Veelgestelde vragen over Jotform Enterprise

Het Jotform Enterprise-basispakket is het minimale instapniveau voor Jotform Enterprise en omvat tot 5 geautoriseerde gebruikers. Je kunt het pakket met bundels van 5 extra geautoriseerde gebruikers uitbreiden. Er is geen limiet aan het aantal geautoriseerde gebruikers dat je aan je abonnement kunt toevoegen.

Houd er bij het bepalen van het aantal gebruikers rekening mee dat onze licentieovereenkomst vereist dat elke gebruiker een unieke persoon met een uniek, afzonderlijk e-mailadres is. Groepsaliassen zoals marketing@bedrijfsnaam.com en het delen van inloggegevens met andere personen zijn niet toegestaan. Voor doeleinden met betrekking tot IT-audits en monitoring moet elke login aan een unieke persoon kunnen worden gekoppeld.

Met Jotform Enterprise kun je bijvoorbeeld 2 beheerders en 18 gebruikers hebben. Dit zijn in totaal 20 gebruikers (ook wel licenties genoemd). Daarom moet de toegang voor elk individu worden aangeschaft. Bovendien heeft iedere persoon een unieke gebruikersnaam en een uniek wachtwoord nodig. De beheerder kan een gebruikersnaam en wachtwoord op elk moment wijzigen.

Een 'gebruiker' is een persoon die op je Jotform Enterprise-account kan inloggen om

1. Formulieren te bewerken en te maken
2. Integraties te activeren
3. Ingediende formuliergegevens rechtstreeks in de database te bekijken, bewerken en analyseren.

Jotform Enterprise heeft twee gebruikersniveaus: Gebruiker en Beheerder. Je kunt zelf bepalen of een persoon als Gebruiker of Beheerder wordt geclassificeerd.

Standaard kunnen gebruikers alleen formulieren maken en de gegevens bekijken die via hun eigen formulieren zijn ingediend. Vervolgens kunnen gebruikers de toegang tot één, enkele of alle formulieren en/of gegevens met één, enkele of alle andere gebruikers op dezelfde Enterprise-server delen.

Een beheerder beheert je Jotform Enterprise-account. Dit kan onder andere het toevoegen of verwijderen van gebruikers, het bekijken van prestatiestatistieken van formulieren en andere taken omvatten. Daarnaast kan een beheerder formulieren maken en gegevens van ingediende formulieren bekijken. Een beheerder heeft toegang tot alle formulieren en gegevens die zijn ingediend via formulieren die door personen binnen je Jotform Enterprise-account zijn gemaakt, tenzij je een HIPAA-server gebruikt. In dat geval heeft de beheerder alleen toegang tot de gegevens die zijn ingediend via formulieren die expliciet door formuliereigenaren met de beheerder zijn gedeeld.

Een klant die je online formulier invult, telt niet als een gebruiker. Alleen personen die formulieren maken, ingediende formuliergegevens analyseren of je Jotform Enterprise-account beheren, worden als een gebruiker en/of beheerder beschouwd.

Voor grote organisaties heeft het gebruik van meerdere accounts voor één gebruiker meerdere nadelen:

Als organisaties gebruik van accounts voor één gebruiker maken, zijn de formulieren en bijbehorende verzamelde gegevens technisch gezien eigendom van één gebruiker. Als deze persoon de organisatie verlaat, gaan de formulieren en gegevens ook verloren. Deze gegevens zouden eigendom van de organisatie moeten zijn, maar dat is niet het geval als je gebruik van meerdere accounts voor één gebruiker maakt. Met Jotform Enterprise kan de beheerder de licentie eenvoudig aan een andere gebruiker toewijzen, zodat de gegevens voor je organisatie behouden blijven.

Bovendien is een account voor één gebruiker niet aan andere Jotform-accounts gekoppeld. Dit betekent dat het niet mogelijk is om formulieren die al zijn gemaakt te delen, er samen aan te werken of via accounts van andere gebruikers toegang tot gegevens te krijgen.

Vanwege doeleinden met betrekking tot IT-audits moet elke login om toegang tot ontvangen formuliergegevens te krijgen aan de hand van identificeerbare inloggegevens aan een specifieke persoon kunnen worden gekoppeld. Als organisaties gebruik van accounts voor één gebruiker maken, is het niet mogelijk om gegevens te delen. Deze beperking kan ervoor zorgen dat gebruikers ervoor kiezen om hun inloggegevens te delen. Dit is echter in strijd met de gebruiksvoorwaarden van Jotform.

Bovendien kan dit een groter juridisch probleem worden, aangezien de HIPAA-regelgeving bepaalt dat elke login voor toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI) aan de hand van identificeerbare inloggegevens aan een unieke persoon gekoppeld moet kunnen worden.

Onze reguliere abonnementen (Starter, Brons, Zilver en Goud) zijn traditionele pakketten voor één gebruiker die gebruik van gedeelde servers maken. Voor deze abonnementen is alleen online ondersteuning beschikbaar.

Jotform Enterprise is ons enige abonnement voor meerdere gebruikers en maakt gebruik van een server die speciaal voor je organisatie is bedoeld. De beheerder kan toegangsrechten aan gebruikers toewijzen terwijl deze gebruikers met andere gebruikers kunnen samenwerken. Daarnaast is er een toegewijd Enterprise-ondersteuningsteam beschikbaar om snel hulp te bieden als dit nodig is.

In deze handleiding kun je een overzicht van alle verschillen vinden.

Jotform Enterprise is een webgebaseerde SaaS-oplossing (Software as a Service). Dit betekent dat je geen software op de servers of desktops van je onderneming hoeft te installeren en alleen een webbrowser, zoals Chrome, Firefox of Safari nodig hebt.

Vanaf het moment dat je de Enterprise-overeenkomst ondertekent, kunnen we binnen één werkdag je server instellen, je bestaande formulieren en gegevens migreren (indien van toepassing) en de inloggegevens voor je server verstrekken.

Jotform Enterprise-formulieren zijn dynamisch en kunnen met vrijwel elke webbrowser, smartphone en tablet worden gebruikt.

Als je Jotform Enterprise gebruikt, zijn er geen limieten voor het aantal formulieren, inzendingen, formuliervelden, betalingen, API-aanroepen en de beschikbare opslagruimte.

Jotform Enterprise biedt integraties met grote betalingsverwerkers, zoals Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net en meer.

Als je een betalingsformulier maakt, wordt je gevraagd om je inloggegevens voor de betalingsverwerker in te voeren. Nadat je de gegevens hebt ingevuld, kun je online betalingen accepteren.

Bovendien brengt Jotform Enterprise geen extra transactiekosten in rekening. Dit betekent dat je alleen het standaardtarief voor het verwerken van creditcardbetalingen betaalt.

Bij aankoop van Jotform Enterprise maakt een service level agreement (SLA) deel uit van de koopovereenkomst. In deze overeenkomst worden alle voorwaarden en de totale kosten beschreven. Je moet de overeenkomst ondertekenen om je Jotform Enterprise-account te kunnen gebruiken.

Ja. Jotform kan wijzigingsverzoeken met betrekking tot de juridische documenten verwerken of je Business Associate Agreement (BAA) of verwerkersovereenkomst (DPA) als basis gebruiken om een overeenkomst op te stellen.

Ja, de beveiligingsafdeling van Jotform kan met je team samenwerken om ervoor te zorgen dat alle vragen over IT-beveiliging en juridische vragen worden beantwoord.

De prijzen van Jotform Enterprise worden bepaald op basis van je specifieke behoeften en het aantal gebruikers. Factoren die de prijs bepalen, zijn onder andere het aantal benodigde gebruikerslicenties, je behoeften op het gebied van IT-beveiliging, het type informatie dat je verzamelt en de add-ons die je nodig hebt. Onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties komen in aanmerking voor een korting van 30%, die alleen op gebruikerskosten van toepassing is. Neem contact op met ons verkoopteam om een op maat gemaakte offerte aan te vragen.

Er is geen maandelijkse betalingsoptie voor Jotform Enterprise beschikbaar. Zoals in de overeenkomst wordt vermeld, dienen de kosten voor de volledige looptijd vooraf te worden betaald.

Ja, je kunt op elk moment gedurende de looptijd van het contract extra gebruikerslicenties aanschaffen die naar rato worden gefactureerd. Als de looptijd bijvoorbeeld nog zeven maanden is en je vijf extra gebruikers toevoegt, worden er kosten voor de resterende zeven maanden in rekening gebracht.

Vanwege de kosten die aan het instellen van een Jotform Enterprise-account en -server zijn verbonden, kunnen we geen proefversie van het Enterprise-platform of een terugbetaling bieden. Voordat je Jotform Enterprise aanschaft, wordt je gevraagd om de overeenkomst te lezen en te ondertekenen. Je bent er zelf verantwoordelijk voor om de overeenkomst zorgvuldig door te nemen voordat deze wordt ondertekend.

Jotform Enterprise wordt in een lokaal datacenter gehost. Dit betekent dat je de gebruikerservaring kunt personaliseren door je eigen domeinnaam (bijv. formulieren.domeinnaam.com) te gebruiken. Indien nodig kan Jotform het SSL-certificaat namens je bedrijf aanschaffen en kosteloos installeren, zodat je formulieren de beveiligde aanduiding https:// hebben.

Yes. Migrating your existing forms and data is included in the server setup process.

Admins can initiate a migration from the Admin Console in their organization's Jotform Enterprise account. The standard Jotform account owner will receive a request to authorize the data transfer and can choose to start the migration immediately or schedule it for later.

Alternatively, contact your Account Manager or submit a migration request to the Support team.

No. Migrations involve no downtime, and most are completed instantly. Standard Jotform account owner can schedule migration for a date and time that works the best.

Yes, submission data will be migrated as well. Once migration is complete, the submission data can be accessed in the Enterprise account. There are some exceptions, such as encrypted forms, draft submissions, and incomplete workflows, so make sure to review those as well.

No. Migration includes all assets and submission data from your standard Jotform account. If there are any items you do not want to migrate, you must delete them before the migration begins. Each standard Jotform account can be migrated only once.

After migration, all form URLs will be updated to Enterprise URLs. Existing Jotform URLs will continue to work, allowing respondents to access forms using either URL. For example, jotform.com/formID will be updated to {subdomain}.jotform.com/formID. We recommend updating all links to the new Enterprise URL as time permits.

• iFrame and JavaScript embeds will automatically redirect to the new Enterprise URLs.
• Source code embeds will not redirect automatically. The embedded source code must be updated to use the forms in the Enterprise account.
• API URLs will be updated automatically. API URLs will change from https://api.jotform.com to https://{subdomain}.jotform.com/API (with API in all caps).

Migrated assets will be disabled in the standard Jotform account’s Workspace. Migrated assets can be viewed or cloned, but can not be edited in their original Jotform Standard account.

After migration, migrated assets are listed in target Enterprise account’s Workspace or target Team Workspace, labelled as “migrated”. Enterprise account owners can share the form with other licensed users, add it to a Team, assign it a Label, or transfer ownership on a non-HIPAA server.

Encryption must be disabled before a form can be migrated. Existing encrypted submissions will remain encrypted and can still be accessed using the current access code. After migration, encryption can be re-enabled in the non-HIPAA Enterprise account using the same encryption key

In most cases, no. Your integration settings will also be migrated. However, the following integrations require additional steps:

If migrated assets have Dropbox or OneDrive integration, sign back into your connected account in the form’s Settings.

If migrated assets have Zapier or Power Automate integration, replace the trigger and the variables in workflow.

No, form assignees and their assignment history will not migrate over to the Enterprise Account. Form assignees can be re-invited to Enterprise Account once migration is complete. It’s recommended that you inform your assignees that new invites will go out, and they’ll need to create a new login account on your Enterprise account. The process for re-inviting users is the same, and you can learn more about that here.

• AI Agent phone numbers and linked phone numbers will be automatically and permanently revoked during migration. New phone numbers must be assigned after migration.
• Website Widgets will remain in the standard Jotform account and won’t migrate over.
• Encryption must be disabled before encrypted forms can be migrated.
• Draft submissions (saved submissions to be completed later) will not migrate.
• Workflow submissions in progress will not migrate.

You can continue using the standard Jotform account, but any assets that have been migrated can't be edited in this account.

If you prefer to downgrade your Standard Jotform account, we’ll downgrade your standard Jotform account so that you aren’t charged for it going forward. Any prepaid but unused amount as of the date of the migration will be refunded to the credit card you have on file with Jotform.

If your Standard Jotform account is HIPAA-protected, the migration can only be processed by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager. Once the migration request is received, HIPAA forms will automatically be migrated, and you won’t need to take any additional action.

Yes, migration to a HIPAA-enabled Enterprise account must be requested by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager.

You can request migration after your Enterprise server is set up by submitting a ticket to our Customer Success team. Please include the following information with your request:

• De gebruikersnaam of het e-mailadres van je reguliere Jotform-account dat wordt gemigreerd.
• De gebruikersnaam of het e-mailadres van het account op de Enterprise-server waarnaar de formulieren worden overgezet.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward

Het Jotform Enterprise-account biedt het exclusieve voordeel van een toegewijd Enterprise-ondersteuningsteam. Je kunt 24/7 eenvoudig ondersteuningsverzoeken indienen en beheerders kunnen via ons geïntegreerde ondersteuningsportaal Zoom-gesprekken voor ondersteuning plannen. Dit zorgt ervoor dat je snel antwoord op vragen krijgt en dat problemen op een efficiënte manier worden opgelost.

Ja. Jotform Enterprise ondersteunt SAML 2.0 en kan met identiteitsproviders zoals Microsoft Enterprise (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin en meer worden geïntegreerd. Je kunt één SSO-provider koppelen of Multi SSO inschakelen om gebruikers tegelijkertijd via meerdere identiteitsproviders te verifiëren.

With optional SSO enabled, users and administrators can sign in to Jotform Enterprise using their existing organizational credentials — improving security and eliminating the need to manage separate passwords. Internal-facing forms can also be SSO-protected, ensuring that only verified members of your organization can view and submit them.

For automated user management, Jotform Enterprise offers both JIT (Just-In-Time) provisioning, and SCIM provisioning to automatically create, update, and deactivate users and groups directly from your identity provider.

In deze handleiding kun je meer informatie over SSO voor formulieren vinden.

Als je andere oplossingen voor directoryservices gebruikt, kun je voor ondersteuning contact met het Jotform Enterprise-team opnemen. Voor meer informatie kun je onze informatiepagina over SSO bezoeken.

De Jotform Enterprise API ondersteunt gegevenscommunicatie in twee richtingen. In onze API-documentatie kun je meer informatie vinden.

Jotform biedt gegevensopslag in lokale datacenters. Je gegevens worden door onze hostingpartner Google Cloud Platform gehost. Indien nodig werken we ook samen met andere hostingpartners, zoals Amazon Web Services (AWS).

Dankzij gegevensopslag in lokale datacenters kunnen we aan je specifieke behoeften op het gebied van gegevensopslag voldoen, waardoor de gegevens je land nooit verlaten. Dit is zeer belangrijk voor klanten in Australië, Canada, de VS, het VK, de EU en andere landen. Met 19 datacenters in 15 landen over de hele wereld kunnen we ook aan de toepasselijke vereisten voor gegevensopslag in je land voldoen.

Het waarborgen van de privacy en veiligheid van je formuliergegevens heeft voor Jotform de hoogste prioriteit. Jotform Enterprise neemt alle voorzorgsmaatregelen om diensten voor online formulieren te bieden met hoogwaardige beveiliging, waaronder 256-bits versleuteling en SOC 2-compliance. We bieden ook HIPAA-oplossingen die je kunt gebruiken als je onderneming gezondheidsinformatie verzamelt. Op de Jotform-pagina Beveiliging kun je meer informatie vinden.

Gegevens worden standaard versleuteld op een Enterprise-server opgeslagen:

• De Enterprise-oplossing is volledig afgeschermd van de Jotform Enterprise-omgeving, waardoor er niets met andere gebruikers wordt gedeeld.
• Alle gegevens (formulieren/inzendingen van gebruikers enz.) worden automatisch versleuteld bij opslag op de fysieke schijven.
• Elke coderingssleutel wordt ook versleuteld met hoofdsleutels die worden beheerd door Google Cloud Platform (onze hostingpartner).

HIPAA-servers gaan nog een stap verder en bieden databaseversleuteling bij opslag:

• Als onze servers ruwe gegevens ontvangen, worden ze met AES 256 versleuteld terwijl de gegevens naar de database worden geschreven. Dit betekent dat elke afzonderlijke inzending een unieke sleutel heeft. Daarnaast wordt elke afzonderlijke AES 256-sleutel met de openbare sleutel van de gebruiker (RSA 2048) versleuteld. Sleutels zijn onzichtbaar voor gebruikers en worden volledig door Jotform beheerd.

Het komt erop neer dat de reguliere Enterprise-servers schijfversleuteling bieden, terwijl HIPAA-servers daarnaast ook nog databaseversleuteling bieden.

Jotform Enterprise biedt functies voor HIPAA-compliance om gezondheidsinformatie veilig te kunnen verwerken. Meer informatie.

Je Jotform Enterprise-account werkt op dezelfde manier. Bestaande formuliergegevens worden automatisch in het lokale datacenter en in de database versleuteld.

If you are collecting Protected Health Information (PHI) and you need your server to be HIPAA enabled, please contact your account manager and the Enterprise customer success team to discuss pricing and data migration options. Educational institution and nonprofit organization discounts are not available on HIPAA server costs.

Het waarborgen van de privacy en veiligheid van je formuliergegevens heeft voor Jotform de hoogste prioriteit. Jotform Enterprise neemt alle voorzorgsmaatregelen om diensten voor online formulieren te bieden met hoogwaardige beveiliging, waaronder 256-bits versleuteling en SOC 2-compliance. We bieden ook functies voor HIPAA-compliance die je kunt gebruiken als je onderneming beschermde gezondheidsinformatie verzamelt. Op de Jotform-pagina Beveiliging kun je meer informatie vinden.

Vanwege de extra databaseversleuteling zorgen HIPAA-functies voor extra CPU-gebruik op de servers. Omdat onze hostingproviders de kosten op basis van CPU-gebruik berekenen, zijn er voor Jotform extra kosten aan HIPAA-ondersteuning verbonden. Lees meer over waarom Jotform Enterprise een geweldige oplossing voor de gezondheidszorg is.

Als je een Enterprise-server gebruikt, worden je formulieren en inzendingen automatisch versleuteld opgeslagen op fysieke schijven.

HIPAA-oplossingen gaan nog een stap verder en bieden extra databaseversleuteling met unieke AES 256-sleutels voor elke afzonderlijke inzending.

U.S. law requires organizations that collect and store PHI to follow HIPAA-enabled methods, so if you collect PHI, and you’re located in the U.S., you do need HIPAA compliance features. However, some Jotform Enterprise customers who aren’t located in the U.S. also opt for HIPAA enablement as an additional level of security.

Je Goud-abonnement is een account voor één gebruiker. Dit betekent dat één persoon formulieren kan maken, gegevens kan verzamelen en toegang tot gegevens kan krijgen.

Volgens de HIPAA-regelgeving moet elke login voor toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI) aan de hand van identificeerbare inloggegevens aan een unieke persoon gekoppeld kunnen worden.

Het delen van inloggegevens is een ernstige schending van de HIPAA-regelgeving en kan tot juridische problemen leiden.

Zelfs als slechts één persoon het account gebruikt om formulieren te maken, heb je Jotform Enterprise nodig als meerdere personen toegang tot de verzamelde beschermde gezondheidsinformatie (PHI) hebben. Dit komt omdat Jotform Enterprise het enige platform voor meerdere gebruikers is.