AI begint meestal je werk. Nu kan het je ook helpen om het af te maken.
Voor velen van ons zijn tools zoals ChatGPT en Claude een belangrijk onderdeel van onze tech stack geworden, vaak gebruikt om taken of projecten op gang te brengen. Steeds vaker helpt AI ons met taken zoals het opstellen van overeenkomsten, contracten, toestemmingsdocumenten of onboardingmaterialen.
Voor kleine en middelgrote bedrijven en verkoop-, financiële en HR-teams is het maken van een document echter nog maar het begin. Wanneer dat document elektronische handtekeningen nodig heeft, moeten teams vaak overstappen naar andere workflows om velden voor te bereiden, ontvangers te configureren, het document te verzenden en de voortgang te volgen.
En dat is het onderliggende probleem: AI-gesprekken kunnen nuttig werk opleveren, maar de workflow stopt vaak wanneer vervolgacties nodig zijn.
We lossen dit op met de introductie van Jotform Sign voor ChatGPT en Claude. De plug-in of connector koppelt je AI-gesprek aan een afgerond ondertekeningsproces. Je besteedt minder tijd aan administratieve taken en brengt overeenkomsten van concept naar handtekening met minder onderbrekingen.
Met Jotform Sign voor ChatGPT en Claude brengen we niet alleen AI naar documenten. We brengen documentworkflows naar AI.
Van gesprek naar ondertekende overeenkomst
Met deze productfunctie kunnen je gesprekken met Claude en ChatGPT fungeren als toegangspoorten, waardoor je toegang krijgt tot de mogelijkheden van Jotform Sign waar je al aan het werk bent.
Begin met een eenvoudige prompt, zoals
- “Maak van deze verkoopovereenkomst een document voor twee ondertekenaars.”
- “Bereid dit toestemmingsformulier voor en stuur het naar de klant.”
- “Maak een geheimhoudingsverklaring voor een nieuwe contractant.”
Het enige wat je hoeft te doen is het document met elektronische handtekening dat je nodig hebt in gewone taal beschrijven of een bestaand document uploaden. Vanaf daar kun je ChatGPT of Claude gebruiken om je document aan te passen, te bekijken en ter ondertekening te verzenden.
Hoe je documenten maakt en voorbereidt via een gesprek
Jotform Sign voor ChatGPT en Claude kan het aantal stappen (en de bestede tijd) verminderen tussen het moment dat je beslist dat je een overeenkomst nodig hebt en het moment dat deze is voltooid. Laten we eens kijken hoe snel we kunnen gaan van het identificeren van een zakelijke behoefte naar het maken van een bruikbaar document.
Koppel de Jotform Sign plug-in of connector
Ga naar de sectie Plugins in ChatGPT of Aanpassen > Connector in Claude. Zoek naar Jotform Sign en koppel Jotform vervolgens aan je account.
Begin met een prompt
Beschrijf eerst het document dat je nodig hebt in eenvoudige taal. In dit voorbeeld heb ik een HR-aanbiedingsbrief gegenereerd voor een klein bedrijf. Ik ben mijn verzoek begonnen met “@jotform sign” om de mogelijkheid voor elektronische handtekeningen te activeren.
In ongeveer 10–15 seconden heb ik een werkende versie van een aanbiedingsbrief, compleet met een veld voor een elektronische handtekening. Ik moet het document misschien nog aanpassen, maar ik heb de tijd die het normaal gesproken kost om de workflow te starten aanzienlijk verkort.
Begin met een PDF of document dat je al hebt
Met Jotform Sign voor ChatGPT en Claude is het net zo eenvoudig om een bestaand document te uploaden en er een workflow voor elektronische handtekeningen van te maken.
In het onderstaande voorbeeld heb ik een PDF geüpload en deze prompt gebruikt in de Claude-interface: “@jotform sign maak van deze pdf een ondertekeningsbaar vrijwaringsformulier.”
Jotform Sign voor ChatGPT en Claude ondersteunt PDF- en DOCX-documenten, en velden zijn aanpasbaar, waardoor je bestaande zakelijke documenten een eenvoudig startpunt vormen voor workflows met elektronische handtekeningen.
Aanpassen voor het verzenden
Terugkomend op mijn ChatGPT-voorbeeld, zijn er een paar bewerkingen die ik aan mijn document wil maken voordat ik de volgende stap zet. Ik kan deze wijzigingen in een paar seconden aanbrengen door simpelweg te beschrijven wat ik wil toevoegen in een extra prompt.
Op deze manier maak je van AI een handige assistent die de documentvoorbereiding kan versnellen terwijl jij de resultaten beoordeelt en herziet.
Je blijft gedurende het hele proces de controle houden. Door op de knop Bewerken in het Sign-document te klikken, kun je velden handmatig aanpassen. Je kunt het document ook openen in Jotform Sign of het ter ondertekening verzenden vanaf het scherm Bewerken.
Met de knop Voorbeeld in het Sign-document kun je zien hoe het daadwerkelijk ondertekende document eruit zal zien voor elke ondertekeningsrol.
Van een eenvoudig document naar een complete workflow voor elektronische handtekeningen
Het is één ding om een AI-ondersteund document te produceren. Maar Jotform Sign voor ChatGPT en Claude breidt die mogelijkheid uit om een complete AI-ondersteunde workflow voor elektronische handtekeningen te creëren, waardoor je een kortere weg hebt naar een voltooide overeenkomst.
Ik kan bijvoorbeeld ondertekeningsrollen definiëren, een ondertekeningsvolgorde voor een workflow vaststellen en CC-ontvangers toevoegen voordat ik het document verzend.
Verzenden voor elektronische handtekening
Nu zijn we klaar om over te gaan van documentvoorbereiding naar het verzamelen van elektronische handtekeningen. Ons document wordt een bruikbare workflow die samenwerkt met Jotform Sign op de achtergrond.
Ik heb de ontvangers voor mijn handtekeningworkflow gedefinieerd en ingesteld in de chat.
Eerst ontvangt mijn kandidaat het document per e-mail. Zodra hij ondertekent, ontvang ik automatisch het document per e-mail om de workflow af te ronden.
Houd de workflow in beweging
Ten slotte kan ik mijn workflow in beweging houden in de ChatGPT- of Claude-interface door de handtekeningstatus te controleren en de formulierreacties te analyseren.
Ik kan ook het document bekijken en geautomatiseerde e-mails instellen op een wekelijks (of ander aangepast) schema om updates te krijgen over de handtekening- en voltooiingsstatus en eventuele ontbrekende of inconsistente velden te identificeren.
Alle ondertekeningspartijen ontvangen ook een kopie van het voltooide document per e-mail.
Het resultaat is AI-aangedreven documentcreatie met Jotform Sign-mogelijkheden, waardoor de noodzaak om tussen tools te schakelen wordt verminderd en de weg naar voltooide overeenkomsten wordt verkort.
AI-gemak…met controle bij elke belangrijke stap
Elke keer dat je een document ter ondertekening verstuurt, betekent dit dat er een officiële overeenkomst wordt bereikt, wat vertrouwen in je workflow voor elektronische handtekeningen vereist.
Het beste deel van deze nieuwe functie is dat AI de workflow gemakkelijker maakt om te navigeren. Jotform Sign verzorgt het proces voor elektronische handtekeningen — maar jij behoudt de controle.
Van het authenticeren van je Jotform-account tot het beslissen wanneer een document klaar is om te verzenden, kun je AI gebruiken om administratieve taken in je ondertekeningsworkflow te vereenvoudigen terwijl je belangrijke zakelijke beslissingen in eigen hand houdt.
En omdat deze integratie belangrijke Jotform Sign-mogelijkheden zoals documentbewerking en het verzamelen van elektronische handtekeningen rechtstreeks in tools zoals ChatGPT en Claude bevat, kun je vinden wat je nodig hebt en je workflow in beweging houden zonder van platform te wisselen.
Eén workflow voor elektronische handtekeningen, veel manieren om deze in te zetten
Laten we eens beter kijken naar hoe verschillende sectoren Jotform Sign voor ChatGPT en Claude kunnen gebruiken om hun processen voor elektronische handtekeningen gemakkelijker te voltooien.
| Industry use case | How Jotform Sign for ChatGPT and Claude can speed up workflows |
|---|---|
|
Human resources |
Maak aanbiedingsbrieven of onboardingovereenkomsten, configureer de rollen van werknemers en HR-ondertekenaars, verzend ze en monitor de voltooiing zodat de onboarding kan doorgaan |
|
Verkoop |
Bereid een klant- of serviceovereenkomst voor, wijzig voorwaarden, wijs handtekeningvelden toe aan klant en bedrijf, en verzend deze zonder de verkoopworkflow te onderbreken |
|
Operaties |
Maak leveranciersovereenkomsten, vrijwaringen, goedkeuringen of andere operationele documenten en coördineer handtekeningen tussen meerdere belanghebbenden |
|
Juridisch |
Bereid of upload een geheimhoudingsverklaring of overeenkomst voor, verfijn de inhoud, configureer ondertekeningsrollen en ondertekeningsvolgorde, beoordeel het en verzend wanneer klaar |
|
Inkoop/financiën |
Bereid financiële goedkeuringen of autorisatiedocumenten voor, stuur ze door naar de juiste ondertekenaars en volg openstaande handtekeningen |
De documenten kunnen verschillen, maar het doel is hetzelfde: minder administratief werk tussen het identificeren van wat er moet gebeuren en het verzamelen van de vereiste handtekeningen.
Houd het gesprek gaande
Het verzamelen van elektronische handtekeningen is een van de meest gebruikte functies van Jotform. Jotform Sign voor ChatGPT en Claude helpt aan die vraag te voldoen met hoe velen van ons tegenwoordig werken: steeds vaker beginnen we onze taken in conversationele AI. AI-gesprekken worden nuttiger wanneer ze op natuurlijke wijze overgaan in bruikbare workflows.
Jotform Sign voor ChatGPT en Claude helpt je om van intentie naar actie te gaan binnen dezelfde gespreksomgeving. Ga van een initiële prompt naar documentcreatie, bewerking, verzenden ter ondertekening en voortgangsregistratie in dezelfde interface.
Probeer Jotform Sign voor ChatGPT en Claude!
Verander een prompt of PDF in een ondertekeningsklaar document, verzend het naar belanghebbenden en volg de ondertekeningsstatus in één gesprek. Jotform Sign voor ChatGPT en Claude brengt overeenkomsten van concept naar handtekening met minder onderbrekingen van je workflow.
Verstuur Opmerking: