Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotform Enterprise: Results at a glance
Money saved annually
$100,000
# de envíos de formulario
35,000+
# of form integrations
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets, and webhooks)
Desde 1967, el Kitchener-Waterloo Multicultural Centre (KWMC) en Ontario ha servido como un centro de apoyo para inmigrantes, refugiados, estudiantes internacionales y miembros de la comunidad en toda la región.
La organización ofrece servicios de asentamiento, asistencia laboral, programas de idiomas y servicios de interpretación y traducción. También organiza cada año uno de los festivales multiculturales más grandes de Canadá, reuniendo a decenas de miles de personas para celebrar la diversidad.
Detrás de todo ese impacto hay un pequeño equipo sin fines de lucro comprometido con reducir las barreras y ayudar a los recién llegados a prosperar. Como muchas organizaciones del sector, necesitan sistemas que puedan mantenerse al ritmo de la creciente escala de su trabajo.
Ahí es donde entró Jotform Enterprise.
Eliminar las barreras que ralentizan el trabajo de la misión
Antes de adoptar Jotform Enterprise, las solicitudes de servicios de interpretación del KWMC se gestionaban en gran medida por teléfono.
El personal atendía llamadas, anotaba detalles, hacía seguimiento con los intérpretes y documentaba todo después. Funcionó durante un tiempo, pero a medida que aumentó la demanda, el proceso se volvió ineficiente y difícil de gestionar.
La organización necesitaba una mejor manera de recopilar la información correcta desde el principio. Detalles como la duración de las citas, los requisitos de idioma, las necesidades de programación y la ubicación eran esenciales para coordinar los servicios de interpretación de manera eficaz.
Al mismo tiempo, como pequeña organización sin fines de lucro, tenían una filosofía de adquisiciones sencilla. Como explica Mac Summers, Director de Finanzas y Servicios Empresariales, el enfoque del personal era simple: optar por el líder del mercado. En el ámbito de los formularios y los flujos de trabajo, ese líder era Jotform.
Lo recomendaría sin duda.
Mac Summers, Director de Finanzas y Servicios Empresariales, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Automatizar procesos manuales para agilizar los flujos de trabajo
Con Jotform Enterprise, el KWMC creó un sistema que permite a las agencias asociadas y a los clientes solicitar servicios de interpretación en línea.
En lugar de depender de llamadas telefónicas, los solicitantes ahora envían un formulario en línea que contiene toda la información necesaria. Eso por sí solo redujo significativamente la comunicación de ida y vuelta y la carga administrativa.
Pero la verdadera transformación ocurrió cuando el equipo implementó flujos de trabajo automatizados.
Usamos [Jotform Enterprise] en casi todos los departamentos.
Mac Summers, Director de Finanzas y Servicios Empresariales, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Una vez que se envía un formulario, los correos electrónicos, las aprobaciones y las notificaciones correspondientes se activan automáticamente y se dirigen a las personas adecuadas. Las solicitudes avanzan sin problemas por el sistema sin necesidad de una supervisión manual constante.
La organización llama a este sistema la Language Interpreter Services Application, o LISA para abreviar. Funciona como una plataforma de trabajo por encargo para los intérpretes, que trabajan como contratistas en lugar de empleados.
Cada año se automatizan miles de flujos de trabajo a través de LISA. Sin la automatización, gestionar ese volumen no sería posible con la misma cantidad de personal.
«Funciona muy bien», dice Summers.
Potenciar a los equipos en todos los departamentos
Lo que comenzó como una solución para los servicios de interpretación se extendió rápidamente por toda la organización.
«Lo usamos en casi todos los departamentos», dice Summers.
Los formularios ahora se utilizan para la recepción de clientes, los procesos internos, la coordinación de programas y mucho más. Se pueden mostrar u ocultar diferentes secciones de los formularios para adaptarse mejor al público que los completa. El personal de recepción, los intérpretes y los clientes ven solo la información que es relevante para ellos.
