Didirikan pada tahun 1925, Peggy Adams Animal Rescue League telah merawat lebih dari 1,5 juta hewan sepanjang sejarahnya yang melampaui 100 tahun.
Dengan pengalaman mendalam dalam penyelamatan hewan tersebut, organisasi ini memahami apa yang diperlukan untuk menjauhkan hewan peliharaan dari tempat penampungan: mendukung para pemilik hewan peliharaan. Ketika orang menghadapi tantangan finansial atau masalah terkait perilaku maupun kesehatan hewan peliharaan, menyerahkan hewan tersebut ke tempat penampungan sering kali menjadi pilihan terakhir mereka.
Untuk memudahkan anggota komunitas dalam mengatasi tantangan ini dan tetap merawat hewan peliharaan di rumah, organisasi ini menawarkan layanan seperti klinik hewan, lumbung makanan hewan peliharaan, kelas pelatihan anjing berbiaya rendah, dan masih banyak lagi.
Pendekatan komprehensif ini melibatkan berbagai program dan titik interaksi dengan komunitas, sehingga staf Peggy Adams harus mengelola banyak informasi. Mereka juga perlu memastikan bahwa layanan mereka dapat diakses oleh semua anggota komunitas, yang berarti menyediakan materi dalam berbagai bahasa dan membuatnya mudah diakses di perangkat seluler.
Peggy Adams Animal Rescue League + Jotform Enterprise: Kasus penggunaan
| Formulir | Tujuan |
|---|---|
| Penerimaan hewan | Penerimaan dan pelacakan semua hewan liar maupun yang diserahkan ke tempat penampungan (digunakan setiap hari) |
| Janji temu klinik hewan | Pengaturan janji temu untuk kunjungan kesehatan serta prosedur sterilisasi/kebiri |
| Penggalangan dana | Pendaftaran untuk acara seperti “Paint Your Pet,” termasuk unggahan gambar untuk foto hewan peliharaan |
| Operasional | Formulir permintaan layanan internal untuk setiap departemen (TI, pemasaran, dll.) |
| Program pelatihan anjing | Pendaftaran kelas pelatihan anjing berbiaya rendah untuk mengatasi masalah perilaku |
Tantangan: Catatan yang terpisah-pisah, formulir kertas, dan terlalu banyak alat
Shalise Franklin, koordinator pemasaran digital organisasi penyelamat ini, mengatakan bahwa di masa lalu, organisasi tidak memiliki cara standar untuk mengumpulkan atau mengelola informasi untuk semua programnya. Setiap departemen menggunakan alat dan metodenya sendiri. Data organisasi tersimpan secara terpisah-pisah di berbagai departemen ini, sering kali dalam bentuk formulir kertas, sehingga sulit untuk diakses atau dirujuk silang. Informasi sering kali hanya dapat diakses oleh satu pengguna.
Itu terjadi sebelum organisasi mulai menggunakan Jotform Enterprise.
“Ini adalah cara yang benar-benar terpusat untuk mengumpulkan informasi di seluruh tempat penampungan,” kata Franklin. Sebagai “guru Jotform” di organisasi penyelamat ini, ia selalu mencari cara baru untuk memanfaatkan platform ini guna mendukung pekerjaan penyelamatan hewan.
Memenuhi kebutuhan komunitas dengan terjemahan formulir dan akses seluler
Yang terpenting, kata Franklin, Jotform Enterprise telah memungkinkan organisasi untuk berkomunikasi dengan anggota komunitas sesuai dengan cara yang mereka sukai. Untuk komunitas yang beragam seperti di Florida Selatan, itu berarti menawarkan layanan dalam berbagai bahasa.
Dengan fitur terjemahan formulir dari Jotform, staf tidak perlu mencetak formulir dalam berbagai bahasa. Pengisi formulir cukup memilih bahasa, dan formulir pun langsung diterjemahkan untuk mereka.
Penting bagi kami untuk menghilangkan sebanyak mungkin hambatan bagi klien kami. Dengan menawarkan formulir dalam bahasa Inggris dan Spanyol, kami memastikan bahwa lebih banyak orang di komunitas kami dapat mengakses perawatan dan layanan yang mereka butuhkan.
Shalise Franklin, Koordinator Pemasaran Digital, Peggy Adams Animal Rescue League
“Penting bagi kami untuk menghilangkan sebanyak mungkin hambatan bagi klien kami,” kata Franklin. “Dengan menawarkan formulir dalam bahasa Inggris dan Spanyol, kami memastikan bahwa lebih banyak orang di komunitas kami dapat mengakses perawatan dan layanan yang mereka butuhkan.”
Fleksibilitas tersebut juga berlaku untuk menyediakan akses formulir melalui perangkat seluler. “Klien kami tidak terlalu banyak menggunakan desktop atau komputer,” kata Franklin. “Lebih banyak lewat seluler. Jadi, jika kami bisa mengutamakan seluler semaksimal mungkin, kami rasa itu selalu pilihan terbaik.”
Dengan Jotform, staf dapat membuat kode QR yang dapat dipindai untuk formulir apa pun dan menempatkannya di klinik hewan, pada acara, atau di mana saja di lapangan.
“Orang-orang cukup memindai kode QR [untuk formulir] yang ada di mana saja di area kami dan langsung mengisinya di tempat,” kata Franklin. “Gampang sekali. Selesai.”
Dukungan untuk pemasaran dan acara
Bagi seorang pemasar seperti Franklin, memiliki alat yang terintegrasi dengan alat pemasaran email seperti Mailchimp sangatlah membantu. Ia menggunakan integrasi Jotform dengan Mailchimp untuk mendaftarkan orang-orang ke daftar email dan buletin tempat penampungan. Setiap email yang dikirim di Mailchimp menyertakan opsi keikutsertaan bagi pembaca untuk berlangganan daftar milis yang relevan.
“Mereka dapat mengklik ya atau tidak untuk berlangganan daftar email kami,” kata Franklin. “Jika mereka mengklik ya, mereka akan ditambahkan ke Mailchimp dan itu membantu kami meningkatkan jumlah pelanggan. Ini benar-benar hal terbaik. Saya tidak perlu secara canggung meminta mereka sendiri untuk berlangganan. Mereka bisa melakukannya sendiri.”
Dengan lebih dari 40.000 pelanggan di daftar email utamanya, organisasi penyelamat ini memiliki banyak orang yang harus tetap terhubung. “Jotform membantu mewujudkannya dengan memungkinkan para pendukung, pengadopsi, donatur, dan klien untuk dengan mudah memilih bergabung dengan audiens yang mereka inginkan,” kata Franklin. “Mereka bisa memutuskan, hei, saya suka tempat ini dan ingin terus mendapatkan informasi tentang kegiatan lain yang mereka lakukan.”
Ini adalah cara yang benar-benar terpusat untuk mengumpulkan informasi di seluruh tempat penampungan.
Shalise Franklin, Koordinator Pemasaran Digital, Peggy Adams Animal Rescue League
Jotform juga menjadi bagian dari upaya penggalangan dana organisasi. Sebagai contoh, tim pemasaran baru-baru ini mengadakan penggalangan dana bertajuk “Paint Your Pet.” Agar acara ini dapat diikuti oleh siapa saja, terlepas dari keterampilan artistik, panitia membuat sketsa hewan peliharaan yang mudah dilukis berdasarkan foto yang dikirimkan peserta. Untuk membuat sketsa tersebut, tim perlu mengumpulkan dan memindai foto hewan peliharaan peserta sebelum acara.
Staf Peggy Adams Animal Rescue League menggunakan bidang unggah gambar Jotform untuk mengumpulkan foto hewan peliharaan guna acara penggalangan dana “Paint Your Pet.”
Franklin dapat menambahkan bidang unggah foto ke formulir pendaftaran acara, sehingga catatan setiap pendaftar menyertakan gambar hewan peliharaan mereka.
“Alih-alih memiliki berbagai file acak yang tersebar di drive perusahaan, kami menyimpan semuanya di satu tempat,” katanya. Setiap foto dilampirkan ke catatan pemilik hewan peliharaan untuk memudahkan distribusi saat acara.
Lebih sedikit email, lebih banyak otomatisasi, visibilitas operasional yang lebih baik
Di masa lalu, staf mengirim email untuk setiap permintaan internal mereka ke bagian pemeliharaan, TI, keuangan, atau departemen lainnya. Pesan-pesan tenggelam di kotak masuk, dan mustahil untuk melacak status permintaan.
Dengan Jotform Enterprise, kini setiap departemen memiliki formulirnya sendiri untuk menerima permintaan dari staf lain. “Ini menghilangkan semua kekacauan email, dan manajer departemen Anda dapat masuk dan melihat apa yang telah diminta,” kata Franklin. Itu berarti transparansi yang lebih besar terhadap beban kerja setiap departemen dan pelacakan tugas yang lebih baik.
Dampak yang terus berkembang
Mulai dari visibilitas yang lebih besar terhadap proses hingga formulir yang mudah digunakan oleh siapa saja di komunitas, Jotform Enterprise membantu mendukung misi Peggy Adams Animal Rescue League untuk menemukan rumah yang penuh kasih bagi semua hewan peliharaan.
Jika organisasi Anda mencari alat pengumpulan data yang fleksibel dan dapat berkembang seiring kebutuhan Anda, pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Jotform Enterprise dapat membantu. Perlu berbagi informasi dengan rekan lain di tim Anda? Lihat ringkasan satu halaman kami tentang apa yang ditawarkan Jotform Enterprise untuk organisasi perawatan dan penyelamatan hewan.
Kirim Komentar: