Pillow Logistics Group adalah layanan kurir yang berbasis di Indianapolis dan fokus pada pengiriman, pergudangan, serta pengangkutan peralatan dan perlengkapan medis. Para pelanggannya mengandalkan pengiriman yang andal dan tepat waktu untuk barang-barang yang rapuh, sehingga proses yang efisien dan dokumentasi yang akurat menjadi sangat penting untuk operasional sehari-hari.
Karena perusahaan ini menangani informasi yang berkaitan dengan kesehatan, mereka harus mematuhi aturan privasi HIPAA.
Masalahnya, mengubah dokumen kebijakan yang statis seperti aturan HIPAA menjadi materi onboarding untuk para pengemudi butuh usaha manual yang tidak sedikit. Staf harus mengubah PDF berisi regulasi menjadi penilaian kepatuhan HIPAA. Mereka juga perlu merancang formulir penyaringan kontraktor dengan logika yang detail, supaya hanya pelamar yang memenuhi syarat yang bisa lanjut ke tahap berikutnya.
Seiring perusahaan berkembang, Pillow Logistics Group perlu menemukan cara yang lebih efisien untuk mengubah dokumentasi yang padat menjadi formulir interaktif dan alur kerja otomatis.
Dan mereka menemukan persis apa yang mereka cari di Jotform AI.
Meningkatkan proses di balik layar
“Saya sedang membuat formulir orientasi HIPAA ketika tiba-tiba muncul prompt untuk Generator Formulir dengan AI Jotform,” kata Matthew Straub, presiden sekaligus COO Pillow Logistics Group. “Saya tinggal bilang apa yang ingin saya lakukan, mengunggah PDF berisi aturan HIPAA kami, dan dalam hitungan detik seluruh formulirnya langsung jadi.”
Hasilnya adalah verifikasi pengetahuan HIPAA yang interaktif dengan 100 pertanyaan untuk para pengemudi.
Staf Pillow Logistics dengan cepat mengadopsi Jotform AI, memanfaatkan AI Form Copilot untuk merampingkan alur kerja mereka. Jotform AI membantu menyusun ulang formulir operasional, termasuk proses seleksi kontraktor perusahaan, dengan menambahkan logika yang otomatis menyaring pelamar berdasarkan persyaratan seperti cakupan asuransi dan kepemilikan kendaraan.
Karena formulirnya bisa disesuaikan lewat percakapan melalui antarmuka chat, Pillow Logistics bisa menyempurnakan logika, struktur, dan tata letak dengan cepat tanpa perlu membangun ulang formulir secara manual.
Dari dokumen statis ke alur kerja otomatis dalam hitungan detik
Dengan Jotform AI, Pillow Logistics Group bisa mengubah PDF berisi regulasi menjadi penilaian onboarding yang interaktif, menambahkan logika kualifikasi bawaan ke formulir seleksi kontraktor, serta membuat formulir yang dilihat pelanggan tampil lebih rapi dan lebih mudah diisi.
“Saya tidak punya latar belakang coding, jadi membuat formulir semacam ini jauh di luar kemampuan saya,” kata Straub. “Tapi Jotform AI benar-benar mudah dipahami. Rasanya seperti punya asisten di samping saya, yang membantu menyempurnakan setiap perubahan dan memandu prosesnya sampai hasil akhirnya benar-benar rapi.”
Bagi Pillow Logistics Group, Jotform AI tidak hanya mempercepat pembuatan formulir. Jotform AI memperluas apa yang bisa dibangun oleh satu orang saja, mengubah dokumen statis menjadi alur kerja otomatis yang skalabel dalam hitungan detik.
Kirim Komentar: