歯科医院を買収すること自体は簡単な部分です。難しいのはその後に待ち受けることです。
買収が成立した瞬間から、時計が動き始めます。その医院が従来のシステム（紙の受付フォーム、分断されたスケジュール管理のワークフロー、拠点ごとに異なる同意書）で運営される日々が続くたびに、データの不整合、患者体験のばらつき、そして広範なネットワーク全体への運営上の負担が生じます。買収主導の成長モデルでは、こうした負担は急速に積み重なっていきます。
効率的に規模を拡大するDSOには、ある共通点があります。それは、再現可能なオンボーディングのプレイブックを持っていることです。緩やかなチェックリストではなく、新たに買収した医院を素早くネットワーク基準で運営できるようにする、構造化された30日間のプロセスです。しかも、数週間に及ぶ現地でのIT作業や、スタッフへの大規模な再トレーニングを必要としません。
その作り方をご紹介します。
1〜5日目：現状を評価し、文書化する
何かを標準化する前に、まず自分が何を扱っているのかを把握する必要があります。最初の5日間は、次の3つに集中しましょう。その拠点がどの診療管理システムを運用しているか、患者の受付が現在どのように処理されているか（紙、PDF、デジタル）、そしてどこにコンプライアンス上の抜け漏れが存在するか、です。
この期間ですべてを解決しようとする必要はありません。目指すのはトリアージです。どのワークフローが最も大きなリスクを生み出しているか？どのワークフローが、スタッフへの影響を最小限に抑えつつ、すぐに標準化できるか？
6〜15日目：標準的な受付とデータ収集のワークフローを展開する
このフェーズは、オンボーディングのプロセス全体の中で最も大きなインパクトをもたらす可能性があります。新しい拠点に標準の患者受付フォーム（ネットワーク内のほかのすべての拠点が使用している、HIPAA対応で一元管理されたフォーム）を使ってもらうことで、最も大きな運営上およびコンプライアンス上のリスクにすぐに対処できます。
一元化されたフォームプラットフォームを使えば、これは拠点レベルでのITリソースを必要としません。既存のフォームテンプレートへのアクセスを共有し、拠点ごとのルーティングと通知を設定すれば、新しい拠点はネットワーク内のほかのすべての拠点とまったく同じ方法で患者データを収集できます。すべてのフォーム送信は中央のアカウントに流れ込みます。
ここは、ほかの標準化されたデータ収集ワークフローを展開する絶好のタイミングでもあります。スタッフのオンボーディングフォーム、機器のチェックリスト、日々の業務ログなどです。目標は、新しい拠点ができるだけ早く、ネットワークのほかの拠点と同じ見た目のデータを生み出せるようにすることです。
16〜25日目：新しいワークフローについてスタッフをトレーニングする
標準化は、明確なトレーニングと組み合わされなければ失敗します。この段階では、フロントデスクのチーム、つまり新しい受付ワークフローを実際に日々使う人々に集中しましょう。フォームはすでに作成済みで、プロセスも文書化されているため、各拠点でゼロから構築する場合に比べて、トレーニングにかかる時間は大幅に短縮されます。
録画された操作手順の説明や、今後のすべての買収で再利用できる標準業務手順書（SOP）の文書を活用しましょう。目標は、トレーニング資料を一度作成し、それを何度も展開することです。
26〜30日目：監査を行い、抜け漏れを解消し、継続的な運営へ引き継ぐ
オンボーディング期間の最後の数日間では、新しい拠点から得られた最初の2〜3週間分の送信データを確認しましょう。フォームは予約前に記入されていますか？患者がスキップしている項目はありますか？スタッフへの通知は正しくルーティングされていますか？
この段階での小さな調整が、後々のより大きな問題を防ぎます。新しい拠点がクリーンで一貫性のあるデータを生み出していると確信できたら、標準的な継続運営のプロセスへ引き継ぎましょう。
積み重なるメリット
このプレイブックを通じて実施する買収は、一つひとつが次の買収をより速くします。フォームはすでに作成済みです。トレーニング資料もすでに書かれています。スタッフはプロセスを理解しています。プレイブックが成熟するにつれて、30日間の期間は短縮されていきます。
これこそが、成長に必要な運営モデルです。つまり、毎回インフラを再構築するのではなく、同じインフラでより多くのことを成し遂げるということです。
さあ、始めましょう
Jotformは、DSOの運営チームに、ネットワーク内のすべての拠点にわたって標準化されたワークフローを構築、管理、展開するための単一のプラットフォームを提供します。
無料アカウントを作成して、新しい買収拠点をどれほど素早く基準に適合させられるかをご確認ください。
コメントの送信: