Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotform Enterprise : Résultats en un coup d’œil
Économies annuelles
100 000 $
Nombre de soumissions de formulaires
35 000+
Nombre d’intégrations de formulaires
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets et webhooks)
Depuis 1967, le Kitchener-Waterloo Multicultural Centre (KWMC), en Ontario, sert de pôle de soutien pour les immigrants, les réfugiés, les étudiants internationaux et les membres de la communauté dans toute la région.
L’organisation propose des services d’accueil et d’intégration, une aide à l’emploi, des programmes linguistiques ainsi que des services d’interprétation et de traduction. Elle organise également chaque année l’un des plus grands festivals multiculturels du Canada, rassemblant des dizaines de milliers de personnes pour célébrer la diversité.
Derrière tout cet impact se trouve une petite équipe à but non lucratif déterminée à réduire les obstacles et à aider les nouveaux arrivants à s’épanouir. Comme de nombreuses organisations du secteur, elle a besoin de systèmes capables de suivre l’ampleur croissante de son travail.
C’est là qu’intervient Jotform Entreprise.
Supprimer les obstacles qui ralentissent le travail au service de la mission
Avant d’adopter Jotform Entreprise, les demandes de services d’interprétation du KWMC étaient principalement traitées par téléphone.
Le personnel recevait les appels, notait les détails, assurait le suivi auprès des interprètes et documentait ensuite l’ensemble. Cela a fonctionné pendant un temps, mais à mesure que la demande augmentait, le processus est devenu inefficace et difficile à gérer.
L’organisation avait besoin d’une meilleure façon de recueillir les bonnes informations dès le départ. Des détails tels que la durée du rendez-vous, les exigences linguistiques, les besoins de planification et le lieu étaient essentiels pour coordonner efficacement les services d’interprétation.
Dans le même temps, en tant que petite organisation à but non lucratif, elle avait une philosophie d’achat simple. Comme l’explique Mac Summers, directeur des finances et des services aux entreprises, l’approche du personnel était simple : choisir le leader du marché. Dans le domaine des formulaires et des flux de travail, ce leader était Jotform.
Je le recommanderais sans hésiter.
Mac Summers, directeur des finances et des services aux entreprises, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Automatiser les processus manuels pour accélérer les flux de travail
Avec Jotform Entreprise, le KWMC a mis en place un système permettant aux agences partenaires et aux clients de demander des services d’interprétation en ligne.
Au lieu de s’appuyer sur des appels téléphoniques, les demandeurs soumettent désormais un formulaire en ligne contenant toutes les informations nécessaires. À lui seul, cela a considérablement réduit les échanges et la charge administrative.
Mais la véritable transformation s’est produite lorsque l’équipe a mis en place des flux de travail automatisés.
Nous utilisons [Jotform Entreprise] dans presque tous les services.
Mac Summers, directeur des finances et des services aux entreprises, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Une fois qu’un formulaire est soumis, les e-mails, approbations et notifications appropriés sont déclenchés automatiquement et acheminés vers les bonnes personnes. Les demandes progressent sans heurts dans le système sans nécessiter une surveillance manuelle constante.
L’organisation appelle ce système la Language Interpreter Services Application, ou LISA en abrégé. Il fonctionne comme une plateforme de missions pour les interprètes, qui travaillent en tant que prestataires plutôt qu’en tant qu’employés.
Des milliers de flux de travail sont automatisés chaque année grâce à LISA. Sans automatisation, gérer un tel volume serait impossible avec le même nombre d’employés.
« Cela fonctionne vraiment bien », déclare Summers.
Donner les moyens d’agir aux équipes de tous les services
Ce qui a commencé comme une solution pour les services d’interprétation s’est rapidement étendu à toute l’organisation.
« Nous l’utilisons dans presque tous les services », déclare Summers.
Les formulaires sont désormais utilisés pour l’accueil des clients, les processus internes, la coordination des programmes, et bien plus encore. Différentes sections des formulaires peuvent être affichées ou masquées pour mieux correspondre au public qui les remplit. Le personnel d’accueil, les interprètes et les clients ne voient que les informations qui les concernent.
