Im Jahr 2014 eröffnete Cat Town das allererste Katzencafé in den Vereinigten Staaten, wobei die Rettung und Vermittlung von Katzen im Mittelpunkt seiner Mission standen. Seitdem haben landesweit immer mehr Katzencafés eröffnet, die Besuchern die Möglichkeit geben, Kaffee zu genießen und mit entzückenden Katzen zu interagieren – und das alles, während sie dabei helfen, Katzen zu vermitteln.
Seit es diese Bewegung landesweit angestoßen hat, ist Cat Towns Hingabe an seine Mission nie ins Wanken geraten. Die gemeinnützige Organisation mit Sitz in Oakland, Kalifornien, konzentriert sich darauf, Katzen zu helfen, die in traditionellen Tierheimumgebungen schwer zu vermitteln sind. Ihre Arbeit konzentriert sich auf Katzen, die am ehesten durchs Raster fallen: ältere Katzen, gestresste Katzen, scheue Katzen und Katzen mit gesundheitlichen Problemen, die besondere Pflege benötigen.
Durch Verhaltensunterstützung, Pflegefamilien, medizinische Versorgung und gemeinschaftliches Engagement hat die Organisation dazu beigetragen, die Euthanasierate für Tierheimkatzen in Oakland um mehr als 70 Prozent zu senken.
Im Zentrum dieser Arbeit steht die Verbindung. Wie Quinn White, Entwicklungsleiterin und stellvertretende Direktorin von Cat Town, erklärt, besteht ihre Aufgabe darin, Menschen mit der Mission der Organisation zu verbinden, indem sie Geschichten über einzelne Katzen erzählt und Unterstützern zeigt, wie sie helfen können.
Doch als die Organisation wuchs, konnten die Systeme von Cat Town mit ihrer Mission nicht mehr Schritt halten.
Manuelle Arbeit eliminieren, um Prozesse zu beschleunigen
Wie viele gemeinnützige Organisationen verließ sich Cat Town anfangs auf eine Kombination aus Tabellen, E-Mails und Google Formularen, um seine Informationssammlung und Arbeitsabläufe zu verwalten. Das funktionierte anfangs ganz gut, aber die Mitarbeiter erkannten schnell die Grenzen ihrer Prozesse.
Insbesondere der Prozess zur Bearbeitung von Vermittlungsanfragen war überwältigend geworden.
„Alles kam per E-Mail herein, und es war chaotisch und stressig. So stressig“, sagt White.
Für ein kleines Team, das über 200 Freiwillige betreut – neben Pflegeplatzierungen, Spenden, Vermittlungen und Veranstaltungen – waren unorganisierte Arbeitsabläufe nicht nur unpraktisch. Sie nahmen Zeit und Energie von der Mission selbst weg.
Vor Jotform fehlte der Organisation außerdem eine effektive Möglichkeit, wiederkehrende monatliche Spenden zu sammeln – ein entscheidendes Bedürfnis für gemeinnützige Organisationen wie Cat Town, die stark auf fortlaufende individuelle Unterstützung angewiesen sind.
Da wandten sich die Mitarbeiter an Jotform.
Es war ein echter Wendepunkt.
Quinn White, Entwicklungs- und stellvertretende Direktorin, Cat Town
Eine flexible, skalierbare Plattform, die sich gemeinnützige Organisationen tatsächlich leisten können
Cat Town wurde durch einen Mitarbeiter auf Jotform aufmerksam, der die Plattform bei einer anderen Organisation genutzt hatte.
„Der Preis war richtig“, erklärt White.
Für viele gemeinnützige Organisationen ist die Erschwinglichkeit genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger als die Funktionalität. Die Budgets sind knapp, und Organisationen brauchen technische Tools, die einen Mehrwert schaffen, ohne die gemeinnützige Organisation finanziell zu belasten.
White bringt es auf den Punkt: „Wir sind eine kleine gemeinnützige Organisation, wir haben kein riesiges Budget – und Jotform passt in unser Budget.“
Dieses Gleichgewicht zwischen Zugänglichkeit und Funktionalität half Cat Town, die Plattform schnell anzunehmen. White beschrieb Jotform als eine „einfache Benutzeroberfläche“ – sowohl für die Mitarbeiter, die die Formulare erstellen, als auch für die Adoptierenden, Pflegestellen und Mitglieder der Gemeinschaft, die sie ausfüllen.
Das Team schätzt auch die Möglichkeit, Formulare einfach anzupassen und in die Website der Organisation einzubetten. Durch das Hinzufügen des einzigartigen Brandings, der Schriftarten und Farben von Cat Town können sie Unterstützern ein nahtloses, einheitliches Online-Erlebnis bieten.
„Wir wurden ziemlich schnell große Jotform-Fans“, sagt White.
Optimierte Arbeitsabläufe mit menschlicher Note
Einer der größten Vorteile von Jotform ist die Möglichkeit, Verwaltungsarbeit zu vereinfachen und gleichzeitig eine bedeutungsvolle menschliche Verbindung zu bewahren. Und bei Cat Town wurde dieser Vorteil während der COVID-19-Pandemie besonders deutlich.
Vor COVID-19 wurden Vermittlungen hauptsächlich über individuelle Gespräche zwischen Vermittlungskoordinatoren und potenziellen Adoptierenden abgewickelt. Doch als die Ausgangsbeschränkungen in Kraft traten und die Haustiervermittlungen stark zunahmen, brauchte das Team schnell eine skalierbare Lösung.
