Fallstudie Scripture Union Northern Ireland: Wie die Organisation mit Jotform Enterprise jährlich 7.000 junge Menschen betreut

Jedes Jahr kümmert sich Scripture Union Northern Ireland (SUNI) um 7.000 Kinder und Jugendliche im Alter von 3 bis 18 Jahren, verteilt auf Hunderte von Standorten.

SUNI ist eine gemeinnützige Organisation für religiöse Bildung und hilft Kindern und Jugendlichen, die Bibel und ihre Lehren zu lesen und zu verstehen. Überall in Nordirland betreibt die Organisation von Ehrenamtlichen geführte Sommercamps, lokale Aktivitäten und Programme an Schulen.

Für Kathy Croskery, die Operations Managerin von SUNI, bedeutet das: Sie sorgt dafür, dass all diese Programme reibungslos laufen – und vor allem sicher.

Croskery ist die erste Operations Managerin bei SUNI. Die Stelle wurde kürzlich geschaffen, um die Abläufe der Organisation zu verschlanken. Oft baut sie Systeme von Grund auf neu und sucht dabei überall nach Möglichkeiten für Verbesserungen.

„Ich überlege mir, wie ich Dinge verschlanken, schneller machen und für die Menschen zugänglicher gestalten kann“, sagt sie.

7.000 Anmeldungen pro Jahr in einem einzigen System bündeln

Um die Abläufe zu beschleunigen und transparenter zu machen, musste SUNI zunächst seine papiergebundenen Prozesse digitalisieren. Früher lief alles über Papierformulare, von der Anmeldung der Camp-Teilnehmer bis zur Überprüfung ehrenamtlicher Leiter.

„Für jedes Kind und jeden Jugendlichen, der zu uns kommt, brauchen wir eine ausgefüllte Einwilligungserklärung“, sagt Croskery. „Wenn wir die elterliche Verantwortung übernehmen, brauchen wir Angaben zu Ernährung und Gesundheit.“

Mir war gar nicht bewusst, bei wie vielem uns [Jotform Enterprise] helfen kann, bis wir es tatsächlich hatten.

Kathy Croskery, Operations Managerin, Scripture Union Northern Ireland

All diese Informationen über Papierformulare zu erfassen, war gelinde gesagt ineffizient und machte es schwer, die Daten der Teilnehmer zentral im Blick zu behalten. Als die COVID-19-Pandemie kam, musste SUNI den Umstieg auf die digitale Datenerfassung im Eiltempo vollziehen.

Die Mitarbeiter mussten COVID-19-Fälle an die lokale Gesundheitsbehörde melden, doch über Papierformulare wäre das langsam und unpraktisch gewesen. Also entschieden sie sich für Jotform, womit sich die Daten mühelos erfassen, zusammenführen und teilen lassen.

„Die Digitalisierung war während Corona der dringendste Punkt“, sagt Croskery. „Die Daten dann auch zentral vorhalten zu können, war für uns ein riesiger Gewinn. Mir war gar nicht bewusst, bei wie vielem uns [Jotform Enterprise] helfen kann, bis wir es tatsächlich hatten.“

Dank eines zentralen Speichers für alle Teilnehmerdaten greifen jetzt alle Mitarbeiter auf dieselben Informationen zu, die sich in Echtzeit aktualisieren, sobald neue Formulare eingehen. Niemand muss mehr in Papierakten nach entscheidenden Angaben wie den Lebensmittelallergien eines Kindes suchen.

Mit der Teams-Funktion von Jotform Enterprise haben Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen – etwa Camps, Schulen und Operations – ihre eigenen Arbeitsbereiche. Jeder Arbeitsbereich enthält seine eigenen Formulare, Tabellen und weiteren Ressourcen, die sich leicht abrufen lassen. Informationen, die früher über E-Mail-Verläufe oder Papierformulare verstreut waren, sind nun sofort verfügbar.

Über das Jotform-Enterprise-Konto liegen die Daten von SUNI zudem auf einem Server innerhalb der EU, was der Organisation hilft, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
Die Mitarbeiter können außerdem den Zugriff steuern, Berechtigungen für verschiedene Rollen festlegen und Aktionen auf dem Server nachverfolgen, was für mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit sorgt.

Über 2.000 Ehrenamtliche verwalten und unterstützen – die meisten unter 25

Die Mitarbeiter von SUNI betreuen jedes Jahr rund 2.000 Ehrenamtliche, von denen die meisten zwischen 17 und 25 Jahre alt sind. Sie setzen die Programme in Camps, Schulen und bei lokalen Veranstaltungen um.

Diese ehrenamtlichen Leiter verteilen sich auf Hunderte von Standorten im ganzen Land und brauchen deshalb unterwegs Zugriff auf Ressourcen. Und weil die meisten unter 25 sind, sind Kommunikationskanäle wie E-Mail schlicht unpraktisch, sagt Croskery.

„Manche von ihnen sind kaum per SMS erreichbar“, erzählt sie.

Um die Ehrenamtlichen dort abzuholen, wo sie sind, hat das Team mit Jotform Apps eine eigene mobile App speziell für die ehrenamtlichen Leiter gebaut. Darüber greifen sie schnell auf Informationen zu wie

• Kontaktdaten der Mitarbeiter
• Richtlinien und Ressourcen zum Kinderschutz
• häufig genutzte Formulare wie Einwilligungserklärungen und Bestellformulare für Material
• aktuelle Teilnehmerlisten für die jeweiligen Aktivitäten (in Jotform Tabellen)
  

Über die App können die Mitarbeiter außerdem Push-Nachrichten verschicken, damit die Ehrenamtlichen die benötigten Informationen jederzeit zur Hand haben.

Statt E-Mails zu verschicken und zu hoffen, dass die Ehrenamtlichen sie auch lesen, erreichen App-Benachrichtigungen ein Gerät, „das sie immer in der Hand haben“, sagt Croskery. „Die Chance ist größer, dass sie die Nachricht bekommen, als dass sie eine ganze E-Mail durchlesen.“

All die Freigaben und Dinge im Hintergrund hätten tagelanges Hin und Her per E-Mail bedeutet, und jetzt landet einfach ein kleiner Ping in ihrem Posteingang.

Kathy Croskery, Operations Managerin, Scripture Union Northern Ireland

Croskery erzählt, dass die Mitarbeiter sich darauf freuen, die neue WhatsApp-Benachrichtigungsfunktion für Jotform Apps zu nutzen. In kritischen Situationen kann die Funktion besonders hilfreich sein, etwa wenn jemand einen Verdacht auf Missbrauch oder andere Vorfälle rund um Gesundheit und Sicherheit melden muss. Die Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über eingegangene Formulare sofort per WhatsApp statt per E-Mail, was die Reaktionszeiten verkürzt.

„Anstatt ständig unsere E-Mails zu aktualisieren, um zu sehen, wann ein Formular eingeht, bekommen wir das jetzt sofort“, sagt Croskery. „So gibt es keine Verzögerung, wenn wir Informationen an das Jugendamt weitergeben müssen.“

Abläufe hinter den Kulissen verschlanken

Croskery kümmert sich nicht nur um die Daten der Teilnehmer und Ehrenamtlichen, sondern hält auch nach Möglichkeiten Ausschau, weitere interne Prozesse der Organisation zu verbessern.

So hat sie zum Beispiel automatisierte Workflows für die Freigabe von Spesenerstattungen eingerichtet. Über die bedingte Logik von Jotform in den Erstattungsformularen leitet sie Freigaben an den jeweils zuständigen Budgetverantwortlichen weiter.

„All die Freigaben und Dinge im Hintergrund hätten tagelanges Hin und Her per E-Mail bedeutet“, sagt sie, „und jetzt landet einfach ein kleiner Ping in ihrem Posteingang.“

Croskery hat zudem eine mobile App für die Mitarbeiter gebaut, mit Links zu Formularen für die monatliche Spesenabrechnung, Urlaubsanträge, die Buchung von Ausrüstung und die Freigabe von Rechnungszahlungen. Dort finden sich außerdem schnelle Links zu gemeinsamen Ordnern, Ressourcen auf SharePoint und den Kontaktdaten der Mitarbeiter. Es gibt sogar einen Plan, wer wann Snacks mitbringt.

Die Zeit, die Jotform Enterprise einspart, erlaubt es SUNI, das Angebot stetig zu verbessern und auszubauen.  Croskery sagt, sie sei immer froh, den Vorstandsmitgliedern von SUNI sagen zu können, dass sich die Investition in Jotform gelohnt hat.Jotform, so erklärt sie ihnen, hilft ihr und den anderen Mitarbeitern, ihre Arbeit effizienter zu erledigen. So schaffen sie mit weniger Aufwand mehr, und die Organisation kann weiter wachsen.