A JT’s Landscape Maintenance, localizada em Waterford Township, Michigan, é uma pequena empresa familiar. A equipe costuma ter mais trabalho do que tempo disponível para executá-lo. Por isso, qualquer economia de tempo que permita atender mais clientes faz uma diferença significativa nos resultados do negócio.
No passado, a empresa dependia de formulários em papel e pastas de arquivos para organizar o trabalho. Mas, durante uma visita a um cliente em potencial, um membro da equipe foi solicitado a fornecer um orçamento. Naquele dia, porém, ele não estava com uma cópia impressa do formulário de orçamento. Foi um momento decisivo.
Em busca de uma solução, a equipe da JT’s encontrou a Jotform através de uma pesquisa no Google. Ao descobrir que poderia digitalizar todos os formulários em papel usando o Editor de PDFs da Jotform, a empresa substituiu seus processos manuais por uma combinação de formulários online, Jotform Apps, Agents de IA, um recurso de cálculos e ferramentas de colaboração.
Desde que começou a usar Jotform no início deste ano, a JT’s Landscape Maintenance conquistou novas oportunidades de receita, economizou tempo e melhorou a coordenação entre os membros da equipe.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: Resultados em resumo
US$ 120 mil por ano em receita potencial
A equipe usou o Criador de Apps com IA para criar um hub de colaboração que liberou tempo para assumir novos projetos. A estimativa é que esse trabalho adicional gere até US$ 10 mil em receita por mês.
Mais de US$ 3 mil em economia por ano
A digitalização dos orçamentos e das faturas reduziu os gastos com materiais de escritório em aproximadamente US$ 260 por mês — valor que agora é destinado aos almoços da equipe.
Melhor coordenação da equipe
Os fluxos de trabalho móveis da JT’s aumentaram a visibilidade das atividades, melhoraram a comunicação e tornaram as operações mais eficientes.
Uma empresa em crescimento limitada por processos baseados em papel
Durante anos, a JT’s Landscape Maintenance utilizou formulários em papel, orçamentos escritos à mão e processos manuais para administrar as operações do dia a dia. Mas, à medida que a empresa crescia, a equipe passou a enfrentar cada vez mais dificuldades para:
- Padronizar os preços
- Gerar orçamentos no local com rapidez
- Manter a documentação do escritório organizada
- Coordenar as equipes em campo em diferentes serviços
Jonathan Dickman, consultor de operações híbridas e o verdadeiro “faz-tudo” da empresa, sabia que a equipe precisava de um sistema mais escalável.
“Trabalhávamos com papel”, afirma Dickman. “Tudo ficava em pastas de arquivo e envelopes de papel… A situação acabou ficando desorganizada demais para nós.”
A JT’s percebeu que sua dependência de processos em papel resultava em preços e orçamentos inconsistentes, além de dificultar a organização da agenda dos clientes.
Além disso, havia outros desafios menos evidentes, como a dificuldade de treinar novos colaboradores, compartilhar o conhecimento da empresa e garantir a segurança das informações dos clientes.
Centralizando operações usando o Criador de Apps com IA
O processo de organização começou quando Dickman pesquisou na internet por PDFs editáveis. Foi assim que ele encontrou o Editor de PDFs Jotform e, a partir daí, passou a explorar maneiras de integrar a plataforma a outras áreas da empresa.
O grande insight veio quando percebeu que um aplicativo poderia resolver dois problemas ao mesmo tempo: facilitar a criação de orçamentos em campo e manter toda a equipe alinhada em relação às operações.
Com o Jotform Apps, Dickman criou aplicativos internos personalizados, acessíveis à equipe diretamente em dispositivos móveis.
Entre os recursos disponíveis para os colaboradores, os aplicativos incluem:
- Calculadoras de materiais
- Guias para elaboração de orçamentos
- Controle de ponto dos colaboradores
- Registros pesquisáveis de clientes
Usando IA para simplificar a criação de orçamentos no aplicativo
Dickman descobriu como era fácil ajustar o aplicativo que havia criado inicialmente — e os fluxos de trabalho de que a equipe precisava — sem escrever uma única linha de código.
Em vez de configurar tudo manualmente, como criar abas separadas para diferentes layouts e facilitar a navegação, bastava descrever as alterações desejadas para o criador com IA da Jotform.
“É tudo muito simples”, conta Dickman. “Passei a prestar atenção no que o [Podo] sugeria e nas recomendações de melhorias que ele fazia. Foi assim que consegui adicionar todos aqueles recursos interessantes.”
Segundo Dickman, as sugestões do criador com IA ajudaram a transformar aplicativos básicos em soluções mais avançadas, incluindo recursos sofisticados, como a calculadora de materiais.
Um dos principais recursos para a criação de orçamentos, a calculadora de materiais permite que a equipe da JT’s calcule automaticamente os custos de materiais para projetos de paisagismo com base no volume de terra, na quantidade de cobertura vegetal, na estimativa de grama e na tonelagem de pedras ou granito.
Com essas informações em mãos, a equipe pode ir diretamente ao fornecedor para adquirir os materiais necessários, economizando tempo e padronizando a elaboração dos orçamentos.
Agora, em vez de depender de uma única pessoa para elaborar orçamentos, definir rotas, calcular preços ou coordenar projetos, Dickman destaca que “todos têm acesso aos mesmos recursos em tempo real… Isso mantém toda a equipe alinhada ao mesmo tempo.”
Criando novas oportunidades de negócio ao substituir o papel
Ao transformar processos em papel em aplicativos com IA repletos de recursos, a JT’s Landscape Maintenance passou a aproveitar novas e importantes oportunidades de negócios, reduzir a carga de trabalho administrativo e oferecer às equipes em campo os recursos necessários para trabalhar de forma mais independente.
Com a ajuda do Criador de Apps com IA Jotform, a JT’s transformou seu potencial de crescimento de duas maneiras principais:
- Maior potencial de receita: Ao recuperar cerca de cinco horas por semana, a empresa passou a assumir novos projetos, o que representa até US$ 10 mil em receita adicional por mês. Além disso, a digitalização de documentos e fluxos de trabalho gera uma economia superior a US$ 3 mil por ano.
- Melhor coordenação da equipe: Os fluxos de trabalho compartilhados em dispositivos móveis aumentaram a visibilidade das operações, melhoraram a eficiência e fortaleceram a comunicação entre as equipes, reduzindo falhas de comunicação em todas as frentes.
A empresa também passou a identificar oportunidades de vendas adicionais durante os atendimentos presenciais, responder a dúvidas operacionais em tempo real e orientar colaboradores mais novos — que ainda não dominam as conversas típicas de vendas — com o apoio do “Grizz”, seu Agente de IA da Jotform.
Como resultado da integração desse agente aos fluxos de trabalho diários da empresa, o processo de integração de novos colaboradores ficou mais rápido, e as equipes passaram a contar com suporte tanto em campo quanto no escritório.
Uma pequena empresa com fluxos de trabalho de nível empresarial
A JT’s Landscape Maintenance transformou suas operações, substituindo processos baseados em papel por um sistema digital integrado com tecnologia de IA da Jotform. Hoje, esse ecossistema digital ajuda a empresa a conquistar novos negócios, simplificar fluxos de trabalho e dar mais autonomia aos colaboradores.
Como resume Dickman: “É realmente incrível.”
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