebenfalls verfügbar.

Standardrolle für Einladungslinks einrichten

Die Standardrolle für Einladungslinks steuert, wie eingeladene Benutzer mit den freigegebenen Jotform Tabellen integrarien können. Da es sich um die Standardrolle handelt, ist sie standardmäßig aktiviert. von jedem neu eingeladenen Benutzer. Sie können aud Folgendem wählen:

• Schreibgeschützt – Eingeladene Benutzer können Ihre Formulardaten nur einsehen.
• Kommentator – Eingeladene Benutzer können Ihre Formulardaten einsehen und einen Kommentar hinzufügen.
• Mitwirkender – Eingeladene Benutzer können Ihre Formulardaten einsehen und bearbeiten.

Unabhängig von der Standardrolle können Sie die Rollen des Benutzers bei Bedarf ändern. Sie können die Standardrolle sogar beim Einladen per E-Mail festlegen. Für bestehende Benutzer können Sie die Rolle wie folgt ändern:

1. Klicken Sie im Hauptfenster der Freigabetabelle unter per E-Mail einladen auf Geteilt mit.

2. Klicken Sie auf die aktuelle Benutzerberechtigung, wie in der Abildung unten dargestellt.
3. Wählen Sie die neue Rolle für den Benutzer aus. it.

Benutzerzugriff widerrufen

Sie können den Zugriff auch widerrufen, indem Sie auf das Symbol mit dem drei Punkten klicken und die Option Benutzerzugriff widerrufen auswählen.

Klicken Sie im Bestätigungsfenster, das erscheint, auf Ja, Löschen, um den Benutzerzugriff zu widerrufen.

Alle Rollen können die Einsendungen filtern. Weitere Informationen zu Filtern finden Sie unter So verwenden Sie verschiedene Filter, um Ihre Daten in Jotform Tabellen einfach zu verwalten.

Einschränkungen anwenden

Durch Auswahl der Option Druckschaltfläche anzeigen unter Einschränkungen anwenden können Benutzer jeden Eintrag im Ansichtsfenster ausdrucken:

Durch Auswahl der Option Download-Button anzeigen können Benutzer ausgewählte oder alle Beiträge herunterladen:

Siehe auch:

• So laden Sie Formulareinsendungen als Excel/CSV/PDF herunter
• So laden Sie die Einreichungsdateien herunter

Die Option Benutzerdefiniertes Ablaufdatum festlegen ist selbsterklärend.

Wenn Ihr Freigabelink abläuft, sehen Nutzer beim Zugriff darauf eine Nachricht, in der sie aufgefordert werden, Sie zu kontaktieren, da Sie den link mit ihnen geteilt haben.

Sie können das Ablaufdatum jederzeit in den Freigabeeinstellungen Ihrer Tabelle anpassen oder einen neuen Link generieren, wenn Sie den Link später reaktivieren möchten.

Die aktiven Mitarbeiter in Jotform Tables werden oben rechts neben Ihrem Kontomenü angezeigt. Sie sehen auch deren Benutzernamen, wenn sie an einer bestimmten Zelle arbeiten.

Im Bereich Meine Tabellen Ihres Konto haben Sie außerdem einen Überblick darüber, wer Zugriff auf Ihre Jotform Tables hat.

So teilen Sie Jotform Tabellen. Bei Problemen, Fragen oder Anregungen Kontaktieren Sie unsbitte über einen der unten stehenden Supportkanäle.