La maggior parte degli studi dentistici non ha un problema di incassi. Ha un problema di documentazione che sembra un problema di incassi.
Una grande parte degli studi verifica ancora le assicurazioni telefonicamente — il che spesso significa un membro del team della reception in attesa, che legge i dettagli del piano di un paziente, sperando che le informazioni nel sistema dell’assicuratore corrispondano a quelle nella cartella clinica. Moltiplicate tutto questo per ogni nuovo paziente e per ogni rinnovo annuale delle prestazioni, e la sola verifica consuma ore che potrebbero essere dedicate ad attività di maggior valore.
La conversazione sul piano di trattamento è il punto successivo in cui molti studi perdono tempo. Un paziente riceve un preventivo e se ne va per “pensarci su” — non perché non voglia eseguire il trattamento, ma perché nessuno gli ha parlato delle opzioni di finanziamento in quel momento.
Gli studi che presentano i piani di pagamento in modo chiaro, per iscritto, al momento della diagnosi, hanno maggiori probabilità di far iniziare il trattamento al paziente rispetto a quelli che rimandano tutto a una telefonata di follow-up tre giorni dopo.
Poi ci sono i rimborsi.
Le richieste di rimborso di solito non vengono respinte perché il trattamento non era coperto. Vengono respinte perché mancava un campo, un codice non corrispondeva alla documentazione, o una firma non era presente in archivio. Ogni rifiuto comporta una rielaborazione: qualcuno deve rintracciare la richiesta, correggerla, inviarla di nuovo e attendere nuovamente l’approvazione.
Eliminare questi colli di bottiglia non richiede molto sforzo. Servono semplicemente moduli che facciano parte di flussi di lavoro automatizzati.
Ad esempio, un modulo di richiesta di verifica può instradare i dettagli assicurativi di un paziente dall’accettazione direttamente a chi gestisce i controlli di idoneità, con i campi effettivamente richiesti dagli assicuratori già integrati — senza bisogno di trascrizioni o di continui scambi telefonici.
Al momento del checkout è possibile generare un modulo per il piano di trattamento e il finanziamento che include le opzioni di piano di pagamento tra cui il paziente può scegliere e che può firmare elettronicamente — prima ancora di aver lasciato lo studio.
Integrare la documentazione del consenso e delle procedure nello stesso flusso di lavoro significa che le informazioni necessarie per una richiesta di rimborso sono già allegate quando è il momento di inviarla, non assemblate a posteriori quando qualcuno sta cercando di risolvere un rifiuto.
Jotform Impresa gestisce tutto questo dall’inizio alla fine: moduli conformi HIPAA per assicurazioni e consensi, firme elettroniche tramite Jotform Sign, e flussi di lavoro che instradano automaticamente le informazioni dove devono andare.
Gli studi che gestiscono bene la fatturazione non sono quelli con team amministrativi più numerosi.
Sono quelli la cui documentazione non crea lavoro extra fin dall’inizio.
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