Top 5 des outils d'IA pour les achats

L’intelligence artificielle (IA) dans les achats est conçue pour améliorer les processus de gestion des achats. Cela inclut l’approvisionnement, les achats, les activités liées aux fournisseurs, et bien plus encore. L’objectif n’est pas seulement d’alléger les tâches de vos équipes achats. Il s’agit également de rationaliser l’analyse des données, de prévoir la demande, d’accélérer les processus, de réduire les coûts et d’améliorer la prise de décision — parmi bien d’autres choses.

Dans cet article, vous trouverez des exemples de logiciels d’achats IA, les avantages et les défis de leur mise en œuvre dans votre entreprise, et, surtout, les meilleurs outils IA pour les achats. Je présente leurs avantages et inconvénients, leurs principales fonctionnalités IA, ce pour quoi chacun est le plus adapté, leurs tarifs et leurs évaluations. Commençons.

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Exemples d’IA dans les achats

Les équipes achats adoptent déjà l’IA pour plusieurs raisons. Voici quelques exemples courants d’IA dans les achats.

Automatiser les flux de travail des achats

S’il y a une chose pour laquelle je trouve que l’IA excelle, c’est bien la réduction des tâches répétitives et l’élimination du stress lié aux tâches moins importantes. Une fois la monotonie retirée de ma liste de choses à faire, je peux me concentrer sur les tâches qui

1. Aime et prend plaisir à faire
2. Apporte le plus de valeur

La même idée s’applique aux achats. Au lieu de traiter manuellement chaque bon de commande (BC) de faible valeur, par exemple, l’IA peut l’automatiser. L’utilisation parfaite de l’automatisation consiste à « externaliser » les tâches répétitives, cohérentes et sûres vers l’IA — permettant aux humains de se concentrer sur les détails qui comptent.

Évaluation et sélection des fournisseurs pilotées par l’IA

Dans une certaine mesure, vous pouvez gérer la prévision des risques fournisseurs en notant leurs performances. Par exemple, si les normes d’un fournisseur ont baissé — peut-être qu’il a commencé à manquer des accords de livraison — alors vous pouvez constater que des risques se développent.

Mais vous ne pouvez pas surveiller chaque fournisseur et remarquer les facteurs externes qui n’ont pas (encore) impacté votre organisation.

C’est là qu’interviennent les outils d’achats IA.

Il existe de nombreuses façons dont l’IA peut aider les équipes achats à gérer et évaluer les risques. Par exemple

• L’analyse des sentiments peut examiner la perception publique d’une entreprise et surveiller les performances d’un fournisseur. 
• Le traitement du langage naturel peut examiner les détails concernant vos fournisseurs dans les articles de presse et détecter des événements tels que des poursuites judiciaires ou des faillites afin que vous puissiez agir avant qu’ils n’impactent votre organisation.

Analyses prédictives pour la prévision de la demande 

La prévision de la demande est un cas d’usage puissant pour l’IA dans les achats. J’ai écrit à ce sujet en détail dans un article HubSpot sur l’IA et la prévision de la demande.

J’ai discuté avec des leaders du secteur qui utilisent l’analyse prédictive pour anticiper la demande future et aider à gérer les achats. Un exemple favori provenait d’une entreprise de sécurité qui a découvert une demande accrue pour les caméras extérieures pendant des mois spécifiques. La demande était corrélée à des augmentations saisonnières de la criminalité dans les zones concernées. Avec l’analyse prédictive, l’entreprise pouvait mieux gérer ses stocks ; pendant les saisons les plus chargées, les commandes augmentaient automatiquement, et elles diminuaient pendant les périodes plus calmes. Si nécessaire, ils pouvaient également utiliser ces données pour signaler qu’ils devaient travailler sur les relations fournisseurs au préalable. 

Gestion des contrats pilotée par l’IA 

L’automatisation et la gestion des contrats par IA sont puissantes dans les achats. Automatiser les signatures électroniques, configurer les ordres de signature et attribuer les champs à remplir rationalisent les processus et simplifient la finalisation des contrats. De plus, une fois signés, les contrats sont automatiquement enregistrés dans un seul endroit sécurisé.

Certains outils utilisent également l’IA pour identifier des informations au sein de ce processus, telles que la vérification d’identité ou l’extraction de données — les mettant en évidence pour un examen humain.

Détection de la fraude et atténuation des risques

Il peut être facile de manquer une fraude et de négliger les risques tout au long du processus d’achats, mais l’IA réduit cette erreur humaine. 

Un exemple serait de simplifier les accords contractuels en détails clés pour aider à identifier les risques. Ou l’IA peut signaler les accords à haut risque afin que les responsables des achats puissent organiser une intervention humaine pour examiner et vérifier les contrats avant leur finalisation. 

De plus, les équipes financières peuvent utiliser l’IA pour repérer des activités inhabituelles, telles que des paiements en double au même fournisseur. Un avantage majeur de cette technologie est qu’elle peut surveiller constamment les transactions en temps réel, contrairement à un humain. 

Principaux avantages de l’IA dans les achats

Si les exemples ci-dessus ne suffisent pas à vous enthousiasmer pour l’automatisation des achats et l’IA, voici quelques avantages clés.

Réduction des coûts 

Lorsque les équipes achats utilisent l’IA et l’automatisation de manière efficace, des réductions de coûts se produisent dans plusieurs domaines. D’une part, l’IA peut aider à identifier des opportunités d’économies en analysant les modèles d’achat, en réduisant les surstocks et en consolidant les commandes.

Mais il y a plus.

Les réductions de coûts se produisent également grâce à la rationalisation des processus. L’IA retire des tâches aux humains, et les tâches sont accomplies au coût de l’IA plutôt qu’à celui d’un salaire. Il convient de préciser ici que cela ne retire pas d’emplois aux humains, juste des tâches. KPMG suggère que l’IA prendra en charge 50 à 80 % des tâches d’achats basiques. Les humains sont toujours nécessaires, et leur rôle pourrait même devenir plus stratégique grâce à l’IA. Avec les tâches basiques et monotones allégées, votre équipe peut devenir plus stratégique et avancée.

Gestion améliorée des relations fournisseurs 

L’IA peut aider à gérer les fournisseurs et identifier les risques potentiels grâce à l’analyse des sentiments. Ces données aident les équipes achats à repérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent.

Précision améliorée

Lorsque les humains analysent manuellement des données ou effectuent la saisie de données, il existe une possibilité d’erreur. L’IA, en revanche, suit des processus standardisés et cohérents.

Informations sur les données en temps réel 

L’analyse des achats facilite la prise de décision stratégique en passant au crible et en tirant des informations de grands ensembles de données en temps réel. Ceci est particulièrement utile pour l’atténuation des risques et la prévention de la fraude. En analysant continuellement les transactions à la recherche d’anomalies, l’IA détecte la fraude de manière précoce.

Défis et limites de l’IA dans les achats

Bien que les logiciels d’achats IA présentent de nombreux avantages, ils comportent également des défis que vous devez résoudre si vous souhaitez améliorer l’efficacité des achats. On estime qu’environ 50 % des directeurs des achats n’utilisent pas l’IA dans leurs processus d’achats — et cela est principalement dû aux problèmes suivants.

Défis d’intégration

Dans une étude d’Airbase, 57 % des répondants ont déclaré que trouver une priorité IA est leur défi le plus important. 

L’IA peut résoudre de nombreux problèmes, et il est facile de se laisser submerger par les options. Cette confusion entraîne des problèmes car les équipes peuvent essayer d’intégrer trop d’IA ou l’intégrer mal sans procédures opérationnelles standard (POS). L’IA est alors utilisée de manière incohérente, affectant son impact, ses performances et la précision de ses résultats.

Coûts de mise en œuvre élevés

L’intégration de l’IA dans les processus d’achats nécessite un investissement important — non seulement dans le logiciel lui-même, mais aussi dans l’intégration, les changements de processus, la formation, le développement et la mise à jour des POS.

Préoccupations relatives à la confidentialité et à la sécurité des données

La confidentialité des données dans l’IA est extrêmement importante — en particulier dans les achats, où des données sensibles telles que les informations sur les fournisseurs, les conditions tarifaires et les détails des contrats sont impliquées. 

Biais potentiel dans la sélection des fournisseurs pilotée par l’IA

L’IA est biaisée parce que les humains sont biaisés. Par conséquent, il est facile d’entraîner l’IA sur des données faussées ou incomplètes de manière involontaire.

Bien qu’il ne s’agisse pas d’un exemple d’achats, Amazon a découvert des biais IA dans son IA de CV. L’IA a été formée sur dix ans de données d’embauche, et elle a appris que davantage d’hommes travaillaient dans l’entreprise. En conséquence, elle rejetait les CV incluant les mots « femmes ». Ce type de biais IA est assez effrayant car il pourrait facilement passer inaperçu.

Besoin de personnel qualifié pour gérer les processus d’achats pilotés par l’IA

Le biais est l’une des raisons pour lesquelles les équipes achats ont besoin de personnel qualifié pour gérer les processus d’achats IA. Les résultats de l’IA nécessitent un examen humain, et une mise en œuvre efficace nécessite une gestion de projet. 

Les 5 meilleurs outils d’IA pour les achats

Sans plus tarder, voici les meilleurs outils d’IA pour les achats. 

1. Assistants IA Jotform

Les assistants IA Jotform vous permettent de transformer vos formulaires en expériences dynamiques et conversationnelles sans écrire de code. Les utilisateurs interagissent avec un chatbot alimenté par l’IA formé sur le contenu de votre site web ou de votre base de connaissances, afin que le chatbot puisse fournir le meilleur service possible et fonctionner comme un membre de l’équipe.

Encore mieux ? Il existe plus de 7 000 modèles d’assistants IA Jotform, dont beaucoup seront adaptés aux achats.

Alors, par où commencer ?

Dans cette section, je vais décrire quelques assistants IA qui sont indispensables pour les équipes achats, ainsi que leurs avantages, leurs fonctionnalités clés et des liens pour que vous puissiez les essayer par vous-même.

• Développeur : Jotform
• Idéal pour : Les équipes achats utilisant plusieurs assistants IA, automatisant les processus d’achats, et les équipes sans compétences de développeur. 
• Fonctionnalités IA clés pour les achats :
  • Les assistants IA de bons de commande s’intégreront parfaitement aux plateformes d’achats existantes et apprendront en temps réel de chaque interaction. De cette manière, ils peuvent améliorer la précision des bons de commande et réduire les délais de traitement de 70 %.
  • Les assistants IA de commandes d’approvisionnement utilisent le traitement du langage naturel pour interpréter les demandes de commande détaillées, appliquent l’apprentissage automatique pour reconnaître vos habitudes d’inventaire uniques et utilisent l’analyse prédictive pour prévoir les besoins d’approvisionnement futurs. Les équipes achats utilisant l’assistant IA de commandes d’approvisionnement peuvent s’attendre à des réductions significatives des délais de traitement manuel et à des erreurs minimisées grâce au fait que l’IA suit des processus cohérents.
  • L’assistant IA de commandes de livres utilise l’automatisation avancée des formulaires pour rationaliser la collecte, le traitement et la gestion des commandes de livres. Il peut également offrir un support en temps réel aux utilisateurs tout au long du processus de commande.
• Avantages :
  • La configuration du chatbot sans code signifie que tout administrateur de site web averti peut créer, former et intégrer le chatbot où il souhaite l’utiliser.
  • Intégrations avec plus de 1 000 outils, y compris votre système de gestion de contenu, votre plateforme de gestion de la relation client, vos logiciels marketing, et plus encore. Consultez la liste complète des intégrations Jotform ici.
  • Grand centre d’assistance avec plus de 70 articles pour vous aider à maîtriser Jotform. 
• Inconvénients :
  • Il y a une courbe d’apprentissage initiale pour utiliser les assistants IA Jotform, mais à son crédit, Jotform rend cela aussi facile que possible avec des modèles. Vous pouvez vous cloner, utiliser un modèle ou partir de zéro.
  • Il existe des outils d’achats qui feront tout ce que fait l’assistant IA, et plus encore. Cependant, si vous voulez un assistant IA spécialisé ou plusieurs assistants IA, Jotform devrait être votre référence, car vous pouvez tout gérer au même endroit. 
• Plans/tarifs : 
  • Gratuit : Jusqu’à cinq assistants IA
  • Bronze (19,50 $ par utilisateur par mois, facturé annuellement)
  • Silver (24,50 $ par utilisateur par mois, facturé annuellement)
  • Gold (64,50 $ par utilisateur par mois, facturé annuellement)
• Note G2 : 4,7/5 basée sur plus de 3 500 avis

