A JT’s Landscape Maintenance em Waterford Township, Michigan, é uma pequena empresa familiar. A equipe geralmente tem mais trabalho do que tempo para executá-lo. Portanto, economizar tempo que pode ser usado para buscar mais trabalhos faz uma diferença real nos resultados financeiros.
No passado, a empresa dependia de uma combinação de papel e pastas de arquivo para acompanhar o trabalho. Mas durante uma visita de trabalho um dia, um cliente em potencial pediu um orçamento. Acontece que naquele dia, o membro da equipe da JT’s não tinha a cópia impressa do formulário de orçamento com ele. Foi um momento revelador.
Em busca de uma solução, a equipe da JT’s descobriu o Jotform através de uma pesquisa no Google. Quando perceberam que poderiam digitalizar todos os seus formulários em papel usando o Editor de PDF do Jotform, eles substituíram seus processos manuais por uma combinação de formulários online, Jotform Apps, Agentes de IA, um recurso de cálculo e ferramentas de colaboração.
Desde que começaram a usar o Jotform no início deste ano, a JT’s Landscape Maintenance desbloqueou novas oportunidades de receita, economizou tempo e melhorou a coordenação da equipe.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: Resultados em resumo
$120.000 por ano em receita potencial
A equipe usou o Criador de Apps com IA para criar um hub de colaboração que libera a equipe da JT’s para assumir novos trabalhos. Eles estimam que o trabalho adicional gerará até $10.000 em receita mensal.
Mais de $3.000 de economia por ano
A digitalização de orçamentos e faturas reduziu os custos com material de escritório em aproximadamente $260 por mês — recursos que agora são usados para almoços dos funcionários.
Coordenação de equipe aprimorada
Os fluxos de trabalho móveis da JT’s melhoraram a visibilidade, comunicação e eficiência em todos os trabalhos.
Uma empresa em crescimento sobrecarregada por processos baseados em papel
Durante anos, a JT’s Landscape Maintenance dependeu de formulários em papel, orçamentos manuscritos e coordenação manual para lidar com as operações diárias. Mas à medida que a empresa começou a crescer, a equipe unida achou cada vez mais difícil
- Padronizar preços
- Produzir rapidamente orçamentos no local
- Manter a documentação do escritório organizada
- Coordenar equipes de campo em vários trabalhos
Jonathan Dickman, consultor híbrido de operações e “canivete suíço” da empresa, sabia que a equipe precisava de um sistema mais escalável.
“Éramos baseados em papel”, afirma Dickman. “Tudo [estava] em pastas de arquivo e envelopes manila…. Ficou simplesmente muito desorganizado para nós.”
A JT’s descobriu que sua dependência de papel levava a preços e orçamentos inconsistentes, bem como cronogramas de clientes desorganizados.
Abaixo da superfície estavam outras questões relacionadas, como nenhuma maneira fácil de treinar novos funcionários, compartilhar conhecimento institucional ou garantir segurança para informações de clientes.
Centralizando operações com o Criador de Apps com IA
O processo de desorganização começou com Dickman pesquisando online por PDFs editáveis. Isso o levou ao Editor de PDF do Jotform e, a partir daí, ele procurou maneiras de integrar efetivamente o Jotform em outras partes do negócio.
Ele teve um momento de insight quando percebeu que criar um aplicativo poderia resolver dois problemas de uma vez: como criar facilmente orçamentos em campo e como colocar todos os membros da equipe na mesma página operacionalmente.
Dickman usou o Jotform Apps para criar aplicativos internos personalizados que a equipe pode acessar em operações móveis.
Entre outros recursos para funcionários, os aplicativos incluem
- Calculadoras de materiais
- Guias de orçamento
- Folhas de ponto de funcionários
- Registros de clientes pesquisáveis
Usando IA para simplificar orçamentos baseados em aplicativo
Dickman descobriu como era fácil ajustar o aplicativo que criou inicialmente (e os fluxos de trabalho que ele e a equipe precisavam) — sem nenhum conhecimento de programação.
Em vez de esboçar as coisas manualmente — como criar abas separadas dentro do aplicativo para diferentes layouts e navegação mais fácil — ele simplesmente descreveu os ajustes que queria ao criador de IA do Jotform.
“É simplesmente perfeito”, maravilha-se Dickman. “Eu vou recorrer a realmente ouvir o que [Podo] está dizendo e suas recomendações de refinamento. Foi assim que consegui todas as coisas legais.”
Ele descobriu que a natureza autoguiada do criador de IA o ajudou a evoluir seus aplicativos de básicos para avançados, incluindo recursos mais sofisticados como a calculadora de materiais.
Uma parte crucial da criação de orçamentos, a calculadora de materiais ajuda a equipe de campo da JT’s a calcular automaticamente um custo personalizado de material de paisagismo com base no volume de solo, requisitos de cobertura morta, estimativas de grama e tonelagem de pedra/granito.
A equipe pode então levar essas informações à loja de suprimentos para obter o que precisa, economizando tempo e padronizando a criação de orçamentos de uma só vez.
Agora, em vez de depender de uma pessoa para orçamentos, roteamento, preços ou coordenação de projetos, Dickman enfatiza que “todos têm acesso aos mesmos recursos em tempo real…. Isso alinha todos simultaneamente.”
Criando novas oportunidades de negócio ao substituir o papel
Ao transformar processos baseados em papel em aplicativos ricos em recursos alimentados por IA, a JT’s Landscape Maintenance pode aproveitar novas (e significativas) oportunidades de negócio, reduzir despesas administrativas e dar às equipes de campo os recursos de que precisam para trabalhar de forma independente.
A JT’s mudou seu potencial de negócio de duas maneiras específicas com a ajuda do Criador de Apps com IA do Jotform:
- Potencial de receita aumentado: Recuperar aproximadamente cinco horas por semana permite que a empresa assuma novos trabalhos, equivalendo a $10.000 em receita mensal adicional. Além disso, eles economizam mais de $3.000 ao digitalizar documentação e fluxos de trabalho.
- Melhor coordenação de equipe: Os fluxos de trabalho móveis compartilhados da empresa melhoraram a visibilidade, eficiência e comunicação em todos os trabalhos, reduzindo a confusão em geral.
A empresa também foi capacitada para sugerir oportunidades de venda adicional no local, responder perguntas operacionais em tempo real e orientar funcionários mais novos — que não estão familiarizados com conversas de vendas típicas — usando orientações do “Grizz”, seu Agente de IA do Jotform.
O resultado da integração de um agente no fluxo de trabalho diário da empresa é uma integração mais rápida de funcionários e suporte dentro e fora do campo.
Uma pequena empresa com fluxos de trabalho de nível empresarial
A JT’s Landscape Maintenance transformou suas operações de coordenação baseada em papel em um sistema digital conectado alimentado pela IA do Jotform. Seu ecossistema digital agora ajuda a empresa a aproveitar novos negócios, simplificar fluxos de trabalho e capacitar funcionários.
Como Dickman diz, “É realmente uma coisa linda.”
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