Informatie verzamelen is meestal nog maar het halve werk.
Een lid meldt zich aan voor een club. Een ouder schrijft een kind in voor een kamp. Een student schrijft zich in voor een workshop. Een supporter doet een donatie. Een klant boekt een dienst. In elk geval is er een formulier dat ingevuld moet worden en een betaling die gedaan moet worden.
Wanneer die twee stappen op afzonderlijke plekken plaatsvinden, kan het al snel rommelig worden.
Iemand moet controleren of de betaling is binnengekomen. Iemand moet de betaling koppelen aan de juiste inschrijving. Iemand moet opvolgen wanneer de naam op de bankoverschrijving niet overeenkomt met de naam op het formulier.
Jotform en Mollie helpen die stappen samen te brengen. Met Jotform kun je een aangepast online formulier bouwen voor precies de informatie die je nodig hebt. Met Mollie kun je veilige betalingen innen via datzelfde formulier met vertrouwde Europese betaalmethoden.
Het resultaat is een soepelere ervaring voor degene die het formulier invult en een overzichtelijkere workflow voor het team dat de inzendingen beheert.
Waarom betalingsworkflows meer nodig hebben dan een betaalknop
Een eenvoudige betaallink kan nuttig zijn. Maar veel organisaties hebben meer context nodig voordat ze geld kunnen accepteren.
Een sportfederatie heeft mogelijk spelersgegevens, leeftijdsgroep, contactpersonen voor noodgevallen en kampselectie nodig. Een non-profitorganisatie heeft mogelijk donorinformatie en een gewenst donatiebedrag nodig. Een opleidingsaanbieder heeft mogelijk cursusselectie, studentgegevens en toestemmingsformulieren nodig. Een dienstverlener heeft mogelijk boekingsgegevens, aanbetalingen en contactinformatie nodig.
Daar is Jotform bijzonder nuttig. Het stelt organisaties in staat om de betaling en de informatie daarachter, zoals inschrijvingsgegevens, donorvoorkeuren, boekingsinformatie of toestemmingsformulieren, in één flow te verzamelen.
Met Jotform en Mollie kunnen organisaties formulieren maken voor:
- Lidmaatschapsgelden
- Evenementinschrijvingen
- Trainingssessies en workshops
- Zomerkampen en jeugdprogramma’s
- Donaties en fondsenwervingscampagnes
- Merchandise- of uitrustingsbestellingen
- Dienstboekingen en aanbetalingen
- Eenmalige betalingen of abonnementen, afhankelijk van de betalingsinstelling
In plaats van mensen eerst een formulier te laten invullen en later een apart betalingsproces te laten doorlopen, kun je ze alles in één flow laten afronden.
Hoe de integratie van Jotform en Mollie werkt
De installatie is eenvoudig. In de Jotform formulierbouwer voeg je Mollie toe vanuit de betalingselementen, koppel je je Mollie-account, kies je je betalingstype en valuta en publiceer je je formulier.
Zodra het live is, kunnen gebruikers het formulier invullen en betalen voordat ze het indienen. Jotform legt de inzendingsgegevens vast, terwijl Mollie de betaling verwerkt.
Dat betekent dat je team kan zien wie het formulier heeft ingediend, wat ze hebben geselecteerd en welke betaling aan de inzending was gekoppeld. Je kunt ook Jotform tabellen gebruiken om reacties te ordenen, geautomatiseerde bevestigingsmails te versturen en formuliergegevens te beheren zonder handmatig een spreadsheet bij te werken.
Even ter info: de Mollie-integratie van Jotform ondersteunt betalingstypen zoals producten en abonnementen, door de gebruiker gedefinieerde bedragen en donaties. De beschikbare betaalmethoden zijn afhankelijk van wat er actief is in het gekoppelde Mollie-account.
Een praktijkvoorbeeld: Vlaamse Handbalvereniging vzw
Vlaamse Handbalvereniging vzw, de organisatie die handbalclubs in Vlaanderen ondersteunt, gebruikte Jotform en Mollie om af te stappen van een handmatig betalingsproces.
Voordat de twee tools werden gekoppeld, verwerkte de organisatie abonnementen, betalingen voor zomerkampen, kledingbestellingen en inschrijvingen voornamelijk via handmatige facturering.
“Voordat we Jotform en Mollie integreerden, beheerden we abonnementen, betalingen voor zomerkampen, kleding en inschrijvingen voornamelijk via handmatige facturering,” zei Dries Boulet, Secretaris-generaal bij Vlaamse Handbalvereniging. “Dit proces vereiste aanzienlijke administratieve opvolging, handmatige afstemming van betalingen en communicatie over onbetaalde facturen. Het was een zeer tijdrovend proces voor ons team.”
Nadat VHV Mollie aan zijn Jotform-formulieren had toegevoegd, kon het een meer geautomatiseerde workflow creëren.
“Het koppelen van Mollie aan Jotform was een eenvoudig en gebruiksvriendelijk proces,” zei Boulet. “De integratie was gemakkelijk op te zetten en stelde ons in staat om snel over te stappen van een handmatige workflow naar een veel meer geautomatiseerd en efficiënt systeem.”
Voor VHV was de grootste impact de bespaarde tijd.
“Wat vroeger vele uren opvolging en afstemming vergde, wordt nu automatisch afgehandeld,” zei Boulet, “waardoor ons team zich kan richten op het ondersteunen van clubs, leden en de verdere ontwikkeling van handbal in Vlaanderen.”
Dat is het kernvoordeel voor veel Jotform-gebruikers: minder tijd besteden aan het achterhalen van details nadat iemand een formulier heeft ingediend, en meer tijd gericht op het werk dat het formulier moet ondersteunen.
Bied mensen betaalmethoden die ze al kennen
Betaalvoorkeuren verschillen per land, vooral in Europa.
Sommige gebruikers geven de voorkeur aan Bancontact. Anderen verwachten iDEAL | Wero. Sommigen willen betalen met kaart, Apple Pay, PayPal, Klarna of een andere lokale methode die via Mollie beschikbaar is.
Wanneer mensen de betaalmethode herkennen en vertrouwen, is de kans groter dat ze het proces zonder aarzeling afronden. Dat is belangrijk, of ze zich nu inschrijven voor een sportkamp, een evenementticket kopen, doneren aan een non-profitorganisatie of betalen voor een training.
VHV merkte op dat lokale betaalmethoden al vroeg deel uitmaakten van zijn opzet, dus kon het niet wijzen op een grote verschuiving in betaalgedrag na de implementatie. Maar het aanbieden van vertrouwde opties zoals Bancontact hielp een soepele en toegankelijke betaalervaring voor leden te creëren.
Laat formulieren aansluiten op de workflow
Elke organisatie int betalingen net iets anders. Daarom is flexibiliteit belangrijk.
Met Jotform kun je het formulier afstemmen op je werkelijke proces. Voeg voorwaardelijke logica toe zodat mensen alleen relevante vragen zien. Gebruik productlijsten voor lidmaatschappen, merchandise of ticketopties. Verzamel bestandsuploads, handtekeningen, contactgegevens voor noodgevallen of aangepaste toestemmingsvelden. Verstuur automatisch bevestigingsmails na het indienen.
Een club of vereniging zou bijvoorbeeld een formulier kunnen bouwen waarmee iemand een lidmaatschapstype kan kiezen, zich kan inschrijven voor een evenement, een kledingbestelling kan toevoegen en kan betalen voordat hij het indient.
Een non-profitorganisatie zou een donatieformulier kunnen maken met voorgestelde bedragen, aangepaste donatieopties en geautomatiseerde bedankmails.
Een opleidingsaanbieder zou studentgegevens, cursusselectie, vereiste documenten en betaling in één inschrijvingsformulier kunnen verzamelen.
Het formulier wordt meer dan een afrekenpagina. Het wordt de voordeur naar de hele workflow.
Verminder handmatig administratief werk na elke inzending
Het handmatig bijhouden van betalingen veroorzaakt vaak kleine problemen die zich opstapelen.
Een betaling komt binnen zonder referentienummer. Een inschrijving wordt ingediend, maar de betaling komt dagen later aan. Een spreadsheet moet handmatig worden bijgewerkt. Iemand moet herinneringen sturen voor onbetaalde facturen.
Wanneer inschrijving en betaling samen plaatsvinden, valt er achteraf minder af te stemmen. Inzendingen zijn gemakkelijker te beoordelen. De betalingsstatus is duidelijker. Opvolging wordt gerichter.
Voor kleine teams, clubs, non-profitorganisaties en groeiende organisaties kan dat een echt verschil maken. Je hoeft geen aangepast systeem te bouwen of een ontwikkelaar te vragen om afzonderlijke tools te koppelen. Je kunt het formulier maken, Mollie toevoegen en online betalingen gaan innen.
Hoe je begint
Om Mollie met Jotform te gaan gebruiken, maak je een formulier aan of open je een bestaand formulier in de Jotform formulierbouwer. Ga naar de betalingselementen, selecteer Mollie en koppel je Mollie-account. Kies vervolgens het betalingstype, configureer je instellingen en publiceer het formulier.
Je kunt het formulier insluiten op je website, delen met een link, per e-mail versturen of opnemen in een Jotform App.
Of je nu inschrijvingen, donaties, lidmaatschappen, boekingen of bestelbetalingen int, Jotform en Mollie bieden je een manier om het hele proces op één plek te beheren.
Want hoe minder tijd je team besteedt aan het koppelen van betalingen aan formulierinzendingen, hoe meer tijd je hebt voor de mensen, programma’s en diensten die deze betalingen ondersteunen.
Verstuur Opmerking: