Laut dem Bericht „EdTech Trends 2026“ von Jotform wünschen sich Lehrkräfte nicht mehr Tools, sondern weniger, die jedoch nahtlos ineinandergreifen. Für Verantwortliche in Schulbezirken und an Hochschulen unterstreicht dies eine umfassendere operative Herausforderung: die technologische Fragmentierung zu verringern und gleichzeitig allen Abteilungen moderne, zeitsparende Tools zur Verfügung zu stellen.
Es überrascht daher nicht, dass viele Bildungseinrichtungen im Vorfeld eines neuen Schuljahres die Technologie, die ihren täglichen Betrieb unterstützt, auf den Prüfstand stellen.
Ein digitales Kopfzerbrechen
In unserem Bericht gaben 73 Prozent der Lehrkräfte und Dozenten an, dass ihr größtes Problem darin besteht, dass ihre digitalen Systeme nicht gut miteinander harmonieren. Die Hälfte von ihnen wechselt ständig zwischen Browser-Tabs, jongliert mit verschiedenen Plattformen und ist den ganzen Tag über mit An- und Abmeldevorgängen beschäftigt.
Wenn Schulbezirke auf nicht miteinander verknüpfte Tools setzen, stehen sie vor verschiedenen Herausforderungen:
- Verringerte Produktivität: Anstatt sich auf den Erfolg der Studierenden zu konzentrieren, müssen SICH DIE Mitarbeitenden mit frustrierender und umständlicher Technik herumschlagen.
- Datensilos: Daten zu Anwesenheit, Noten und Fachbereichen bleiben in isolierten Bereichen gefangen. Wenn Verwaltung, Lehrkräfte und weiteres Personal keinen Zugriff auf dieselben Daten haben, verlangsamen sich alle Abläufe.
- Sicherheits- und Compliance-Risiken: Wenn Systeme nicht integriert sind, greifen Mitarbeitende häufig auf manuelle Umgehungslösungen zurück; dies erhöht das Fehlerrisiko sowie die Gefahr eines unnötigen Umgangs mit sensiblen Schülerdaten.
Aufbau eines vernetzten Campus
Bildungsfachleute benötigen eine sichere, gemeinsame Plattform, auf der Informationen nahtlos zwischen Teams fließen, wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden und jede Abteilung genau den Zugriff auf die benötigten Daten hat, der für sie angemessen ist.
Hier kommen Jotform Enterprise und Jotform Teams ins Spiel. Gemeinsam bieten sie einen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit, in dem Abteilungen Arbeitsabläufe standardisieren, Informationen sicher austauschen und manuelle Prozesse reduzieren können. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, weniger Zeit mit der Systemverwaltung und mehr Zeit mit der Unterstützung von Studierenden zu verbringen.
Ihr Toolkit für den Schulstart
Hier sind die Arbeitsabläufe, Tools für die Zusammenarbeit und bewährten Verfahren, die Ihrer Einrichtung helfen können, die Abläufe zu vereinfachen, bevor die Studierenden auf den Campus zurückkehren.
Anstatt weitere, nicht miteinander verknüpfte Anwendungen einzuführen, unterstützt Jotform Enterprise all diese Funktionen. Institutionen können ihre Arbeitsabläufe vereinheitlichen und gleichzeitig die Anzahl der Tools reduzieren, die von den Mitarbeitern verwaltet werden müssen.
1. Zentralisieren Sie die Dokumentenverwaltung mit FERPA-konformen Online-Formularen.
Die Online-Formulare von Jotform bieten Schulen eine sichere, skalierbare Möglichkeit, Verwaltungsabläufe zu digitalisieren, getrennte Prozesse zu eliminieren und ein vernetzteres Erlebnis für Mitarbeiter und Schüler zu schaffen.
Da Bildungseinrichtungen Schüler- oder Studierendendaten erfassen, benötigen sie robuste Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen. Jotform Enterprise bietet Funktionen, die nicht nur die Einhaltung von FERPA unterstützen, sondern auch die erforderliche Sicherheit für die Erfassung, Speicherung und Verwaltung dieser Daten gewährleisten.
Jotform Teams bietet einen einheitlichen Arbeitsbereich, in dem Abteilungen an gemeinsamen Arbeitsabläufen zusammenarbeiten, Berechtigungen verwalten und sicher auf die benötigten Informationen zugreifen können.
Möchten Sie sehen, wie einfach es ist, ein sicheres Einwilligungsformular für Schülerdaten zu erstellen? Sehen Sie sich dieses kurze Video an.
2. Optimieren Sie die Abläufe in Ihrem Schulbezirk mit Jotform AI Agents.
Wachsende administrative Anforderungen erhöhen den Druck auf IT-Teams und Support-Mitarbeiter, Anfragen zu bearbeiten, Systeme zu warten und den Informationsfluss zwischen den Abteilungen aufrechtzuerhalten. Jotform AI Agents tragen dazu bei, diese Belastung zu verringern. Sie automatisieren Routineinteraktionen und optimieren Arbeitsabläufe mit hohem Aufkommen, ohne dass eine kundenspezifische Entwicklung erforderlich ist.
- Automatisieren Sie den IT- und Verwaltungssupport. Trainieren Sie KI-Agenten anhand der Richtlinien, Dokumentationen und Verfahren Ihrer Einrichtung, damit diese rund um die uhr häufige Fragen von Mitarbeitern, Studierenden und Eltern beantworten können.
- Erfassen Sie Informationen durch natürliche Gespräche. KI-Agenten sammeln Daten über dialogbasierte Interaktionen im Web, via WhatsApp und mehr. Anschließend leiten sie die strukturierten Daten sicher an Jotform Tables weiter, damit diese dort weiterbearbeitet werden können.
- Verbinden Sie Arbeitsabläufe abteilungsübergreifend. KI-Agenten initiieren Genehmigungsprozesse, aktualisieren interne Datensätze und tauschen Informationen mit angebundenen Systemen aus, wodurch manuelle Übergaben reduziert werden.
- Gewährleisten Sie sichere Zugriffskontrollen. Konfigurieren Sie KI-Agenten für unterschiedliche Zielgruppen und verwalten Sie dabei Berechtigungen sowie den Zugriff auf sensible Informationen. Diese Zugriffskontrollen unterstützen die institutionelle Governance und die Anforderungen an den Datenschutz.
Durch die Automatisierung sich wiederholender Verwaltungsarbeiten helfen Jotform AI Agents Institutionen dabei, Reaktionszeiten zu verbessern, den Betriebsaufwand zu reduzieren und Lehrkräften und Mitarbeitern mehr Zeit zu geben, sich auf Studenten zu konzentrieren.
Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Lehrkräfte heute KI einsetzen.
3. Beschleunigen Sie Genehmigungsprozesse mit Jotform Sign
Die Verwaltung von Genehmigungsverfahren in einem Schulbezirk oder an einer Universität erfordert oft die Koordination Tausender Dokumente. Wenn diese Prozesse auf Papierformularen oder langwierigen E-Mail-Verläufen basieren, verzögern sich die Freigaben, die Transparenz sinkt und der Verwaltungsaufwand wächst rasch an.
Jotform Sign überführt Dokumentengenehmigungen in einen einheitlichen digitalen Workflow. Dies erleichtert es Bildungseinrichtungen, elektronische Signaturen einzuholen, den Fortschritt zu verfolgen und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
- Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf von Genehmigungsverfahren. Automatisierte Erinnerungen unterstützen Mitarbeiter, Schüler, Eltern und Angestellte dabei, Dokumente fristgerecht fertigzustellen – ganz ohne manuelle Nachverfolgung.
- Stärken Sie die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten. Jedes fertiggestellte Dokument enthält einen detaillierten Prüfpfad, der eine sichere Aufbewahrung und Transparenz unterstützt.
- Verbessern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Jotform Sign bietet autorisierten Mitarbeitern Einblick in den Status von Dokumenten und hilft den Abteilungen so, Freigabeprozesse effizienter zu koordinieren.
Auswirkungen in der Praxis: Henrico County Public Schools
Das Team für die Förderung hochbegabter Schüler bei den Henrico County Public Schools setzte früher auf ein papierbasiertes Verfahren zur Identifizierung hochbegabter Schüler. Dieser Prozess erforderte eine manuelle Nachverfolgung, den Versand von Formularen per Post sowie wiederholte Nachfassaktionen. Mit Jotform Sign hat der Schulbezirk diesen Ablauf erheblich optimiert.
- Eltern sandten die unterschriebenen Formulare doppelt so schnell zurück.
- Die Mitarbeiter sparten jährlich das Äquivalent von 112 Arbeitswochen ein.
„Ich kann Jotform Enterprise wärmstens empfehlen – die Zeitersparnis, die vielen Funktionen, die zahlreichen Integrationen und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten sind absolut beeindruckend.“ – Jenna Conlee, Spezialistin für Hochbegabtenförderung, Henrico Public Schools
Lesen Sie die vollständige Fallstudie zu den Henrico County Public Schools.
4. Erstellen Sie zentrale Ressourcen-Hubs mit Jotform Apps.
Einen einfachen Zugang zu Formularen, Dienstleistungen und institutionellen Ressourcen zu gewährleisten, kann eine Herausforderung darstellen, wenn die Informationen auf verschiedene Websites, Portale und Kommunikationskanäle verteilt sind.
Mit Jotform Apps können Bildungseinrichtungen Apps Ohne Programmieraufwand und im eigenen Branding erstellen, die Formulare, Dokumente, Workflows und wichtige Informationen an einem sicheren Ort bündeln. So lassen sich beispielsweise Elternportale, Informationszentralen für Studierende sowie interne Apps für das Personal entwickeln, die den schnellen Zugriff auf wichtige Ressourcen ermöglichen.
Abteilungen können ihre eigenen Apps verwalten, während Administratoren die zentrale Kontrolle, die Berechtigungen und die Governance behalten. App-Updates werden unternehmensweit automatisch bereitgestellt; so haben alle Zugriff auf die aktuellsten Informationen, ohne dass zusätzlicher Wartungsaufwand entsteht.
Erstellen Sie Ressourcen-Hubs noch schneller mit dem Jotform AI App Generator.
Der KI-App-Generator von Jotform unterstützt Institutionen dabei, maßgeschneiderte Informations- und Ressourcen-Hubs schneller bereitzustellen, indem er auf der Grundlage einer einfachen Eingabeaufforderung eine App erstellt. Ganz gleich, ob Sie ein Onboarding Portal für Lehrkräfte, eine zentrale Anlaufstelle für Studierende oder ein Informationszentrum für den Hochschulsport entwickeln – Sie können die generierte App rasch an die spezifischen Anforderungen Ihrer Institution anpassen.
Sehen Sie sich diese kurze Anleitung an und erfahren Sie, wie IT- und Verwaltungsteams mit dem Jotform AI App Generator schnell maßgeschneiderte Apps erstellen können.
5. Vereinfachen Sie die Terminplanung auf dem gesamten Campus.
Die Koordinierung von Terminen für einen Schulbezirk oder eine Universität umfasst häufig mehrere Abteilungen, gemeinsam genutzte Ressourcen und konkurrierende Zeitpläne. Werden Buchungsanfragen über separate Tools oder manuellen E-Mail-Verkehr abgewickelt, steigt der Verwaltungsaufwand und die Wahrscheinlichkeit von Terminfehlern nimmt zu.
Jotform zentralisiert die Terminplanung und unterstützt Abteilungen sowie Einzelpersonen dabei, Termine effizienter zu verwalten. Jeder Mitarbeitende kann seine Verfügbarkeit, Terminobergrenzen und Pufferzeiten festlegen, um Terminkonflikte zu vermeiden.
Abteilungen können gemeinsame Buchungskalender in einem sicheren Arbeitsbereich verwalten, während Administratoren den Überblick und die Kontrolle über die entsprechenden Berechtigungen behalten. Automatisierte Bestätigungen und Erinnerungen sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Termine ohne manuellen Nachbearbeitungsaufwand, wodurch Terminausfälle und der administrative Aufwand reduziert werden.
Integrieren Sie Ihre vorhandenen Kalendertools.
Die Terminplanungsfunktionen von Jotform lassen sich nahtlos in die bereits von Ihrer Institution genutzten Tools integrieren, darunter Google Kalender und Microsoft Outlook. Termine werden automatisch mit den verknüpften Kalendern synchronisiert; so behalten Teams den Überblick über ihre Zeitplanung und vermeiden Doppelbuchungen, ohne ihre bestehenden Arbeitsabläufe ändern zu müssen.
Sehen Sie sich dieses kurze Tutorial an und erfahren Sie, wie Ihre Institution mit Jotform Enterprise Workflows für die Terminplanung erstellen, anpassen und automatisieren kann.
6. Integrieren Sie Barrierefreiheit in jedes digitale Erlebnis.
Barrierefreiheit sollte Bestandteil jeder digitalen Initiative Ihrer Einrichtung sein. Die aktualisierten Anforderungen gemäß „Title II“ des Americans with Disabilities Act (ADA) betreffen Webinhalte sowie mobile Anwendungen. Infolgedessen prüfen Schulen, Schulbezirke und Universitäten genauer, wie sie Online-Dienste und Informationen bereitstellen.
Barrierefreie Formulare tragen dazu bei, dass alle Studierenden, Eltern sowie Lehr- und Verwaltungskräfte Zugang zu den benötigten Diensten haben. Die abteilungsübergreifende Standardisierung der Barrierefreiheit verringert zudem Risiken und sorgt für ein einheitlicheres Erlebnis für alle Beteiligten.
Jotform Enterprise unterstützt Institutionen bei der Erstellung barrierefreier Formulare mit entsprechenden Tools.
- Unterstützung von Barrierefreiheitsanforderungen. Unsere Formulare verfügen über Funktionen, die Institutionen dabei helfen, die Anforderungen an die Barrierefreiheit gemäß Section 508 und WCAG 2.1 (Level AA) zu erfüllen. Dazu gehören die Unterstützung von Screenreadern, Tastaturnavigation und ausreichende Farbkontraste.
- Erkennen Sie Barrierefreiheitsprobleme frühzeitig. Die integrierte Überprüfung der Barrierefreiheit analysiert Formulare bereits während der Erstellung, hebt potenzielle Probleme hervor und gibt Empfehlungen zur Behebung möglicher Barrieren.
- Standardisieren Sie barrierefreie Formulare abteilungsübergreifend. Administratoren können genehmigte Formulare erstellen und als Vorlagen zur Wiederverwendung durch die Abteilungen bereitstellen. Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand für die Erstellung von Formularen, sondern trägt auch dazu bei, einheitliche Standards für Barrierefreiheit in der gesamten Einrichtung zu gewährleisten.
Die Frist zur Einhaltung von Title II rückt schneller näher, als man denkt. Bereiten Sie sich jetzt vor, damit Ihre Einrichtung genügend Zeit hat, die Barrierefreiheit ihrer digitalen Angebote zu gewährleisten.
Erfahren Sie mehr über Barrierefreiheitsanforderungen und Umsetzungsstrategien in unserem Leitfaden zu barrierefreien Online-Formularen für den Bildungsbereich. Oder sehen Sie sich das untenstehende Video an, um die Funktionen für Barrierefreiheit von Jotform in der Praxis zu erleben.
Bereit, einen stärker vernetzten Campus zu schaffen?
Bereiten Sie sich auf das neue Schuljahr vor, indem Sie allen Abteilungen die Werkzeuge für eine effizientere Zusammenarbeit an die Hand geben. Durch vernetzte Arbeitsabläufe werden Informationen sicher übertragen und die Zusammenarbeit verbessert; zudem verbringt das Personal weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit mit der Unterstützung der Schülerinnen und Schüler.
Jotform Enterprise unterstützt Bildungseinrichtungen dabei, den administrativen Aufwand zu reduzieren – dank sicherer, skalierbarer Lösungen, die speziell für die Zusammenarbeit über Campus- und Schulbezirksgrenzen hinweg entwickelt wurden. Kontaktieren Sie das Vertriebsteam von Jotform Enterprise, um zu erfahren, wie Ihre Einrichtung in diesem Schuljahr für eine bessere Vernetzung auf dem Campus sorgen kann.
Kommentar abschicken: