Ketika Stacy Tomkins, arsitek web untuk Kota Greensboro, Carolina Utara, berbicara tentang Jotform, dia tidak menahan diri: “Saya tidak bisa cukup mengungkapkan betapa hebatnya alat ini. Ada sesuatu untuk semua orang.”
Antusiasme itu bukan sekadar bersifat pribadi. Bagi pemerintahan kota dengan hampir 3.800 karyawan yang melayani lebih dari 300.000 penduduk yang semakin mengharapkan akses yang cepat dan ramah seluler ke layanan pemerintah, Jotform Enterprise telah menjadi hal yang penting bagi cara Greensboro beroperasi.
Seperti banyak pemerintahan kota lainnya, Greensboro beroperasi dengan anggaran yang ketat, tenaga kerja yang besar dan beragam, serta misi untuk melayani setiap penduduk secara efisien dan adil.
Tantangannya: Proses berbasis kertas di dunia digital
Kota Greensboro telah menggunakan Jotform sejak tahun 2018, tetapi hingga pandemi COVID-19, mereka masih menggunakan formulir kertas untuk sebagian besar prosesnya. Ketika layanan tatap muka terhenti selama pandemi, ketergantungan kota yang sudah lama pada formulir kertas menjadi tidak mungkin untuk dipertahankan, sehingga memaksa mereka untuk mengevaluasi status quo.
“Kami menyadari bahwa formulir kertas, yang biasanya kami gunakan untuk sebagian besar pekerjaan publik kami, benar-benar tidak berkelanjutan selama masa itu,” kata Tomkins. “Jotform benar-benar berkembang pesat bagi kami sebagai alat untuk mengumpulkan informasi dan memenuhi permintaan.”
Tantangannya jelas: Formulir kertas mahal. Proses berjalan lambat. Staf menghabiskan waktu berharga untuk tugas-tugas manual yang berulang seperti mengarahkan permintaan, mengejar persetujuan, dan mengelola komunikasi yang sebenarnya bisa diotomatisasi.
Di luar pandemi, kota ini menghadapi tantangan lain: Memenuhi ekspektasi komunikasi para penduduknya. Sebagian besar penduduk Greensboro mengakses informasi melalui ponsel mereka dan berharap dapat mengakses layanan pemerintah dengan cara yang sama pula. Solusi apa pun yang dipilih kota harus mampu menjangkau penduduk di tempat mereka berada.
Mengapa Jotform Enterprise?
Ketika tiba saatnya untuk memformalkan dan memperluas strategi formulir digital kota serta memilih alat perangkat lunak, biaya menjadi faktor utama, tetapi bukan satu-satunya.
“Pada akhirnya, kami memilih Jotform karena biayanya jauh lebih rendah dibandingkan lisensi Adobe untuk seluruh karyawan kami,” jelas Tomkins.
Kami bisa memiliki solusi tanpa kertas yang juga lebih fleksibel dalam hal pengaturan email dan alur kerja dibandingkan Adobe. Dan kurva pembelajarannya jauh, jauh lebih rendah.
Stacy Tomkins, Arsitek Web, Kota Greensboro,
Bagi pemerintahan kota yang beroperasi dengan keterbatasan anggaran yang ketat, nilainya sangat jelas. Jotform Enterprise menghadirkan kemampuan tingkat enterprise tanpa harga setingkat enterprise.
Bagaimana Greensboro menggunakan Jotform Enterprise
Kota Greensboro telah menerapkan Jotform di hampir setiap departemen, dengan kasus penggunaan yang mencakup operasi internal dan layanan publik.
Alur kerja internal meliputi
- Formulir onboarding SDM
- Survei kepuasan karyawan
- Pengelolaan tunjangan dan permintaan cuti
Formulir eksternal yang menghadap publik meliputi
- Aplikasi layanan air
- Penjadwalan janji temu ride-along kepolisian dan pengambilan sidik jari
- Pendaftaran relawan untuk inisiatif pembersihan danau komunitas
Salah satu peningkatan alur kerja paling signifikan di kota ini terjadi pada bidang SDM dan tunjangan. Karyawan yang perlu mengajukan cuti tanpa dibayar yang terencana dulunya harus mengisi formulir kertas yang diarahkan secara manual ke penghubung untuk persetujuan — sebuah proses yang lambat dan tidak transparan.
“Alur kerja Jotform kami telah mengotomatiskan semua itu,” kata Tomkins. “Karyawan mengirimkan permintaan mereka dan segera diarahkan ke salah satu dari beberapa penghubung yang mungkin. Mereka dapat segera meninjaunya dan, dengan sekali klik tombol, menyetujuinya atau meminta informasi lebih lanjut. Tim tunjangan kami dapat melihat di titik mana pun dalam proses posisi permintaan setiap orang.”
Hasilnya: Penghubung kini menerima permintaan secara real-time alih-alih memproses tumpukan pekerjaan di akhir periode pendaftaran. Tim tunjangan memiliki visibilitas penuh atas permintaan, dan karyawan mendapatkan jawaban lebih cepat.
Sebuah acara komunitas, dipikirkan ulang
Mungkin tidak ada contoh yang lebih jelas menggambarkan dampak digitalisasi selain acara tahunan Martin Luther King Jr. Day Breakfast kota ini, sebuah tradisi yang telah berlangsung lebih dari 40 tahun.
“Di masa lalu, acara ini ditangani oleh departemen hak asasi manusia kami dengan buku catatan dan panggilan telepon,” kata Tomkins. “Ada risiko nyata nama seseorang tertulis di buku catatan, dan mungkin hilang.”
Saat ini, seluruh prosesnya berjalan melalui Jotform. Peserta mendaftar melalui formulir online, secara otomatis diarahkan ke portal pembayaran setelah registrasi, dan menerima konfirmasi instan. Di belakang layar, tim hak asasi manusia dapat menetapkan meja, melacak pembayaran, dan menindaklanjuti para pendaftar, semuanya dari catatan pengiriman di Jotform Table, tanpa satu pun panggilan telepon.
Ini adalah contoh kecil dengan pesan besar: Ketika proses pemerintahan berjalan dengan mulus, komunitas pun merasakannya.
Melayani penduduk di tempat mereka berada
Salah satu keuntungan terbesar menggunakan Jotform bagi Greensboro adalah pengalaman seluler yang disediakannya. Karena sebagian besar penduduk mengakses informasi kota melalui ponsel mereka, kemampuan untuk mempratinjau dan mengoptimalkan formulir untuk perangkat seluler sebelum menerbitkannya telah menjadi praktik standar.
“Kami dapat menguji semua konten kami untuk melihat tampilannya di ponsel sebelum kami meluncurkannya,” kata Tomkins, “sehingga kami bisa yakin bahwa semua orang dapat melihat formulir dan tata letaknya dengan benar serta mengirimkan sesuatu tanpa masalah apa pun.”
Kepatuhan aksesibilitas sama pentingnya bagi entitas pemerintahan. Pemeriksa aksesibilitas bawaan Jotform memberi tim keyakinan bahwa formulir mereka memenuhi persyaratan federal.
Apa yang paling disukai tim
Tanyakan kepada Tomkins apa yang paling dia hargai tentang Jotform Enterprise, dan tiga hal muncul sebagai yang teratas.
Fleksibilitas dan kustomisasi. “Alat ini bisa serumit atau semudah yang diinginkan pengguna. Kami dapat menyesuaikan formulir, email, PDF, dan alur kerja — atau kami bisa menggunakan pengaturan default. Keduanya sama-sama berfungsi.”
Mode draf. “Mode ini memungkinkan kami membuat perubahan pada formulir langsung yang sering digunakan dan menunjukkan kepada mitra departemen kami seperti apa tampilan formulir dengan perubahan tersebut sebelum kami memperkenalkannya kepada publik. Mereka dapat menyetujuinya — atau memberi tahu kami apa lagi yang perlu diubah.”
Dukungan pelanggan. “Dukungannya sangat kuat dan cepat. Dan jika kami tidak bisa mendapatkan apa yang kami butuhkan melalui dukungan pelanggan, kami bisa menggunakan chatbot AI.” Dukungan, catatnya, biasanya tersedia dalam satu atau dua jam — yang sangat penting bagi tim yang mengelola layanan pemerintah yang menghadap publik.
Hasilnya
Dampak Jotform Enterprise terasa di seluruh organisasi:
- Pengurangan biaya kertas yang signifikan: Kota ini mengurangi biaya pencetakan dan distribusi dengan mendigitalkan formulir yang sebelumnya dibagikan dalam bentuk kertas antar departemen dan kepada publik.
- Waktu karyawan yang dihemat kembali: Dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti notifikasi email, pengarahan persetujuan, dan pelacakan permintaan, staf dapat fokus pada pekerjaan yang bernilai lebih tinggi.
- Respons komunitas yang lebih cepat: Penduduk mendapatkan konfirmasi instan, pembaruan real-time, dan pengalaman ramah seluler yang memenuhi ekspektasi modern terhadap layanan pemerintah.
- Visibilitas operasional yang lebih besar: Pimpinan departemen dapat melihat dengan tepat posisi setiap permintaan, menghilangkan proses bolak-balik yang umum terjadi dalam alur kerja berbasis kertas.
Saran untuk organisasi pemerintah lainnya
Bagi para pemimpin kota, manajer, atau pengelola komunitas yang mempertimbangkan langkah serupa, rekomendasi Tomkins sangat tegas.
Saya pasti akan merekomendasikan Jotform kepada siapa pun karena alat ini benar-benar menyederhanakan proses dan mengurangi banyak tugas berulang yang menyita waktu karyawan sepanjang hari mereka. Mudah dipelajari — Anda bisa menyesuaikannya atau membiarkannya apa adanya — dan alat ini bekerja sangat baik untuk organisasi besar maupun kecil.
Kemudahan penggunaan menjadi nilai jual tersendiri bagi tim sektor publik yang mungkin ragu untuk mengadopsi teknologi baru.
“Jotform menggunakan sistem seret dan lepas. Dan dengan asisten AI, orang bisa mengetikkan apa yang mereka inginkan untuk ditampilkan di formulir mereka dan alat ini akan membuatnya untuk mereka. Anda tidak perlu memiliki keahlian teknis untuk mendapatkan hasil nyata.”
Dan bagi mereka yang ingin melangkah lebih jauh? Batasnya sangat tinggi.
“Saya selalu menyukai tantangan untuk melihat apakah saya bisa membuat formulir tidak hanya sesuai permintaan, tetapi lebih baik,” kata Tomkins.
Bagi Kota Greensboro, Jotform Enterprise bukan sekadar alat pembuat formulir. Alat ini adalah infrastruktur di balik persetujuan yang lebih cepat, layanan publik yang lebih mudah diakses, operasi yang lebih ramping, dan pemerintahan yang mampu mengimbangi komunitas yang dilayaninya.
Kirim Komentar: