Assumere un igienista o un responsabile della reception per il tuo studio dentistico è la parte facile. È il periodo successivo all’invio della lettera di offerta che fa perdere silenziosamente tempo alla maggior parte degli studi.
La documentazione per le nuove assunzioni negli studi dentistici è particolarmente impegnativa. Comprende le conferme di formazione HIPAA, la documentazione OSHA sugli agenti patogeni trasmissibili per via ematica, la verifica di licenze e certificazioni e il consenso al controllo dei precedenti, oltre ai moduli fiscali e previdenziali standard di cui ha bisogno ogni datore di lavoro.
Quando tutta questa documentazione è archiviata tra thread di e-mail, cartelle cartacee e il ricordo di qualcuno sul fatto che qualcosa sia stato firmato o meno, l’onboarding si allunga da pochi giorni a qualche settimana e compaiono lacune nella conformità.
La formazione continua aggiunge un ulteriore livello di complessità. Gli studi dentistici devono tenere traccia di chi è aggiornato sui protocolli di controllo delle infezioni, di chi necessita di un ripasso HIPAA e di chi deve ricertificarsi in RCP. E devono dimostrare che il personale sia aggiornato sulla formazione, in caso di ispezione o audit da parte di un ente di controllo.
La pianificazione dei turni è un grattacapo a sé. Tra igienisti, assistenti e copertura della reception su più poltrone (o più sedi per i gruppi più grandi), gli scambi di turno e le richieste di ferie gestiti via messaggio si trasformano in una carenza di personale che nessuno aveva previsto finché il paziente non è già seduto in poltrona.
È qui che la maggior parte degli studi utilizza ancora strumenti pensati per i turni nel commercio al dettaglio, non per la conformità in ambito sanitario, oppure non utilizza affatto uno strumento di pianificazione.
Un flusso di lavoro di onboarding digitale può indirizzare automaticamente ogni nuova assunzione attraverso la stessa sequenza: moduli, firme elettroniche, raccolta di documenti e una registrazione chiara che attesti che tutto il necessario sia stato effettivamente completato, in ordine e nei tempi previsti.
Il monitoraggio della formazione e delle certificazioni può avvenire allo stesso modo, con promemoria che vengono inviati prima della scadenza di qualcosa anziché dopo. E i moduli per la pianificazione del personale e le richieste di ferie sostituiscono la chat di gruppo con qualcosa di realmente tracciabile e che i responsabili possono controllare a colpo d’occhio.
Jotform Impresa consente agli studi dentistici di creare tutto questo senza scrivere una sola riga di codice: moduli di onboarding abilitati per HIPAA, Jotform Sign per ogni firma elettronica richiesta e flussi di lavoro che mantengono i registri di formazione pronti per gli audit anziché dispersi. I team migliori non si basano sulle buone intenzioni. Si basano su sistemi che rendono la correttezza l’impostazione predefinita.
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