De meeste tandartspraktijken hebben een marketingkalender. Weinige hebben een communicatiekalender. Die kloof kan leiden tot no-shows, gemiste controleafspraken en gemiste kansen om reviews te verzamelen.
Een no-show is meestal geen patiënt die niet om zijn gebitsgezondheid geeft. Het is een patiënt die drie weken geleden één herinnering kreeg en vervolgens werd afgeleid door het dagelijks leven. Tegen de tijd dat de afspraak eraan komt, is die niet langer top of mind. Of de patiënt het nu vergeet of ervoor kiest niet te komen, het resultaat is hetzelfde: een lege stoel en gemiste inkomsten.
De oplossing is niet méér communicatie. Het is de juiste communicatie, op het juiste moment. Beter nog: communicatie die geautomatiseerd is, zodat berichten consistent uitgaan in plaats van afhankelijk te zijn van de beschikbaarheid van personeel.
Vóór de afspraak
Een bevestiging direct na het boeken, een herinnering een paar dagen voor een afspraak en een laatste zetje 24 uur van tevoren dekken de basis. Maar de meeste praktijken zien een belangrijk detail over het hoofd: patiënten de mogelijkheid geven om rechtstreeks vanuit die herinnering te bevestigen, te verzetten of te annuleren.
Als annuleren een telefoontje tijdens kantooruren vereist, komen sommige patiënten misschien gewoon niet opdagen. Maak het hen gemakkelijk om actie te ondernemen, en de kans is groter dat uw agenda accuraat en up-to-date blijft.
Direct na de afspraak
Communicatie na de afspraak is een enorme kans die de meeste praktijken missen. Bij behandelingen die verder gaan dan een routinematige gebitsreiniging laat een korte postoperatieve check-in patiënten zien dat u aandacht hebt voor hun herstel, niet alleen voor hun facturering.
Verzoeken om reviews zijn nog zo’n waardevol contactmoment. Verzoeken die worden verzonden terwijl de ervaring nog vers is, presteren doorgaans beter dan verzoeken die dagen later worden verstuurd, wanneer de details van de afspraak minder goed te herinneren zijn.
E-mail is het gemakkelijkst te automatiseren onderdeel van dit proces, maar het moet correct worden ingesteld om daadwerkelijk nuttig te zijn. Een algemene herinneringsmail voor een afspraak is gemakkelijk te negeren. Wat beter werkt, is een geautomatiseerde reeks die gekoppeld is aan de boekingsdatum: een directe bevestigingsmail, een herinnering een paar dagen van tevoren met de datum, tijd en behandelaar duidelijk zichtbaar, en een laatste e-mail de dag ervoor met een optie om te bevestigen of te verzetten.
Zodra deze reeks is ingesteld, kan deze voor elke patiënt draaien zonder dat iemand van het personeel hoeft bij te houden wie herinneringen heeft ontvangen.
Tussen afspraken door
Controleberichten zijn het meest effectief wanneer ze zich richten op de waarde van zorg in plaats van afspraken te presenteren als een verplichting. In plaats van patiënten simpelweg te vertellen dat ze toe zijn aan een gebitsreiniging, legt u uit waarom voortgezette preventieve zorg belangrijk is.
Controleberichten die gekoppeld zijn aan deadlines voor verzekeringsvergoedingen, vooral in het vierde kwartaal wanneer veel vergoedingen worden gereset, presteren vaak beter dan algemene herinneringen.
Wanneer annuleringen toch voorkomen
No-shows zullen nog steeds voorkomen. Dat hoort nu eenmaal bij het runnen van een tandartspraktijk. Wat telt, is hoe u erop reageert.
Een wachtlijst voor dezelfde dag kan helpen onverwachte openingen op te vullen. Patiënten die hebben aangegeven flexibel beschikbaar te zijn, zijn mogelijk bereid de vrijgekomen afspraak over te nemen, wat u helpt anders verloren inkomsten terug te verdienen.
Stuur patiënten die niet komen opdagen of op het laatste moment annuleren een korte opvolging die zich richt op het helpen opnieuw inplannen in plaats van op het toewijzen van schuld.
Niets hiervan vereist een groter baliteam. Het vereist formulieren en workflows die automatisch het juiste bericht op het juiste moment versturen.
Met Jotform is dit eenvoudig op te bouwen: HIPAA-compatibele formulieren voor het boeken en postoperatieve check-ins, geautomatiseerde workflows voor herinneringen en controlecampagnes, en workflows voor reviewverzoeken die worden geactiveerd op het moment dat een afspraak wordt geboekt.
De praktijken met de volste agenda’s zijn niet degene die het hardst werken om ze te vullen. Het zijn degene met systemen die patiënten consistent betrokken en geïnformeerd houden.
Klaar om de patiëntcommunicatie te verbeteren en no-shows te verminderen? Ontdek Jotform voor tandartspraktijken.
Verstuur Opmerking: