Veelgestelde vragen over Jotform Enterprise

Het Jotform Enterprise-basispakket is het minimale instapniveau voor Jotform Enterprise en omvat tot 5 geautoriseerde gebruikers. Je kunt het pakket met bundels van 5 extra geautoriseerde gebruikers uitbreiden. Er is geen limiet aan het aantal geautoriseerde gebruikers dat je aan je abonnement kunt toevoegen.

Houd er bij het bepalen van het aantal gebruikers rekening mee dat onze licentieovereenkomst vereist dat elke gebruiker een unieke persoon met een uniek, afzonderlijk e-mailadres is. Groepsaliassen zoals marketing@bedrijfsnaam.com en het delen van inloggegevens met andere personen zijn niet toegestaan. Voor doeleinden met betrekking tot IT-audits en monitoring moet elke login aan een unieke persoon kunnen worden gekoppeld.

Met Jotform Enterprise kun je bijvoorbeeld 2 beheerders en 18 gebruikers hebben. Dit zijn in totaal 20 gebruikers (ook wel licenties genoemd). Daarom moet de toegang voor elk individu worden aangeschaft. Bovendien heeft iedere persoon een unieke gebruikersnaam en een uniek wachtwoord nodig. De beheerder kan een gebruikersnaam en wachtwoord op elk moment wijzigen.

Een 'gebruiker' is een persoon die op je Jotform Enterprise-account kan inloggen account om

1. Formulieren te bewerken en maken
2. Integraties te activeren
3. Ingediende formuliergegevens rechtstreeks in de database te bekijken, bewerken en analyseren.

Jotform Enterprise heeft twee gebruikersniveaus: Gebruiker en Beheerder. Je kunt zelf bepalen of een persoon als Gebruiker of Beheerder wordt geclassificeerd.

Standaard kunnen gebruikers alleen formulieren maken en de gegevens bekijken die via hun eigen formulieren zijn ingediend. Vervolgens kunnen gebruikers de toegang tot één, enkele of alle formulieren en/of gegevens met één, enkele of alle andere gebruikers op dezelfde Enterprise-server delen.

Een beheerder beheert je Jotform Enterprise-account. Dit kan onder andere het toevoegen of verwijderen van gebruikers, het bekijken van prestatiestatistieken van formulieren en andere taken omvatten. Daarnaast kan een beheerder formulieren maken en gegevens van ingediende formulieren bekijken. Een beheerder heeft toegang tot alle formulieren en gegevens van ingediende formulieren die door personen binnen je Jotform Enterprise-account zijn gemaakt, tenzij je een HIPAA-server gebruikt. In dat geval heeft de beheerder alleen toegang tot de gegevens van ingediende formulieren die expliciet door formuliereigenaren met de beheerder zijn gedeeld.

Een klant die je online formulier invult, telt niet als een gebruiker. Alleen personen die formulieren maken, ingediende formuliergegevens analyseren of je Jotform Enterprise-account beheren, worden als een gebruiker en/of beheerder beschouwd.

Voor grote organisaties heeft het gebruik van meerdere accounts voor één gebruiker meerdere nadelen:

Als organisaties gebruik van accounts voor één gebruiker maken, zijn de formulieren en bijbehorende verzamelde gegevens technisch gezien eigendom van één gebruiker. Als deze persoon de organisatie verlaat, gaan de formulieren en gegevens ook verloren. Deze gegevens zouden eigendom van de organisatie moeten zijn, maar dat is niet het geval als je gebruik van meerdere accounts voor één gebruiker maakt. Met Jotform Enterprise kan de beheerder de licentie eenvoudig aan een andere gebruiker toewijzen, zodat de gegevens voor je organisatie behouden blijven.

Bovendien is een account voor één gebruiker niet aan andere Jotform-accounts gekoppeld. Dit betekent dat het niet mogelijk is om formulieren die al zijn gemaakt te delen, er samen aan te werken of via accounts van andere gebruikers toegang tot gegevens te krijgen.

Vanwege doeleinden met betrekking tot IT-audits moet elke login om toegang tot ontvangen formuliergegevens te krijgen aan de hand van identificeerbare inloggegevens aan een specifieke persoon kunnen worden gekoppeld. Als organisaties gebruik van accounts voor één gebruiker maken, is het niet mogelijk om gegevens te delen. Deze beperking kan ervoor zorgen dat gebruikers ervoor kiezen om hun inloggegevens te delen. Dit is echter in strijd met de gebruiksvoorwaarden van Jotform.

Bovendien kan dit een groter juridisch probleem worden, aangezien de HIPAA-regelgeving bepaalt dat elke login voor toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI) aan de hand van identificeerbare inloggegevens aan een unieke persoon gekoppeld moet kunnen worden.

Onze reguliere abonnementen (Starter, Brons, Zilver en Goud) zijn traditionele pakketten voor één gebruiker die gebruik van gedeelde servers maken. Voor deze abonnementen is alleen online ondersteuning beschikbaar.

Jotform Enterprise is ons enige abonnement voor meerdere gebruikers en maakt gebruik van een server die speciaal voor je organisatie is bedoeld. De beheerder kan toegangsrechten aan gebruikers toewijzen terwijl deze gebruikers met andere gebruikers kunnen samenwerken. Daarnaast is er een toegewijd Enterprise-ondersteuningsteam beschikbaar om snel hulp te bieden als dit nodig is.

In deze handleiding kun je een overzicht van alle verschillen vinden.

Jotform Enterprise is een webgebaseerde SaaS-oplossing (Software as a Service). Dit betekent dat je geen software op de servers of desktops van je onderneming hoeft te installeren en alleen een webbrowser, zoals Chrome, Firefox of Safari nodig hebt.

Vanaf het moment dat je de Enterprise-overeenkomst ondertekent, kunnen we binnen één werkdag je server instellen, je bestaande formulieren en gegevens migreren (indien van toepassing) en de inloggegevens voor je server verstrekken.

Jotform Enterprise-formulieren zijn dynamisch en kunnen met vrijwel elke webbrowser, smartphone en tablet worden gebruikt.

Als je Jotform Enterprise gebruikt, zijn er geen limieten voor het aantal formulieren, inzendingen, formuliervelden, betalingen, API-aanroepen en de beschikbare opslagruimte.

Jotform Enterprise biedt integraties met grote betalingsverwerkers, zoals Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net en meer.

Als je een betalingsformulier maakt, wordt je gevraagd om je inloggegevens voor de betalingsverwerker in te voeren. Nadat je de gegevens hebt ingevuld, kun je online betalingen accepteren.

Bovendien brengt Jotform Enterprise geen extra transactiekosten in rekening. Dit betekent dat je alleen het standaardtarief voor het verwerken van creditcardbetalingen betaalt.

Bij aankoop van Jotform Enterprise maakt een service level agreement (SLA) deel uit van de koopovereenkomst. In deze overeenkomst worden alle voorwaarden en de totale kosten beschreven. Je moet de overeenkomst ondertekenen om je Jotform Enterprise-account te kunnen gebruiken.

Ja. Jotform kan wijzigingsverzoeken met betrekking tot de juridische documenten verwerken of je Business Associate Agreement (BAA) of verwerkersovereenkomst (DPA) als basis gebruiken om een overeenkomst op te stellen.

Ja, de beveiligingsafdeling van Jotform kan met je team samenwerken om ervoor te zorgen dat alle vragen over IT-beveiliging en juridische vragen worden beantwoord.

De prijzen van Jotform Enterprise worden bepaald op basis van je specifieke behoeften en het aantal gebruikers. Factoren die de prijs bepalen, zijn onder andere het aantal benodigde gebruikerslicenties, je behoeften op het gebied van IT-beveiliging, het type informatie dat je verzamelt en de add-ons die je nodig hebt. Onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties komen in aanmerking voor een korting van 30 procent, die alleen op gebruikerskosten van toepassing is. Neem contact op met ons verkoopteam om een op maat gemaakte offerte aan te vragen.

Er is geen maandelijkse betalingsoptie voor Jotform Enterprise beschikbaar. Zoals in de overeenkomst wordt vermeld, dienen de kosten voor de volledige looptijd vooraf te worden betaald.

Ja, je kunt op elk moment gedurende de looptijd van het contract extra gebruikerslicenties aanschaffen die naar rato worden gefactureerd. Als de looptijd bijvoorbeeld nog zeven maanden is en je vijf extra gebruikers toevoegt, worden er kosten voor de resterende zeven maanden in rekening gebracht.

Vanwege de kosten die aan het instellen van een Jotform Enterprise-account en -server zijn verbonden, kunnen we geen proefversie van het Enterprise-platform of een terugbetaling bieden. Voordat je Jotform Enterprise aanschaft, wordt je gevraagd om de overeenkomst te lezen en te ondertekenen. Je bent er zelf verantwoordelijk voor om de overeenkomst zorgvuldig door te nemen voordat deze wordt ondertekend.

Jotform Enterprise wordt in een lokaal datacenter gehost. Dit betekent dat je de gebruikerservaring kunt personaliseren door je eigen domeinnaam (bijv. formulieren.domeinnaam.com) te gebruiken. Indien nodig kan Jotform het SSL-certificaat namens je bedrijf aanschaffen en kosteloos installeren, zodat je formulieren de beveiligde aanduiding https:// hebben.

Ja, tijdens het instellen van de server worden je bestaande formulieren en gegevens (indien van toepassing) gemigreerd. Om te beginnen kun je de gebruikersnaam van je reguliere Jotform-account aan je accountmanager doorgeven of contact met ons ondersteuningsteam opnemen om een migratieverzoek in te dienen.

Nadat je Enterprise-server is ingesteld, kun je een migratie aanvragen door een verzoek bij ons klantenteam in te dienen. Vermeld in je aanvraag de volgende informatie:

• De gebruikersnaam of het e-mailadres van je reguliere Jotform-account dat wordt gemigreerd.
• De gebruikersnaam of het e-mailadres van het account op de Enterprise-server waarnaar de formulieren worden overgezet.
• Of je URL-omleiding wilt inschakelen.
• Of je je reguliere Jotform-account na de migratie wilt downgraden.

Nee. Er is geen downtime tijdens de migratie en de meeste migraties worden direct uitgevoerd.

Ja, je ingediende gegevens worden gemigreerd. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals conceptinzendingen en onvoltooide goedkeuringen. Daarom is het belangrijk om deze ook te controleren.

Na de migratie worden alle formulier-URL's naar je Enterprise-URL bijgewerkt. Als je URL-omleidingen hebt ingeschakeld, kunnen personen die je formulier invullen de oude Jotform-URL of de nieuwe Jotform Enterprise-URL gebruiken. Het is aanbevolen om alle links naar de nieuwe Enterprise-URL bij te werken zodra je daar tijd voor hebt.

Bijvoorbeeld: jotform.com/formID wordt bijgewerkt naar {subdomain}.jotform.com/formID

Formulieren die met iframe en JavaScript zijn geïntegreerd, worden automatisch naar de nieuwe URL omgeleid.

Formulieren die in de broncode zijn geïntegreerd, worden niet automatisch omgeleid. Dit betekent dat je de broncode van de Enterprise-versie van het formulier moet bijwerken.

Formulieren worden gemigreerd naar het gedeelte Mijn werkruimte van het gebruikersaccount dat in het migratieverzoek wordt vermeld. Deze gebruiker wordt de eigenaar van het formulier op de Enterprise-server.

Na de migratie kun je het formulier met andere geautoriseerde gebruikers op de server delen en aan een team toevoegen. Daarnaast kun je een label aan het formulier toewijzen of het eigendom overdragen als je een niet-HIPAA-server gebruikt.

In de meeste gevallen is dit niet nodig.

Als je Dropbox of OneDrive gebruikt, kun je het formulier openen en naar het tabblad Instellingen gaan om je opnieuw bij de integratie aan te melden.

Als je Zapier of Power Automate gebruikt, moet je de trigger en de variabelen in de workflow vervangen als je dynamische gegevens gebruikt.

Nee, je moet de versleuteling uitschakelen voordat je het formulier kunt migreren. Nadat je het formulier hebt gemigreerd, kun je dezelfde coderingssleutel gebruiken om de versleuteling opnieuw in te schakelen op niet-HIPAA-servers.

Alle reeds versleutelde inzendingen blijven versleuteld en blijven toegankelijk door je huidige toegangscode te gebruiken.

Als functies voor HIPAA-compliance bij je reguliere Jotform-account zijn inbegrepen, worden je HIPAA-formulieren automatisch gemigreerd en hoef je verder niets te doen.

Nee, je API-URL's zullen veranderen. Je API-URL verandert van https://api.jotform.com in https://{subdomain}.jotform.com/API (met API in hoofdletters).

Na de migratie kun je vanaf de nieuwe Enterprise-server wijzigingen in je formulieren aanbrengen. Als je via je reguliere account wijzigingen in de oorspronkelijke formulieren aanbrengt, worden de wijzigingen niet op de Enterprise-versies toegepast en vanwege de omleiding niet getoond.

Om onduidelijkheden te voorkomen, is het sterk aanbevolen om uitsluitend op je Enterprise-server te werken.

Nee, personen met toegewezen formulieren en de bijbehorende geschiedenis voor invullen/toewijzingen worden niet naar je Enterprise-server gemigreerd. Het is aanbevolen om toegewezen personen te informeren dat er nieuwe uitnodigingen worden verstuurd en dat ze een nieuw account moeten aanmaken om op je Enterprise-server in te loggen. Het proces om gebruikers opnieuw uit te nodigen blijft hetzelfde. Je kunt hier meer informatie vinden.

Als je een verzoek indient, zullen we je reguliere Jotform-account downgraden. Dit zorgt ervoor dat er geen kosten meer in rekening worden gebracht.

Als er een bedrag is vooruitbetaald voor een periode die op de dag van de migratie niet is gebruikt, wordt het bedrag teruggestort op de creditcard die je bij Jotform hebt geregistreerd.

Je kunt een regulier account slechts één keer migreren. Tijdens de migratie wordt alle informatie overgedragen.

Als je een regulier Jotform-account met functies voor HIPAA-compliance gebruikt, worden conceptinzendingen niet overgedragen.

Nee, niet-voltooide goedkeuringen worden niet gemigreerd. Je kunt het goedkeuringsproces na de migratie opnieuw starten.

URL's voor workflows worden naar de Jotform Enterprise-URL bijgewerkt. Zorg ervoor dat je na de migratie alle e-mails en links met betrekking tot workflows bijwerkt.

Ja, je bestaande AI-assistenten worden gemigreerd.

Nee, de telefoonnummers van je AI-assistenten worden niet gemigreerd. Alle nummers die aan AI-assistenten zijn gekoppeld, worden automatisch en permanent ingetrokken. Daarom is het belangrijk om de telefoonnummers na de migratie bij te werken.

Migraties zijn universeel, wat betekent dat alle items worden gemigreerd. Als je bepaalde items niet wilt migreren, kun je deze items verwijderen voordat de migratie wordt uitgevoerd.

Uw Jotform Enterprise-account wordt geleverd met het exclusieve voordeel van een toegewijd Enterprise Support Team. U kunt gemakkelijk 24/7 tickets indienen of platformbeheerders kunnen Zoom support calls plannen via ons geïntegreerde ondersteuningsportaal, zodat eventuele vragen of zorgen snel en efficiënt worden behandeld.

Ja. Jotform Enterprise ondersteunt SAML 2.0 en kan met identiteitsproviders zoals Microsoft Enterprise (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin en meer worden geïntegreerd. Je kunt één SSO-provider koppelen of Multi SSO inschakelen om gebruikers tegelijkertijd via meerdere identiteitsproviders te verifiëren.

Als SSO is ingeschakeld, kunnen gebruikers en beheerders zich aanmelden bij Jotform Enterprise door de bestaande inloggegevens van hun organisatie te gebruiken. Dit verbetert de beveiliging en voorkomt dat je afzonderlijke wachtwoorden moet beheren. Interne formulieren kunnen ook met SSO worden beveiligd, zodat alleen geverifieerde leden van je organisatie deze formulieren kunnen bekijken en indienen.

Voor geautomatiseerd gebruikersbeheer ondersteunt Jotform Enterprise zowel JIT-provisioning (account aanmaken op aanvraag) als SCIM-provisioning (geautomatiseerde identiteitssynchronisatie) om gebruikers en groepen automatisch aan te maken, bij te werken en te deactiveren via je identiteitsprovider.

In deze handleiding kun je meer informatie over SSO voor formulieren vinden.

Als je andere oplossingen voor directoryservices gebruikt, kun je voor ondersteuning contact met het Jotform Enterprise-team opnemen. Voor meer informatie kun je onze informatiepagina over SSO bezoeken.

De Jotform Enterprise API ondersteunt gegevenscommunicatie in twee richtingen. In onze API-documentatie kun je meer informatie vinden.

Jotform biedt gegevensopslag in lokale datacenters. Je gegevens worden door onze hostingpartner Google Cloud Platform gehost. Indien nodig werken we ook samen met andere hostingpartners, zoals Amazon Web Services (AWS).

Dankzij gegevensopslag in lokale datacenters kunnen we aan je specifieke behoeften op het gebied van gegevensopslag voldoen, waardoor de gegevens je land nooit verlaten. Dit is zeer belangrijk voor klanten in Australië, Canada, de VS, het VK, de EU en andere landen. Met 19 datacenters in 15 landen over de hele wereld kunnen we ook aan de toepasselijke vereisten voor gegevensopslag in je land voldoen.

Het waarborgen van de privacy en veiligheid van je formuliergegevens heeft voor Jotform de hoogste prioriteit. Jotform Enterprise neemt alle voorzorgsmaatregelen om diensten voor online formulieren te bieden met hoogwaardige beveiliging, waaronder 256-bits versleuteling en SOC 2-compliance. We bieden ook HIPAA-oplossingen die je kunt gebruiken als je onderneming gezondheidsinformatie verzamelt. Op de Jotform-pagina Beveiliging kun je meer informatie vinden.

Gegevens worden standaard versleuteld op een Enterprise-server opgeslagen:

• De Enterprise-oplossing is volledig afgeschermd van de Jotform Enterprise-omgeving, waardoor er niets met andere gebruikers wordt gedeeld.
• Alle gegevens (formulieren/inzendingen van gebruikers enz.) worden automatisch versleuteld bij opslag op de fysieke schijven.
• Elke coderingssleutel wordt ook versleuteld met hoofdsleutels die worden beheerd door Google Cloud Platform (onze hostingpartner).

HIPAA-servers gaan nog een stap verder en bieden databaseversleuteling bij opslag:

• Als onze servers ruwe gegevens ontvangen, worden ze met AES 256 versleuteld terwijl de gegevens naar de database worden geschreven. Dit betekent dat elke afzonderlijke inzending een unieke sleutel heeft. Daarnaast wordt elke afzonderlijke AES 256-sleutel met de openbare sleutel van de gebruiker (RSA 2048) versleuteld. Sleutels zijn onzichtbaar voor gebruikers en worden volledig door Jotform beheerd.

Het komt erop neer dat de reguliere Enterprise-servers schijfversleuteling bieden, terwijl HIPAA-servers daarnaast ook nog databaseversleuteling bieden.

Jotform Enterprise biedt functies voor HIPAA-compliance om gezondheidsinformatie veilig te kunnen verwerken. Meer informatie.

Je Jotform Enterprise-account werkt op dezelfde manier. Bestaande formuliergegevens worden automatisch in het lokale datacenter en in de database versleuteld.

Als je beschermde gezondheidsinformatie (PHI) verzamelt en je server aan de HIPAA-vereisten moet voldoen, kun je contact met je accountmanager en het Enterprise-klantenteam opnemen om de prijzen en opties voor gegevensmigratie te bespreken. De kortingen voor onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties zijn niet van toepassing op de kosten voor HIPAA-servers.

Het waarborgen van de privacy en veiligheid van je formuliergegevens heeft voor Jotform de hoogste prioriteit. Jotform Enterprise neemt alle voorzorgsmaatregelen om diensten voor online formulieren te bieden met hoogwaardige beveiliging, waaronder 256-bits versleuteling en SOC 2-compliance. We bieden ook functies voor HIPAA-compliance die je kunt gebruiken als je onderneming beschermde gezondheidsinformatie verzamelt. Op de Jotform-pagina Beveiliging kun je meer informatie vinden.

Vanwege de extra databaseversleuteling zorgen HIPAA-functies voor extra CPU-gebruik op de servers. Omdat onze hostingproviders de kosten op basis van CPU-gebruik berekenen, zijn er voor Jotform extra kosten aan HIPAA-ondersteuning verbonden. Lees meer over waarom Jotform Enterprise een geweldige oplossing voor de gezondheidszorg is.

Als u een bedrijfsserver hebt, worden uw formulieren en sollicitaties automatisch in rust versleuteld op het niveau van de fysieke schijven.

HIPAA-oplossingen gaan nog een stap verder en bieden extra databaseversleuteling met unieke AES 256-sleutels voor elke afzonderlijke inzending.

De Amerikaanse wetgeving vereist dat organisaties die beschermde gezondheidsinformatie (PHI) verzamelen en opslaan methoden gebruiken die aan de HIPAA-vereisten voldoen. Dit betekent dat je aan de HIPAA-regelgeving moet voldoen als je organisatie in de VS is gevestigd. Sommige Jotform Enterprise-klanten die niet in de VS zijn gevestigd, kiezen er echter ook voor om een extra beveiligingslaag toe te voegen door functies voor HIPAA-compliance te gebruiken.

Je Goud-abonnement is een account voor één gebruiker. Dit betekent dat één persoon formulieren kan maken, gegevens kan verzamelen en toegang tot gegevens kan krijgen.

Volgens de HIPAA-regelgeving moet elke login voor toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI) aan de hand van identificeerbare inloggegevens aan een unieke persoon gekoppeld kunnen worden.

Het delen van inloggegevens is een ernstige schending van de HIPAA-regelgeving en kan tot juridische problemen leiden.

Zelfs als slechts één persoon het account gebruikt om formulieren te maken, heb je Jotform Enterprise nodig als meerdere personen toegang tot de verzamelde beschermde gezondheidsinformatie (PHI) hebben. Dit komt omdat Jotform Enterprise het enige platform voor meerdere gebruikers is.