Comment remplir un bordereau de remise de chèque : guide étape par étape

Si vous gérez une petite entreprise, déposer des espèces et des chèques fait tout simplement partie de la routine, mais le modeste bordereau de remise qui l’accompagne continue de poser problème. Remplissez-le mal, et votre dépôt peut être retardé ; remplissez-le correctement, et votre argent se retrouve sur le bon compte en quelques minutes.

Mais il n’y a vraiment pas grand-chose à faire. Un bordereau de remise est simplement un court formulaire qui indique à la banque à quel compte appartient l’argent et quel montant exact vous déposez en espèces et en chèques. Apprenez une bonne fois la structure d’un bordereau de remise, et le remplir deviendra une seconde nature.

Dans ce guide, nous allons voir ce qu’est un bordereau de remise et où vous en procurer un, et nous vous proposerons un processus clair en sept étapes pour le remplir correctement. Nous verrons également comment générer des bordereaux de remise professionnels pour vos clients et comment répondre aux questions que l’on se pose le plus souvent à propos des dépôts bancaires.

Qu’est-ce qu’un bordereau de remise ?

Un bordereau de remise, parfois appelé ticket de dépôt, est un formulaire papier qui vous permet d’ajouter des espèces ou des chèques à un compte dans une banque ou une coopérative de crédit. Considérez-le comme un ensemble d’instructions destinées au guichetier : il enregistre le montant que vous déposez, la forme de la monnaie utilisée et le compte qui doit recevoir les fonds.

La plupart des bordereaux de remise demandent les mêmes informations : votre nom, votre numéro de compte, la date, le montant des espèces déposées, une liste détaillée des éventuels chèques et le montant total du dépôt. Certains bordereaux comportent une ligne « Moins espèces reçues » si vous souhaitez récupérer une partie des fonds déposés, ainsi qu’une ligne de signature à n’utiliser que dans certaines situations. 

Les bordereaux de remise remplissent une fonction des deux côtés du comptoir. Pour le client, le reçu obtenu ensuite prouve que la banque a accepté son argent. Pour la banque, les bordereaux de remise créent une trace écrite des transactions de la journée afin que rien ne reste inexpliqué.

Où se procurer un bordereau de remise

En général, vous n’avez pas à aller bien loin pour en trouver un :

• Dans votre chéquier : Lorsque vous commandez un carnet de chèques, la plupart des banques glissent un bloc de bordereaux de remise préimprimés à l’arrière du chéquier. Ceux-ci comportent souvent déjà votre nom et votre numéro de compte.
• Dans votre agence bancaire : Il y a généralement une pile de bordereaux vierges et génériques près du comptoir ou dans le hall. Vous remplirez vos informations à la main.
• Imprimez le vôtre : Vous pouvez télécharger un bordereau depuis le site web de votre banque, en récupérer des génériques dans une papeterie, ou les générer à partir d’un logiciel de comptabilité ou d’un modèle en ligne.

Si votre bordereau est générique, soyez prêt à y inscrire vos informations de compte.

Les 7 étapes pour remplir un bordereau de remise de chèque

Voici l’ensemble du processus, décomposé en étapes simples. Ne vous inquiétez pas si votre bordereau est légèrement différent de celui décrit ici ; la présentation varie d’une banque à l’autre, mais les informations sont presque toujours les mêmes.

Étape 1 : Procurez-vous votre bordereau de remise et rassemblez votre argent

Prenez un bordereau de remise et préparez vos espèces et vos chèques. Séparez-les en deux piles, car les montants en espèces et en chèques sont enregistrés sur des lignes différentes. Assurez-vous que les chèques sont endossés (signés au dos) avant de les remettre.

Étape 2 : Inscrivez la date

Renseignez la date du jour sur la ligne prévue à cet effet. Il s’agit de la date à laquelle vous effectuez le dépôt, ce qui vous aide, vous et la banque, à conserver un enregistrement exact de la transaction.

Étape 3 : Ajoutez votre nom et votre numéro de compte

Inscrivez votre nom exactement tel qu’il apparaît sur votre compte, puis saisissez votre numéro de compte dans l’espace prévu. Si vous utilisez un bordereau préimprimé issu de votre chéquier, ces informations y figurent peut-être déjà, mais vous devez vérifier qu’elles sont correctes. Certains bordereaux comportent également un emplacement pour le numéro d’acheminement de votre banque, bien qu’un guichetier puisse souvent le remplir à votre place.

Étape 4 : Indiquez votre montant en espèces

Sur la ligne intitulée « Espèces », inscrivez la valeur totale des billets et des pièces que vous déposez. Vous verrez généralement deux cases : la plus grande, à gauche, est destinée aux dollars, et la petite, à droite, aux centimes. Si vous ne déposez que des chèques et aucune espèce, laissez cette ligne vide.

Étape 5 : Listez vos chèques individuellement

Chaque chèque dispose de sa propre ligne. À côté du montant, il y a généralement un petit espace pour noter le numéro du chèque, ce qui aide la banque à suivre chaque élément séparément.

Si vous avez plus de chèques qu’il n’y a de lignes au recto, retournez le bordereau de remise. Le verso comporte généralement une section de débordement. Totalisez les montants de ces chèques supplémentaires au dos, puis reportez ce chiffre sur la ligne « Total de l’autre côté » au recto. Par exemple, si vous avez cinq chèques et seulement trois lignes au recto, listez deux chèques au dos, additionnez leurs montants, puis reportez ce sous-total au recto.

Étape 6 : Faites le total et demandez des espèces si vous le souhaitez

Additionnez votre montant en espèces et vos montants en chèques, puis inscrivez ce montant sur la ligne « Sous-total ».

Si vous souhaitez récupérer une partie de votre dépôt en espèces, utilisez la ligne « Moins espèces reçues ». Supposons que vous déposiez un chèque de 200 $ mais que vous vouliez 40 $ en main ; vous indiqueriez « 40 $ » ici. Soustrayez ensuite ce montant de votre sous-total et inscrivez le résultat sur la ligne finale « Total ». Si vous ne souhaitez aucune somme en espèces, votre total est identique à votre sous-total.

Étape 7 : Signez si nécessaire, puis remettez le bordereau

Vous ne devez signer votre bordereau de remise que si vous demandez des espèces en retour. Dans ce cas, signez sur la ligne prévue à cet effet. Sinon, vous pouvez généralement sauter cette étape du processus.

Remettez le bordereau complété, accompagné de vos espèces et de vos chèques, au guichetier. Il traitera le tout et vous remettra un reçu. Conservez ce reçu comme preuve de votre dépôt jusqu’à ce que les fonds apparaissent sur votre compte.

Quelques conseils pour éviter les erreurs courantes

Un bordereau de remise pardonne les petites imperfections, mais quelques erreurs mineures peuvent ralentir les choses :

• Vérifiez deux fois votre numéro de compte : Un seul chiffre erroné peut envoyer votre argent au mauvais endroit.
• Gardez les centimes dans la bonne case : Confondre les colonnes des dollars et des centimes est une erreur fréquente.
• N’oubliez pas le verso : Si vous avez listé des chèques au dos, assurez-vous que ce sous-total est reporté au recto, sinon votre total ne sera pas correct.
• Endossez vos chèques : Les chèques non signés peuvent retarder votre dépôt.

Si vous faites une erreur, n’essayez pas de la gribouiller. Prévenez le guichetier afin qu’il puisse vous aider à la corriger avant que le dépôt ne soit traité.

Qu’en est-il des dépôts au distributeur et sur mobile ?

Les bordereaux de remise papier ne sont plus toujours obligatoires. De nombreux distributeurs lisent désormais les chèques et comptent les espèces automatiquement ; il vous suffit donc de suivre les instructions à l’écran. La plupart des applications bancaires vous permettent également de déposer des chèques en les photographiant, tandis que de nombreuses entreprises préfèrent désormais accepter les paiements en ligne plutôt que de manipuler des chèques et des espèces en papier.

Cela dit, les dépôts mobiles traitent généralement les chèques, et non les espèces ; donc si vous avez des billets à déposer, un passage à la banque (et un petit bordereau de remise) reste en général la meilleure solution. Ainsi, savoir comment remplir un bordereau de remise de chèque demeure une compétence bien utile.

Générez des bordereaux de remise personnalisés en quelques minutes avec Jotform

Les étapes précédentes s’adressent aux particuliers effectuant des dépôts personnels, mais si vous gérez une banque, une coopérative de crédit ou une entreprise de services financiers qui doit émettre des bordereaux de remise pour ses clients, remplir des bordereaux à la main pour chaque transaction n’est tout simplement pas viable à grande échelle.

C’est là qu’intervient le modèle gratuit de bordereau de remise de Jotform. Au lieu de produire les bordereaux un par un, vous remplissez un court formulaire en ligne avec les coordonnées du client, les informations de compte et le montant du dépôt, et le modèle convertit automatiquement chaque soumission en un PDF propre et professionnel, prêt à être téléchargé, imprimé ou envoyé par e-mail.

Voici quelques façons dont le modèle de bordereau de remise de Jotform facilite le traitement des dépôts :

• Des bordereaux professionnels et à votre image : Grâce à l’éditeur PDF par glisser-déposer de Jotform, vous pouvez ajouter le logo de votre établissement, ajuster les polices et les couleurs, et inclure vos propres conditions générales afin que chaque bordereau corresponde au reste de votre identité visuelle.
• Signatures électroniques intégrées : Permettez à vos clients de signer leur bordereau de remise par voie électronique avec Jotform Sign. Aucune impression ni numérisation n’est nécessaire.
• Envoi automatique : Configurez un répondeur automatique pour envoyer à chaque client une copie de son bordereau de remise par e-mail dès la soumission du formulaire, afin qu’il en conserve toujours une trace.
• Un archivage organisé : Ajoutez un widget d’identifiant unique pour attribuer à chaque PDF son propre numéro de bordereau de remise, ce qui simplifie grandement le suivi et le rapprochement des transactions.

Comme il s’agit d’un modèle sans code, vous n’avez besoin d’aucune compétence technique pour démarrer. Personnalisez-le simplement en fonction de votre flux de travail et commencez à générer des bordereaux de remise soignés en quelques minutes. C’est un moyen pratique d’accélérer le service et d’offrir à vos clients une expérience bancaire plus fluide.

Laissez Jotform s’occuper de la paperasse pour vous

Remplir un bordereau de remise de chèque fait partie de ces petites tâches bancaires qui semblent déroutantes la première fois, puis parfaitement routinières par la suite. Inscrivez vos informations, séparez vos espèces de vos chèques, additionnez le tout, et c’est terminé.

Et si vous gérez des dépôts du côté professionnel plutôt que personnel, vous n’avez pas du tout besoin de remplir les bordereaux à la main. Le modèle de bordereau de remise de Jotform transforme une simple soumission de formulaire en un PDF soigné et prêt à partager, afin que vous passiez moins de temps sur la paperasse et plus de temps au service de vos clients.