Comment l'université Lipscomb est devenue un campus Jotform

Reconnue pour son excellence, Lipscomb University, dans le Tennessee, a décroché en 2025 une place dans le classement des meilleures universités américaines établi par Forbes, parmi bien d’autres distinctions.

Pourtant, il n’y a pas si longtemps, de nombreux processus essentiels reposaient encore sur des formulaires papier, une avalanche d’e-mails et des transferts manuels. Résultat : des documents égarés, un manque de visibilité sur les tâches, des saisies de données sources d’erreurs et une inefficacité générale. Pour un campus qui propose plus de 200 filières à près de 5 000 étudiants, ces méthodes n’étaient tout simplement plus tenables.

Lorsqu’Abby Bell, assistante de direction et directrice des opérations académiques, a rejoint l’université en 2022, elle s’est mise en quête de solutions pour moderniser les processus administratifs. Elle a découvert Jotform et s’est lancée aussitôt dans l’automatisation, en commençant par le recrutement des chargés de cours, un processus particulièrement chronophage.

Grâce aux fonctionnalités d’automatisation de la plateforme, Abby Bell a mis en place des flux de travail Jotform qui acheminent automatiquement les formulaires vers les doyens, les responsables de département et les autres personnes concernées. Les données soumises sont faciles à consulter et à analyser, et les intégrations Jotform les envoient automatiquement vers des fournisseurs cloud tiers. Finie la saisie manuelle : la fiabilité des données s’améliore et près de 300 enseignants à temps plein accèdent aux informations dont ils ont besoin.

Un seul de ces flux de travail automatise à lui seul 80 % des tâches nécessaires. Aujourd’hui, Lipscomb compte plus de 100 flux de travail automatisés répartis sur l’ensemble du campus. Abby Bell s’est également appuyée sur un assistant IA de Jotform pour faciliter les vérifications de connaissances auprès de plus de 700 étudiants de première année. Elle est d’ailleurs convaincue que les assistants de présentation ont le pouvoir de transformer l’enseignement.

« J’adore Jotform, et nous sommes vraiment devenus un campus Jotform. La plupart de nos processus et flux de travail académiques — ou presque tout, en réalité — ont migré vers Jotform. C’est devenu notre outil de référence au bureau du doyen, mais aussi dans bien d’autres services : les événements, la vie en résidence ou encore la vie étudiante », confie-t-elle.

Case study results at a glance

80 % du recrutement des chargés de cours automatisé

Le recrutement des chargés de cours était un véritable fardeau pour Lipscomb. Avec les flux de travail Jotform, il est désormais presque entièrement automatisé.

117 flux de travail qui font gagner du temps

En automatisant la communication, le transfert de données, les notifications et bien plus encore, ces flux de travail font gagner du temps dans tous les services de l’université.

752 étudiants de première année accompagnés par un assistant de présentation IA de Jotform

Un assistant IA de Jotform réalise une vérification des connaissances auprès des étudiants de première année, donnant un aperçu de l’avenir de l’IA dans l’enseignement.

« Ça me rongeait des années de vie »

Lorsqu’Abby Bell s’est mise en quête de solutions numériques pour remplacer les processus papier du bureau du doyen, sa priorité absolue était d’améliorer le recrutement des chargés de cours à Lipscomb.

« Il me fallait entre une heure et demie et deux heures et demie pour traiter les documents nécessaires au recrutement d’un seul chargé de cours. Comme nous en recrutons environ 300 par an, cela prenait beaucoup trop de temps.

« Et ce n’était que mon travail. Le responsable de département et le doyen chargés du recrutement étaient aussi impliqués, puis notre bureau rédigeait les contrats des chargés de cours et des enseignants. À cette époque, nous étions en sous-effectif, alors je faisais mon travail et celui de quelqu’un d’autre. Je me suis dit : “Je n’y arrive plus. Il faut que je trouve une solution. Ça me ronge des années de vie.” Je faisais des horaires démesurés pour tout boucler. »

Le recrutement des chargés de cours était la première préoccupation, mais toute une série de processus papier posaient problème un peu partout sur le campus.

« Il y avait tellement de paperasse, et des documents se perdaient. Quelqu’un venait me dire : “J’ai envoyé mon assistant avec cinq documents à signer.” Et je répondais : “Je ne crois pas qu’on les ait reçus. Vous êtes sûr de l’avoir vraiment fait ?”

« Du coup, certaines choses passaient à travers les mailles du filet, parce que nous n’avions aucun moyen clair de suivre ce qui avait réellement été fait. »

Ce que j’apprécie le plus dans Jotform, c’est le flux de travail en coulisses. Ça me simplifie la vie à un point inimaginable. J’adore pouvoir consulter la page des soumissions ou les rapports et voir d’un coup d’œil où en sont les choses. Il me suffit d’ouvrir la boîte de réception pour repérer qui n’a pas encore signé un formulaire. Ça m’a été d’une aide précieuse.

Abby Bell, assistante de direction et directrice des opérations académiques, Lipscomb University

La validation des événements réclamait elle aussi une attention immédiate. Le formulaire d’événement se remplissait sur papier ou s’envoyait par e-mail, et les demandes étaient difficiles à suivre. « Des choses passaient à travers les mailles du filet parce qu’elles n’étaient pas centralisées », explique Abby Bell.

« Je voulais tout moderniser. J’avais besoin de fluidifier les processus et de gagner en efficacité de manière générale. Et surtout, il me fallait une solution que je puisse mettre en place assez rapidement. »

Devenir un campus Jotform

Abby Bell a créé un compte Jotform gratuit et s’est mise à concevoir des formulaires en ligne sans attendre. La simplicité d’utilisation de Jotform, conjuguée à l’accompagnement de l’équipe, lui a permis de créer exactement ce qu’elle avait en tête.

« C’est tellement simple et intuitif, souligne-t-elle. Et chaque fois que j’avais besoin d’aide, l’assistance Jotform répondait vite pour m’aider à corriger quelque chose ou à le faire fonctionner comme je l’imaginais. »

Abby Bell a défendu l’idée d’un compte Jotform capable de servir tous les enseignants de Lipscomb, et l’université est passée à Jotform Entreprise, qui offre

• la création illimitée de formulaires et de ressources ; 
• des espaces de travail collaboratifs ; 
• des accès selon les rôles de chacun ; 
• un centre d’hébergement local et sécurisé des données ; 
• une console d’administration qui donne une vue d’ensemble des utilisateurs, des formulaires et bien plus encore.  

Avec un compte Jotform évolutif à portée de main, Abby Bell a entrepris d’éliminer les autres processus papier.

« J’ai rencontré l’équipe événementielle et je leur ai dit : “Il faut que vous utilisiez cet outil.” Ils ont rapidement conçu une série de formulaires qui guide les gens tout au long du processus. D’abord, il faut préciser la nature de l’événement et s’il y a des intervenants.

« Ensuite, faut-il une validation pour organiser l’événement au sein de l’université ? En faut-il une parce qu’on prévoit des partenariats ? Qui doit intervenir côté marketing, ou ailleurs ? Une fois que l’équipe événementielle s’y est mise, tout le monde sur le campus a suivi. Aujourd’hui, Jotform touche quasiment tout. »

Les formulaires soumis sont automatiquement acheminés vers les personnes concernées pour validation, et des notifications par e-mail sont envoyées automatiquement à chaque étape franchie dans le flux de travail. Les données sont stockées en toute sécurité dans le compte Jotform Entreprise de Lipscomb, et faciles à consulter et à trier grâce aux tableaux Jotform, à la boîte de réception Jotform et au générateur de rapports Jotform.

Transformer l’enseignement avec Jotform AI

Récemment, Abby Bell a utilisé l’assistant de présentation IA de Jotform pour réaliser une vérification des connaissances auprès de 752 nouveaux étudiants de première année à Lipscomb. Elle est impressionnée par la capacité de l’assistant à interagir avec les étudiants et à s’adapter à leur niveau.

« Ce qu’il y a de plus formidable avec l’assistant de présentation IA de Jotform, c’est sa capacité à s’adapter à l’utilisateur. J’ai pu construire la présentation en y intégrant des vérifications de connaissances pour m’assurer que les étudiants avaient bien compris ce qui leur était enseigné.

« Si quelque chose était trop facile, l’assistant de présentation peut structurer l’apprentissage. L’étudiant peut dire : “C’est bon pour moi, tu peux passer à la suite ?” Ou encore : “Tu peux m’en dire plus sur tel ou tel point ?” Il peut vraiment jouer le rôle d’un tuteur et enseigner aux étudiants selon leurs besoins. »

Lipscomb s’appuie également sur plusieurs assistants IA pour répondre aux questions fréquentes, ce qui fait gagner encore plus de temps aux enseignants. Abby Bell est aux avant-postes de cette IA en pleine évolution dans l’enseignement, et elle se réjouit de ce que l’avenir réserve.

« Je viens de faire une présentation lors d’une conférence sur l’enseignement avec l’IA, où j’ai présenté l’assistant de présentation IA de Jotform. Je crois vraiment qu’il a quelque chose d’unique. Il va, selon moi, transformer l’enseignement, en particulier l’apprentissage asynchrone. »

« L’une des choses que je préfère dans Jotform, c’est le flux de travail en coulisses. Ça me simplifie la vie à un point inimaginable. J’adore pouvoir consulter la page des soumissions ou les rapports et voir où en sont les choses. Il me suffit d’ouvrir la boîte de réception pour savoir qui n’a pas encore signé un formulaire. Ça m’a vraiment beaucoup aidée. »

C’est tellement simple et intuitif. Et chaque fois que j’avais besoin d’aide, l’assistance Jotform répondait vite pour m’aider à corriger quelque chose ou à le faire fonctionner comme je l’imaginais.

