Comment utiliser les codes QR pour effectuer un suivi des présences avec Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

La gestion des présences lors d’un événement, d’un cours ou d’une séance de formation peut s’avérer longue et fastidieuse. Fini le stylo et le papier : grâce au suivi par QR code dans Google Forms, il est possible de simplifier considérablement la tâche. Les participants doivent simplement scanner le code QR à leur arrivée pour s’enregistrer en quelques secondes.

C’est ici que le QR code change la donne. En associant Google Forms au suivi des présences, vous générez un code QR que chacun peut scanner avec son téléphone afin d’accéder directement au formulaire de présence. Si vous n’êtes pas familier avec cette méthode, savoir créer un code QR pour un formulaire Google vous permettra de relier rapidement votre formulaire à un système d’émargement efficace. Voici comment procéder.

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La solution complète de création de formulaires de Jotform est optimisée pour les appareils mobiles et offre le plus grand nombre d’intégrations du secteur. Utilisez-la pour encaisser des paiements, automatiser des flux de travail, collecter des prospects, et bien plus encore.

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Suivre les présences à l’aide d’un code QR avec Google Forms : guide étape par étape

Maintenant que vous comprenez comment utiliser les codes QR pour le contrôle des présences, voici comment procéder avec Google Forms.

1. Créez votre formulaire

Accédez à la page d’accueil de Google Forms et créez un nouveau formulaire. Vous pouvez choisir parmi les modèles proposés ou créer votre propre formulaire avec des champs pour collecter les informations de contact telles que le nom, l’adresse email et le numéro d’identification.

Grâce à Google Forms, chaque personne pourra soumettre ses réponses individuellement sans voir les réponses des autres participants.

2. Générez un lien URL pour votre formulaire

Une fois votre formulaire finalisé, cliquez sur le bouton Publier en haut du formulaire, puis sur l’icône de lien. Vous obtiendrez automatiquement un lien que vous pourrez copier.

3. Transformez ce lien en code QR

Trouvez un programme capable de convertir les URL en codes QR. Google Forms propose un module complémentaire à cet effet. Vous pouvez également rechercher le mot-clé « générateur de QR code gratuit » afin de trouver un programme en ligne. Collez l’URL de votre formulaire pour générer un code.

4. Affichez le code QR à un endroit où les participants peuvent facilement le voir

Une fois votre image de code QR générée, il ne vous reste plus qu’à la distribuer à vos participants. Téléchargez-la pour l’afficher sur un grand écran dans la salle de réception, placez-la sur un panneau à l’entrée de l’événement, ou imprimez des fiches à insérer dans les sacs de bienvenue.

5. Collectez et gérez les données de présence dans Google Sheets

Après avoir reçu les réponses, vous pouvez facilement les exporter dans Google Sheets. Pour cela, ouvrez votre formulaire et accédez à l’onglet Réponses, puis cliquez sur Lien vers Sheets. Deux options s’offrent à vous : vous pouvez créer une nouvelle feuille de calcul, ou ajouter les données à une feuille existante. Cela s’avère particulièrement utile si vous comptez utiliser un même formulaire pour consigner les présences sur plusieurs jours.

Jotform : l’alternative au suivi des présences par code QR avec Google Forms

Des services comme Jotform, l’outil de création de formulaires en ligne, constituent des alternatives performantes à Google Forms si vous souhaitez utiliser une autre plateforme ou simplifier davantage le processus. Jotform propose des centaines de modèles de formulaires pour faciliter le suivi des présences.

Quelle que soit l’occasion, il y a de fortes chances que Jotform dispose d’un modèle prêt à l’emploi adapté à vos besoins, qu’il s’agisse de modèles de formulaires (comme les modèles de feuilles de présence des étudiants et des employés) ou de modèles de feuilles de calcul (comme les modèles de tableaux de présence en classe, de présence des employés et des présences quotidiennes), et bien plus encore.

De plus, vous pouvez utiliser les mêmes étapes décrites ci-dessus pour Google Forms afin de suivre les présences avec Jotform, sans avoir à installer de module complémentaire ni à trouver un générateur de code QR tiers.

Il vous suffit de cliquer sur l’onglet Publier dans le Générateur de formulaires Jotform. Vous y trouverez un lien pour partager le formulaire, ainsi que la possibilité de partager ce lien avec un code QR. Cliquez sur l’icône de code QR pour accéder aux options suivantes : télécharger l’image du code, le partager sous forme de lien ou l’intégrer à un site web. Jotform propose également un widget permettant d’ajouter facilement des codes QR à vos formulaires.

Tout comme Google Forms permet d’exporter automatiquement les données vers Google Sheets, Jotform achemine les soumissions directement dans les Tableaux Jotform. Cet outil fait office d’espace de travail unifié pour gérer l’assistance. Vous pouvez y ajouter des onglets afin de consulter les réponses d’un coup d’œil sous forme de graphiques, et partager les données avec vos étudiants ou collègues en un simple clic. Si vous suivez plusieurs groupes ou classes, les Tableaux Jotform sont capables de regrouper les informations provenant de différentes sources dans un environnement unique et simple à utiliser.

Si Jotform compte parmi les alternatives les plus populaires à Google Forms, ce n’est pas un hasard. Une fois que vous maîtrisez le suivi de l’assistance, vous pouvez également découvrir comment connecter vos formulaires Jotform aux outils tels que Google Drive et Google Agenda. Vous pouvez même permettre aux participants d’effectuer des paiements via le même formulaire qui sert à enregistrer leur présence.

Quelle que soit la méthode retenue, automatiser le suivi de l’assistance vous fera gagner du temps, vous aidera à rester organisé et vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel : organiser de beaux événements, des formations réussies et bien plus encore.