Los intérpretes, por ejemplo, pueden registrar las horas trabajadas directamente a través del formulario, así como informar de gastos de estacionamiento o viaje. Esto elimina el papeleo adicional y mantiene todos los registros organizados en un solo lugar.
El sistema también se integra con otras herramientas esenciales del conjunto de recursos del KWMC.
Mediante Microsoft Power Automate, los envíos de formularios activan automáticamente la creación de órdenes de compra y órdenes de venta en el libro mayor de la organización. Cuando se aprueba una factura, los asientos contables se generan automáticamente.
Este nivel de automatización es especialmente valioso para los programas financiados con subvenciones gubernamentales. Por ejemplo, la organización presta servicios de interpretación a refugios para víctimas de violencia doméstica, un trabajo financiado parcialmente por la provincia de Ontario. Esos financiadores exigen informes detallados sobre cómo se prestan los servicios.
Como Jotform se integra directamente en sus sistemas financieros y de informes, esa información ya está estructurada y accesible.
Para los líderes de organizaciones sin fines de lucro que, de otro modo, necesitarían dedicar incontables horas a preparar informes, este tipo de automatización puede marcar la diferencia.
Implementar sistemas que escalan
Desde que adoptó Jotform Enterprise, las mejoras en eficiencia del KWMC han sido significativas.
Según Summers, sin el sistema LISA impulsado por Jotform Enterprise, la organización probablemente tendría que contratar a dos empleados a tiempo completo adicionales solo para mantenerse al día con el flujo de trabajo.
Para muchas organizaciones sin fines de lucro, contratar a dos nuevos empleados —con salarios anuales de aproximadamente $50,000 cada uno en el caso del KWMC— simplemente no es realista. La automatización les brinda al equipo la capacidad que necesitan sin forzar el presupuesto.
Más allá de la automatización de flujos de trabajo, el KWMC ha encontrado otras maneras creativas de usar la plataforma.
Con los Agentes de IA de Jotform, crearon un chatbot de IA en su sitio web para ayudar a atender las preguntas entrantes sobre el festival multicultural anual de Kitchener-Waterloo, que atrae a alrededor de 65,000 asistentes cada año. El chatbot responde a las preguntas frecuentes de visitantes, proveedores y miembros de la comunidad. Si se encuentra con algo que no puede responder, envía automáticamente un correo electrónico al coordinador del evento para su seguimiento.
La organización también conecta Jotform con Mailchimp para agilizar las comunicaciones por correo electrónico. Cuando los clientes completan los formularios de recepción, su información se agrega automáticamente a las listas de correo correspondientes. Esto ayuda al equipo a conectar a los recién llegados con programas y comunidades relevantes, como su programa de inglés conversacional, que empareja a los participantes con voluntarios para practicar el idioma semanalmente.
Diseñado pensando en las organizaciones sin fines de lucro
La seguridad y la accesibilidad son igual de importantes en los entornos de las organizaciones sin fines de lucro. El KWMC utiliza el inicio de sesión único (SSO) para gestionar el acceso de los usuarios, lo que permite a su personal iniciar sesión de forma segura sin ninguna configuración complicada.
«El SSO es un buen detalle», dice Summers.
Para una organización que gestiona su propia TI internamente, la facilidad de implementación importa. Cuando la tecnología funciona sin problemas en segundo plano, los equipos del KWMC pueden mantenerse enfocados en lo más importante: servir a sus comunidades.
Amplificar el impacto en la comunidad
Todo líder de una organización sin fines de lucro comprende las concesiones entre el trabajo administrativo y el trabajo orientado a la misión. Cuanto más tiempo dedican los equipos a gestionar hojas de cálculo, perseguir aprobaciones y procesar solicitudes manualmente, menos tiempo pueden dedicar a ayudar a las personas.
Herramientas como Jotform Enterprise ayudan a reequilibrar esa ecuación.
Para el equipo del Kitchener-Waterloo Multicultural Centre, los resultados hablan por sí solos.
«Lo recomendaría sin duda», dice Summers.
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