Comment gérer les listes d’attentes pour la vaccination COVID19

Depuis la mi-décembre 2020, les citoyens américains reçoivent des vaccins contre le COVID-19 sur la base des recommandations établies par les Centers for Disease Control (CDC).

Alors que chaque État a son propre plan pour déterminer quelles sont les populations prioritaires pour les vaccins et comment elles l’obtiendront, le CDC recommande que le personnel de santé et les résidents des établissements de soins de longue durée reçoivent les premières doses, suivis des travailleurs de première ligne et des personnes de 75 ans et plus. 

Viennent ensuite les personnes âgées de 64 à 75 ans, les personnes de 16 à 64 ans souffrant de problèmes de santé sous-jacents et d’autres travailleurs essentiels. Le CDC note qu’il inclura plus de groupes dans ses recommandations à mesure que la disponibilité des vaccins augmentera.

Cependant, la distribution de vaccins est une affaire compliquée. Le ministère de la Santé et des Services sociaux (HHS) émet des alertes sur le nombre de doses disponibles chaque semaine. De là, les vaccins sont transportés vers les États à travers le pays sur la base de la quantité allouée précédemment définie.

Une fois les vaccins arrivés, les services de santé de l’État et locaux sont responsables de la gestion de leur distribution. C’est pourquoi ces services de santé ont besoin d’un registre organisé spécifiant qui sont les destinataires de ces vaccins. Un registre qui ne deviendra que plus important lorsque la disponibilité des vaccins augmentera et que le nombre de personnes éligibles à la vaccination augmentera.

Voici un aperçu de la façon dont certains services de santé aux États-Unis organisent leurs files d’attente de vaccination.

Outils technologiques

Certains États optent pour une gamme d’outils de haute technologie pour suivre la demande de vaccins. Cela comprend le Dakota du Sud et l’Arkansas, qui ont tous deux des cartes interactives pour aider les résidents à trouver les bons prestataires. Le Dakota du Sud utilise des systèmes de formulaires en ligne comme SurveyMonkey pour enregistrer les inscriptions. En Floride, certains comtés utilisent même la plateforme de gestion d’événements Eventbrite pour planifier les vaccinations.

Pendant ce temps, les résidents du Michigan utilisent ce que Healthcare IT News appelle des portails de santé électroniques pour générer des listes d’attente pour les vaccins. L’Indiana, d’autre part, dispose de sa propre application de planification.

Centres d’appels téléphoniques

D’autres États s’appuient sur des méthodes à l’ancienne avec des centres d’appels téléphoniques pour planifier les rendez-vous et créer des listes d’attente, ce qui pourrait contribuer à créer de la confusion, voire de grosses erreurs si le personnel du centre d’appels ne documente pas correctement chaque appel.

Malheureusement, la recherche montre que les États comptant certaines des populations parmi les plus vulnérables ont déjà pris du retard dans l’administration du vaccin.

C’est ce qui fait qu’avoir accès aux bons outils devient crucial pour les chargés de santé publique. Et bonne nouvelle : il n’est pas forcément nécessaire de casser la tirelire pour investir dans une application de planification.

Solutions basées sur les formulaires

Pour les professionnels de la santé qui cherchent encore à gérer l’afflux de données, les formulaires en ligne constituent une bonne option. Le conseil de santé du comté de Fulton en Géorgie utilise un formulaire personnalisable de JotForm non seulement pour ajouter des personnes à la liste d’attente pour un rendez-vous, mais également pour informer les bénéficiaires du vaccin de la progression des phases de vaccination.

Le formulaire comprend des informations sur les phases de distribution en cours et celles qui vont suivre ainsi que des réponses aux questions les plus courantes. Il invite également les visiteurs à partager leurs adresses e-mail et à sélectionner la phase de distribution qui les intéresse.

C’est un moyen simple de fournir des informations aux habitants du comté, et de permettre aux responsables du comté de savoir exactement comment donner suite à chaque demande et de prioriser provisoirement chaque personne sur le calendrier de distribution des vaccins.

Une autre façon de hiérarchiser les bénéficiaires consiste à suivre l’exemple de Franklin County Public Health dans l’Ohio, qui a utilisé JotForm pour créer un formulaire permettant aux bénéficiaires de la phase 1a d’ajouter leurs noms à une liste d’attente de vaccination.

Les utilisateurs sélectionnent le groupe auquel ils appartiennent et remplissent des informations personnelles, telles que leur adresse, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail. Les utilisateurs ne peuvent pas soumettre le formulaire si des champs sont manquants, de sorte que le comté de Franklin peut être sûr que chaque formulaire qu’ils reçoivent contiendra toutes les informations pertinentes dont ils ont besoin pour mettre à jour leur liste de planification.

JotForm propose également un formulaire d’inscription à la vaccination téléchargeable gratuitement que les utilisateurs peuvent personnaliser et mettre en œuvre en quelques minutes s’ils souhaitent collecter plus d’informations auprès des résidents.

Formulaire d’inscription au vaccin COVID-19

Une gestion des listes d’attente de vaccination simplifiée

Il est tout à fait possible que chaque comté des États-Unis choisisse sa propre option de gestion des vaccins. Honnêtement, il existe de nombreuses options disponibles. Bien que les applications et les cartes interactives soient impressionnantes, il est surtout essentiel de se rappeler qu’il est très important de trouver une solution qui puisse hiérarchiser et faire un suivi fiable des bénéficiaires. Et c’est exactement ce que vous pouvez faire avec JotForm.

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