Comment créer un PDF ou un Google Doc personnalisé pour vos soumissions

July 4, 2022

MISE À JOUR: Nous sommes heureux d’annoncer que nous venons de publier la nouvelle version d’Editeur de PDF de Jotform.

Bonjour à nos utilisateurs de Jotform!

Je pense que vous êtes déjà familier avec la fonction de Personnalisation des rapports PDF que nous avons. Cependant, il y a une autre façon de créer un fichier PDF personnalisé basé sur les données de votre soumission. Cela se fait en utilisant les applications tierces suivantes:

– Google Spreadsheet

– Module complémentaire AutoCrat

Vous pouvez trouver la documentation et le guide d’aide d’AutoCrat sur ce lien.

Voici un formulaire de test que j’ai créé: https://form.jotformpro.com/72362058406959. Après l’avoir rempli, vous recevrez le document PDF personnalisé dans votre e-mail, ce n’est qu’une des options.

Voici quelques exemples de cas où vous pouvez l’utiliser:

– Un contrat hautement personnalisé avec les données de soumission.

– Un certificat que vous voulez envoyer à vos utilisateurs sur la base de leurs données de soumission.

– Vous voulez une copie PDF de la soumission mais vous avez votre propre format.

– Vous pouvez également créer plusieurs fichiers PDF à partir d’une même soumission.

Vous trouverez ci-dessous comment configurer cette fonction dans votre formulaire:

  1. Tout d’abord, vous devez créer votre formulaire.
  1. Intégrez le formulaire à Google Spreadsheet. Voici un guide à ce sujet: Comment intégrer un formulaire à Google Sheets.
  2. Ouvrez votre Google Sheets et installez le module complémentaire AutoCrat.

3.1. Sous l’onglet “Extensions”, cliquez sur “Module complémentaires”, puis sur Télécharger des modules complémentaires.

3.2. Recherchez “autocrat” et cliquez-le.

3.3. Ajoutez-le en cliquant sur le bouton “+ Installer”

3.4. Il vous sera alors demandé d’autoriser votre compte Google à avoir l’accessibilité à ce module complémentaire.

  1. Une fois que vous avez installé AutoCrat avec succès, vous pouvez le trouver sous l’onglet “Extensions”.
  1. Tout d’abord, avant d’utiliser AutoCrat, nous allons configurer nos dossiers et notre modèle. Voici les dossiers que j’ai.
  • Dossier Jotform-Sheet-AutoCrat => Il s’agit de mon dossier principal.
  • Fichiers PDF AutoCrat => C’est le dossier où les fichiers PDF générés seront stockés.
  • Modèle de document AutoCrat => C’est le dossier où le document pour mes modèles sera enregistré.

Vous pouvez, bien sûr, avoir votre propre façon d’organiser les dossiers. Veuillez noter que la feuille de calcul intégrée ne se trouve dans aucun de ces dossiers.

  1. Dans mon modèle de document AutoCrat, j’ai créé ce Google Doc:

Notez que ce sera également le modèle pour le fichier PDF généré. Vous pouvez créer votre propre modèle ici. Le mien est juste un moyen simple d’afficher certaines informations de la soumission, du texte statique et de configurer une couleur de fond. Vous pouvez être aussi créatif que vous le souhaitez pour votre propre modèle.

Ce dont vous devez prendre note, ce sont les balises. Vous pouvez voir des balises comme <>. Notez que le nom est basé sur le nom de la colonne dans ma feuille de calcul Google qui a été intégrée dans JotForm. Donc les balises sont enfermées dans <<>>, puis le nom est basé sur les en-têtes de colonne dans la feuille de calcul.

Dans mon cas, je récupère ce qui suit:

<>

<>

<>

<>

<>

<>

Veuillez noter que l’image de téléchargement ici est hébergée dans Jotform et ce que nous pouvons faire est de l’afficher comme un lien hypertexte. Malheureusement, nous ne pouvons pas intégrer l’image elle-même (ceci est basé sur mes propres tests, vous pouvez l’essayer car je pourrais avoir manqué quelque chose).

  1. Après avoir créé votre modèle, nous pouvons maintenant configurer notre tâche AutoCrat dans notre feuille de calcul. Vous pouvez ouvrir ou lancer AutoCrat sous l’onglet “Extensions” de votre feuille de calcul. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour créer notre premier “job”.

Étape 1: Cliquez sur le bouton “NEW JOB“. Le terme “job” désigne essentiellement une “tâche” qui sera exécutée en fonction de certaines conditions ou de certains déclencheurs.

Étape 2: Nommez votre “job” et cliquez sur “Next” (Suivant).

Étape 3: Choisissez un modèle, dans notre cas, nous avons un modèle Google doc que nous avons créé plus tôt. Choisissez l’option “From drive”, et à partir de là, choisissez le modèle. Cliquez sur “Suivant”.

Étape 4: Ici vous pouvez choisir la “Feuille” comme source des données de soumission. Dans notre cas, elle est nommée “Feuille1”. Après cela, vous pouvez voir que les balises sont automatiquement listées et que vous pouvez les associer aux colonnes de notre feuille.

Une note spéciale à ce sujet est le type de données. Ci-dessous, vous pouvez voir que nous mappons le champ de téléchargement de fichier. Nous avons défini le type de données sur “Hyperlink”. Malheureusement, le type “Image” ne fonctionne pas parce que le téléchargement de fichiers dans Jotform n’est pas hébergé “publiquement” pour autant que je puisse comprendre.

Après avoir sélectionné une feuille source et mapper les colonnes. Cliquez sur “Next”.

Étape 5: Nommez les fichiers PDF qui seront créés, nous voulons que ce soit unique. La bonne chose est que nous pouvons utiliser les balises de notre modèle ici. Donc, dans mon cas, je vais utiliser la balise <> car elle est unique par soumission. Ensuite, dans le “Type”, vous pouvez choisir “Document Google” ou “PDF”. Dans mon cas, je le veux en PDF. Cliquez sur “Next” après.

Étape 6: Ici vous allez choisir le dossier de destination de vos fichiers PDF générés. Dans mon cas, comme nous l’avons vu précédemment, nous avons créé le dossier “Fichier PDF AutoCrat” dans mon Google Drive.

Étape 7: Cette étape est facultative, dans mon cas, je ne vais pas créer un dossier dynamique. Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter le guide officiel d’AutoCrat. Vous pouvez cliquer sur “Next”.

Étape 8: Cette étape est également facultative. Dans notre cas, nous n’en avons pas besoin car AutoCrat identifie automatiquement si la ligne de la feuille a déjà été traitée pour un PDF généré. Vous pouvez, bien sûr, l’utiliser en fonction de la complexité de votre processus. Cliquez sur “Next”.

Étape 9: Vous pouvez ici partager le fichier PDF généré et l’envoyer par e-mail. La chose importante à régler est l’option “Partager le document ?” et l’option “Partager le document sous”. J’ai réglé la mienne sur “Oui” et le type de fichier sur “PDF”.

Si vous faites défiler la page, vous verrez que vous pouvez définir le modèle d’e-mail. Maintenant, cela dépend de qui est le destinataire cible de ces fichiers PDF. Si le fichier PDF est destiné à votre propre usage, ajoutez votre propre adresse e-mail sous la ligne “To”, vous pouvez spécifier n’importe quelle adresse e-mail ici. Si vous souhaitez envoyer et partager le fichier PDF avec la personne qui a rempli le formulaire Jotform, utilisez la balise email ici.

Vous pouvez personnaliser cette option selon vos préférences. Cliquez sur “Suivant” après.

Étape 10: C’est ici que vous devez définir le déclencheur pour ce travail. Malheureusement, l’option “Run on form trigger” ne fonctionne que sur les formulaires Google. Nous ne pouvons donc pas déclencher automatiquement cette tâche lorsque le formulaire Jotform est rempli. Cependant, vous pouvez utiliser le déclencheur “Run on time”. Vous n’avez pas besoin d’avoir la feuille de calcul ouverte, cela sera automatiquement déclenché, pour autant que je sache. Il est préférable que vous testiez cette fonction pour voir comment elle fonctionne. La mauvaise nouvelle est que le temps minimum est “one hour”.

Après avoir configuré les options de déclenchement, cliquez sur le bouton “Save”.

Si vous ouvrez à nouveau AutoCrat, vous verrez que votre tâche a été créée. Vous pouvez déclencher manuellement le travail en cliquant sur le bouton “Play” ou “Run”.

Voici un exemple: j’ai rempli mon formulaire Jotform.

J’ai ensuite déclenché manuellement le travail dans AutoCrat en cliquant sur le bouton de lecture. C’est ainsi que je le reçois dans mon courrier électronique.

Dans mon Google Drive, vous pouvez voir que le fichier PDF a été créé.

Wow! Ce guide a été assez long, mais j’espère qu’il vous sera utile. Si vous avez besoin d’un fichier PDF hautement personnalisé pour vos soumissions, n’hésitez pas à l’essayer.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou si vous souhaitez simplement faire part de vos commentaires sur ce guide, n’hésitez pas à les commenter ci-dessous.

À la vôtre!

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