Comment utiliser les codes QR pour effectuer un suivi des présences avec Google Forms

Effectuer un suivi des présences est une tâche nécessaire mais chronophage, qu’il s’agisse d’un événement, d’un cours ou d’un séminaire de formation professionnelle. Cependant, comme pour la plupart des processus, il existe une meilleure façon de procéder que de simplement noter les noms des participants sur une feuille avec un stylo.

Automatiser le suivi des présences ne nécessite pas de compétences particulières. Vous pouvez le faire en utilisant le suivi des présences par code QR avec Google Forms. Google Forms vous permet de créer des formulaires en ligne à envoyer aux participants, qui peuvent ainsi s’identifier comme présents à leur arrivée.

Mais cela signifie-t-il que vous serez responsable de l’envoi de chaque invitation ?

Pas si vous utilisez des codes QR. Le suivi des présences par QR avec Google Forms vous permet de générer un code que les participants peuvent scanner à l’aide de leur smartphone pour accéder à votre formulaire de présence. Voici comment procéder.

Qu’est-ce qu’un code QR et comment l’utiliser ?

Effectuer un suivi des présences par code QR avec Google Forms repose sur la technologie du code QR. Bien que cela puisse sembler compliqué, ce n’est pourtant pas plus complexe que les codes-barres présents sur les emballages des produits d’alimentation, par exemple. Les codes QR sont simplement un type de code-barres, capable de stocker des informations horizontalement et verticalement.

Ces dimensions supplémentaires permettent d’inclure plus d’informations dans un code QR que dans un code-barres. De plus, les smartphones modernes sont presque toujours dotés de la capacité de lire ces codes via leur appareil photo. C’est pourquoi, ces dernières années, beaucoup d’entreprises se sont tournées vers les codes QR pour interagir plus efficacement avec leurs clients.

Pendant la pandémie de COVID-19, lorsque les restaurants ont dû renoncer aux menus physiques pour des raisons sanitaires, ils ont commencé à utiliser des codes QR afin de permettre à leurs clients d’accéder à leurs menus sans avoir besoin d’un contact direct. Il suffisait aux clients de scanner un code QR à leur table et de faire défiler le menu sur leur téléphone. Cette stratégie a été si efficace que de nombreux restaurants ont continué à l’utiliser au lieu de revenir aux menus physiques.

En utilisant la même technologie, le suivi des présences par code QR avec Google Forms vous permet de fournir un code QR personnalisé que les participants peuvent scanner pour accéder directement à un formulaire, lequel leur permet de confirmer leur présence en quelques secondes. Plus besoin de se compliquer l’existence avec une feuille d’émargement physique.

Suivi des présences via code QR avec Google Forms : procédure étape par étape

Maintenant que vous savez comment utiliser les codes QR pour effectuer un suivi des présences, voici comment le faire avec Google Forms.

1. Créez votre formulaire

Rendez vous sur la page d’accueil de Google Forms et créez un nouveau formulaire. Vous pouvez choisir parmi les modèles proposés ou simplement créer votre propre formulaire avec des champs pour les informations de contact telles que le nom, l’adresse électronique et/ou un numéro d’identification.

Avec Google Forms, chaque personne pourra soumettre ses réponses individuellement sans voir les réponses des autres participants.

2. Générez une URL pour votre formulaire

Cliquez sur le bouton Envoyer en haut du formulaire, puis sur l’icône de lien. Vous obtiendrez automatiquement un lien que vous pourrez copier.

3. Transformez l’URL/le lien en code QR

Trouvez un programme capable de transformer les URL en codes QR (Google Forms dispose d’un module complémentaire que vous pouvez installer) et générez un code qui renvoie à l’URL de votre formulaire.

4. Affichez le code pour vos participants

Maintenant que vous avez votre image de code QR, il ne vous reste plus qu’à la distribuer à vos participants. Vous pouvez l’afficher sur un grand écran dans la salle où se tient votre événement, sur un panneau à l’entrée de l’événement, ou encore imprimer des documents à distribuer à chaque participant.

5. Collectez vos données de fréquentation

Une fois l’événement terminé, vous pouvez qui était présent à l’aide de l’onglet Réponses de votre formulaire Google. Vous pouvez ensuite exporter les données vers Google Sheets ou les télécharger dans un fichier .csv en cliquant sur l’icône verte Google Sheets en haut de l’écran.

Alternative au suivi des présences par code QR avec Google Forms

Alternative intéressante à Google Forms, le générateur de formulaires en ligne de Jotform est pratique si vous souhaitez utiliser une autre plateforme que Google ou simplifier davantage le processus. Jotform propose des centaines de modèles de formulaires pour vous faciliter le suivi des présences.

Quels que soient vos besoins, il y a de fortes chances que Jotform dispose d’un modèle prédéfini pour y répondre : modèles de feuilles de présence pour les étudiants et les employés ; ou modèles de feuilles de calcul, tels que tableaux de présence pour les classes, les employés et les jours), et bien d’autres encore.

De plus, vous pouvez utiliser avec Jotform les mêmes étapes que celles décrites ci-dessus pour Google Forms ; mais sans avoir à installer un module complémentaire ou à trouver un générateur de code QR tiers.

Il suffit de cliquer sur l’onglet Publier dans le générateur de formulaires de Jotform. Vous verrez un lien pour partager le formulaire, ainsi que l’option télécharger un code QR avec ce lien ou de copier un extrait de code pour l’intégrer sur un site web. Jotform dispose même d’un widget qui permet d’ajouter facilement des codes QR à vos formulaires.

Ce n’est pas pour rien que Jotform est l’une des alternatives parmi les plus populaires à Google Forms. Une fois que vous aurez maîtrisé le suivi des présences, vous pourrez également étudier comment intégrer les formulaires Jotform aux fonctionnalités de Google, telles que Google Drive et Google Agenda. Vous pouvez même permettre aux participants de payer leur place en utilisant le même formulaire que celui utilisé pour le suivi des présences.

Quelle que soit la manière dont vous décidez de procéder, automatiser votre processus de suivi des présences peut vous permettre de gagner du temps, de rester organisé et de vous concentrer sur la création d’événements, de formations et d’autres activités de qualité.