Aligner Dental Academyがjotformエンタープライズでスプレッドシートの混乱を解消した方法

Case study results at a glance

フォーム数

170以上

送信件数

2,700以上

連携数

4以上

Aligner Dental Academyのミッションはシンプルです。それは、歯科医師をInvisalignのプロバイダーとして育成することです。しかし、そのミッションを実行することは、また別の話です。 

同アカデミーは、Invisalignの製造元であるAlign Technologyの独占的な教育パートナーとして、英国、アイルランド、そしてEMEA地域で活動しています。基礎トレーニングから本格的なディプロマまで幅広いプログラムを提供し、そのすべてがクリアな歯科矯正アライナーに焦点を当て、複数の国と言語でプロバイダーに届けられています。

「とてもシンプルに聞こえますが」とAligner Dental Academyの最高技術責任者であるSam Hickson氏は言います。「実際には非常に複雑なビジネスなのです。あらゆる変数、あらゆる歯科医師、あらゆる異なる言語、そして彼らが受けているあらゆる異なるプログラムが関わってきます。」

以前のツールで直面した限界

Hickson氏が現在の役職に就いたとき、同アカデミーはデータ収集にTypeformを使用し、回答はサードパーティのスプレッドシートで管理されていました。このソフトウェアは表面的には十分に機能していましたが、その限界はすぐに明らかになりました。 

彼らが使用していたスプレッドシートツールにはアクセス制御がなく、誤った編集が気づかれないまま紛れ込んでいました。データ入力は常に頭痛の種でした。さらに、Typeformとチームのプロジェクト管理プラットフォームであるmonday.comとの連携には、チームが必要とする機能の一部が欠けており、一部のタスクを完了するために手動のステップやサードパーティのコネクタに頼らざるを得ませんでした。

「Typeformは最初の状態では素晴らしく見えますが、非常に制限が多いのです」とHickson氏は言います。「私たちは数えきれないほどの壁にぶつかっていました。」

長期的に使えるプラットフォームを選ぶ

Hickson氏は、すべての新しいツールに対して一つの問いを投げかけます。それは「どれだけ将来を見据えたものなのか？」ということです。さまざまな選択肢を検討した結果、Jotformエンタープライズが3つの理由で際立っていました。まず、そのエンタープライズグレードのデータ管理アプローチは、同社がこれまで検討していなかったものでした。また、カスタムドメインに対応しており、フォームのURLをアカデミーのブランドに合わせることができました。これは以前の環境では実現できなかった機能です。そして、その柔軟性、特にフォーム内の条件分岐ロジックは、彼が他で見てきたものをはるかに超えていました。

「Typeformで抱えていたあらゆる課題を、Jotformなら解消できると確信していました」と彼は言います。

考えるまでもない選択でした。Jotformとは長い未来を描けると感じています。

Sam Hickson、最高技術責任者、Aligner Dental Academy

Jotformエンタープライズへの移行は、予想よりも簡単でした。移行すべきフォームが100を超えていたため、チームはそれぞれを手作業で作り直すのではなく、AIを活用して移行の大部分を処理しました。技術的に自信のあるグループだったため、実地のサポートを必要とせずにオンボーディングを完了しました。「オンボーディング全体が本当にスムーズでした」とHickson氏は言います。

アカデミーのコミュニティの中心にあるフォーム

現在、Jotformエンタープライズはアカデミーの最も目立つプログラムのいくつかを支えています。その一例が「Case of the Month（今月の症例）」機能です。歯科医師は、自分が誇りに思うInvisalignの症例を、写真とともにJotformを通じて提出します。アカデミーの臨床チームが提出内容を審査し、4件を選びます。その後、アカデミーのピアツーピアのメンタリングおよびリソースプラットフォームを通じてつながる広範なコミュニティが、2つ目のフォームを使って優勝者に投票します。

同アカデミーは、マーケティングフォームや社内の承認ワークフローにもJotformを活用しています。送信内容はそのままmonday.comに流れ込み、Hickson氏はこの連携を「本当に簡単」と評します。チームが追加の機能を必要とする稀なケースでは、自動化プラットフォームのn8nを使用しますが、Hickson氏によれば、Jotform単体で対応できる範囲を超えるニーズはほとんどないと言います。

節約できた時間と、新たな可能性を探る余地

Jotformエンタープライズを利用して最も即座に得られた成果は、時間の節約でした。手作業によるデータ処理やサードパーティの回避策はなくなり、かつてチームを悩ませていたスプレッドシートのリスクは、管理者が制御するアクセス権限に置き換わりました。 

サポートもまた、もう一つの明るい点でした。Hickson氏はほんの数回しか利用していませんが、返信は迅速かつ丁寧だったと言います。「かなり詳しく、ちょっとした動画やスクリーンショットを添えてくれるんです」と彼は言います。「いつも助けられています。」

それでもなお、彼はこのプラットフォームの提供機能に不足している点を挙げることができません。「Jotformはすでに十分すぎるほど多くのことをしてくれます」と彼は笑いながら言います。「Jotformが対応してくれない課題に出会ったことは、一度もないと思います。」

議論の余地のなかった更新

アカデミーのJotformエンタープライズプランを更新する時が来たとき、その決断に時間はまったくかかりませんでした。「考えるまでもない選択でした」とHickson氏は言います。「Jotformとは長い未来を描けると感じています。」

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