16 de los mejores trucos y consejos de Google Forms

Crear un formulario en Google Forms es rápido y sencillo. Pero si no está muy familiarizado con Google Forms, puede que no conozca algunas de las funciones interesantes que ofrece. Aquí encontrará algunos consejos que le ayudarán a sacar el máximo provecho de Google Forms.

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Consejos para el formulario en sí

Aquí encontrará algunas funciones interesantes que puede aprovechar en sus formularios y preguntas.

1. Cree secciones para organizar el flujo de su formulario

A la derecha de la lista de preguntas del formulario, hay una barra de menú flotante. Esta barra contiene una lista de elementos que puede añadir a su formulario.

El icono inferior le permite añadir secciones a su formulario. Las secciones le permiten dividir su formulario en bloques lógicos. Estos bloques ayudan a organizar su formulario y hacen que sea más limpio y fácil de entender.

2. Añada lógica condicional

Ahora que comprende las secciones, está listo para aprender sobre la lógica condicional. Las preguntas de opción múltiple y las preguntas de lista desplegable permiten dirigir a los encuestados a diferentes secciones de su formulario según sus respuestas.

Para probarlo, haga clic en una pregunta y luego en el botón de menú de tres puntos en la esquina inferior derecha. A continuación, seleccione Ir a la sección según la respuesta. Esto mostrará listas desplegables junto a cada respuesta que dirigirán al usuario a la sección correspondiente.

3. Añada enlaces en cualquier parte

Cada vez que edite un área de texto en su formulario, como encabezados, preguntas y descripciones, verá un editor de texto simple. Una de las opciones del editor de texto es un botón de enlace que le permite dirigir a las personas a otros sitios web. Pero no está limitado a las áreas de texto.

También puede añadir enlaces a varias respuestas. Simplemente pegue su URL en el área de respuesta y Google Forms la convertirá automáticamente en un enlace.

Consejos para usar la configuración del formulario

Encontrará la mayoría de las funciones interesantes que puede aprovechar en Google Forms en el menú de Configuración. Para acceder a él, haga clic en la pestaña Configuración en la barra de navegación superior.

4. Cree cuestionarios

Uno de los usos más populares de Google Forms es permitir que los profesores creen cuestionarios para sus clases. Si hace clic en Convertir en cuestionario, obtendrá una serie de opciones relevantes para un formulario de cuestionario.

5. Bloquee las respuestas

Esta configuración impide que las personas editen su formulario después de haber enviado su respuesta. Es especialmente útil para los cuestionarios, ya que ayuda a evitar que los estudiantes hagan trampa al impedir que cambien sus respuestas una vez que vuelvan a tener acceso a sus teléfonos.

6. Cambie aleatoriamente el orden de las preguntas

Esta configuración también es excelente para evitar que los estudiantes hagan trampa en los cuestionarios. Si sus estudiantes están haciendo un cuestionario en clase, les resulta mucho más fácil compartir información sobre sus respuestas si el orden de las preguntas siempre es el mismo. También puede cambiar aleatoriamente el orden de las respuestas de cada pregunta para dificultar aún más que compartan sus respuestas.

7. Restrinja cuántas veces se puede completar un formulario

Puede usar la configuración Limitar a una respuesta en la sección de Respuestas para asegurarse de que las personas no puedan completar su formulario dos veces. Por ejemplo, esta función puede ser útil si está recopilando confirmaciones de asistencia y no quiere contar a los asistentes dos veces.

8. Haga seguimiento de los encuestados recopilando correos electrónicos

Use la configuración Recopilar direcciones de correo electrónico en Configuración para recopilar las direcciones de correo electrónico de sus encuestados. Seleccionar esta opción añadirá un campo para recopilar correos electrónicos cerca de la parte superior de su formulario. Como beneficio adicional, si el usuario ya ha iniciado sesión con una cuenta de Google, no tendrá que ingresar manualmente su dirección de correo electrónico.

9. Proporcione a sus encuestados un registro de cómo completaron el formulario

Puede usar la opción Enviar a los encuestados una copia de sus respuestas para enviar notificaciones por correo electrónico que permitan a los usuarios revisar sus respuestas. Deberá asegurarse de activar la opción Recopilar direcciones de correo electrónico para que esto funcione. Simplemente agregar un campo para direcciones de correo electrónico no será suficiente para que Google sepa a quién enviar la respuesta.