Les interprètes, par exemple, peuvent enregistrer les heures travaillées directement via le formulaire, ainsi que déclarer les frais de stationnement ou de déplacement. Cela élimine les démarches administratives supplémentaires et permet de conserver tous les dossiers organisés au même endroit.
Le système s’intègre également aux autres outils essentiels de la boîte à outils du KWMC.
Grâce à Microsoft Power Automate, les soumissions de formulaires déclenchent automatiquement la création de bons de commande et de commandes de vente dans le grand livre général de l’organisation. Lorsqu’une facture est approuvée, les écritures comptables sont générées automatiquement.
Ce niveau d’automatisation est particulièrement précieux pour les programmes financés par des subventions gouvernementales. Par exemple, l’organisation fournit des services d’interprétation à des refuges pour victimes de violence conjugale, un travail en partie financé par la province de l’Ontario. Ces bailleurs de fonds exigent des rapports détaillés sur la manière dont les services sont fournis.
Comme Jotform alimente directement leurs systèmes financiers et de reporting, ces informations sont déjà structurées et accessibles.
Pour les dirigeants d’organisations à but non lucratif qui, autrement, devraient consacrer d’innombrables heures à la préparation de rapports, ce type d’automatisation peut tout changer.
Mettre en place des systèmes évolutifs
Depuis l’adoption de Jotform Entreprise, les gains d’efficacité du KWMC ont été considérables.
Selon Summers, sans le système LISA propulsé par Jotform Entreprise, l’organisation aurait probablement besoin d’embaucher deux employés à temps plein supplémentaires rien que pour suivre le rythme du flux de travail.
Pour de nombreuses organisations à but non lucratif, embaucher deux nouveaux employés — avec des salaires annuels d’environ 50 000 $ chacun dans le cas du KWMC — n’est tout simplement pas réaliste. L’automatisation donne concrètement à l’équipe la capacité dont elle a besoin sans faire exploser le budget.
Au-delà de l’automatisation des flux de travail, le KWMC a trouvé d’autres façons créatives d’utiliser la plateforme.
Avec les assistants IA de Jotform, ils ont créé un chatbot IA sur leur site web pour aider à répondre aux questions entrantes concernant le festival multiculturel annuel de Kitchener-Waterloo, qui attire environ 65 000 participants chaque année. Le chatbot répond aux questions courantes des visiteurs, des exposants et des membres de la communauté. S’il rencontre une question à laquelle il ne peut pas répondre, il envoie automatiquement un e-mail au coordinateur de l’événement pour assurer le suivi.
L’organisation connecte également Jotform à Mailchimp pour rationaliser les communications par e-mail. Lorsque les clients remplissent les formulaires d’accueil, leurs informations sont automatiquement ajoutées aux listes d’e-mails appropriées. Cela aide l’équipe à mettre en relation les nouveaux arrivants avec les programmes et communautés pertinents — comme leur programme d’anglais conversationnel, qui jumelle les participants avec des bénévoles pour une pratique linguistique hebdomadaire.
Conçu pour les organisations à but non lucratif
La sécurité et l’accessibilité sont tout aussi importantes dans les environnements à but non lucratif. Le KWMC utilise l’authentification unique (SSO) pour gérer l’accès des utilisateurs, ce qui permet à son personnel de se connecter en toute sécurité sans configuration compliquée.
« Le SSO est un atout appréciable », déclare Summers.
Pour une organisation qui gère sa propre informatique en interne, la facilité de mise en œuvre compte. Lorsque la technologie fonctionne sans heurts en arrière-plan, les équipes du KWMC peuvent rester concentrées sur l’essentiel : servir leurs communautés.
Amplifier l’impact sur la communauté
Chaque dirigeant d’organisation à but non lucratif comprend les compromis entre le travail administratif et le travail au service de la mission. Plus les équipes passent de temps à gérer des feuilles de calcul, à relancer pour des approbations et à traiter des demandes manuellement, moins elles ont de temps à consacrer à l’aide aux personnes.
Des outils comme Jotform Entreprise aident à rééquilibrer cette équation.
Pour l’équipe du Kitchener-Waterloo Multicultural Centre, les résultats parlent d’eux-mêmes.
« Je le recommanderais sans hésiter », déclare Summers.
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