Abby Bell, assistante de direction et directrice des opérations académiques, Lipscomb University

Récemment, Lipscomb a lancé un flux de travail pour fluidifier les demandes de titularisation et de promotion. Ces démarches peuvent être éprouvantes, et Abby Bell attribue à Jotform le mérite d’avoir allégé la charge.

« De mon côté, c’est formidable, parce que je vois d’un coup d’œil quelles candidatures sont finalisées. Nous n’avons cessé d’enrichir nos différents flux de travail. On a trouvé plein de nouvelles façons astucieuses d’utiliser Jotform. »

Lipscomb s’appuie aussi sur d’autres outils EdTech très répandus, dont Google Workspace. Grâce à l’intégration Google de Jotform, Abby Bell peut transférer instantanément les données vers le Google Drive de Lipscomb. Cette intégration supprime la saisie manuelle, ce qui fait gagner du temps et améliore la fiabilité des données. 

« Tout est là. Je n’ai rien à déplacer. Tout ce dont j’ai besoin se trouve au même endroit. Pouvoir envoyer directement les données dans un Google Drive, c’est vraiment fabuleux. »

En quelques années seulement, Abby Bell et ses collègues ont créé plus de 100 flux de travail automatisés. Chacun d’eux réduit leur charge administrative, à commencer par le recrutement des chargés de cours, dont la charge de travail a diminué de 80 %.

Utiliser Jotform pour tout

Le recrutement des chargés de cours représentait autrefois un travail à plein temps pour Abby Bell ; aujourd’hui, il ne lui prend plus qu’une fraction du temps.

« Ça a vraiment libéré du temps pour la personne dont c’est le métier. Je dirais qu’aujourd’hui, le recrutement des chargés de cours ne représente plus que 15 à 20 % de son travail, et les 80 % restants sont consacrés à d’autres missions dont l’université a réellement besoin. C’est notre analyste : elle étudie les données de charge de travail, les budgets et bien d’autres choses encore. Ça a tout changé. »

Nous sommes vraiment devenus un campus Jotform. Une grande partie de nos processus et flux de travail académiques, presque tout, a migré vers Jotform. C’est devenu notre outil de référence au bureau du doyen, mais aussi ailleurs sur le campus : les événements, la vie en résidence ou la vie étudiante.

Abby Bell, assistante de direction et directrice des opérations académiques, Lipscomb University

Et ce n’est là qu’un seul flux de travail. Alors, combien y en a-t-il au total à Lipscomb ? La console d’administration de Jotform Entreprise a donné la réponse.

« D’après les données, que je peux consulter grâce à la plateforme d’analyse pour administrateurs, qui est fabuleuse, nous avons 117 flux de travail et 249 formulaires, indique Abby Bell. Presque tous nos formulaires sont rattachés à un flux de travail. »

Les tâches importantes avancent plus vite, mais elles sont aussi mieux réalisées. Fini les documents égarés et les validations floues, c’est de l’histoire ancienne. Les enseignants ont une visibilité en temps réel sur chaque étape du processus. Les données sont saisies une seule fois et stockées de façon centralisée, pour être réutilisées dans tout le campus.

« Le temps que nous gagnons est considérable. Et nos données sont de meilleure qualité, car avant, il fallait collecter ces formulaires puis recopier à la main les informations d’une feuille de papier dans un tableur. On s’en sert vraiment pour tout. »

L’administration est la colonne vertébrale de tout établissement d’enseignement. En quelques années à peine, Lipscomb University a nettement amélioré ses processus avec Jotform Entreprise. Abby Bell et ses collègues conçoivent ces flux de travail sans l’aide de leur équipe technique, et proposent ainsi des solutions polyvalentes en un rien de temps.

« Je mesure à quel point Jotform nous a été utile, confie Abby Bell. C’est tellement simple à utiliser. Je ne dirai jamais assez à quel point c’est formidable. »

Accomplir davantage avec Jotform

Abby Bell a prouvé qu’une seule enseignante aux commandes peut suffire à transformer en profondeur le fonctionnement d’un établissement, et à grande échelle. Mais elle n’était pas seule : l’assistance Jotform était là dès qu’elle avait besoin d’un coup de main.

« Votre équipe a été formidable pour nous aider dès que nous avions un souci ou une question. Ça a vraiment contribué à tout fluidifier. »

À Lipscomb University, l’époque des formulaires papier égarés et des flux de travail en panne est bel et bien révolue, et l’université ne fait que commencer. Avec Jotform Entreprise, il n’y a aucune limite au temps que l’on peut gagner, au nombre de processus que l’on peut améliorer ni au nombre d’étudiants qui peuvent en profiter, dès lors que les enseignants laissent de côté les tâches fastidieuses pour se concentrer sur l’essentiel : préparer les étudiants à un avenir prospère.