Veelgestelde vragen over Jotform Enterprise

• Is er een gebruikers minimumvereiste?

  Jotform Enterprise vereist minimaal vijf gebruikers.

• Wat zijn de kosten?

  Jotform Enterprise pricing is determined based on the number of users who will be using Jotform Enterprise. Education institutions and nonprofit organizations are eligible for a 30 percent discount. Discounts are not available on HIPAA server costs. Contact Sales to learn more about pricing.

• Wat is de definitie van een "gebruiker"?

  Een “gebruiker” wordt gedefinieerd als een persoon die kan inloggen op uw Jotform Enterprise account om

  1. Creëer/bewerk formulieren,
  2. start integraties, en/of
  3. bekijk/bewerk/analiseer ingezonden data direct in de formulier inzendingen database

  Jotform Enterprise heeft twee gebruikersfunctieniveaus: Gebruiker en beheerder. U bepaalt wie een gebruiker beheerder is.

  Standaard kan een gebruiker alleen formulieren maken en de ingezonden gegevens van formulieren voor zijn of haar eigen formulieren controleren. Gebruikers kunnen vervolgens de toegang tot een, enkele of alle formulieren en/of gegevens delen met een, enkele of alle andere gebruikers op dezelfde Enterprise Server.

  Een beheerder beheert uw Jotform Enterprise account. Dit kan het toevoegen of verwijderen van gebruikers omvatten, prestatiecijfers van formulieren beoordelen en andere taken uitvoeren. Bovendien kan een beheerder ook formulieren maken en de gegevens voor het indienen van formulieren controleren. Een beheerder heeft toegang tot alle formulieren en gegevens voor het indienen van formulieren die door iedereen in uw Jotform Enterprise account zijn gemaakt, tenzij het een HIPAA-compatibele server is, waarbij de beheerder alleen toegang heeft tot gegevens die expliciet met hen zijn gedeeld door de eigenaren van de formulieren.

• Hoe bepaal ik hoeveel gebruikers ik nodig heb?

  Bij het bepalen van het aantal gebruikers moet u er rekening mee houden dat onze licentieovereenkomst vereist dat elke gebruiker een unieke persoon is met een uniek, individueel e-mailadres. Groepsaliassen zoals marketing@company.com zijn niet toegestaan en ook niet het delen van aanmeldingsgegevens met andere personen. Voor IT-audits en -tracking-doeleinden moet elke aanmelding traceerbaar zijn naar een uniek individu, dit is een best practice.

  Met Jotform Enterprise kunt u bijvoorbeeld twee beheerders en 18 gebruikers hebben. Dit is een totaal van 20 gebruikers (stoelen), dus je zou toegang kopen voor elk individu. Bovendien is voor elke gebruiker een unieke gebruikersnaam en een uniek wachtwoord vereist. De beheerder kan op elk gewenst moment een gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen.

• Worden mijn klanten / werknemers / bezoekers die een formulier invullen beschouwd als gebruiker?

  Een klant die uw online formulier invult, telt niet als gebruiker. Alleen personen die formulieren maken, ingezonden gegevens van formulieren analyseren of uw Jotform Enterprise account beheren, worden beschouwd als gebruikers en/of beheerders.

• Kan ik maandelijks betalen?

  Jotform Enterprise wordt op jaarbasis van te voren betaald. Een maandelijkse betalingsoptie is niet beschikbaar.

• Kan ik mijn Jotform Enterprise account opzeggen?

  Nadat u uw Jotform Enterprise overeenkomst hebt ondertekend, kan uw account niet meer worden geannuleerd. U wordt aangemoedigd om uw overeenkomst grondig te lezen voordat u deze ondertekent.

• Kan ik halverwege mijn contract meer gebruikers toevoegen?

  U kunt op elk moment tijdens het contractjaar extra gebruikers toevoegen en deze worden naar rato toegevoegd. Als u bijvoorbeeld vijf extra gebruikers na vijf maanden aan uw contractjaar toevoegt, worden de resterende zeven maanden van het contractjaar in rekening gebracht.

• Wat is het voordeel van een Jotform Enterprise account in vergelijking met meerdere accounts voor één gebruiker?

  Het probleem met enkelvoudige gebruikersaccounts in grote organisaties is meervoudig:

  Bij een enkele gebruiker account zijn de formulieren, samen met de verzamelde gegevens, van de gebruiker. Als en wanneer deze persoon uw organisatie verlaat, gaan ook de formulieren en gegevens weg. Die gegevens moeten eigendom zijn van de organisatie, maar met een account voor slechts één gebruiker is dat niet het geval. Met Jotform Enterprise kan de beheerder de rol eenvoudig toewijzen aan een andere gebruiker, zodat de gegevens binnen uw organisatie blijven.

  Bovendien wordt de verbinding tussen een account voor één gebruiker en andere JotForm-accounts verbroken. Dit betekent dat er geen mogelijkheid is om formulieren die al zijn gemaakt te delen en samen te werken, of om toegang te krijgen tot gegevens op accounts van andere gebruikers.

  Elke toegang tot ingezonden gegevens moet traceerbaar zijn naar een uniek individu met zijn of haar eigen identificeerbare inloggegevens, voor IT-auditdoeleinden. Bij één gebruiker abonnementen, omdat er geen manier is om gegevens te delen, kunnen gebruikers ervoor kiezen om de aanmeldingsgegevens te delen, wat een schending is van de gebruiksvoorwaarden van Jotform.

  Let wel, dat dit laatste item een nog groter juridisch probleem wordt, omdat de HIPAA regelgeving bepaalt dat elke toegang tot PHI (Protected Health Information) moet kunnen worden herleid tot een uniek individu met zijn eigen identificeerbare aanmeldingsgegevens.

• Wat zijn de verschillen tussen Jotform Enterprise en Standard (Brons / Zilver / Goud)?

  Onze traditionele standaardplannen (Starter, Brons, Zilver en Goud) zijn plannen voor één gebruiker die op gedeelde servers worden uitgevoerd alleen online worden ondersteund.

  Jotform Enterprise is ons enige plan voor meerdere gebruikers waarbij een beheerder toegang kan toewijzen aan gebruikers en die gebruikers kunnen samenwerken met andere gebruikers. Bovendien wordt het uitgevoerd op een server die speciaal is ontworpen voor uw organisatie en wordt het geleverd met een speciale Enterprise Support Engineer voor onmiddellijke hulp en probleemoplossing.

  Een overzicht van de verschillen vindt u hier:
  https://www.jotform.com/help/587-what-is-the-difference-between-jotform-enterprise-and-standard

• Moet ik speciale software installeren?

  Jotform Enterprise is een software-as-a-service (SaaS) web-gebaseerde oplossing, wat betekent dat u geen software hoeft te installeren op uw bedrijfsservers of computer. Alleen een webbrowser, zoals Chrome, Firefox of Safari, is vereist.

• Kunt u mijn bestaande formulieren en gegevens van mijn standaard Jotform account verplaatsen?

  Ja, het migreren van uw bestaande formulieren en gegevens (indien van toepassing) maakt deel uit van ons serverinstallatieproces. Geef uw standaardgebruikersnaam voor uw Jotform account op aan uw accountmanager.

• Hoe snel kunnen wij uw account instellen?

  Vanaf het moment dat u onze Enterprise Agreement ondertekent, kunnen we uw server instellen, uw bestaande formulieren en gegevens migreren (indien van toepassing) en uw serverreferenties binnen één werkdag aan u bezorgen.

• Kunnen mijn klanten hun formulieren invullen op een smartphone of tablet?

  Jotform Enterprise formulieren zijn dynamisch en kunnen met vrijwel elke webbrowser, smartphone en tablet worden gebruikt.

• Zijn er beperkingen aan formulieren, inzendingen, etc.?

  Jotform Enterprise heeft geen beperkingen voor het aantal formulieren, inzendingen, formuliervelden, betalingen, API-oproepen en opslag.

• Kan ik met mijn formulieren betalingen accepteren?

  Jotform Enterprise features integrations with major payment processors, such as Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net and more.

  Wanneer u een betalingsformulier maakt, wordt u gevraagd uw aanmeldingsgegevens voor de betalingsprocessor in te voeren. Zodra dit is voltooid, kunt u online betalingen accepteren.

  Bovendien brengt Jotform Enterprise geen extra transactiekosten in rekening. U hoeft alleen de standaardkosten voor creditcardverwerking te betalen.

• Is er klantenondersteuning beschikbaar?

  Uw Jotform Enterprise account is voorzien van een speciaal ondersteuningspersoon die van maandag tot en met vrijdag tijdens de normale kantooruren (van 8:00 tot 18:00) beschikbaar is om eventuele vragen te beantwoorden.

• Is er een Service Level Agreement (SLA) beschikbaar?

  Wanneer u Jotform Enterprise aanschaft, wordt een SLA (Service Level Agreement) opgenomen als onderdeel van de koopovereenkomst. Deze overeenkomst geldt voor een periode van minimaal één jaar en omvat alle voorwaarden, evenals de totale kosten. U moet de overeenkomst ondertekenen om uw Jotform Enterprise account te kunnen starten.

• Komt Jotform Enterprise in aanmerking voor de 30 dagen geld-terug-garantie?

  Vanwege de kosten die zijn verbonden aan het instellen van een Jotform Enterprise-account en -server, kunnen we geen proefversie van het Enterprise-platform bieden en is er geen restitutie beschikbaar. Voordat u Jotform Enterprise aanschaft, wordt u gevraagd een overeenkomst te controleren en te ondertekenen. U bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig doorlezen van de overeenkomst voordat u deze ondertekent.

• Kan ik mijn juridische afdeling de Algemene Voorwaarden/Contracten/BAA/DPA-typen juridische documenten laten aanpassen/redigeren?

  Ja. Jotform kan wijzigingsverzoeken in de juridische documenten verwerken, of uw formulieren van de Business Associate Agreement (BAA) of Data Processing Agreement (DPA) gebruiken als basis voor het maken van een overeenkomst.

• Mijn IT-groep heeft een lijst met documenten van leveranciers en beveiligingsvragenlijsten; kunt u deze invullen?

  Ja, het veiligheidsteam van Jotform kan met uw team samenwerken om ervoor te zorgen dat alle IT-beveiligingsvragen en juridische vragen worden beantwoord.

Technische Informatie

• Ondersteunt Jotform Enterprise Single Sign-On (SSO)?

  Jotform Enterprise ondersteunt SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language), wat betekent dat het kan worden geïntegreerd met SSO-oplossingen van onder andere Microsoft, Google, Okta, Duo en OneLogin.

  SSO-integratie maakt twee verschillende toepassingen mogelijk:

  Jotform Enterprise gebruikers en beheerders zullen zich aanmelden bij het platform om toegang te krijgen tot hun formulieren en ingezonden gegevens met hun SSO-aanmeldingsgegevens, zonder dat ze nog een reeks gebruikersnaam en wachtwoord hoeven te onthouden. Dit stelt uw IT-afdeling ook in staat om de aanmeldingen centraal bij te houden, samen met uw andere IT-applicaties.

  Bovendien kunnen interne formulieren selectief SSO-beschermd worden om te verzekeren dat alleen werknemers/personeel/faculteit/studenten het formulier kunnen zien, invullen en indienen. Voor het verzamelen van gegevens in gevoelige toepassingen zorgt SSO-gebaseerde verificatie ervoor dat de persoon die het formulier invult precies is wie hij zegt te zijn.

  Meer informatie over SSO voor formulieren vindt u in deze gids.

  Als u andere oplossingen voor directoryservices hebt, neem dan contact op met het Jotform Enterprise-team om te zien hoe we u kunnen helpen. Raadpleeg voor meer informatie onze SSO-informatiepagina.

• Kan ik mijn eigen domein/gepersonaliseerde URL gebruiken? Kan ik de Jotform Enterprise een white label geven?

  Jotform Enterprise draait op een dedicated server, zodat u de gebruikerservaring op whitelabel kunt zetten door uw eigen aangepaste domein te gebruiken (bijv. forms.yourdomain.com). Indien nodig zal Jotform het SSL-certificaat namens u aanschaffen en zonder extra kosten installeren, zodat uw formulieren de veilige https://-aanduiding hebben.

• Is de Jotform Enterprise API één of twee richtingen?

  De Jotform Enterprise API ondersteunt gegevenscommunicatie in twee richtingen. Raadpleeg onze API-documentatie als u meer informatie nodig hebt.

Veiligheids Informatie

• Waar worden mijn gegevens gehost?

  Uw speciale Jotform Enterprise-server wordt geïnstalleerd in een van onze datacenters die wordt gehost door Google Cloud Platform, onze voorkeurspartner voor hosting. We werken ook samen met andere hostingpartners, zoals Amazon Web Services (AWS) wanneer dit nodigis.

• Kan ik gegevens in Australië/Canada/VS/VK/EU hebben, zodat mijn data nooit buiten mijn land/regio is?

  Omdat uw Jotform Enterprise-server aan u is toegewezen, kunnen we voldoen aan uw specifieke behoeften op het gebied van data residency, waar uw data nooit uit uw land komen. Dit is uiterst belangrijk voor klanten in Australië, Canada, de VS, het Verenigd Koninkrijk, de EU en andere landen. Met 19 datacenters in 15 landen over de hele wereld zijn we in staat om indien nodig te voldoen aan de vereisten voor data residency in uw land.

• Zijn mijn formulieren beveiligd?

  Ensuring the privacy and security of your form submission data is a top priority at Jotform. Jotform Enterprise takes every precaution to provide an online form service with high grade security — including 256-bit encryption, SOC 2 Compliance, and, if required, HIPAA compliance for healthcare related needs. For more information, visit Jotform’s security page.

• Wat is het verschil in codering tussen HIPAA Enterprise server en non-HIPAA Enterprise server?

  Data op de Enterprise Server is ten alle tijden versleuteld:

  • Uw Enterprise oplossing is volledig geïsoleerd van de rest van Jotform Enterprise, zodat er niets wordt gedeeld met andere gebruikers.
  • Alle gegevens (formulieren/inzendingen van de gebruiker, enz.) worden automatisch in rust versleuteld terwijl ze naar de fysieke schijven worden opgeslagen.
  • Elke versleuteling wordt ook gecodeerd met master sleutels die worden beheerd door Google Cloud Platform (onze hostingpartner).

  Encryption at rest-database, beschikbaar op HIPAA, is één niveau hoger dan dat:

  • Onze servers krijgen de ruwe data, en terwijl dit wordt opgeslagen op de database, versleutelt Jotform deze met AES256 (elke individuele inzending heeft een unieke sleutel) en elke individuele AES265-sleutel wordt ook versleutelt met de openbare sleutel van de gebruiker (RSA2048). Sleutels zijn naadloos voor gebruikers en volledig beheerd door Jotform.

  Kortom, de reguliere Enterprise setup biedt schijfversleuteling, terwijl HIPAA databaseversleuteling toevoegt.

HIPAA Informatie

• Is Jotform Enterprise HIPAA-compatibel?

  Jotform Enterprise biedt een HIPAA-optie om gezondheidsinformatie veilig te houden. Meer informatie.

• Als ik al een Jotform Enterprise account heb en upgrade naar HIPAA, wat gebeurt er dan met mijn bestaande gegevens over het indienen van formulieren?

  Uw Jotform Enterprise-account werkt op dezelfde manier. Bestaande gegevens voor het indienen van formulieren worden automatisch gecodeerd op uw speciale server, en ook in de database.

• Zijn er extra kosten verbonden aan HIPAA-naleving?

  If you are collecting Protected Health Information (PHI) and you need your Jotform Enterprise server to be HIPAA compliant. This is an additional fee of US$ 299 per month, which is charged annually up front and will be added to your licensing costs. Educational institution and nonprofit organization discounts are not available on HIPAA server costs.

• Waarom zijn er extra kosten verbonden aan HIPAA-naleving?

  HIPAA brengt extra CPU gebruik op de servers, dankzij de extra encryptie op databaseniveau, wat een HIPAA-vereiste is. Onze hostingproviders rekenen CPU gebruik aan, dus zijn er extra kosten verbonden aan Jotform voor HIPAA-naleving. Lees meer over waarom Jotform Enterprise een geweldige oplossing is voor de gezondheidszorg.

• Hoe verschilt de HIPAA-naleving van andere vormen van encryptie? Is versleuteling beschikbaar zonder HIPAA naleving?

  Als u een bedrijfsserver hebt, worden uw formulieren en sollicitaties automatisch in rust versleuteld op het niveau van de fysieke schijven.

  De HIPAA naleving brengt de beveiliging een stap verder door extra databasecodering te bieden met unieke AES256-versleuteling voor elke afzonderlijke indiening.

• Heb ik HIPAA nodig als ik persoonlijk identificeerbare Informatie (PII) verzamel?

  Nee. De dubbele codering die de niet-HIPAA Enterprise server biedt, is ontworpen om PII te verzamelen en veilig te openen en op te slaan.

• Heb ik HIPAA nodig, als ik beschermde gezondheidsinformatie (PHI) verzamel?

  De Amerikaanse wetgeving vereist dat de inzameling en opslag van PHI volgens HIPAA-compatibele methoden moet worden uitgevoerd. Jotform Enterprise heeft klanten buiten de VS die kiezen voor HIPAA als extra beveiligingsniveau.

• I already have a Gold HIPAA account. Do I need Jotform Enterprise?

  Your Gold account is a single user account, which means one person can create forms, collect data and have access to data.

  Volgens HIPAA regelgeving moet elke toegang tot PHI (Protected Health Information) traceerbaar zijn naar een uniek individu met zijn eigen identificeerbare aanmeldgegevens.

  Het delen van aanmeldingsgegevens is een aanzienlijke schending van HIPAA en kan leiden tot juridische problemen.

  Zelfs als u maar één persoon heeft die formulieren maakt, u heeft Jotform Enterprise nodig als u meerdere personen toegang hebt tot de verzamelde PHI. Dit is het enige platform met ondersteuning voor meerdere gebruikers.