Comment créer une décharge dans Google Forms

Recueillir une décharge signée est souvent une étape incontournable. Et que ce soit pour un nouveau client qui suit son premier cours ou pour une nouvelle recrue qui commence sa première journée, Google Forms est souvent le point de départ évident — c’est gratuit, et la plupart des gens savent déjà comment utiliser Google Forms.

Mais une décharge est un document de consentement, et Google Forms recueille des données plutôt que des signatures. Il n’y a pas de véritable champ de signature, il ne vous reste donc qu’à utiliser une zone de texte et à demander aux gens de taper leur nom. Si vous avez aussi besoin d’une décharge imprimable, vous devrez la créer et la mettre en forme séparément dans Google Docs, puisque Google Forms ne peut pas transformer une réponse en décharge finalisée par lui-même. 

C’est là qu’intervient Jotform. Avec Jotform Sign, vous pouvez ajouter des champs de signature électronique directement à vos formulaires. Les formulaires de décharge en ligne de Jotform recueillent le consentement afin que votre décharge de responsabilité en ligne serve de preuve.

Dans ce guide, nous vous montrerons comment créer une décharge dans Google Forms, où il montre ses limites pour un consentement formel, et comment Jotform simplifie l’ensemble du processus. 

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Comment créer une décharge dans Google Forms

Vous pouvez créer une décharge dans Google Forms en environ 10 minutes à l’aide de ses types de questions standard. Voici comment créer une décharge dans Google Forms :

1. Rendez-vous sur forms.google.com et sélectionnez Formulaire vierge (le signe plus) pour partir de zéro.
2. Nommez le formulaire, puis collez le texte complet de la décharge dans la description du formulaire afin que les participants puissent lire les conditions avant de répondre.
3. Ajoutez des questions à réponse courte pour le nom complet de la personne, la date et son adresse e-mail afin de recueillir les informations des participants.
4. Pour ajouter une question de consentement, insérez une question à choix multiple telle que « J’ai lu et j’accepte les conditions ci-dessus » avec une unique option « J’accepte », puis activez l’option Obligatoire afin que personne ne puisse soumettre sans elle.

5. Puisqu’il n’y a pas de champ de signature, ajoutez soit une question à réponse courte demandant au participant de taper son nom complet en guise de signature, soit envisagez d’utiliser un module complémentaire de signature tiers.
6. Ouvrez les Paramètres pour vous assurer que le formulaire collectera les adresses e-mail, puis cliquez sur Publier et copiez le lien du répondant pour partager le formulaire.

Un nom tapé dans une zone de texte n’offre pas la même expérience ni la même vérification qu’une signature numérique tracée. N’importe qui peut taper le nom de n’importe qui, et Google Forms ne conserve aucun horodatage de signature ni aucune vérification d’identité pour relier le consentement à une personne précise. Cela peut convenir pour une reconnaissance interne, mais pour une décharge électronique à usage professionnel censée vous protéger juridiquement, cela soulève des doutes quant à la validité même du consentement.

Les problèmes liés à l’utilisation de Google Forms pour les décharges

Le plus gros problème est celui que vous avez déjà rencontré : il n’existe pas de véritable signature numérique dans Google Forms, seulement un nom tapé dans une zone de texte. Un nom tapé ne prouve rien quant à la personne qui a réellement rempli le formulaire, et sans enregistrement de signature, il ne vous reste qu’un consentement facile à contester. Pour un document dont le but même est la protection, c’est une lacune sérieuse. 

Quelques autres limitations aggravent le problème :

• Pas de PDF automatique : Google Forms stocke les réponses dans une feuille de calcul. Obtenir un document de décharge propre et individuel pour chaque participant implique de l’exporter et de le reformater manuellement, ou de mettre en place un script pour le faire.
• Pas de vérification d’identité : Il n’y a pas d’horodatage lié à un signataire, pas de confirmation par e-mail de la copie signée et pas de piste d’audit, vous ne pouvez donc pas prouver quand une décharge a été complétée ni qui l’a complétée.
• Sécurité et contrôle limités : Toute personne disposant du lien peut modifier ses réponses avant de soumettre, et vous ne pouvez pas verrouiller le texte de la décharge ; rien ou presque n’empêche donc l’altération ou l’omission des conditions.

Besoin de véritables décharges ? Utilisez plutôt Jotform

Lorsqu’une décharge doit réellement protéger votre entreprise, Jotform comble les lacunes que Google Forms ne comble pas. 

• De véritables signatures électroniques : Jotform inclut des champs de signature dédiés, afin que les participants signent avec un doigt ou une souris. Cela vous offre une expérience de signature électronique professionnelle qu’une simple zone de texte ne peut égaler.
• Archives PDF automatiques : Chaque fois qu’une personne signe, Jotform peut générer un PDF propre et personnalisé à votre image et en envoyer une copie par e-mail à la fois à vous et au participant — sans aucune exportation ni script de votre côté.
• PDF dynamiques : Vous avez déjà des décharges ? Transformez-les en formulaires PDF dynamiques remplissables sans avoir à les recréer de zéro.
• Conformité des décharges : Gardez votre collecte conforme à vos normes internes. Jotform vous offre une expérience privée et verrouillée où le signataire ne peut pas modifier le texte de votre décharge.
• Adapté aux mobiles par défaut : Les participants peuvent signer sur une tablette à votre accueil ou sur leur propre téléphone avant d’arriver. Et surtout, ils n’ont pas besoin de compte pour le faire, ce qui fluidifie l’enregistrement.
• Des modèles adaptés à votre marque : Partez de centaines de modèles de formulaires de décharge, ou parcourez la bibliothèque complète de plus de 20 000 modèles de formulaires et ajustez l’apparence pour qu’elle corresponde à votre identité.

Ensemble, ces fonctionnalités transforment un simple formulaire de consentement en une décharge sur laquelle vous pouvez réellement compter au moment où cela compte.

Transférez vos Google Forms vers des décharges Jotform en un seul clic

Google Forms peut recueillir un nom et une case à cocher, mais une décharge nécessite une véritable signature, un enregistrement propre et un texte que personne ne peut modifier. Bien plus qu’une alternative à Google Forms, Jotform fait tout cela sans solutions de contournement. 

Si vous avez déjà créé votre décharge dans Google Forms, vous n’avez pas non plus à tout recommencer. Vous pouvez transférer de Google Forms vers Jotform en un seul clic et ajouter les fonctionnalités de signature et de PDF qui manquaient à vos décharges. Essayez Jotform gratuitement et transformez votre simple formulaire de consentement en un document qui protège réellement votre entreprise.