10. Muestre una barra de progreso para mantener a las personas interesadas

¿Alguna vez siguió un enlace para completar una “rápida encuesta de cinco minutos” y descubrió que la encuesta seguía y seguía? Esto puede ser frustrante y hacer que las personas abandonen el formulario.

Afortunadamente, Google Forms tiene una opción de Mostrar barra de progreso que permite a las personas saber exactamente en qué parte del formulario se encuentran. Es una buena manera de mantener a sus encuestados interesados y ayudar a que la mayor cantidad posible de ellos complete sus formularios.

11. Muestre a los encuestados un mensaje de agradecimiento personalizado

El mensaje de confirmación predeterminado en Google Forms es “Gracias por tu respuesta”. Funciona, pero tal vez quiera decir algo más cálido, compartir un enlace, ofrecer una cita inspiradora, ofrecer un descuento como recompensa o hacer algo más para dar las gracias. La opción de Mensaje de confirmación le permitirá hacer precisamente eso.

Algunos trucos más

Estos consejos no encajan realmente en las otras categorías, pero siguen siendo algunos de los más útiles.

12. Use temas personalizados

Puede cambiar el aspecto de su formulario personalizando el tema. Para hacerlo, haga clic en el icono de paleta en la barra superior. Verá todas las opciones para hacer que su formulario sea más atractivo. Puede cambiar las fuentes, los colores y la imagen de encabezado.

13. Use Google Sheets para analizar sus datos

La pestaña de Respuestas en la parte superior de su formulario le permitirá ver cómo completó cada persona su formulario. Si desea hacer algo más con esos datos, como crear informes, puede usar Hojas de cálculo de Google para hacerlo. Haga clic en Ver en Hojas de cálculo para crear automáticamente un archivo de Google Sheets con las respuestas de su formulario.

14. Complete previamente las respuestas

Si hace clic en el botón de menú de tres puntos en la esquina superior derecha de la página del formulario, verá una lista de opciones avanzadas. Seleccione Rellenar previamente el formulario para abrir una página donde podrá completar previamente tantos campos del formulario como desee.

Luego, puede enviar a las personas un enlace al formulario completado previamente. Esta función es útil si ya conoce parte de la información de sus encuestados y solo necesita recopilar un poco más.

Opciones de complementos

Google Forms es una de las herramientas de formularios más populares en internet porque es muy fácil de acceder y de usar. Por otro lado, es una herramienta sencilla que no cuenta con una gran variedad de funciones.

Afortunadamente, hay varios complementos que puede usar para darle un poco más de funcionalidad a la herramienta. Aquí encontrará algunas buenas opciones:

15. Reciba notificaciones sobre las respuestas del formulario

Como ya mencionamos, puede enviar automáticamente un correo electrónico a los encuestados cuando completan un formulario de Google. Pero ¿qué ocurre si quiere recibir una notificación después de cada respuesta? En ese caso, Google tiene un complemento oficial llamado Form Notifications que permite hacerlo.

16. Personalice la apariencia de su formulario

Mencionamos los temas en la sección anterior. Si los revisó, puede que haya notado que sus opciones son algo limitadas. Si quiere más formas de personalizar la apariencia de su formulario, puede probar Formfacade.

Muchas más funciones y opciones con Jotform

Aunque Google Forms tiene algunas funciones interesantes, puede que haya notado que no son muchas. Esto se debe a que Google Forms no es un producto completo e independiente. Si lo fuera, no necesitaría tantos complementos. Y aunque estos complementos ofrecen buenas posibilidades, tendrá que pagar por muchas funciones que podrían estar incluidas en Google Forms desde el principio.

Por eso, usar una herramienta de formularios dedicada como Jotform es su mejor opción para obtener un conjunto completo de funciones. Todas las funciones de esta lista, incluidas las que obtendría con los complementos, están disponibles en Jotform. Además, Jotform ofrece herramientas avanzadas para configurar y personalizar su formulario según sus necesidades específicas. Compruébelo usted mismo y regístrese hoy de forma gratuita.

Foto por Julia Khalimova