„Wir bekamen so viele Anfragen, dass wir sie nicht mehr bewältigen konnten“, erinnert sich White. „Wir sind ein winziges Team.“
Mit Jotform erstellte Cat Town ein Formular zur Interessensbekundung für Vermittlungen, um die Informationen der Bewerber zu organisieren und es einfacher zu machen, die besten Übereinstimmungen zwischen Katzen und ihren Adoptierenden zu finden. Die Mitarbeiter konnten die Haustiererfahrung, die Wohnsituation und die Vorlieben potenzieller Adoptierender schnell überprüfen, um durchdachtere Vermittlungsentscheidungen zu treffen.
Die Ergebnisse waren beeindruckend. Da die Organisation starke Übereinstimmungen herstellen konnte, wurden weniger Katzen nach der Vermittlung zurückgegeben.
„Wir retten mehr Leben, und ich weiß, dass wir es [mit Jotform] schneller und effizienter tun“, sagt White.
Freiwillige, Pflegestellen und Spender stärken
Als Cat Town seinen Einsatz von Jotform ausweitete, wurde die Plattform tief in nahezu jeden Teil der Abläufe der Organisation integriert.
„Wir nutzen es auf jede erdenkliche Weise“, sagt White.
Die gemeinnützige Organisation verlässt sich nun auf Jotform, um wiederkehrende Spenden über die Stripe-Integration zu sammeln, sowie für Veranstaltungszusagen, die Koordination von Freiwilligen, Bewerbungen für Katzenpflegestellen und Materialanfragen, Spenden für Online-Auktionen, Rückerstattungen, rechtliche Dokumentation und elektronische Signaturen.
„Es war ein echter Wendepunkt“, sagt White.
Ein großartiges Beispiel ist das Pflegeprogramm. Etwa die Hälfte der Katzen von Cat Town lebt in Pflegefamilien im Raum Oakland, und die gemeinnützige Organisation nutzt Jotform, um Bewerbungen zu sammeln, das Umfeld und die Vorlieben jedes Bewerbers zu verstehen und ideale Platzierungen zu finden.
„Es hilft uns, eine gute Übereinstimmung für unsere Pflegestellen zu finden“, sagt White.
Sie nutzen außerdem Formulare für Materialanfragen, sodass Pflegefamilien schnell und einfach Futter, Medikamente, Spielzeug und andere Pflegebedarfsartikel anfordern können. Das hilft dem Team von Cat Town, organisiert zu bleiben, und stellt gleichzeitig sicher, dass sich Pflegestellen auf die Katzen in ihrer Obhut konzentrieren können – anstatt sich mit logistischen Hürden herumzuschlagen.
Jedes Mal, wenn ich auf ein Problem stoße, ist Jotform da, um es wieder einfach zu machen.
Quinn White, Entwicklungs- und stellvertretende Direktorin, Cat Town
Während die Mitarbeiter von Cat Town Jotform weiter einsetzten, wuchsen auch ihre Anwendungsfälle. Zuletzt führte Cat Town Jotform Signatur ein, um elektronische Signaturen für die Interessenkonflikt-Formulare zu sammeln, die für den Vorstand erforderlich sind.
„Die Anwendungsmöglichkeiten waren einfach so vielfältig“, sagt White. „Es war so: ‚Oh, lass uns einfach Jotform nutzen, lass uns einfach Jotform nutzen‘, und ziemlich bald nutzten wir es für alles.“
Kleinen Teams helfen, Großes zu bewirken
Neben seiner Benutzerfreundlichkeit und dem breiten Anwendungspotenzial wurde das Kundenservice-Erlebnis von Jotform zu einem weiteren wichtigen Vorteil der Plattform.
„[Das Support-Team von Jotform] ist so gründlich und freundlich, und man merkt deutlich, dass einem ein Mensch hilft, was wirklich schön ist“, sagt White.
Der Zugang zu Support-Foren und praktischer Unterstützung half der Organisation, weiterhin neue Arbeitsabläufe zu entwickeln, während sich ihre Bedürfnisse veränderten.
White fasst es so zusammen: „Jedes Mal, wenn ich auf ein Problem stoße, ist Jotform da, um es wieder einfach zu machen.“
Die Wirkung der Mission mit Technologie verstärken
Seit der Einführung von Jotform hat Cat Town nicht nur seine Prozesse zur Datenerfassung und -verwaltung verbessert – es hat auch mehr Zeit und Raum für das Engagement in der Gemeinschaft und die missionsorientierte Arbeit geschaffen.
Laut White hat Jotform Cat Town dabei geholfen, die Beziehungen zu Adoptierenden, Pflegestellen, Spendern, Freiwilligen und Mitgliedern der Gemeinschaft zu stärken und gleichzeitig die Verwaltungsarbeit hinter den Kulissen zu vereinfachen.
Es unterstützt das Legacy-of-Love-Programm, das sicherstellt, dass Katzen auch nach dem Tod eines Besitzers versorgt werden. Es ermöglicht Rückerstattungen für das In-It-For-Life-Programm, das Hospizkatzen hilft, nach der Vermittlung lebenslange Pflege und Unterstützung zu erhalten. Es hilft außerdem, die Unterstützung von Spendern, das Veranstaltungsmanagement, die rechtliche Compliance und die Öffentlichkeitsarbeit in der Gemeinschaft zu organisieren.
Am wichtigsten ist, dass es dem kleinen Team von Cat Town mehr Zeit und Energie gibt, um sich darauf zu konzentrieren, für schwer vermittelbare Katzen ein Zuhause fürs Leben zu finden und dadurch mehr Leben zu retten.
Wenn Ihre gemeinnützige Organisation nach Möglichkeiten sucht, Arbeitsabläufe zu beschleunigen, Zeit zu sparen und Ihre Wirkung zu vergrößern, erstellen Sie noch heute ein kostenloses Jotform-Konto, um zu entdecken, wie die Plattform Ihre Mission unterstützen kann.
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