Wie Sie Metadaten zu Ihren Box-Uploads hinzufügen

Mit Box-Metadaten können Sie den Dateien, die Sie erfassen, ganz einfach zusätzlichen Kontext verleihen. Dank der Box-Integration lassen sich hilfreiche Details – wie Namen, Daten oder benutzerdefinierte Bezeichnungen – direkt mit jeder über Ihr Formular hochgeladenen Datei verknüpfen. Diese Zusatzinformationen bleiben mit der Datei verbunden. Das erleichtert die spätere Organisationen, Suche und Verwaltung erheblich, da Sie nicht erst Ordner durchforsten oder rätseln müssen, wozu die jeweilige Datei dient.

Erstellen einer Metadatenvorlage

Zunächst müssen Sie ein Ihrem Box-Konto eine Metadaten-Vorlagen erstellen. Betrachten Sie Diese Vorlage als Blaupause: Sie legt fest, welche Art von Informationen (wie Namen, Daten oder benutzerdefinierte Bezeichnungen) mit jeder hochgeladenen Datei verknüpft werden. Hier ist eine kurze Anleitung:

1. Klicken Sie Ihn Ihrer Box-Administratorkonsole im Menü auf der Linken Seite auf Metadaten.

2. Klicken Sie als Nächstes auf Neu erstellen.

3. Bearbeiten und Folgendes:
   • Benennen Sie Ihre Vorlage – Geben Sie die Bezeichnung der Vorlage ein, die Sie in der Box-Integration auswählen möchten.
   • Attribut benennen – Fügen Sie die Bezeichnungen der Metadatenfelder hinzu, die Sie über die Integration nutzen möchten.
   • Format – Die spezifische Art des Feldes. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie weiter unten.
     • Text – Sie können das Attribut Text auf Jotform Felder wie das Element für kurzen Text (Textfeld) oder das Element für langen Text (Textbereich) abbilden. Auch zusammengesetzte Felder, wie Vollständiger Name oder Adresse, lassen sich zuordnen; dabei werden die einzelnen Werte im Formular jedoch durch Leerzeichen miteinander verbunden. So könnte der vollständige Name beispielsweise als John Smith und eine Adresse als 9999 W Magnolia Blvd Burbank California 91505 United States erscheinen.
     • Zahl – Als Zahl formatierte Attribute akzeptieren nur Ganzzahlen; daher ist es am besten, das Feld Zahl zu verwenden. Sie können auch die Felder für kurze oder lange Texteingaben nutzen, müssen jedoch sicherstellen, dass die Eingabe auf Zahlen beschränkt ist, indem Sie die Option Eingabemaske aktivieren. Zudem können Sie bei bedarf Felder wie Dropdown oder Einfachauswahl verwenden.
     • Datum – Für Metadatenattribute im Datumsformat wird derzeit nur das Datumsauswahlfeld (Date Picker) unterstützt.
     • Dropdown – Einfachauswahl – Das Dropdown-Menü beschränkt die Eingabe auf die Optionen, die Sie in der Metadatenvorlage definiert haben. Aus diesem Grund sollten Sie in Ihrem Jotform Formular ein Dropdown- oder Einfachauswahl-Element verwenden.
     • Dropdown – Mehrfachauswahl – Ähnlich wie bei der Beschränkung auf eine einzelne Auswahl bei Dropdowns sollten Sie in Ihrem Jotform Formular ein Dropdown-oder ein Mehrfachauswahl-Element verwenden.
4. Klicken Sie Dann auf Neues Attribut hinzufügen, um weitere Felder hinzuzufügen.

5. Klicken Sie anschließend oben rechts auf der Seite auf Speichern.

Das war’s. Da Ihre Metadaten-Vorlage nun bereitsteht, können Sie mit der Zuordnung der Felder in Ihren Integrationseinstellungen fortfahren, damit alles genau so eingerichtet ist, wie Sie es wünschen.

Zuordnung von Jotform feldern zu Ihrer Metadaten-Vorlage

Sobald Ihre Metadatenvorlage in Box bereitsteht, besteht der nächste Schritt darin, sie mit Ihren Formularfeldern in Jotform zu verknüpfen. Durch die Zuordnung dieser Felder wird sichergestellt, dass die von Ihren Nutzern eingegebenen Informationen – wie Namen, IDs oder Projektdetails – an die entsprechenden Metadaten felder in Box übertragen werden, wodurch Ordnung und Genauigkeit gewahrt bleiben. So gehen Sie dabei vor:

1. Klicken Sie im Formular Generator in der orangefarbenen Navigationsleiste oben auf der Seite auf Einstellungen.
2. Klicken Sie im Menü auf der Linken Seite der Seite auf Integrationen.
3. Suchen Sie nach Box und klicken Sie dann darauf.

4. Klicken Sie als Nächstes auf Authentifizieren.

5. Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster Ihre Zugangsdaten für das Box-Konto ein und klicken Sie anschließend auf Autorisieren.

6. Klicken Sie nach der Anmedung auf Zugriff auf box gewähren.

7. Bearbeiten Sie anschließend Folgendes:
   • Box-Ordner – Dies ist der Hauptordner in Ihrem Box-Konto.
   • Unterordner für jede Einreichung erstellen – Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie für jede Einreichung einen eigenen Ordner innerhalb des Hauptordners in Box erstellen möchten. Sie können einen eigenen Ordnernamen eingeben oder diesen dynamisch auf der Grundlage von Formularfeldern generieren lassen.
   • Ordnername – Dieser wird angezeigt, wenn die Funktion Unterordner für jede Einsendung erstellen aktiviert ist. Er legt den Namen des Unterordners in Ihrer Box auf der Grundlage der von Ihnen ausgewählten Formularfelder fest.
   • Übermittlung der PDF an Box – Wählen Sie aus, welches PDF-Dokument an Box gesendet werden soll. Wenn Sie noch kein PDF-Dokument erstellt haben, wird Standard (Default) angezeigt. Informationen zum Umbenennen Ihrer PDF-Datei finden Sie in der Anleitung So vergeben Sie einen benutzerdefinierten Dateinamen für Ihren PDF-Bericht.
   • Hochgeladene Felder an Box senden – Wählen Sie aus, welcher Datei-Upload an Box gesendet werden soll. Sie können hier mehrere Datei-Upload-Felder auswählen.

8. Scrollen Sie nach unten zum Bereich Metadaten und wählen Sie eine Vorlage aus. Ordnen Sie die Formularfelder zu und klicken Sie auf Feld hinzufügen, um weitere Felder zuzuordnen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Das war’s. Ab sofort enthalten alle Formulareinsendungen mit hochgeladenen Dateien automatisch die Metadaten-Details, die Sie in Ihrer Box-Vorlage festgelegt haben.

Wenn Sie Box bereits mit Ihrem Formular verknüpft haben, können Sie ganz einfach Metadaten hinzufügen, indem Sie Ihre bestehende Box-Integration bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf das Bearbeiten-Symbol:

Denken Sie daran: Wenn Sie mit der Maus über Ihre bestehende Box-Integration fahren und auf das Symbol mit den drei Punkten klicken, erscheint ein Menü mit verschiedenen Optionen zur Verwaltung. Von dort aus können Sie:

• Aktionsprotokolle anzeigen – Dieser Bereich zeigt die erfolgreichen und fehlgeschlagenen Ausführungen Ihrer Box-Integration an. Dies ist hilfreich bei der Fehlersuche.
• Aktion umbenennen – Wenn Sie den Titel der Aktion anpassen möchten.
• Aktion deaktivieren – Diese option ist nützlich, um die Integration vorübergehend daran zu hindern, Dateien zu senden.
• Löschaktion – Wenn Sie die Integration für Ihr Formular vollständig entfernen möchten.