Erstellen Sie kostenlos ein eigenes Online-Aufnahmeformular!

Was ist ein Kundenaufnahmeformular – und wie erstellen Sie eines?

Der erste Eindruck zählt, wenn Sie einen neuen Kunden gewinnen wollen. Ihre ersten Interaktionen mit dem Kunden bilden die Grundlage für Ihre Geschäftsbeziehung — daher ist es wichtig, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Ein reibungsloses Onboarding erleichtert nicht nur Ihrer Kundschaft den Einstieg, sondern auch Ihnen die Arbeit. Kurz gesagt: Mit einem gut durchdachten Aufnahmeprozess profitieren alle.

Was ist ein Aufnahmeformular?

Ein Aufnahmeformular zur Unterstützung der Dienstleister bei der Vereinfachung der Aufnahme von Kunden und zur Erleichterung der Erfassung von Informationen über neue Kunden.

Mit diesem Fragebogen können Sie Ihre Kunden zu Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung kennen lernen. Sie können digitale Formulare mit spezifischen Fragen zu Ihren Dienstleistungen erstellen und diese Formulare zu Beginn der Zusammenarbeit gemeinsam nutzen. Auf diese Weise können Sie alle Kundeninformationen an einem zentralen Ort verwalten.

Was sind die Vorteile einer optimierten Aufnahme?

Ein gut durchdachtes Kundenaufnahmeformular kann Ihr Unternehmen bei mehreren wichtigen Aufgaben unterstützen:

• Treffen Sie die richtige Wahl. Wenn Sie vorab Informationen von Ihren Kunden einholen, können Sie ermitteln, ob Ihre Dienstleistungen für sie geeignet sind. Außerdem können Sie anhand der Antworten feststellen, ob Sie den Kunden bei bestimmten Problemen oder Anliegen helfen können.
• Bieten Sie erstklassige Dienstleistungen an. Die Antworten auf das Aufnahmeformular werden Ihnen helfen, mehr über Ihre neuen Kunden zu erfahren, damit Sie ihre Bedürfnisse besser erfüllen können. Da es Ihr Ziel ist, Ihre Kunden zufrieden zu stellen, werden Sie umso besser abschneiden, je eher Sie in der Lage sind, ihre Probleme zu lösen.
• Teilen Sie Ihr Wissen. Wahrscheinlich müssen Sie mit jedem Kunden viele der gleichen Informationen teilen. Ermitteln Sie die Informationen, die für alle Kunden relevant sind, und geben Sie sie im Rahmen des Aufnahmeprozesses weiter. Sie können bei der Aufnahme Informationen anfordern und gleichzeitig Informationsmaterial anbieten.
• Sparen Sie Zeit. Es kann mühsam sein, Informationen durch Telefonate, E-Mail-Austausch und persönliche Gespräche zu sammeln. Wenn Sie alle relevanten Kundeninformationen auf einmal erfassen, reduzieren Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bereitstellung von Dienstleistungen.

Ein Aufnahmeformular ist nicht nur ein Instrument zum Sammeln von Informationen, sondern auch ein hervorragendes Mittel, um die ideale Zielgruppe für Ihre Dienstleistungen zu finden.

Benötigt Ihr Unternehmen ein Aufnahmeformular?

Nicht jedes Unternehmen braucht ein Kundenaufnahmeformular. Für Dienstleistungsunternehmen mit langfristigen Kundenbeziehungen ist es aber eine gute Möglichkeit, die eigenen Abläufe insgesamt zu verbessern. Aufnahmeformulare erleichtern allen Beteiligten das Onboarding.

Kundenaufnahmeformulare sind besonders nützlich für Unternehmen in diesen Bereichen:

• Gesundheitsdienstleister, einschließlich Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten und Berater
• Digitalagenturen, die Dienstleistungen in den Bereichen Grafikdesign, Marketing und SEO anbieten
• Spezialisierte Dienstleister, darunter Wirtschaftsprüfer, Anwaltskanzleien und Architekten
• Wellness-Unternehmen, einschließlich Personal Trainer, Spas und Fitnessstudios
• Anbieter von Dienstleistungen rund ums Haus, wie z.B. Hausreinigung, Innenarchitektur und Renovierungsunternehmen

Welche Best Practices gibt es für Kundenaufnahmeformulare?

Für ein erfolgreiches Onboarding ist entscheidend, dass sich das Kundenaufnahmeformular leicht ausfüllen lässt und Ihr Team es neuen Kontakten konsequent zukommen lässt. Setzen Sie bei der Abfrage von Angaben auf Qualität statt Quantität. Ist das Formular mühsam oder zu lang, verlieren Sie möglicherweise potenzielle Kundschaft.

Fassen Sie sich kurz und denken Sie an die Benutzerfreundlichkeit, wenn Sie ein Formular entwerfen. Nachstehend finden Sie einige Standardfelder, die Sie in Ihr Formular aufnehmen können:

• Name des Kunden
• Firmenname
• Kontaktdaten
• Gründe für die Inanspruchnahme Ihrer Dienste oder aktuelle Probleme, die sie haben

Sie können auch eine Beschreibung der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen oder zusätzliche Informationen, die für Ihre Branche relevant sind, in das Aufnahmeformular aufnehmen. Fügen Sie ein Kommentarfeld hinzu, in dem Ihre Kunden Fragen stellen oder Informationen anfordern können, die Sie nicht in das Formular aufgenommen haben.

So erstellen Sie ein Aufnahmeformular mit Jotform

Ob Sie alte Kundenformulare überarbeiten oder ein neues System für die Kundenaufnahme einführen möchten – Jotform bietet die passenden Low-Code-Lösungen. Mit kostenlosen Vorlagen und dem anpassbaren Formulargenerator von Jotform erstellen Sie ganz einfach Aufnahmeformulare.

Gestalten Sie einen effektiven Kundenaufnahmeprozess, indem Sie die Aufnahmeformulare auswählen, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen. Neben einem Kundenaufnahmeformular sollten Sie auch andere Vorlagen verwenden, wie Anmeldeformulare, Zustimmungsformulare, oder jede andere Art von Online Aufnahmeformular, die Sie benötigen.

Die benutzerfreundliche Oberfläche von Jotform bietet die Lösung, die Sie für die Erfassung von Kundendaten benötigen. Verwenden Sie die Jotform Tabellenvorlagen, um die Antworten zu organisieren und zu speichern — sie erleichtern die Nachverfolgung und Verwaltung der Daten.

Eine automatisierte Kundenaufnahme ist eine lohnende Investition, mit der Ihre Organisation bei wiederkehrenden Aufgaben und Workflows Zeit und Geld sparen kann.