2. Coupa

En tant que fournisseur, je connais très bien Coupa et je l’utilise mensuellement. J’ai également utilisé Bill et Settle. Coupa facilite la gestion des factures fournisseurs. Il offre des outils pilotés par l’IA pour les équipes achats qui aident à optimiser l’approvisionnement, réduire les coûts et améliorer la conformité dans toute la chaîne d’approvisionnement. Vous pouvez tout voir dans un seul tableau de bord, et l’IA de Coupa facilite l’évaluation des fournisseurs.

• Développeur : Coupa Software Inc.
• Idéal pour : L’automatisation des achats d’entreprise, la gestion des risques fournisseurs de la communauté Coupa, la visibilité pour plusieurs fournisseurs et la gestion des dépenses. 
• Fonctionnalités IA clés pour les achats :
  • L’apprentissage automatique signalera les erreurs de facture potentielles et détectera les modèles de fraude en temps réel. Les équipes achats auront une meilleure visibilité de ce qui se passe et plus de contrôle sur les dépenses.
  • L’IA de Coupa peut analyser un large éventail de sources de données pour identifier les risques de la chaîne d’approvisionnement, y compris des plateformes comme les médias sociaux pour repérer les perturbations ou les changements de prix. Votre équipe achats peut donc être plus réactive.
  • L’assistant achats alimenté par l’IA de Coupa, Navi, aide les utilisateurs à se repérer sur la plateforme. J’utilise une infime partie de cette plateforme et je navigue vers la même chose chaque fois que je l’utilise, pourtant même moi je peux la trouver écrasante. Navi fournit des conseils, un support et des recommandations en temps réel, vous permettant de rationaliser la gestion des fournisseurs et de prendre des décisions de dépenses éclairées.
• Avantages :
  • Plateforme centralisée pour la facturation, les contrats et les analyses de dépenses.
  • Une visibilité complète sur les factures et les paiements est idéale pour les équipes achats qui ont besoin de voir les statuts des factures.
• Inconvénients :
  • L’interface utilisateur est quelque peu écrasante. La configuration de Coupa prend du temps, et il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire. Jusqu’à ce que vous vous y habituiez, il est facile de perdre vos rapports et tableaux de bord favoris.
  • L’IA de Coupa utilise l’intelligence communautaire, ce qui est impressionnant étant donné qu’elle traite 6 000 milliards de dollars de transactions réelles. Cela pourrait être trop pour les petites entreprises qui n’utiliseront pas les vastes fonctions.
• Plans/tarifs : 
  • Démo gratuite et version gratuite : Fonctionnalités de base
  • Verified (549 $ par an)
  • Premium Support (à partir de 499 $ par an)
  • Advanced (4 800 $ par an)
• Note G2 : 4,2/5 basée sur plus de 500 avis

3. SAP Ariba

SAP Ariba est un outil bien connu qui prend en charge la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Il permet aux entreprises de gérer les relations avec les fournisseurs, l’approvisionnement, les contrats et les dépenses.

À mon avis, un avantage majeur de SAP Ariba est que vous pouvez faire tout ce qui précède à partir d’une seule plateforme unifiée. Le tableau de bord de gestion des factures en particulier est incroyablement utile.

• Développeur : SAP SE
• Idéal pour : Les grandes entreprises, en particulier celles qui utilisent déjà des produits SAP.
• Fonctionnalités IA clés pour les achats :
  • Conversion intelligente des factures pour valider les données de facture et réduire le traitement manuel.
  • Recommandations d’approvisionnement alimentées par l’IA basées sur les transactions passées et le comportement des fournisseurs. SAP Ariba peut recommander des fournisseurs privilégiés.
  • Intelligence contractuelle pour examiner facilement les conditions clés et les données de conformité.
  • Les robots IA peuvent répondre à vos questions, vous pouvez donc éviter de soumettre un ticket d’assistance. 
• Avantages :
  • Comme Coupa, SAP Ariba dispose d’un réseau de fournisseurs robuste pour les opérations d’achats au niveau de l’entreprise.
  • Des intégrations sont disponibles avec les systèmes SAP. C’est une solution solide si vous utilisez déjà des produits SAP. 
  • Capacités IA pour aider à la gestion des risques fournisseurs, à la conformité des contrats et à la visibilité des dépenses. 
• Inconvénients :
  • L’interface utilisateur n’est pas la plus intuitive. C’est une plainte courante dans les avis G2.
  • Les petites entreprises peuvent la trouver trop gourmande en ressources et écrasante pour leurs besoins, surtout si elles n’ont pas d’expertise SAP en interne.
• Plans/tarifs : SAP Ariba n’a pas de forfaits définis et se base plutôt sur le nombre d’utilisateurs ; contactez SAP Ariba pour plus d’informations sur les plans et les tarifs
• Note G2 : 4,1/5 basée sur plus de 650 avis

4. Kissflow

Kissflow propose des solutions d’achats personnalisables, y compris l’automatisation des factures, la gestion des fournisseurs, la gestion des contrats et la gestion des stocks. 

• Développeur : Kissflow Inc.
• Idéal pour : La gestion des flux de travail et les flux de travail automatisés.
• Fonctionnalités IA clés pour les achats :
  • L’automatisation des achats peut réduire les cycles d’approbation, automatiser le processus de bon de commande et aider à la gestion des factures, des fournisseurs et des contacts.
• Avantages :
  • Intégrations solides, y compris avec Jotform via Zapier.
  • Des modèles d’achats sont disponibles.
• Inconvénients :
  • Fonctionnalités IA avancées limitées par rapport à des outils comme Coupa.
  • Coûteux et peut être hors de portée pour les petites organisations.
  • Les solutions Kissflow sont low–code, ce qui signifie que le logiciel est meilleur pour les équipes ayant accès à des développeurs. 
• Plans/tarifs : 
  • Basic (à partir de 1 500 $ par mois)
  • Enterprise (tarification personnalisée)
• Note G2 : 4,3/5 basée sur plus de 500 avis

5. Basware’s Procure to Pay

Basware’s Procure to Pay (P2P) est une solution P2P leader avec automatisation des achats. Elle vise à améliorer les résultats financiers des entreprises et à minimiser les risques tout en plaçant les équipes achats au centre du flux de travail. 

La plateforme aide les achats et les finances à gérer de gros volumes de factures, et l’automatisation signifie que la saisie manuelle est minimale. 

• Développeur : Basware Corporation
• Idéal pour : Les entreprises de taille moyenne à grande avec des besoins importants de traitement de factures.
• Fonctionnalités IA clés pour les achats :
  • La fonctionnalité SmartPDF utilise l’apprentissage automatique pour extraire les données des factures fournisseurs.
  • L’IA analyse en continu les transactions pour détecter des modèles suspects (par exemple, factures en double, conditions de paiement inhabituelles) et les signale pour examen humain, ajoutant une couche critique de prévention de la fraude et de surveillance de la conformité.
  • L’analyse prédictive identifie les factures à risque d’être payées en retard, permettant aux équipes de prendre des mesures proactives et d’éviter les pénalités. Cela aide à maintenir de solides relations avec les fournisseurs.
  • Les informations prédictives sur les dépenses permettent aux responsables des achats d’anticiper les dépassements budgétaires, d’identifier les fournisseurs sous-utilisés et d’améliorer les futures décisions d’approvisionnement sur la base de données financières en temps réel.
• Avantages :
  • Solutions IA pour le rapprochement des factures, la prévention de la fraude et plus encore.
  • Visibilité des dépenses dans toute l’entreprise et auprès des fournisseurs.
• Inconvénients :
  • Les fonctionnalités avancées peuvent être excessives, en particulier pour les petites ou moyennes équipes.
  • La mise en œuvre initiale sera gourmande en ressources et nécessitera des procédures opérationnelles normalisées, des responsables d’équipe et des changements de processus. Une fois configurée, cependant, c’est une solution de bout en bout.
  • Basware n’est pas conçu pour gérer la découverte de fournisseurs ou la négociation de contrats. 
• Plans/tarifs : Tarification personnalisée ; contactez Basware pour obtenir des informations sur les plans et les tarifs 
• Note G2 : 4/5 basée sur 100 avis 

Meilleures pratiques pour une mise en œuvre réussie de l’IA

Il est facile de s’enthousiasmer pour les options disponibles et de commencer à en tester quelques-unes, mais la mise en œuvre de l’IA ne consiste pas seulement à choisir et à utiliser des outils. Pour réussir avec la mise en œuvre de l’IA dans les achats, vous devez poser des bases pour un changement durable dans les processus métier et obtenir l’adhésion de l’équipe. Examinons quelques meilleures pratiques pour une mise en œuvre réussie.

1. Établir des objectifs clairs

Tout d’abord, vous voulez des objectifs clairs avant d’introduire l’IA. Vous êtes plus susceptible de choisir des outils IA qui résolvent les bons problèmes si vous avez un objectif, et si vous savez ce que vous résolvez et pourquoi, vous pouvez transmettre les avantages aux membres de l’équipe pour encourager l’adhésion. Si les équipes savent comment l’IA les aide et leur fait gagner du temps, elles sont plus susceptibles d’adopter la technologie.

Il convient de noter que certains travailleurs, jusqu’à 26 pour cent, sont encore inquiets au sujet de l’IA et de la façon dont elle peut menacer leurs emplois. Lorsque vous partagez les objectifs de l’IA, vous devez expliquer comment l’IA soutient les équipes et vous assurer qu’il est bien compris que l’IA n’est pas un remplacement. Lorsque vos objectifs sont définis, vous pouvez identifier les avantages pour les travailleurs. 

En ce qui concerne la création d’objectifs, il est utile de d’abord réfléchir à la façon dont vous pouvez mesurer l’impact de l’IA. C’est une partie essentielle des objectifs SMART, qui sont :

• Spécifiques
• Mesurables
• Atteignables
• Pertinents
• Temporellement définis

Un exemple d’objectif SMART pour une entreprise d’achats adoptant l’IA pourrait être : « Réduire de 50 pour cent le temps nécessaire pour soumettre et approuver les demandes de commande d’approvisionnement internes dans les trois prochains mois en utilisant l’Assistant IA de Commande d’Approvisionnement de Jotform. »

Une fois que vous connaissez votre objectif, vous devez vous assurer que vous avez les moyens de le mesurer. Si ce n’est pas déjà le cas, commencez à suivre le temps lié aux demandes de commande d’approvisionnement et voyez s’il diminue avec l’adoption de l’IA. Passez à la section suivante pour découvrir comment mesurer et itérer sur les progrès.

2. Préparer vos données

Une fois que vous connaissez le problème que vous résolvez, il est tentant de vous lancer directement et de commencer avec un outil, mais ne le faites pas. Vous devez préparer vos données pour qu’elles soient propres. 

En ce qui concerne l’IA dans les achats, vous n’obtiendrez un résultat utile que si les données d’entrée sont bonnes. Vous devez travailler à partir d’un bon ensemble de données pour préparer votre IA au succès — et cela signifie préparer vos données pour qu’elles soient structurées, précises et cohérentes.

La préparation des données est particulièrement importante pour les équipes achats mettant en œuvre l’IA car les employés travaillent souvent dans plusieurs systèmes, ce qui peut entraîner des données en double ou des structures de données incohérentes. Des noms de fournisseurs contradictoires ou des dossiers de contrats incomplets vont perturber l’IA, impactant négativement sa production et son utilité. 

3. Commencer lentement

Introduisez les outils IA lentement dans vos processus d’achats. En analysant des études de cas d’adoption de l’IA en entreprise, Moveworks a constaté qu’une façon de réussir avec l’adoption de l’IA est de commencer simplement par l’automatisation de tâches routinières. Ces tâches sont susceptibles d’être petites et pas particulièrement épanouissantes pour les humains. Ce démarrage lent permet aux membres de l’équipe achats de s’habituer à l’IA d’une manière qui leur est très bénéfique. 

Je recommanderais également d’intégrer l’IA qui existe dans les outils que vous utilisez déjà. Il y a deux avantages à cela :

1. Votre équipe connaît déjà l’outil, elle peut donc être plus ouverte à l’ajout d’un nouveau composant (l’IA) qu’à réapprendre un outil entier et adopter l’IA.
2. L’IA au sein de vos outils actuels peut améliorer le travail que vous faites déjà.

4. Collaborer avec les parties prenantes

En dehors de l’équipe immédiate utilisant l’IA, d’autres parties prenantes seront également impactées par son adoption. Vous pouvez encourager leur adhésion si vous

• Identifiez qui est affecté par le processus d’achats IA et impliquez-les dans les discussions de planification de l’IA. Montrez-leur comment l’IA impactera positivement leur flux de travail ou leurs objectifs commerciaux (par exemple, reporting automatisé, réductions de coûts, meilleure visibilité sur les dépenses, etc.).
• Communiquez le pourquoi de l’adoption de l’IA dans le processus d’achats. Si les parties prenantes peuvent voir pourquoi l’IA est intégrée et les avantages pour le personnel et l’entreprise, elles sont plus susceptibles de l’approuver. Présentez toujours l’IA comme un outil qui soutient les personnes, ne les remplace pas.
• Encouragez les retours afin que toutes les parties prenantes puissent contribuer au processus et se sentent écoutées. La collaboration est essentielle.

5. Mesurer et itérer sur les progrès

Si vous avez suivi les premières étapes de ces meilleures pratiques, vous avez établi des objectifs et commencé à adopter l’IA lentement. Vous avez commencé à collecter des données liées aux objectifs, comme le suivi du temps nécessaire pour accomplir une tâche. 

C’est excellent, mais le processus de mise en œuvre de l’IA ne s’arrête pas une fois que vous utilisez l’outil. Vous devez vous assurer qu’il profite à votre équipe et à votre entreprise.

Pour ce faire, référez-vous périodiquement à vos objectifs et vérifiez que l’IA les soutient. Vos objectifs deviennent donc des KPI. 

Prenons notre objectif SMART précédent pour expliquer ce que je veux dire : « Réduire de 50 pour cent le temps nécessaire pour soumettre et approuver les demandes de commande d’approvisionnement internes dans les trois prochains mois en utilisant l’Assistant IA de Commande d’Approvisionnement de Jotform. » Le temps manuel consacré aux demandes de commande d’approvisionnement devient le KPI, et une corrélation avec une diminution de ce temps indiquerait que l’adoption de l’IA fonctionne.

Ne sautez pas cette étape de surveillance. On pense que les entreprises qui mesurent les KPI ont connu des augmentations de productivité multipliées par 10 et ont automatisé 80 pour cent des processus manuels.

Tendances futures de l’IA dans les achats

L’avenir de l’IA dans les achats s’annonce prometteur. Airbase a constaté que 96 pour cent des personnes interrogées utilisent l’IA dans les achats, et 100 pour cent prévoient de mettre en œuvre l’IA au cours de l’année prochaine.

Alors, que pouvons-nous attendre de l’IA dans les achats ensuite ?

Négociations pilotées par l’IA et robots d’achats autonomes

On pense que les futurs assistants IA d’achats seront capables de gérer les interactions avec les fournisseurs, y compris les négociations. En fait, Zycus est déjà pionnier dans cette technologie. Leur solution déploie des stratégies de négociation et répond aux fournisseurs.

Rédaction de contrats et communication avec les fournisseurs

Vous pouvez déjà utiliser l’IA générative pour rédiger un contrat. Jotform a même la capacité de créer un contrat à partir d’une invite texte. Mais il ne fait aucun doute que cette fonctionnalité s’améliorera et deviendra une plus grande partie du processus. 

Intégration de la blockchain pour des processus d’achats sécurisés et transparents

Spendflo prédit que « la blockchain se combinera avec l’IA et [l’Internet des Objets] pour fournir des informations en temps réel, des analyses prédictives et une résolution automatique des problèmes dans toutes les opérations d’achats. »

Les organisations pourront automatiser davantage d’étapes impliquées dans la conformité, la surveillance des activités des fournisseurs, et plus encore.

Surveillance de la conformité environnementale, sociale et de gouvernance (ESG)

GEP fournit trois raisons pour lesquelles l’IA est essentielle dans l’analyse ESG :

• L’analyse ESG est désormais essentielle pour les achats, aidant les entreprises à gérer les risques, à se conformer aux réglementations et à générer de la valeur à long terme.
• L’analyse ESG alimentée par l’IA améliore la transparence de la chaîne d’approvisionnement, permettant l’évaluation des risques en temps réel et la prise de décision proactive.
• Les entreprises qui intègrent l’analyse ESG dans les achats obtiennent des avantages concurrentiels, allant des économies de coûts à une confiance et une résilience accrues de la marque.

L’avenir de l’ESG piloté par l’IA permet aux organisations d’adopter une approche proactive pour

• Identifier les risques potentiels et prendre des décisions d’approvisionnement éclairées
• Améliorer la transparence des achats 
• Entreprendre des évaluations des risques en temps réel

Prêt à mettre en œuvre l’IA pour les achats ? Voici par où commencer

Intégrer l’IA dans vos processus d’achats entraînera moins de tâches répétitives, des risques minimisés et des charges de travail plus gérables pour les membres humains de l’équipe.

Définissez vos objectifs, identifiez vos KPI et commencez avec une solution IA qui vous aide au mieux à atteindre vos objectifs commerciaux. Si vous ne savez toujours pas par où commencer, je recommande d’essayer un outil que vous pouvez utiliser et intégrer facilement dans les processus. 

Si vous commencez avec un modèle IA Jotform — comme l’Assistant IA de Bon de Commande, l’Assistant IA de Commande d’Approvisionnement, ou l’Assistant IA de Commande de Livres — vous pourriez être opérationnel en quelques minutes. Essayez-le, et n’oubliez pas d’analyser le succès de l’assistant IA, en le ramenant à vos objectifs et KPI pour un impact maximal et l’adhésion des parties prenantes.