Il tempismo è tutto nell’automazione dei flussi di lavoro. Sebbene eseguire i processi istantaneamente sia ottimo per attività come l’invio di notifiche rapide, nella realtà i flussi di lavoro raramente si svolgono tutti in una volta.
Che si tratti di inserire un nuovo dipendente, inviare email di promemoria prima di un evento o gestire il rinnovo dei contratti, le attività critiche spesso devono svolgersi in momenti specifici — non appena viene inviato un modulo.
Ecco perché siamo entusiasti di presentare l’elemento di attesa, una potente nuova funzionalità ora disponibile in Jotform Workflows.
L’elemento di attesa offre ai team un maggiore controllo sulla tempistica dei loro processi automatizzati. Puoi mettere in pausa l’esecuzione del flusso di lavoro e riprendere le azioni automaticamente quando necessario, eliminando i follow-up manuali e le soluzioni alternative complesse.
Cos’è l’elemento di attesa?
L’elemento di attesa è una funzionalità di logica condizionale e controllo del flusso di lavoro nel Workflow Builder drag-and-drop di Jotform. Ti consente di mettere in pausa l’esecuzione del flusso di lavoro e ritardare i passaggi successivi in base a orari prestabiliti o dati dinamici provenienti dai campi del modulo. Invece di attivare immediatamente un’email, un’assegnazione di attività o una richiesta di approvazione quando qualcuno invia un modulo, il tuo flusso di lavoro si metterà in pausa fino al verificarsi di una condizione specifica.
Integrare una tempistica precisa nei flussi di lavoro automatici richiedeva soluzioni alternative complesse o follow-up manuali. L’elemento di attesa offre ai clienti di Jotform Impresa un modo semplice e fluido per creare automazioni basate sul tempo, così che ogni passaggio del tuo processo venga eseguito esattamente al momento giusto.
3 modi flessibili per pianificare l’esecuzione del flusso di lavoro
Puoi trovare l’elemento di attesa direttamente nell’elenco degli elementi del Workflow Builder. Una volta aggiunto al tuo flusso di lavoro, puoi scegliere tra queste tre opzioni di pianificazione.
1. Attendi fino a una data e un orario specifici
Hai bisogno che un passaggio del flusso di lavoro avvenga in una data fissa del calendario? Puoi impostare l’elemento di attesa per mettere in pausa il flusso di lavoro fino a una data e un orario esatti. Questa opzione è ideale per attività come la pianificazione di revisioni di fine trimestre, annunci di lancio di prodotti e promemoria per le scadenze.
2. Attendi i dati del campo data da un modulo
I tuoi processi sono spesso guidati dall’input degli utenti. Puoi configurare l’elemento di attesa per mettere in pausa il flusso di lavoro fino a una data specificata in un modulo all’interno del tuo workflow. Ad esempio, se un utente invia un modulo di registrazione a un evento con un campo “Data dell’evento”, il tuo flusso di lavoro si metterà in pausa fino a quella data specifica.
3. Pianifica prima o dopo un campo data
Vuoi inviare un messaggio di follow-up un giorno dopo un appuntamento o un’email di promemoria automatica due giorni prima della scadenza di un contratto? L’elemento di attesa ti consente di pianificare azioni a intervalli rispetto a un campo data in un modulo, ad esempio un numero specifico di giorni o ore prima o dopo la data. Questo ti offre un maggiore controllo sui processi legati alle scadenze.
Casi d’uso più diffusi per l’elemento di attesa
L’aggiunta di pause temporizzate offre ai team più modi per automatizzare processi aziendali a più fasi. Ecco alcuni esempi:
- HR e onboarding: Raccogli la documentazione del nuovo assunto, metti in pausa il flusso di lavoro e invia automaticamente i materiali di orientamento due giorni prima della data ufficiale di inizio del nuovo dipendente.
- Gestione eventi: Invia immediatamente le conferme di prenotazione, metti in pausa fino a 24 ore prima dell’evento per inviare i promemoria e fai un follow-up tre giorni dopo l’evento con un sondaggio di feedback.
- Rinnovo di contratti e abbonamenti: Invia avvisi di rinnovo automatici a 30, 15 e sette giorni prima della data di scadenza di un accordo.
- Follow-up post-appuntamento: Invia istruzioni di assistenza post-appuntamento o promemoria di pagamento dopo un ritardo prestabilito.
Come configurare l’elemento di attesa in Jotform Workflows
Configurare l’elemento di attesa richiede solo pochi clic nel Workflow Builder:
- Apri Jotform Workflows e trascina l’elemento di attesa dal menu a sinistra nell’area di lavoro del tuo workflow.
- Posizionalo tra i passaggi in cui desideri che il flusso di lavoro si metta in pausa e riprenda.
- Fai clic su Impostazioni (l’icona a forma di ingranaggio) per configurare le condizioni di ripresa del flusso di lavoro: una data specificata, una data da un campo del modulo o un intervallo di tempo prima o dopo un campo data.
- Salva le impostazioni e pubblica il tuo workflow. Poi lascia che Jotform gestisca automaticamente la tempistica.
Prendi il controllo delle tue tempistiche automatizzate
Con l’elemento di attesa in Jotform Impresa, puoi automatizzare i processi sensibili al tempo senza dipendere da follow-up manuali o soluzioni alternative. I flussi di lavoro vengono eseguiti secondo la tua pianificazione, offrendo al tuo team maggiore precisione e flessibilità.
Pronto a semplificare le tue automazioni sensibili al tempo? Accedi oggi al tuo account Jotform Impresa per provare il nuovo elemento di attesa in Jotform Workflows.
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